淺析人工智能在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展

摘 要：隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸深入人們生活的各個方面，在檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)也得到了很好的應(yīng)用。從檔案管理的角度來看，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以更好地提高檔案管理工作的效率。同時，也可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的優(yōu)化和整合，進(jìn)一步推動檔案管理工作的開展。因此，如何充分利用人工智能技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理未來發(fā)展研究的重點(diǎn)問題。文章分析了人工智能在檔案管理中應(yīng)用的必要性，探討了人工智能在檔案管理應(yīng)用中存在的問題，并提出了人工智能在檔案管理中應(yīng)用發(fā)展的建議，為更好地在檔案信息資源的開發(fā)利用中應(yīng)用人工智能技術(shù)提供參考。

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案管理；應(yīng)用策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著時代的發(fā)展，人工智能技術(shù)逐漸成為當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢。同時，應(yīng)用人工智能技術(shù)也逐漸成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。人工智能技術(shù)與檔案管理工作的融合不僅可以有效提高檔案管理工作的效率，還可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的有效整合，為后續(xù)的開發(fā)和利用提供支撐。目前，人工智能在檔案管理實(shí)際工作的應(yīng)用中還存在許多問題，如人工智能技術(shù)自身存在技術(shù)壁壘、管理人員綜合素質(zhì)參差不齊等。為了有效解決這些問題，在未來的工作中，應(yīng)該將人工智能技術(shù)與檔案管理實(shí)踐相結(jié)合，不斷創(chuàng)新人工智能在檔案管理中的應(yīng)用模式。同時，也要加強(qiáng)對人工智能技術(shù)在檔案管理日常工作中的監(jiān)督和指導(dǎo)，使其能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。

一、相關(guān)概念

人工智能是當(dāng)前社會發(fā)展中的一項(xiàng)重要技術(shù)，它是一種通過計算機(jī)來實(shí)現(xiàn)對人類思維活動開展模擬的智能系統(tǒng)。人工智能具有適應(yīng)和學(xué)習(xí)的特性，同時也具備一定的自我識別能力、自我理解能力以及自我組織能力。當(dāng)前，人工智能已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，逐漸成為推動社會發(fā)展的一項(xiàng)重要技術(shù)。人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用主要是指將人工智能技術(shù)與檔案管理工作實(shí)施有效融合，使其可以在一定程度上提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。具體來說，人工智能技術(shù)可以通過分析大量數(shù)據(jù)信息來實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。同時，人工智能還可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的高效規(guī)整與參數(shù)化分類。另外，人工智能可以通過對人類思維活動開展模擬來提升檔案管理工作的質(zhì)量，從而更好地為檔案事業(yè)發(fā)展提供保障。

1.檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前，大多單位的檔案管理模式相對比較傳統(tǒng)，主要還是依靠紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)材料隨著年限的增加以及時效性的影響會產(chǎn)生諸多弊端。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作也逐漸走向了數(shù)字化，檔案數(shù)字化在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。目前，我國很多地區(qū)的檔案管理工作還是以人工管理為主，導(dǎo)致在實(shí)際工作中很難實(shí)現(xiàn)對信息資源的有效整合和開發(fā)，無法使信息資源得到更加有效的利用。為了能夠更好地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)該積極運(yùn)用人工智能技術(shù)對其實(shí)施創(chuàng)新和優(yōu)化。但是，基于人工智能技術(shù)具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，在應(yīng)用到檔案管理工作中時，需要培訓(xùn)信息化專業(yè)檔案人才才能實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的信息管理。

2.人工智能技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要性

在檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以使檔案管理工作更加高效、便捷。同時，也可以提高檔案信息資源的利用效率。首先，人工智能技術(shù)可以處理傳統(tǒng)檔案管理工作中大量重復(fù)性、低效率的工作，可以幫助檔案管理工作人員及時發(fā)現(xiàn)問題；其次，人工智能技術(shù)可以將一些檔案信息資源實(shí)施更加深度的開發(fā)，使其更加符合人們的實(shí)際需求。同時，也可以使檔案信息資源得到有效的開發(fā)和利用。例如，通過將人工智能技術(shù)與檔案館相結(jié)合，可以使檔案館的檔案信息資源得到更好的利用，讓檔案信息資源更好地服務(wù)于大眾。通過上述分析可以看出，人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用是非常重要的。目前，我國在這方面的工作相對來說比較滯后，導(dǎo)致人工智能技術(shù)在實(shí)際工作中應(yīng)用效果不理想，無法真正發(fā)揮人工智能技術(shù)的優(yōu)勢。此外，由于相關(guān)法律法規(guī)還不夠完善，也導(dǎo)致人工智能技術(shù)在實(shí)際工作中很難得到有效的保護(hù)。

二、應(yīng)用人工智能技術(shù)的必要性

人工智能技術(shù)作為當(dāng)前社會發(fā)展的重要趨勢，其應(yīng)用已經(jīng)成為國家發(fā)展和社會進(jìn)步的重要標(biāo)志之一。因此，在檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)具有非常重要的意義。

首先，從檔案管理的角度來看，人工智能技術(shù)能夠更好地實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的開發(fā)和利用。隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)成為人類社會發(fā)展中必不可少的一種資源，尤其是在檔案管理領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于受到多種因素的限制，導(dǎo)致檔案信息資源難以得到有效整合。在我國政府機(jī)構(gòu)改革以及企業(yè)改制等過程中，因各種原因?qū)е潞芏嗟臋n案信息資源被分散到不同部門管理，造成很多檔案信息資源的重復(fù)建設(shè)和管理成本的浪費(fèi)。人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的有效整合和利用，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，還能夠幫助企事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)價值最大化。

其次，從檔案管理的角度來看，人工智能技術(shù)具有較強(qiáng)的自動化能力和較高的智能化水平。人工智能技術(shù)是一種通過模擬人類思維來實(shí)現(xiàn)對機(jī)器程序?qū)嵤┰O(shè)計和運(yùn)行的一種技術(shù)手段，其可以通過計算機(jī)來對人類思維開展模擬和實(shí)現(xiàn)。在檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)主要是通過對人的思維活動開展模擬，實(shí)現(xiàn)對計算機(jī)程序設(shè)計、機(jī)器學(xué)習(xí)和模式識別等。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的文件材料及其他相關(guān)業(yè)務(wù)資料，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中需要投入大量的人力資源與時間，很難實(shí)現(xiàn)有效的整合和優(yōu)化，而應(yīng)用人工智能技術(shù)可以很好地解決這一矛盾。在這一過程中，人工智能技術(shù)不僅可以提高檔案信息資源管理效率，還可以進(jìn)一步提升企業(yè)整體的工作效率和質(zhì)量，從而更好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范、快捷、高效的檔案管理與服務(wù)理念。

最后，從國家發(fā)展和社會進(jìn)步的角度來看，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具有重要意義。人工智能技術(shù)可以有效推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，在信息社會發(fā)展過程中，隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及應(yīng)用，我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入一個新的歷史時期。在這種形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期對檔案信息資源管理工作提出的要求，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中可以更好地滿足社會對檔案信息資源管理工作提出的新要求。

三、人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中存在的問題

雖然人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具有非常重要的作用，但是當(dāng)前在檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)還存在著一些技術(shù)壁壘，需要引起足夠的重視。

首先，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用還不夠成熟。當(dāng)前，很多企業(yè)在檔案管理中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種檔案管理模式具有一定的局限性。從目前的情況來看，很多企業(yè)在檔案管理中仍然采用人工查找和手工錄入等傳統(tǒng)的檔案管理手段，不僅會降低企業(yè)檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量，還會造成企業(yè)的資源浪費(fèi)。隨著我國人工智能技術(shù)水平的不斷提高，越來越多的企業(yè)開始使用人工智能技術(shù)開展檔案管理工作。然而，目前企業(yè)在利用人工智能技術(shù)開展檔案管理工作時還不夠成熟，主要存在以下幾個方面：一是人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不夠普及，尤其是一些中小型企業(yè)還沒有將人工智能技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源開發(fā)和利用工作中。盡管人工智能技術(shù)能夠?qū)Ω鞣N類型的數(shù)據(jù)實(shí)施統(tǒng)一收集和整合，從而實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部各種類型數(shù)據(jù)信息資源的高效利用。但從目前情況來看，在人工智能技術(shù)的應(yīng)用上還存在一些問題，如沒有將人工智能技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理工作和處理系統(tǒng)中，主要是因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的人才、資金、設(shè)備設(shè)施及技術(shù)支持。因此，現(xiàn)階段還需要提高將人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中的重視程度，加大對人工智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的分析研究與探討。

其次，檔案信息資源開發(fā)和利用存在一定的局限性。從目前的檔案信息資源開發(fā)和利用現(xiàn)狀來看，企業(yè)在檔案信息的采集方面主要依靠傳統(tǒng)的人工采集方式。雖然這種收集方式具有一定的優(yōu)勢，但傳統(tǒng)的檔案管理模式也會給企業(yè)帶來一些負(fù)面影響。比如在對企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫各種類型數(shù)據(jù)實(shí)施收集時，傳統(tǒng)的人工收集方式會導(dǎo)致信息遺漏、重復(fù)收集等問題。

最后，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用存在一定的泄密隱患。人工智能的發(fā)展給檔案管理工作帶來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)。一方面，在利用人工智能技術(shù)開展檔案管理時，存在一定的安全隱患。例如，黑客可以利用人工智能技術(shù)對信息實(shí)施竊取，可能會造成數(shù)據(jù)被泄露等問題；另一方面，在利用人工智能技術(shù)實(shí)施檔案管理時，也可能出現(xiàn)一些侵權(quán)行為。比如人工智能技術(shù)可能會侵犯到檔案信息資源的所有權(quán)、隱私權(quán)等。

四、檔案管理中應(yīng)用人工智能的建議

1.加大對人工智能技術(shù)的開發(fā)力度

應(yīng)不斷加大對人工智能技術(shù)的開發(fā)力度，為人工智能在檔案管理中的應(yīng)用提供更多的支持和保障。首先，要加大對人工智能技術(shù)的研發(fā)力度，不斷創(chuàng)新人工智能技術(shù)，提高人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平和能力。其次，要加強(qiáng)對人工智能技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，為更好地應(yīng)用人工智能技術(shù)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。最后，要建立健全人工智能檔案管理法律法規(guī)體系，以防止侵權(quán)行為，確保檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)

檔案管理人員是檔案工作開展的主要力量。因此，在檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)時，檔案管理人員必須具備較高的信息化專業(yè)技能水平，要不斷提升檔案管理人員的基本素質(zhì)和專業(yè)能力，將其培養(yǎng)成綜合型信息化人才。另外，要定期對檔案管理人員開展人工智能專業(yè)知識和信息化技能的培訓(xùn)，明確人工智能信息化的權(quán)限，一旦發(fā)現(xiàn)侵權(quán)行為或安全隱患應(yīng)立即尋求專業(yè)技術(shù)支持，幫助其掌握更多的專業(yè)知識和技能，不斷提高檔案綜合管理水平與服務(wù)意識。

3.構(gòu)建完善的檔案管理制度體系

首先，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。要對檔案管理制度實(shí)施完善和優(yōu)化，保證各項(xiàng)規(guī)章制度能夠得到有效落實(shí)；其次，要加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督和指導(dǎo)，促使其更加積極地參與到相關(guān)工作中，提高工作效率；最后，要建立健全績效管理機(jī)制，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員工作過程和結(jié)果的評價和監(jiān)督。

4.建立健全人工智能在檔案管理中應(yīng)用的安全機(jī)制

首先，要加強(qiáng)對人工智能技術(shù)的監(jiān)管力度，確保人工智能在檔案管理中應(yīng)用的安全性；其次，要加強(qiáng)對人工智能技術(shù)的保護(hù)力度，確保其在檔案管理中應(yīng)用不會受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等因素的影響。要不斷完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，使其具備較高的政治素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，能夠準(zhǔn)確把握人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。同時，應(yīng)注重構(gòu)建“人工智能+檔案安全管理”體系，即是針對物理層、網(wǎng)絡(luò)層、傳輸層以及載體介質(zhì)等組成的檔案生態(tài)系統(tǒng)實(shí)施監(jiān)督管理，重點(diǎn)利用人工智能強(qiáng)化檔案信息載體安全性、庫房安全性、通信安全性以及存儲安全性等，加固安全防火墻。例如，在庫房安全管理中，可借助人工智能技術(shù)實(shí)時感知和跟蹤檔案存放的位置、庫房“八防”狀況，依托智能管理系統(tǒng)處理感知數(shù)據(jù)，形成完善的安防體系，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體的自動化管理。建立健全的人工智能檔案管理法律法規(guī)體系，嚴(yán)格規(guī)范和約束人工智能技術(shù)的使用，使人工智能在檔案管理工作中變得更加安全可靠。

5.加快完善我國人工智能檔案管理平臺

建議加快建立全國統(tǒng)一的“國家檔案數(shù)據(jù)庫”和“國家電子文件與電子檔案管理平臺”。首先，要建立統(tǒng)一的智能檔案管理軟件，加強(qiáng)對各地區(qū)、各部門之間的數(shù)據(jù)資源整合與共享。其次，要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，使其能夠掌握人工智能技術(shù)，并將其應(yīng)用到檔案管理工作中去。最后，保障人工智能檔案管理平臺對接業(yè)務(wù)需求，引入技術(shù)應(yīng)用評估，評價平臺性能和風(fēng)險，及時解決不確定性和復(fù)雜性所帶來的危機(jī)。如利用自然語言處理技術(shù)、語音處理技術(shù)以及計算機(jī)視覺技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對檔案的智能分類和文字處理，實(shí)現(xiàn)對檔案管理的程式化改造。

綜上所述，智能時代的到來推動著各個行業(yè)不斷地進(jìn)步與發(fā)展。作為智能時代重要組成部分的檔案管理工作也應(yīng)緊隨時代步伐，不斷創(chuàng)新、發(fā)展和完善。

五、結(jié)語

在人工智能技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，人工智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用具有十分重要的意義。首先，人工智能技術(shù)可以提高檔案管理工作的效率。尤其是在檔案的收集、整理和利用方面，通過采用人工智能技術(shù)，可以使檔案管理人員更加高效地完成工作，從而提高工作效率和質(zhì)量；其次，利用人工智能技術(shù)可以促進(jìn)檔案信息資源的整合和共享，進(jìn)而能夠更好地提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平；最后，在人工智能技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作人員要能夠?qū)ψ陨砉ぷ鲗?shí)施創(chuàng)新和改革。具體來說，要能夠利用人工智能技術(shù)不斷優(yōu)化自身的業(yè)務(wù)流程。同時，也要不斷更新自身的管理理念。此外，檔案管理工作人員還應(yīng)該加強(qiáng)與其他部門之間的合作交流，推動人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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作者單位：福州市自來水有限公司