事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題和對策探究

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和數(shù)字化時代的到來，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為提高檔案管理效率、保障檔案安全、實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的重要途徑。然而，在實(shí)際推進(jìn)過程中，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨著諸多挑戰(zhàn)與困境，如基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、檔案管理流程不規(guī)范、信息安全風(fēng)險高等，這些問題嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化進(jìn)程。文章提出了加強(qiáng)技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、規(guī)范檔案管理流程、加強(qiáng)信息安全保障等相應(yīng)對策，旨在為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供有益的參考，以期推動檔案管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在信息化浪潮席卷全球的時代背景下，事業(yè)單位作為國家公共服務(wù)體系的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。傳統(tǒng)檔案管理方式以紙質(zhì)檔案為主，存在存儲空間有限、查詢效率低下、易損壞、難保存等弊端。隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和檔案數(shù)量的急劇增長，傳統(tǒng)管理方式已難以滿足現(xiàn)代管理的需求。同時，信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，減少人為錯誤和遺漏，提升檔案信息的利用價值。因此，檔案管理信息化建設(shè)成為提高事業(yè)單位工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的必由之路。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.檔案管理是事業(yè)單位規(guī)范運(yùn)作的基石

檔案管理是事業(yè)單位規(guī)范運(yùn)作的基礎(chǔ)性工作。事業(yè)單位在日常運(yùn)行過程中會產(chǎn)生大量的文件、資料和數(shù)據(jù)，這些檔案不僅是單位歷史發(fā)展的見證，還是當(dāng)前和今后工作的重要依據(jù)。通過科學(xué)的檔案管理，可以確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，為事業(yè)單位的各項決策提供有力支撐。同時，規(guī)范的檔案管理還能夠提高事業(yè)單位的工作效率，減少工作中的疏漏和失誤，確保各項工作的順利開展。

2.檔案管理有助于事業(yè)單位文化傳承與創(chuàng)新

檔案是事業(yè)單位文化傳承的重要載體。通過檔案，可以了解事業(yè)單位的發(fā)展歷程、文化傳承和改革創(chuàng)新的過程，這些檔案不僅記錄了事業(yè)單位的歷史，還蘊(yùn)含著豐富的文化底蘊(yùn)和智慧結(jié)晶。通過深入挖掘和整理這些檔案，可以激發(fā)事業(yè)單位員工的歸屬感和榮譽(yù)感，促進(jìn)單位文化的傳承與發(fā)展。檔案管理還能夠為事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展提供思路和靈感，推動單位在傳承中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

3.檔案管理是事業(yè)單位形象展示的重要窗口

檔案管理水平的高低直接影響事業(yè)單位的形象和聲譽(yù)。一個管理規(guī)范、檔案齊全的事業(yè)單位，往往能夠給外界留下良好的印象，提升單位的公信力和影響力。反之，檔案管理混亂、丟失或損壞的情況，則會給單位帶來負(fù)面影響，甚至可能導(dǎo)致法律糾紛和信任危機(jī)。因此，加強(qiáng)檔案管理，不僅是對事業(yè)單位自身負(fù)責(zé)，還是對社會公眾負(fù)責(zé)，是維護(hù)單位形象和聲譽(yù)的重要舉措。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施薄弱

（1）信息化設(shè)備設(shè)施不完善。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，信息化設(shè)備設(shè)施的投入明顯不足。許多單位仍在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，缺乏必要的計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等信息化設(shè)備，不僅導(dǎo)致檔案管理效率低下，還難以保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時，由于缺乏足夠的存儲設(shè)備，大量檔案信息無法得到有效保存，存在丟失和損壞的風(fēng)險。一些事業(yè)單位雖然配備了信息化設(shè)備，但設(shè)備質(zhì)量參差不齊，性能不穩(wěn)定，難以滿足檔案管理的實(shí)際需求，不僅影響檔案管理的正常開展，還增加了信息化建設(shè)的成本和維護(hù)難度。

（2）技術(shù)更新滯后。在信息化時代，技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異。然而，許多事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，技術(shù)更新滯后的問題十分突出。一方面，一些單位使用的檔案管理系統(tǒng)過于陳舊，功能單一，無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。這些系統(tǒng)往往缺乏數(shù)據(jù)分析和處理能力，無法為決策提供有效支持；另一方面，事業(yè)單位在引進(jìn)新技術(shù)方面缺乏積極性和主動性。許多單位對新技術(shù)持觀望態(tài)度，缺乏足夠的投入和研發(fā)，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，難以跟上時代的步伐。

2.檔案管理流程不規(guī)范

（1）缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于不同事業(yè)單位在檔案管理方面有著不同的歷史背景和實(shí)際需求，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)千差萬別，難以形成統(tǒng)一的管理規(guī)范。這種情況不僅使得檔案管理流程混亂無序，還增加了檔案管理的難度和成本。缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使得檔案信息的共享和利用變得困難，影響了檔案價值的充分發(fā)揮。

（2）流程煩瑣，效率低下。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的收集、整理、歸檔、利用往往需要多個環(huán)節(jié)和部門的協(xié)同合作。然而，由于流程設(shè)計不合理，部門之間溝通不暢，導(dǎo)致檔案管理流程煩瑣復(fù)雜，效率低下，不僅增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還降低了檔案管理的整體效率。煩瑣的流程容易導(dǎo)致檔案信息的丟失和損壞，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來安全隱患。

3.信息安全風(fēng)險高

（1）網(wǎng)絡(luò)安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，黑客攻擊、病毒傳播等網(wǎng)絡(luò)安全事件頻發(fā)，給檔案管理系統(tǒng)帶來了極大的威脅。一方面，黑客通過利用系統(tǒng)漏洞或惡意軟件等手段，非法侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取、篡改或破壞檔案數(shù)據(jù)；另一方面，病毒或惡意程序的傳播也會導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)癱瘓，影響正常的工作秩序。

（2）數(shù)據(jù)被泄露與篡改風(fēng)險。在檔案管理信息化過程中，大量的檔案信息以電子數(shù)據(jù)形式存儲和傳輸，無疑增加了數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。一旦檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施不到位或者工作人員的安全意識不強(qiáng)，就會導(dǎo)致檔案信息被非法獲取或濫用。此外，部分事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，對數(shù)據(jù)的加密和訪問控制等安全措施重視不足，也增加了數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。由于電子數(shù)據(jù)具有易修改、不留痕跡的特點(diǎn)，一旦檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理不當(dāng)或存在漏洞，就會導(dǎo)致不法分子篡改或偽造檔案數(shù)據(jù)，不僅會破壞檔案的真實(shí)性和完整性，還給事業(yè)單位的工作帶來嚴(yán)重的后果。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高

（1）缺乏信息化技能。當(dāng)前，許多事業(yè)單位的檔案管理人員在信息化技能方面存在明顯不足。他們往往對現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理軟件的操作不夠熟練，難以高效利用信息化手段開展檔案的收集、整理、存儲和查詢。這種技能上的欠缺，不僅影響了檔案管理的效率，還限制了檔案信息資源的深度開發(fā)和利用。部分檔案管理人員缺乏持續(xù)學(xué)習(xí)的動力和意愿，對新技術(shù)、新方法的接受度低，難以適應(yīng)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，這種保守的態(tài)度和行為，無疑會阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（2）檔案管理專業(yè)知識不足。一些管理人員對檔案管理的基本原則、方法和流程缺乏深入了解，難以對檔案開展科學(xué)的分類、鑒定和保管。這種知識上的短板，導(dǎo)致他們在檔案管理實(shí)踐中容易出現(xiàn)錯誤和疏漏，影響了檔案的真實(shí)性和完整性。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，對檔案管理人員的要求也越來越高。然而，目前許多事業(yè)單位在檔案管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)方面存在不足，導(dǎo)致檔案管理隊伍的整體素質(zhì)難以提升。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策探究

1.加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（1）投入資金，完善設(shè)備配置。資金是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵要素。事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，將信息化建設(shè)納入單位發(fā)展規(guī)劃，并設(shè)立專項資金用于支持檔案管理信息化工作。通過加大資金投入，購置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備設(shè)施，如高速掃描儀、大容量存儲設(shè)備、專用檔案管理軟件等，從而提高檔案數(shù)字化處理的效率和質(zhì)量，并加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施的維護(hù)和更新，確保設(shè)備性能的穩(wěn)定性和先進(jìn)性。

（2）引入先進(jìn)的信息技術(shù)。事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用。通過系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的快速錄入、查詢和統(tǒng)計，提高檔案管理的工作效率。同時，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程訪問和共享，方便不同部門之間的協(xié)作和信息交流。應(yīng)用云計算，實(shí)現(xiàn)檔案信息的云存儲和云備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性；應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度挖掘和分析海量的檔案信息，為單位的決策和管理提供有力支持；推廣移動辦公，打破時間和空間的限制，使檔案管理人員能夠隨時隨地開展檔案管理操作；推廣智能識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動識別和分類，減少人工操作的煩瑣和錯誤，進(jìn)一步提升檔案管理的便捷性和準(zhǔn)確性。

2.規(guī)范檔案管理流程

（1）制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。建立一套完整的檔案管理規(guī)范，明確檔案的分類、編號、存儲和檢索等各個環(huán)節(jié)的操作要求。分類應(yīng)依據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形式展開科學(xué)、合理的劃分；編號要遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于管理和查詢；存儲則需采用電子化、數(shù)字化的方式，確保檔案信息的長久保存和便捷利用；檢索則要實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的定位，提高檔案利用效率。同時，還應(yīng)制定詳細(xì)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括數(shù)字化檔案的格式要求、掃描參數(shù)設(shè)置、圖像處理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲格式等。規(guī)范數(shù)字化檔案的命名規(guī)則、分類方法、存儲結(jié)構(gòu)，確保數(shù)字化檔案的規(guī)范性和一致性。在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)字化檔案的質(zhì)量。一方面，要選擇性能穩(wěn)定、操作簡便的數(shù)字化設(shè)備，確保掃描質(zhì)量；另一方面，要對數(shù)字化檔案開展質(zhì)量檢查，包括清晰度、完整性和準(zhǔn)確性等方面的檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合規(guī)范要求。

（2）簡化流程，提高管理效率。建立檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，選擇適合的系統(tǒng)平臺，構(gòu)建集檔案收集、整理、存儲、檢索、利用于一體的綜合管理系統(tǒng)。注重系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性，確保系統(tǒng)能夠隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷完善和升級，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化處理，通過引入OCR技術(shù)、自然語言處理等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化錄入、分類、索引等處理過程，減少人工操作的煩瑣程度，提高處理效率，有效避免人為錯誤，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。開展檔案信息的智能分析，利用數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，深度挖掘和智能分析檔案信息，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢，為決策提供有力支持。還應(yīng)優(yōu)化檔案借閱流程，提升服務(wù)效率。開發(fā)在線借閱系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案借閱的網(wǎng)上申請、審批、登記，簡化借閱手續(xù)，提高借閱效率。同時，建立完善的檔案借閱追蹤機(jī)制，確保檔案在借閱過程中的安全性和完整性，并簡化檔案歸還流程，方便用戶操作。開發(fā)在線歸還系統(tǒng)，方便用戶在線提交歸還申請，檔案管理人員能夠及時接收并處理歸還信息，確保檔案的及時歸位。

3.加強(qiáng)信息安全保障

（1）完善網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。首先，采取多項措施加強(qiáng)防護(hù)。建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，制定詳細(xì)的網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)范，明確各級責(zé)任分工，確保網(wǎng)絡(luò)安全工作有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)管，包括建立網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全面規(guī)劃和監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)安全工作，并設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)安全管理部門，負(fù)責(zé)日常的安全檢查、漏洞修復(fù)和應(yīng)急響應(yīng)。各部門也應(yīng)設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門網(wǎng)絡(luò)安全工作的協(xié)調(diào)與溝通；其次，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，構(gòu)建多層次、全方位防護(hù)體系，充分利用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、安全漏洞掃描等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對外部網(wǎng)絡(luò)攻擊的有效隔離。入侵檢測系統(tǒng)則實(shí)時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)流量，發(fā)現(xiàn)異常行為并及時報警，安全漏洞掃描定期全面檢查系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患并及時修復(fù)。

（2）建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制。首先，制訂詳細(xì)的數(shù)據(jù)備份計劃，包括備份的頻率、備份的范圍以及備份的方式等。備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的更新速度以及數(shù)據(jù)的重要性來確定，對于更新速度快或重要性高的數(shù)據(jù)，應(yīng)提高備份頻率。備份范圍應(yīng)覆蓋所有重要的檔案數(shù)據(jù)，包括文字、圖片、音頻及視頻等多種類型。備份方式可以采用全量備份與增量備份相結(jié)合的方式，以提高備份效率和存儲空間的利用率。備份數(shù)據(jù)的存儲位置應(yīng)選擇安全可靠的地方，如專業(yè)的數(shù)據(jù)中心或災(zāi)備中心，有效防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或破壞；其次，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。明確數(shù)據(jù)恢復(fù)的步驟和責(zé)任人，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，能夠迅速啟動數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，按照既定流程展開數(shù)據(jù)恢復(fù)；最后，定期開展數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，模擬真實(shí)的數(shù)據(jù)丟失或損壞場景，檢驗數(shù)據(jù)恢復(fù)流程的可行性和數(shù)據(jù)恢復(fù)工具的有效性。

4.提升檔案管理人員素質(zhì)

（1）加強(qiáng)信息化技能培訓(xùn)。首先，定期組織檔案管理人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理系統(tǒng)的基本操作技巧、數(shù)據(jù)錄入與檢索方法、電子檔案的分類與歸檔流程等。同時，還應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)方法的培訓(xùn)，包括數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、防病毒攻擊等方面的知識，確保檔案管理人員能夠熟練掌握并運(yùn)用信息技術(shù)手段，提高檔案管理的信息化水平；其次，舉辦信息化技能競賽，激發(fā)學(xué)習(xí)熱情。定期舉辦信息化技能競賽，競賽內(nèi)容可以包括檔案管理系統(tǒng)的操作速度、數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、創(chuàng)新應(yīng)用案例的展示等。

（2）提高檔案管理專業(yè)水平。首先，分享信息化應(yīng)用經(jīng)驗，促進(jìn)經(jīng)驗交流。建立信息化應(yīng)用經(jīng)驗分享機(jī)制，鼓勵檔案管理人員在工作中積極探索、勇于創(chuàng)新，定期舉辦經(jīng)驗交流會或座談會，邀請優(yōu)秀檔案管理人員分享在信息化應(yīng)用方面的成功經(jīng)驗、遇到的問題及解決方案等，促進(jìn)檔案管理人員之間的相互學(xué)習(xí)和交流，加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理能力和水平；其次，注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任意識，引導(dǎo)他們樹立正確的檔案管理觀念，增強(qiáng)工作責(zé)任感和使命感。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對于提高檔案管理效率、保障檔案信息安全、促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用具有重要意義。檔案管理信息化建設(shè)是一個長期而復(fù)雜的過程，需要不斷探索和創(chuàng)新。通過加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化安全意識和加強(qiáng)人才培養(yǎng)等措施，可以推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的深入發(fā)展。

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作者單位：無棣縣政務(wù)服務(wù)中心