高校人事檔案數(shù)智化評價目標體系的構(gòu)建

摘 要：文章結(jié)合高校人事檔案的紙質(zhì)階段、數(shù)字化檔案階段和數(shù)智化檔案階段的不同特點，通過設(shè)置評價的一級指標、二級指標、主要參數(shù)及得分，構(gòu)建高校人事檔案數(shù)智化評價目標體系，促進人事檔案智慧管理得到升級和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；數(shù)智化評價目標體系；構(gòu)建

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

紙質(zhì)人事檔案、數(shù)字化人事檔案和數(shù)智化人事檔案是人事檔案管理的三個不同階段。人事檔案數(shù)字化和數(shù)智化工作的開展是以紙質(zhì)人事檔案的規(guī)范整理為前提，人事檔案數(shù)字化是人事檔案數(shù)智化的最直觀呈現(xiàn)，而人事檔案的數(shù)智化建設(shè)又進一步促進了人事檔案的規(guī)范收集、整理。人事檔案的這三個階段緊密相連、相互影響、相互促進。根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，到2025年，“檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。人事檔案數(shù)字化已經(jīng)成為時代主流。那么，如何評價人事檔案的數(shù)智化工作，建立規(guī)范、科學的人事檔案管理體系，被時代賦予了新的意義。

根據(jù)人事檔案管理不同階段的特點以及信息時代的要求，在構(gòu)建高校人事檔案數(shù)智化評價目標體系時，可以設(shè)置一級指標、二級指標。在兩級指標中，每個層級均設(shè)有評價的主要參數(shù)以及每個參數(shù)對應(yīng)的分值。評價者根據(jù)高校人事檔案建設(shè)情況，逐一打分，最終計算出總分，即為高校人事檔案數(shù)智化評價的總分值。

一、紙質(zhì)檔案

一級指標中的紙質(zhì)檔案，主要從四個方面開展評估：檔案收集、檔案整理、檔案利用和開發(fā)、檔案安全。

1.人事檔案收集

在紙質(zhì)檔案管理中，針對檔案收集環(huán)節(jié)，開展評價時要重點查看高校的人事檔案制度建設(shè)。只有在規(guī)范的人事檔案管理制度的引導和約束下，人事檔案材料的完整收集才能成為可能。通過查看高校組織收集人事檔案材料的程序和結(jié)果，可以判斷該校人事檔案材料收集的效果。例如，是否每年發(fā)布人事檔案材料收集通知，材料的收集是否有序、規(guī)范等。

由于人事檔案材料形成的時間不同，無法像其他材料一樣固定在某個時間開展收集工作。因此，高校人事檔案管理部門應(yīng)每年發(fā)布人事檔案材料收集通知，提醒相關(guān)人事檔案材料形成部門按要求及時將人事檔案材料移交人事檔案室，并按規(guī)定辦理人事檔案移交手續(xù)，保證后續(xù)人事檔案利用工作的順利開展。通過人事檔案制度和組織收集兩個參數(shù)的設(shè)置，使人事檔案前端基礎(chǔ)工作得到根本性的保障。

2.檔案整理

在紙質(zhì)檔案管理的二級指標中，檔案整理工作分值設(shè)置是最高的，它是紙質(zhì)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案整理工作主要參數(shù)包含分類準確、目錄錄入系統(tǒng)、裝訂規(guī)范、入庫程序規(guī)范、便于查找五個方面。紙質(zhì)檔案的整理是檔案工作量最大的環(huán)節(jié)，也是非?？简炄耸聶n案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的部分。人事檔案整理工作需要檔案工作者具備耐心、細心、責任心和恒心，特別是隨著各高校教師隊伍不斷壯大，人事檔案卷數(shù)逐年增加，在人事檔案工作崗位數(shù)不變的情況下，人事檔案工作者的工作量翻倍增長。因此，做好檔案整理評價工作，不僅能提升人事檔案整理的質(zhì)量，還能在一定程度上發(fā)現(xiàn)其他方面存在的問題，如工作量和人員配備問題、系統(tǒng)管理等問題，并促生新的解決方案。

3.檔案利用和開發(fā)

檔案利用和開發(fā)是人事檔案數(shù)智化建設(shè)的具體呈現(xiàn)內(nèi)容之一，能直接反映高校人事檔案管理水平。因此，人事檔案利用程序的規(guī)范性和人事檔案信息開發(fā)的成效是檔案利用和開發(fā)評價的主要參數(shù)。結(jié)合2018年11月施行的《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)要求，從人事檔案查借閱流程、規(guī)定、登記、場所等評價日常人事檔案利用工作，從人事檔案資源開發(fā)的項目、類型、存儲設(shè)備、保密措施、利用記錄等方面評價檔案開發(fā)的情況。

4.檔案安全

人事檔案信息安全是開展一切人事檔案活動的前提，是人事檔案工作的生命線，是檔案管理不可逾越的底線。任何人事檔案工作的開展必須保障檔案安全。人事檔案安全評價主要從三個方面開展：一是檔案庫房“十防”設(shè)施完善，二是定期開展檔案安全風險排查，三是檔案安全風險管控措施到位。庫房“十防”主要查看硬件配備，如庫房位置、溫濕度計、空調(diào)、檔案柜、防盜門、遮陽窗簾和防霉驅(qū)蟲劑投放等。檔案安全風險排查可以結(jié)合每月、每季度、每學期、每年檔案安全風險排查表、排查內(nèi)容以及后續(xù)風險跟進內(nèi)容等展開評價。根據(jù)人事檔案安全風險排查內(nèi)容，有效管控重要風險防控點、一般風險防控點，并做好記錄備查，這是人事檔案安全風險管控措施的主要評價內(nèi)容。

二、數(shù)字化人事檔案

一級指標中的數(shù)字化人事檔案，主要從兩個方面實行評估：一是檔案數(shù)字化情況，二是人事檔案信息存儲、安全。

1.人事檔案數(shù)字化情況

人事檔案數(shù)字化建設(shè)是人事檔案數(shù)智化管理的展現(xiàn)形式之一。該部分數(shù)智化評價主要從四個方面開展。第一，看人事檔案數(shù)字化組織工作的開展是否符合相關(guān)文件規(guī)定，檔案數(shù)字化工作開展的各項設(shè)施配備是否齊全，檔案數(shù)字化制度是否完善。若采用人事檔案數(shù)字化外包形式則要審核外包的程序是否合理、合規(guī)，保密措施是否到位，監(jiān)控設(shè)備是否配備等；第二，查看人事檔案掃描的質(zhì)量，是否糾偏檔案的圖像、裁邊以及去污等處理，掃描的清晰度、掃描的圖片大小是否符合規(guī)定等；第三，查看檔案數(shù)據(jù)庫建立情況，如查看人事檔案數(shù)據(jù)庫怎么建、信息如何采、方式如何錄、內(nèi)容如何設(shè)等；第四，查看檔案數(shù)據(jù)的掛接情況。通過數(shù)據(jù)掛接，可以幫助高校集中整合和提煉分散在不同電腦中的數(shù)據(jù)源，從而使檔案信息數(shù)據(jù)的利用性、可用性和實用性得到進一步提升，充分體現(xiàn)人事檔案信息的價值。

2.人事檔案信息存儲、安全

人事檔案信息的安全存儲成為檔案工作者重要的工作課題和工作使命。

人事檔案信息存儲和安全主要從三個方面評價。首先，查看存儲載體是否符合標準、規(guī)定，有無病毒，有沒有做好定期維護工作和相關(guān)登記。其次，查看是否定期備份人事檔案信息，并結(jié)合實際工作情況，是否做好重要人事檔案信息異區(qū)域備份存儲工作，備份存儲地點是否符合人事檔案保密相關(guān)規(guī)定。最后，查看人事檔案信息風險排查情況。從人事檔案數(shù)字化掃描、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案的信息掛接、信息備份和存儲等方面一一核檢，評估風險排查的成效，以保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全，使人事檔案數(shù)智化管理在安全的軌道上運行。

三、數(shù)智化檔案

一級指標中的數(shù)智化檔案，主要從三個方面開展評估：一是檔案信息資源深度開發(fā)，二是檔案信息智慧呈現(xiàn)平臺，三是檔案數(shù)智化優(yōu)化。

1.檔案信息資源深度開發(fā)

第一，應(yīng)是建立在用戶需求基礎(chǔ)上的信息開發(fā)。設(shè)置用戶需求反饋通道，搭建人事檔案數(shù)智化與人事檔案利用者之間溝通、反饋的橋梁，了解人事檔案利用者對人事檔案工作的期許，有效深度地開發(fā)檔案信息；第二，檢查人事檔案信息資源的深度整合、開發(fā)情況。結(jié)合最新的人事檔案發(fā)展趨勢以及前沿知識，研究人事檔案數(shù)智化的目標、方向、方式和人員配備等，深度挖掘、整合人事檔案信息資源，從而開發(fā)一套適用于高校的人事檔案信息資源庫，以便于解決各類疑難問題。例如，根據(jù)專業(yè)，可以開發(fā)《**專業(yè)人才梯隊建設(shè)情況表》；根據(jù)崗位性質(zhì)，可以開發(fā)《管理人員崗位晉升路線圖》《非教師系列專業(yè)技術(shù)人員職稱發(fā)展路徑》等。通過評價檔案信息資源開發(fā)的情況，可以有效推動人事檔案數(shù)智化的規(guī)范化、目標化，使開發(fā)工作成為人事檔案日常工作之一，并內(nèi)嵌到人事檔案利用工作日常，形成一套行之有效的考評內(nèi)容，全面盤活人事檔案信息資源。

2.人事檔案信息智慧呈現(xiàn)平臺

第一，檢查高校主動推送檔案信息情況。檔案信息的主動推送是智慧化管理的組成部分。人事檔案管理工作是幕后工作，人們在需要查檔時才關(guān)注人事檔案信息。近十年來，人事檔案工作邁上新臺階，人事檔案管理也從被動服務(wù)向主動服務(wù)邁進。在數(shù)智化評價中，既然是“數(shù)字”與“智慧”的結(jié)合，智慧管理必然有人事檔案利用者的參與和共建，而檔案某信公眾號、高校內(nèi)部交流平臺等就是很好的溝通路徑。高校人事檔案主管部門通過主動推送檔案管理相關(guān)知識和內(nèi)容，暢通二者信息互動通道，營造全員共監(jiān)督、共維護人事檔案工作的氛圍和環(huán)境。

第二，構(gòu)建高校人事檔案信息共建共享平臺。人事檔案管理部門可以自建信息管理平臺，也可以充分利用目前高校通用的各項數(shù)據(jù)管理平臺。例如，目前全國通用的“全國教師管理信息系統(tǒng)”，其基本信息涵蓋了教師的身份證號、參加工作時間、政治面貌、學歷學位、崗位類別、崗位等級等內(nèi)容，而這些內(nèi)容可以從教師人事檔案專項審核表里提取相關(guān)信息，并能保證教師信息的真實有效。除了基本信息外，系統(tǒng)還設(shè)置了學習經(jīng)歷、崗位聘任、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任、教師資格、教育教學、教學科研成果及獲獎、入選人才項目、國內(nèi)培訓、海外研修（訪學）、技能及證書等內(nèi)容，教師在系統(tǒng)中提交佐證材料，高校人事檔案管理部門也可以從系統(tǒng)中及時掌握教師的各項成長記錄，并及時通知教師本人移交相關(guān)材料存入個人人事檔案，充實和完善檔案內(nèi)容。通過類似全國教師管理信息系統(tǒng)的平臺，教職工、高校人事檔案管理部門共建共享信息，有利于開展人事檔案內(nèi)容建設(shè)，并隨著信息的完善也將促使人事檔案信息的深度開發(fā)。

第三，實現(xiàn)異地查檔。高校實行異地查檔的情況較少，主要出現(xiàn)在部分高校校區(qū)之間。學校根據(jù)實際情況，可以向符合數(shù)字化檔案管理要求，并具有相關(guān)資質(zhì)的企業(yè)采購數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，并通過相關(guān)設(shè)置實現(xiàn)異地查檔申請及出具人事檔案證明，縮短辦事流程和辦理時間，體現(xiàn)智慧查檔。將異地查檔列入高校人事檔案數(shù)智化評價內(nèi)容，能夠切實提升人事檔案的利用成效和利用滿意度，營造人事檔案利用者滿意、管理者省時高效的雙贏局面。

3.檔案數(shù)智化優(yōu)化

檔案數(shù)智化優(yōu)化主要包含兩個方面的內(nèi)容，一是檔案的年度多元評價，二是對檔案數(shù)智化實行閉環(huán)管理，解決存在的問題，不斷優(yōu)化、升級檔案數(shù)智化建設(shè)。

“多元評價”主要是指從人事檔案的評價主體、評價內(nèi)容、評價方式等方面開展評價工作。評價的主體不應(yīng)局限于管理者、教職工，還可以擴大到別的人事檔案利用單位，在人事檔案利用結(jié)束后，需要填寫利用成效。評價的內(nèi)容包含人事檔案利用、接收、轉(zhuǎn)遞、保管、開發(fā)、數(shù)智化建設(shè)及宣傳等方面。評價的方式分兩種：一是人事檔案工作者的年度自我評價。在評價中進一步梳理人事檔案管理工作中存在的問題和需改進的地方；二是他人對人事檔案工作的評價。他們是最直接感受人事檔案服務(wù)效果的群體，他人的評價更有利于人事檔案智慧服務(wù)的提升和轉(zhuǎn)型。

對人事檔案數(shù)智化實行閉環(huán)管理，主要通過三方面開展檢查：人事檔案數(shù)智化目標的設(shè)置、人事檔案數(shù)智化呈現(xiàn)的效果、對人事檔案數(shù)智化工作存在的問題實行糾偏并不斷提升工作成效。根據(jù)人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)，分析查借閱人事檔案、接收和轉(zhuǎn)遞人事檔案、資源開發(fā)等存在的問題，不斷反饋、分析、解決、再反饋、再分析和再解決……通過閉環(huán)管理，不斷優(yōu)化、升級人事檔案數(shù)智化建設(shè)，提升檔案利用者的滿意度，提高檔案管理者數(shù)智化管理的業(yè)務(wù)水平和能力，讓人事檔案數(shù)智化評價工作達到期待的成效。

通過打分紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案和數(shù)智化檔案的三個指標情況，得出總分值。高校人事檔案數(shù)智化評價目標體系滿分為100分。將高校人事檔案數(shù)智化評價分為四個等級，總分值85分（含）以上的為A級，70分至84分為B級，60分至69分為C級，60分以下則為D級。通過等級評價，使高校清晰地認知人事檔案數(shù)智化管理工作，充分了解工作中存在的不足。通過以評促建，督促高校查漏補缺，實現(xiàn)數(shù)字化人事檔案轉(zhuǎn)型、資源重構(gòu)，提質(zhì)增效，不斷優(yōu)化人事檔案智慧管理，圍繞“智慧人事檔案”規(guī)劃新時代的人事檔案管理新進程。

參考文獻：

[1]傅 予，李博然，李宜芳.檔案文化資源數(shù)字化國際傳播機制探析[J].檔案學通訊，2024（02）：48-56.

[2]柳曉霞，高翀霄.檔案數(shù)字資源長期保存策略及技術(shù)方案研究[J].檔案，2024（02）：77-80.

[3]章燕華.以數(shù)智化驅(qū)動引領(lǐng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展進程與實施路徑[J].檔案學通訊，2023（06）：4-13.

[4]陳夢瑩.高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及對策分析[J].網(wǎng)絡(luò)安全和信息化，2024（06）：27-30.

[5]李軼昶，林 空.“數(shù)智”為目標的數(shù)字檔案館迭代升級實踐——以浙江省檔案館為例[J].浙江檔案，2023（05）：13-15.

[6]周林興，黃 星.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)開放共享機制探析[J].檔案與建設(shè)，2023（03）：8-12.

[7]馬雙雙，謝童柱.數(shù)字中國建設(shè)背景下檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型：內(nèi)涵、困境與進路[J].檔案學研究，2022（06）：115-121.

作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學院