退役軍人檔案現(xiàn)代化管理方式研究

摘 要：隨著時(shí)間的推移，中國(guó)退役軍人的規(guī)模逐步擴(kuò)大，管理退役軍人的檔案是一個(gè)關(guān)鍵而迫切的課題。以往的紙質(zhì)檔案管理模式早已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需要，怎樣實(shí)行退役軍人檔案信息化管理工作是各級(jí)人民政府和相關(guān)單位亟待解決的課題之一。退役軍人檔案管理工作是我國(guó)政府部門管理工作的重要內(nèi)容之一，進(jìn)一步提高退役軍人檔案管理信息化水平和服務(wù)水平，以適應(yīng)退役軍人及其親屬對(duì)檔案信息管理工作的需要有著重大的歷史意義。文章對(duì)退役軍人檔案管理工作展開(kāi)研究探討，希望能夠有效引導(dǎo)和完善相關(guān)管理，提高退役軍人檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：退役軍人檔案；檔案信息；現(xiàn)代化；效率

中圖分類號(hào)：G271；E263 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、關(guān)于退役軍人檔案管理的問(wèn)題研究

1.退役軍人檔案管理的意義

退役軍隊(duì)檔案管理的意義不言而喻，它對(duì)保障軍隊(duì)權(quán)利、維護(hù)軍隊(duì)權(quán)益、保障國(guó)家安全有著重大意義。因此，退役軍人檔案管理的意義表現(xiàn)在：（1）維護(hù)軍隊(duì)利益。退役軍人檔案是反映軍隊(duì)全面狀況和個(gè)人榮耀的重要基礎(chǔ)，唯有對(duì)軍隊(duì)的工作經(jīng)驗(yàn)、軍齡、獎(jiǎng)賞處分等信息實(shí)行正確記錄和管理，才能最大限度地維護(hù)軍隊(duì)的利益；（2）保障軍人福利。通過(guò)開(kāi)展退役軍人檔案管理工作，能夠準(zhǔn)確掌握退役軍人的健康狀況、入伍日期以及服役地區(qū)等信息，為退役軍人提供醫(yī)療保險(xiǎn)、入學(xué)以及購(gòu)房等各類社會(huì)福利服務(wù)提供有力保障；（3）保障國(guó)家安全。檔案關(guān)系到軍隊(duì)的信息、軍事技能和戰(zhàn)斗經(jīng)驗(yàn)等敏感數(shù)據(jù)，必須保證此類數(shù)據(jù)不被泄露；（4）促進(jìn)了退役軍人事務(wù)服務(wù)的精細(xì)化管理。通過(guò)開(kāi)展退役軍人檔案精細(xì)化管理工作，能夠更好地為退役軍人提供個(gè)性化的服務(wù)，以適應(yīng)退役軍人的不同需要，從而提高了政府部門對(duì)退役軍人事務(wù)服務(wù)的管理能力。退役軍人檔案管理的意義不容忽視，唯有重視、科學(xué)以及細(xì)致地實(shí)施監(jiān)督管理，才能更好地服務(wù)于退役軍人，保障軍隊(duì)利益，保障國(guó)土安全。

2.基于現(xiàn)代化檔案管理的意義

現(xiàn)代化檔案管理對(duì)團(tuán)體和個(gè)人都有意義。首先，有助于組織更好地管理和運(yùn)用檔案資料，從而提高信息檢索、共享效率以及安全與環(huán)境保護(hù)水平。其次，現(xiàn)代化檔案管理有助于個(gè)人更好地保護(hù)和管理資料，從而更好地保障自身的隱私權(quán)與安全。此外，現(xiàn)代化檔案管理還可以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的專業(yè)化水準(zhǔn)，推動(dòng)信息技術(shù)資料的共享與溝通，促進(jìn)科研與社會(huì)發(fā)展。因此，現(xiàn)代化檔案管理對(duì)組織和個(gè)人都是必不可少的。

二、退役軍人檔案管理要素剖析

1.數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)是把傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的技術(shù)，能夠有效保存和處理檔案資料，增加資料的可訪問(wèn)性和可持續(xù)性，同時(shí)又可以降低所需要的存儲(chǔ)空間和人工管理的成本。（1）文件掃描。使用掃描儀把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)碼格式，存儲(chǔ)于電腦或云端；（2）光學(xué)文字識(shí)別（OCR）。把掃描的圖像文檔轉(zhuǎn)化為可編輯的文本文檔，方便檢索與編輯；（3）元數(shù)據(jù)標(biāo)注。給所有數(shù)字化文檔添加元數(shù)據(jù)，如文件名稱、作者以及時(shí)間等，以便于更好地管理和查詢文檔；（4）創(chuàng)建索引。為數(shù)字化軟件創(chuàng)建索引，以便迅速定位和查詢所需要數(shù)據(jù)；（5）數(shù)據(jù)備份結(jié)構(gòu)與保存。把數(shù)字化文檔備份在幾個(gè)地方，以保證數(shù)據(jù)安全；（6）資源共享與合作。利用平臺(tái)或云端儲(chǔ)存，便于多人共享與合作管理檔案文件；（7）檔案存檔與銷毀。對(duì)檔案文書(shū)實(shí)施管理，按照業(yè)務(wù)要求實(shí)施存檔、銷毀或留檔處理；（8）安全控制。采取適當(dāng)措施保障了數(shù)字化文檔的安全性，包括加密、權(quán)限管理、防病毒防火墻等?？偠灾?，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理水平，減少管理成本，增強(qiáng)數(shù)據(jù)穩(wěn)定性和可訪問(wèn)性，是現(xiàn)代文檔管理工作的關(guān)鍵工具與技術(shù)手段。

2.信息系統(tǒng)構(gòu)建和創(chuàng)新

隨著軍事信息化發(fā)展的日益深入，退/mfcuZFpJQqfVG/n2Bus/A==役軍人事務(wù)處理將顯得更加關(guān)鍵。為了更好地管理退役軍人檔案，建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)就顯得十分必要。退役軍人檔案信息系統(tǒng)的建立，主要涉及以下方面：（1）檔案電子化。對(duì)退役軍人的各種檔案資料實(shí)行電子化保存，內(nèi)容涉及個(gè)人基礎(chǔ)資料、服役經(jīng)歷、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)以及醫(yī)療信息等，以便于查詢與管理；（2）數(shù)據(jù)資源共享。形成數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，做到各個(gè)單位之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確度；（3）制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，完善了檔案的記錄、更新、存檔和銷毀等過(guò)程，以保障檔案信息的安全與完整性；（4）創(chuàng)新性業(yè)務(wù)。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，發(fā)展各種便民服務(wù)，如在線查詢、預(yù)約看病、社區(qū)服務(wù)等，提升退役軍人獲得服務(wù)的便利性與舒適性；（5）政策推廣。將退役軍人的有關(guān)政策、法律法規(guī)通過(guò)系統(tǒng)發(fā)布等方法開(kāi)展推廣活動(dòng)，使退役軍人及時(shí)掌握政策動(dòng)向。通過(guò)建立和創(chuàng)新退役軍人檔案信息系統(tǒng)，能夠更好地為退役軍人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升其就業(yè)、安置和生活穩(wěn)定性，從而達(dá)到對(duì)退役軍人事務(wù)工作的精細(xì)化和精準(zhǔn)化管理。同時(shí)，為部隊(duì)和政府部門提供了可信的決策依據(jù)和管理工具，推動(dòng)軍地合作，共同保障軍事安全和社會(huì)穩(wěn)定。

3.檔案保護(hù)和資源共享制度

退役人員檔案保護(hù)和資源共享制度是指政府針對(duì)退役軍人的有關(guān)檔案文件實(shí)施有效保護(hù)和管理，并做到檔案信息的資源共享與運(yùn)用，全面維護(hù)國(guó)家和個(gè)人的權(quán)益。退役軍人檔案保障的意義是保障退役軍的安全和隱私權(quán)，避免泄露或者濫用個(gè)人敏感信息。保衛(wèi)軍事機(jī)密信息，避免泄露國(guó)家安全和軍隊(duì)秘密。維護(hù)退役軍人的名譽(yù)與尊嚴(yán)，防止檔案資料被錯(cuò)誤使用或篡改。

首先，建立健全檔案管理體系，以保證檔案搜集、整理、保存和使用均遵循有關(guān)法律法規(guī)和制度要求。

其次，健全檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好檔案信息的安全防護(hù)和加密控制，避免數(shù)據(jù)被泄露、篡改。促進(jìn)檔案信息資源共享與互聯(lián)互通，推動(dòng)各單位之間的信息交換與資源共享，提高檔案管理工作效率。

最后，加強(qiáng)檔案管理與監(jiān)控，建立檔案查詢與使用機(jī)制，保證檔案信息被正確規(guī)范利用。退役軍人檔案保障和信息共享制度的建設(shè)是推動(dòng)國(guó)家信息化管理與服務(wù)的重要途徑，可以有效保障退役軍人的合法權(quán)益，推動(dòng)社會(huì)和諧與穩(wěn)定發(fā)展。

4.檔案管理人員的培養(yǎng)和發(fā)展

退役軍人檔案管理人員的培養(yǎng)和發(fā)展至關(guān)重要。（1）培訓(xùn)內(nèi)容。培訓(xùn)內(nèi)容不僅要涉及檔案管理的基本知識(shí)、政策法規(guī)等方面，還可以根據(jù)退役軍人檔案管理的特殊性質(zhì)和需要開(kāi)展專項(xiàng)訓(xùn)練，以提升其工作技能和管理水平；（2）實(shí)踐操作。采用實(shí)際操作的方法開(kāi)展培訓(xùn)，使退役軍人檔案管理人員可以熟練掌握檔案管理的作業(yè)過(guò)程與標(biāo)準(zhǔn)，提高自身的實(shí)際操作能力；（3）專業(yè)輔導(dǎo)。對(duì)退役軍人檔案管理人員提供專門的輔導(dǎo)與幫助，協(xié)助員工處理在工作中出現(xiàn)的具體困難，提高其管理能力與技能；（4）繼續(xù)教育。定期舉辦培訓(xùn)與學(xué)術(shù)活動(dòng)，使退役軍人檔案管理人員進(jìn)一步提高自身的專業(yè)技能。采取上述舉措，能夠有效提高退役軍人檔案管理人員的工作水準(zhǔn)和創(chuàng)新能力，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量和效果，為退役軍人提供良好的服務(wù)。

三、退役軍人檔案管理模式研究

1.優(yōu)化檔案管理流程

第一，整合數(shù)據(jù)。構(gòu)建退役軍人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把退役軍人的信息、軍職經(jīng)歷、榮譽(yù)記錄等信息集成到一起，以便于管理與查詢；第二，自助服務(wù)。構(gòu)建網(wǎng)上自助查詢和受理平臺(tái)，使退役軍人和有關(guān)工作人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)查看檔案信息、辦理文件等，減少了人工辦事的時(shí)間和成本；第三，縮短業(yè)務(wù)流程?？s短退役軍人檔案業(yè)務(wù)流程，減少冗余的申請(qǐng)環(huán)節(jié)和煩瑣的手續(xù)，提升辦理效能和使用感受；第四，提高穩(wěn)定性。加強(qiáng)檔案管理的安全措施，保證退役軍人檔案資料的保密性和完整性，避免發(fā)生檔案信息被泄露、篡改等問(wèn)題；第五，定時(shí)更新。定期更換與匯總退役軍人檔案資料，保證資料的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，增強(qiáng)檔案管理的可靠性與實(shí)用性。

2.檔案管理規(guī)范化建設(shè)

退役軍人的檔案管理是一個(gè)關(guān)乎國(guó)家安全和軍事秘密的重大工作，其管理規(guī)范化對(duì)維護(hù)退役軍人的利益和保障國(guó)家安全必不可少。一是建立健全檔案管理體系。建立專門的退役軍人檔案管理體系，確定檔案的管理和使用權(quán)限，保證檔案管理工作有序、規(guī)范開(kāi)展；二是制定檔案管理安全措施。制定科學(xué)、準(zhǔn)確的檔案管理制度，以保證退役軍人檔案的機(jī)密性和完整性，并避免檔案被泄露或損毀；三是開(kāi)展檔案電子化管理。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開(kāi)展對(duì)退役軍人文檔的電子化管理工作，以提升文檔檢索和共享的效能，降低人為錯(cuò)誤和重復(fù)性勞務(wù)；四是規(guī)范檔案管理程序。嚴(yán)格依照規(guī)范化的管理程序，完成檔案的收集、存檔、轉(zhuǎn)讓、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)工作，提高檔案管理效率；五是加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)與考評(píng)，增強(qiáng)檔案管理能力與專業(yè)知識(shí)水準(zhǔn)，保證可以準(zhǔn)確、規(guī)范地開(kāi)展檔案管理工作。通過(guò)以上規(guī)范化建設(shè)，能夠有效地提高退役軍人檔案管理工作的專業(yè)化水平和管理效率，保護(hù)退役軍人的合法權(quán)益，保障國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定。

3.實(shí)施檔案信息化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)展，退役軍人檔案信息化管理成為發(fā)展的趨勢(shì)。這種智能化的管理模式能夠極大地提高檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確度，為退役軍人提供良好的服務(wù)。首先，退役軍人檔案信息化管理能夠把退役軍人的信息、榮譽(yù)記錄等數(shù)據(jù)保存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，方便檢索與更新信息，不但能夠節(jié)約紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的空間和人員成本，而且能夠降低檔案保管流程中的錯(cuò)誤；其次，智能化管理能夠做到數(shù)據(jù)資源共享和各部門協(xié)同工作。各單位或者單位內(nèi)部能夠?qū)崟r(shí)展開(kāi)資源共享和交流檔案數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)孤島和數(shù)據(jù)冗余，提高檔案管理效率；最后，信息化管理還能夠集成各種功能模塊，實(shí)行統(tǒng)一管理工作，涉及人事、醫(yī)療等許多方面，使檔案管理更為統(tǒng)一、全面。總之，退役軍人檔案管理智能化應(yīng)用不但能夠提高管理和服務(wù)水平，而且能夠給退役軍人帶來(lái)更為便捷和有效的服務(wù)，促進(jìn)檔案管理向數(shù)字化、智能化和智慧化的發(fā)展。

4.完善檔案保管業(yè)務(wù)

第一，建立管理部門。建立專業(yè)的退役軍人檔案管理部門，系統(tǒng)監(jiān)督、管理退役軍人的檔案，提高檔案的專業(yè)化管理水平；第二，完善檔案檢索業(yè)務(wù)。提供方便、快捷的檔案檢索業(yè)務(wù)，適應(yīng)退役軍人和有關(guān)單位的需要，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確度；第三，強(qiáng)化檔案保密工作管理。建立嚴(yán)格的檔案保密制度，確定檔案檢索權(quán)限，并加強(qiáng)檔案保護(hù)和信息安全措施，以保證退役軍人檔案的安全；第四，構(gòu)建檔案信息資源共享制度，與有關(guān)部門協(xié)作，推動(dòng)退役軍人檔案信息資源共享，提高檔案資源的利用效率。優(yōu)化退役軍人檔案管理服務(wù)，提升服務(wù)質(zhì)量，為退役軍人提供良好的檔案服務(wù)。

四、退役軍人檔案管理工作展望

隨著時(shí)代發(fā)展，退役軍人檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，借助現(xiàn)代化檔案管理工作理念和手段，提高管理水平和效能。（1）建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。建立健全退役軍人檔案管理體系，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的類別、存放、使用和銷毀等管理流程，明確工作人員的職責(zé)和權(quán)利，以保證退役軍人檔案管理工作有序開(kāi)展；（2）引入數(shù)字化手段。利用現(xiàn)代化手段，構(gòu)建電子檔案管理體系，實(shí)行檔案資料的電子化、網(wǎng)絡(luò)化處理，提升資料檢索與使用的質(zhì)量，保證檔案資料的安全與完整性。（3）建立健全檔案管理體系。保證檔案資料的完整性與安全性，保障退役軍人的個(gè)人隱私與利益，嚴(yán)格控制檔案的借閱與拷貝，避免檔案資料外泄；（4）加強(qiáng)檔案應(yīng)用與咨詢服務(wù)。通過(guò)檔案信息為有關(guān)單位和組織提供咨詢服務(wù)，為退役軍人提供退役證明、離退休金申領(lǐng)等業(yè)務(wù)，提高社會(huì)各界對(duì)于退役軍人的重視與保障；（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育。為檔案工作人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育機(jī)會(huì)，提高專業(yè)化管理水平與服務(wù)水平。

展望未來(lái)，隨著信息化建設(shè)的持續(xù)深入和檔案管理理念的不斷更新，退役軍人檔案管理工作將越來(lái)越科學(xué)合理、快捷有效，為服務(wù)退役軍人、推動(dòng)社會(huì)和諧、穩(wěn)定起到越來(lái)越關(guān)鍵的作用。有關(guān)機(jī)關(guān)和組織應(yīng)積極接受現(xiàn)代化檔案管理理念和手段，不斷完善退役軍人檔案管理工作，給“老兵”帶來(lái)更高質(zhì)量的服務(wù)與關(guān)懷。

五、結(jié)論

在現(xiàn)代化檔案管理視野下，退役軍人檔案管理必須強(qiáng)調(diào)信息化、數(shù)字化和規(guī)范化要求，以提高管理水平與服務(wù)水平。此外，檔案管理人員還必須建立健全檔案管理體系和業(yè)務(wù)流程，明確任務(wù)分工和操作程序，以完善檔案管理運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展退役軍人檔案管理工作。同時(shí)，還應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息資源共享，增強(qiáng)檔案的使用價(jià)值與服務(wù)有效性，滿足退役軍人的信息檢索與使用需要，推動(dòng)檔案管理工作更加便捷化與智能化?？偠灾?，退役軍人檔案管理工作必須以現(xiàn)代化檔案管理視野為引導(dǎo)，持續(xù)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平和服務(wù)水平，更好地服務(wù)退役軍人，保障國(guó)家安全和社會(huì)安定。

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作者單位：濟(jì)寧市退役軍人服務(wù)中心