試論多元管理模式下檔案工作模式的創(chuàng)新策略

摘 要：在多元管理模式日益盛行的今天，檔案工作面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本研究旨在探索并形成一套適應(yīng)多元管理環(huán)境下的檔案工作模式創(chuàng)新策略，重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)創(chuàng)新、管理革新、服務(wù)優(yōu)化和信息化。通過采用人工智能、區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)，提高檔案管理的效率和安全性。同時(shí)，通過實(shí)施敏捷管理和跨界合作，增強(qiáng)檔案工作的靈活性和協(xié)同效應(yīng)。研究結(jié)果顯示，這些創(chuàng)新策略不僅能夠有效提升檔案工作的質(zhì)量和效率，還能夠加強(qiáng)公眾參與和社區(qū)互動(dòng)，推動(dòng)檔案服務(wù)的全面升級(jí)。

關(guān)鍵詞：多元管理；檔案工作模式；創(chuàng)新策略；技術(shù)應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

檔案工作作為信息管理的重要組成部分，在全球化和信息化迅速發(fā)展的背景下，不斷遭遇新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代檔案管理必須處理更為復(fù)雜的信息類型和更大的數(shù)據(jù)量，同時(shí)，還需確保信息的安全與準(zhǔn)確性。因此，尋找并實(shí)施創(chuàng)新的檔案工作策略顯得尤為迫切，包括利用新興技術(shù)提高數(shù)據(jù)處理能力以及通過優(yōu)化管理流程以提高工作效率和響應(yīng)速度。

一、檔案工作的現(xiàn)狀及挑戰(zhàn)

1.檔案工作的基本情況

檔案工作作為信息管理的核心組成部分，傳統(tǒng)上依賴于紙質(zhì)文件的分類、存儲(chǔ)和檢索。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，電子檔案的管理逐漸成為主流，不僅改變了檔案的存儲(chǔ)方式，還極大地增加了檔案的訪問量和利用范圍。目前，多數(shù)機(jī)構(gòu)已經(jīng)實(shí)施了電子檔案系統(tǒng)，這些系統(tǒng)能夠支持大規(guī)模數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和高效的信息檢索，但同時(shí)也帶來了新的管理挑戰(zhàn)。

2.面臨的主要挑戰(zhàn)

檔案管理工作在現(xiàn)代化的過程中面臨諸多挑戰(zhàn)。首先，技術(shù)更新的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了許多機(jī)構(gòu)系統(tǒng)更新的速度。許多檔案管理系統(tǒng)無法充分利用最新技術(shù)，如云計(jì)算和人工智能，導(dǎo)致未能充分發(fā)揮系統(tǒng)的功能，影響了系統(tǒng)的工作效率。

其次，隨著社會(huì)節(jié)奏的加快和檔案數(shù)據(jù)量的激增，當(dāng)前的檔案管理需要滿足高效率和高負(fù)載的需求因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已無法完全應(yīng)對(duì)。

最后，檔案管理技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能提出了更高要求，檔案工作人員只有適應(yīng)快速變化的技術(shù)環(huán)境，才能提升檔案工作的整體質(zhì)量和效率。

二、多元管理模式概述

1.定義及特點(diǎn)

多元管理模式是一種涉及多個(gè)管理層面和功能區(qū)的綜合管理策略，它強(qiáng)調(diào)在組織結(jié)構(gòu)中實(shí)施多樣化的管理方法以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)境。在多元管理模式下，檔案管理不僅是單一部門的責(zé)任，還是多個(gè)部門協(xié)同合作的結(jié)果，包括IT部門、行政管理部門以及核心業(yè)務(wù)等部門。

2.多元管理模式下的檔案工作優(yōu)勢

首先，多元管理模式有效促進(jìn)了信息的共享與流通，各部門可以更方便地訪問和使用檔案資源，提高了決策的效率和質(zhì)量。

其次，多元管理模式增強(qiáng)了檔案工作的靈活性，使得檔案系統(tǒng)能夠快速適應(yīng)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的變化。此外，這一模式還支持跨部門創(chuàng)新，不同部門通過知識(shí)和技能的整合，可以開發(fā)出新的檔案管理工具和方法，能夠提高檔案工作的效率。

最后，多元管理模式還為檔案管理提供了新的視角和實(shí)踐方法，使檔案工作能夠更好地適應(yīng)當(dāng)前復(fù)雜多變的管理環(huán)境。通過這種模式，檔案管理可以成為推動(dòng)組織創(chuàng)新和提高管理效率的關(guān)鍵力量。在實(shí)施多元管理模式的過程中，檔案管理部門與其他部門之間的合作不僅增強(qiáng)了管理效果，還提高了組織對(duì)檔案資源的整體利用效率。

三、多元管理模式下檔案工作模式的創(chuàng)新策略

1.開展技術(shù)創(chuàng)新

在數(shù)字化技術(shù)發(fā)展迅速的背景下，技術(shù)創(chuàng)新成為推動(dòng)檔案管理開展的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。在檔案工作中引入人工智能與機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，檔案管理的工作模式逐漸向智能化發(fā)展，檔案管理的自動(dòng)化水平顯著提高，促使檔案工作從簡單的信息存儲(chǔ)到智能化分析和預(yù)測轉(zhuǎn)變。人工智能技術(shù)在檔案分類、索引創(chuàng)建以及數(shù)據(jù)提取中發(fā)揮了巨大作用，這些技術(shù)能夠自動(dòng)識(shí)別和分類大量檔案資料，減少了人工操作的煩瑣性，降低了出錯(cuò)率。例如，通過機(jī)器學(xué)習(xí)算法，系統(tǒng)可以學(xué)習(xí)如何更有效地組織檔案資料以及如何根據(jù)用戶行為和查詢歷史優(yōu)化檢索結(jié)果。

在檔案工作中應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，可以保障檔案的安全性和透明度，這在公共部門及金融行業(yè)的檔案管理中尤為重要。區(qū)塊鏈技術(shù)通過其不可篡改的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為檔案提供了一個(gè)安全的存儲(chǔ)和驗(yàn)證平臺(tái)，每一條信息的更新都需要網(wǎng)絡(luò)中多數(shù)節(jié)點(diǎn)的驗(yàn)證，極大地降低了數(shù)據(jù)被非法修改或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。此外，區(qū)塊鏈的透明性特點(diǎn)使每一條數(shù)據(jù)的變更都具有可追溯性，極大地增強(qiáng)了公眾對(duì)檔案管理工作的信任。

通過這些技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理不僅可以提高工作的效率和準(zhǔn)確性，還能增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)過程的控制。這些技術(shù)革新為檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇，使檔案管理能夠更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)的需求，同時(shí)，也為管理者提供了更多的決策支持工具。

2.開展管理創(chuàng)新

在檔案工作模式的創(chuàng)新策略中，管理創(chuàng)新起著至關(guān)重要的作用，特別是通過實(shí)施敏捷檔案管理和推動(dòng)跨界合作與知識(shí)共享，極大地提高了檔案管理的效率和適應(yīng)性。敏捷檔案管理的核心在于快速響應(yīng)外部環(huán)境的變化和內(nèi)部需求的調(diào)整，敏捷檔案管理采用靈活的工作方法和流程，可以很好地適應(yīng)快速變化的信息管理需求。這種管理方式強(qiáng)調(diào)迭代進(jìn)展、持續(xù)改進(jìn)和多功能團(tuán)隊(duì)的協(xié)作。在實(shí)踐中，敏捷檔案管理使檔案部門能夠更快地調(diào)整服務(wù)策略和流程，如通過定期的評(píng)審會(huì)議和反饋循環(huán)，檔案管理團(tuán)隊(duì)能夠?qū)崟r(shí)了解用戶的需求變化，并迅速調(diào)整檔案服務(wù)以滿足這些需求。

此外，推動(dòng)跨界合作與知識(shí)共享也是管理創(chuàng)新的重要方面。在多元化的管理環(huán)境中，檔案管理部門與其他部門，如信息技術(shù)、法律和業(yè)務(wù)運(yùn)營部門的合作變得尤為重要。通過這種跨部門的合作，檔案工作能夠更全面地支持組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，促進(jìn)組織內(nèi)部知識(shí)的共享。例如，檔案部門可以與IT部門合作開發(fā)新的檔案信息系統(tǒng)，確保技術(shù)支持與檔案管理需求的同步更新。知識(shí)共享則通過建立組織內(nèi)部的共享平臺(tái)，如內(nèi)部知識(shí)庫等，使檔案資料和管理經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌虮粡V泛地應(yīng)用于不同的業(yè)務(wù)場景，增強(qiáng)組織的整體知識(shí)管理能力。通過實(shí)施這些管理創(chuàng)新策略，不僅能夠提高服務(wù)效率和質(zhì)量，還能夠在組織內(nèi)部發(fā)揮更大的戰(zhàn)略作用。

3.開展服務(wù)創(chuàng)新

服務(wù)創(chuàng)新在檔案工作模式中扮演著至關(guān)重要的角色，尤其是在提升用戶體驗(yàn)和加強(qiáng)公眾參與方面。通過將用戶體驗(yàn)置于檔案服務(wù)設(shè)計(jì)的中心，檔案部門能夠更有效地滿足用戶需求，提升服務(wù)質(zhì)量。這種以用戶為中心的設(shè)計(jì)方法強(qiáng)調(diào)對(duì)用戶行為的深入理解和對(duì)服務(wù)流程的持續(xù)優(yōu)化。例如，通過用戶調(diào)研和反饋收集，檔案部門可以識(shí)別出用戶在檢索檔案信息時(shí)遇到的具體困難，并針對(duì)這些問題改進(jìn)界面設(shè)計(jì)和查詢系統(tǒng)。此外，現(xiàn)代化的用戶接口和交互設(shè)計(jì)也被引入檔案服務(wù)中，如使用圖形化界面和自然語言處理技術(shù)，使得用戶即使沒有專業(yè)背景也能輕松地查詢檔案。

同時(shí)，公眾參與和社區(qū)互動(dòng)的推動(dòng)也是服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵組成部分。通過組織研討會(huì)、公開課和在線論壇等活動(dòng)，檔案機(jī)構(gòu)不僅為公眾提供了信息共享的平臺(tái)，還鼓勵(lì)公眾直接參與到檔案的整理、保護(hù)和研究中來，可以增強(qiáng)公眾對(duì)檔案工作的理解和支持。而收集到的公眾意見則可以為檔案服務(wù)的改進(jìn)提供寶貴的視角。例如，一些檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始利用社交媒體和移動(dòng)應(yīng)用來推廣其集藏，不僅提高了檔案資料訪問的便利性，還給公眾提供了隨時(shí)隨地參與相關(guān)討論和活動(dòng)的平臺(tái)，能夠在更廣泛的社會(huì)層面上發(fā)揮影響，加深社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)和利用。

4.開展信息化管理

在現(xiàn)代檔案管理中，建立一個(gè)統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)是提高管理效率和確保信息安全的關(guān)鍵措施。該平臺(tái)的主要目的是將所有物理檔案數(shù)字化，并通過一個(gè)中央系統(tǒng)統(tǒng)一管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的易訪問性和可追蹤性。

首先，統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，每一份檔案都按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)被錄入系統(tǒng)，不僅提高了數(shù)據(jù)的一致性，還簡化了信息檢索和更新的過程。通過實(shí)施高效的數(shù)據(jù)錄入和更新流程，可以減少錯(cuò)誤和信息遺漏，提升檔案管理的整體質(zhì)量。

其次，這樣的平臺(tái)還支持高級(jí)搜索功能和復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析，使檔案利用更為高效。管理者可以通過多種搜索條件快速找到所需的檔案信息，而且系統(tǒng)可以提供豐富的數(shù)據(jù)分析工具，幫助管理者理解檔案使用的模式和趨勢，從而作出更加明智的決策。

再次，統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)還強(qiáng)化了安全措施。通過實(shí)施嚴(yán)格的用戶訪問控制和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保只有授權(quán)人員才能訪問敏感或重要的檔案信息，有效防止數(shù)據(jù)被泄露和未經(jīng)授權(quán)的訪問。

隨著云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，推廣這些技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用已成為提高檔案管理效率和能力的重要方向。云存儲(chǔ)技術(shù)使得檔案信息可以存儲(chǔ)在云端，不受地理位置的限制，極大地提高了數(shù)據(jù)的可訪問性和災(zāi)難恢復(fù)能力。通過使用云存儲(chǔ)，檔案管理機(jī)構(gòu)可以減少對(duì)物理存儲(chǔ)空間的依賴，降低存儲(chǔ)成本。同時(shí)，云服務(wù)提供商通常會(huì)提供高級(jí)的安全保護(hù)措施，如數(shù)據(jù)冗余存儲(chǔ)、自動(dòng)備份和高效的災(zāi)難恢復(fù)解決方案，這些都是傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式難以比擬的。

最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用允許管理者對(duì)龐大的檔案數(shù)據(jù)開展有效管理和分析。通過建立數(shù)據(jù)湖，收集和整合各種類型和格式的檔案數(shù)據(jù)，管理者可以使用高級(jí)數(shù)據(jù)分析工具來洞察數(shù)據(jù)模式，優(yōu)化檔案管理流程，甚至預(yù)測檔案的未來使用趨勢。這種深度數(shù)據(jù)分析能力對(duì)于提高檔案管理的戰(zhàn)略價(jià)值是非常關(guān)鍵的。

四、創(chuàng)新策略的實(shí)施與挑戰(zhàn)

1.實(shí)施步驟

實(shí)施檔案工作模式的創(chuàng)新策略是一個(gè)復(fù)雜而細(xì)致的過程，涉及詳細(xì)的項(xiàng)目規(guī)劃與執(zhí)行以及持續(xù)的監(jiān)測和優(yōu)化。首先，詳細(xì)的項(xiàng)目規(guī)劃是成功實(shí)施創(chuàng)新策略的基礎(chǔ)。這一階段需要明確項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍以及預(yù)期成果，并識(shí)別可能的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。項(xiàng)目規(guī)劃還包括制訂具體的時(shí)間表和資源分配計(jì)劃，確保各項(xiàng)任務(wù)能夠協(xié)調(diào)開展。例如，在引入人工智能技術(shù)來優(yōu)化檔案分類系統(tǒng)時(shí)，必須詳細(xì)規(guī)劃技術(shù)選擇、系統(tǒng)開發(fā)、人員培訓(xùn)和試運(yùn)行等關(guān)鍵步驟。

項(xiàng)目的執(zhí)行則要求高效且符合預(yù)定計(jì)劃。執(zhí)行階段的關(guān)鍵是確保所有團(tuán)隊(duì)成員明確自己的責(zé)任和任務(wù)，并建立有效溝通機(jī)制來處理項(xiàng)目進(jìn)展中的問題和變更。在執(zhí)行過程中，管理團(tuán)隊(duì)需要密切監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量，確保每一步都符合原定目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。此外，為了應(yīng)對(duì)在執(zhí)行過程中可能遇到的技術(shù)和管理問題，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)隨時(shí)準(zhǔn)備調(diào)整策略和方法。除了項(xiàng)目規(guī)劃與執(zhí)行，持續(xù)的監(jiān)測和優(yōu)化也是確保創(chuàng)新策略長期成功的關(guān)鍵，包括定期評(píng)估項(xiàng)目成果和過程的有效性以及根據(jù)反饋調(diào)整和改進(jìn)策略。通過持續(xù)監(jiān)測，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決，如調(diào)整資源分配、改進(jìn)工作流程或更新技術(shù)應(yīng)用。優(yōu)化過程還應(yīng)包括對(duì)項(xiàng)目成果的長期跟蹤，以評(píng)估創(chuàng)新策略對(duì)檔案工作效率和質(zhì)量的實(shí)際影響。

通過這些詳盡的實(shí)施步驟，檔案工作的創(chuàng)新策略能夠在確保項(xiàng)目初期成功的同時(shí)，為未來的持續(xù)改進(jìn)奠定基礎(chǔ)。這種系統(tǒng)的方法不僅有助于實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新目標(biāo)，還能提高整個(gè)檔案部門的運(yùn)作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.預(yù)期障礙與應(yīng)對(duì)策略

實(shí)施創(chuàng)新策略時(shí)，檔案管理部門常常會(huì)面臨多種挑戰(zhàn)。其中，技術(shù)實(shí)施的挑戰(zhàn)和內(nèi)部抵抗是最常見的障礙。為了克服這些障礙，相關(guān)部門必須制定有效的應(yīng)對(duì)策略。

技術(shù)實(shí)施的挑戰(zhàn)主要來源于新技術(shù)的選擇、部署和維護(hù)過程中可能遇到的技術(shù)復(fù)雜性和兼容性問題。例如，在引入人工智能和區(qū)塊鏈技術(shù)時(shí)，檔案部門可能面臨技術(shù)選擇不當(dāng)、系統(tǒng)集成困難或運(yùn)維成本高昂等問題。首先，針對(duì)這些問題，項(xiàng)目部門需要在項(xiàng)目初期開展徹底的技術(shù)評(píng)估和試點(diǎn)測試。選擇合適的技術(shù)平臺(tái)和合作伙伴至關(guān)重要，應(yīng)選擇那些在檔案管理領(lǐng)域有成功案例和強(qiáng)大技術(shù)支持的解決方案；其次，通過建立跨部門的技術(shù)實(shí)施團(tuán)隊(duì)，可以有效集成各種專業(yè)知識(shí)，確保技術(shù)解決方案的順利部署和操作。此外，持續(xù)的技術(shù)培訓(xùn)和支持也是確保技術(shù)順利運(yùn)行的關(guān)鍵，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要定期培訓(xùn)技術(shù)人員和用戶，以提高他們的操作能力和解決問題的能力。內(nèi)部抵抗通常源自員工對(duì)新系統(tǒng)或新流程的不適應(yīng)或不信任。改變管理是應(yīng)對(duì)內(nèi)部抵抗的關(guān)鍵，相關(guān)部門可以通過有效溝通和參與來管理變革。首先，管理層應(yīng)該明確創(chuàng)新帶來的好處，通過各種渠道，如會(huì)議、內(nèi)部通訊等與員工溝通這些變化為個(gè)人和組織帶來的潛在價(jià)值；其次，讓員工參與到創(chuàng)新過程中，如在規(guī)劃和實(shí)施階段征求他們的意見和建議，可以提高員工的接受度和參與感。此外，提供充足的培訓(xùn)和支持是緩解員工焦慮和建立信心的有效方法。通過培訓(xùn)，員工不僅可以獲得必要的技能來適應(yīng)新系統(tǒng)，還可以更好地理解創(chuàng)新措施對(duì)提高工作效率和質(zhì)量的重要性。

五、結(jié)語

在當(dāng)代多元管理環(huán)境下，檔案工作的創(chuàng)新策略顯得尤為關(guān)鍵。通過整合前沿技術(shù)和優(yōu)化管理流程，檔案工作可以在提高效率和增強(qiáng)安全性的同時(shí)，更好地服務(wù)于公眾和適應(yīng)快速變化的社會(huì)需求。實(shí)踐中的挑戰(zhàn)提示我們，變革雖然充滿不確定性，但通過精心設(shè)計(jì)的實(shí)施步驟和周到的策略調(diào)整，可以有效克服障礙，釋放創(chuàng)新的潛力。這種持續(xù)的創(chuàng)新和改進(jìn)不僅強(qiáng)化了檔案管理的核心作用，還為檔案工作賦予了新的價(jià)值，使其在現(xiàn)代社會(huì)信息管理體系中占據(jù)不可或缺的地位。

參考文獻(xiàn)：

[1]高 瓊，楊 洋.基于檔案多元價(jià)值的績效評(píng)價(jià)體系設(shè)計(jì)[J].浙江檔案，2024（02）：44-47.

[2]劉嬌嬌.城建檔案數(shù)字化與信息化管理模式探討[J].未來城市設(shè)計(jì)與運(yùn)營，2024（01）： 87-89.

[3]鄧 哲.多元管理模式下基建檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江檔案，2023（01）：71-73.

[4]朱仙林.多元管理模式下的基建檔案工作創(chuàng)新[J].城建檔案，2021（11）：110-111.

[5]曾靜怡.矩陣式思維下多元主體參與檔案管理模式的內(nèi)容與策略[J].浙江檔案， 2021（10）：36-39.

[6]邵成林.多元管理模式下的高?；n案管理探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（32）：37-39.

作者單位：山東建筑大學(xué)