大數(shù)據(jù)背景下如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化保密管理

摘 要：在大數(shù)據(jù)背景下，各類大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使得企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作開展獲得了諸多便利條件，進(jìn)而全面提高了檔案管理效率與質(zhì)量。但同時(shí)需要注意的是，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也給企業(yè)檔案管理工作帶來了較多挑戰(zhàn)。因此，開展針對(duì)企業(yè)檔案信息化保密管理工作具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。文章簡(jiǎn)述了企業(yè)檔案信息化的特點(diǎn)，并基于對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案保密工作存在的主要風(fēng)險(xiǎn)，從保密部門、保密責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)管理、先進(jìn)技術(shù)、信息安全以及人員素質(zhì)六個(gè)角度出發(fā)，提出幾點(diǎn)大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化保密管理的建議措施，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作提供一些參考與幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息化；保密管理

中圖分類號(hào)：G271；F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)較為廣泛，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)為社會(huì)各個(gè)行業(yè)的持續(xù)發(fā)展注入了新的動(dòng)力，也是促進(jìn)現(xiàn)代社會(huì)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。但需要注意的是，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用同樣帶來了較多隱患。以企業(yè)檔案管理工作為例，在其信息化建設(shè)期間，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使得外部信息攻擊較為頻繁，若未能做好保密管理工作，則很容易出現(xiàn)信息被泄露等不良情況，威脅到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。為此，選擇合適的保密管理方法極為重要，檔案管理人員應(yīng)聯(lián)系大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)與企業(yè)發(fā)展特征，做好企業(yè)檔案信息化保密管理的相關(guān)工作，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化的特點(diǎn)

從數(shù)據(jù)體量來看，企業(yè)檔案信息化所涵蓋的數(shù)據(jù)量極為龐大，不僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，還包括電子文檔、多媒體資料等多元化信息。這種海量數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式難以應(yīng)對(duì)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)則能夠有效存儲(chǔ)、管理和分析這些數(shù)據(jù)，滿足企業(yè)日益增長(zhǎng)的信息需求。此外，數(shù)據(jù)類型多樣化也是企業(yè)檔案信息化大數(shù)據(jù)的一個(gè)顯著特點(diǎn)。除了傳統(tǒng)的文本數(shù)據(jù)外，圖像、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)也占據(jù)了重要地位。這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)往往蘊(yùn)含著豐富的信息，對(duì)于企業(yè)的決策分析、業(yè)務(wù)優(yōu)化等方面具有重要意義。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)@些多樣化數(shù)據(jù)實(shí)行有效處理，幫助企業(yè)更好地挖掘和利用檔案信息的價(jià)值。

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)或準(zhǔn)實(shí)時(shí)處理，無論是查詢、分析還是利用，都能夠得到快速的響應(yīng)和結(jié)果。這種高效的處理能力，大幅提高了企業(yè)檔案信息的利用效率和價(jià)值，數(shù)據(jù)真實(shí)性更高。大數(shù)據(jù)技術(shù)通過一系列的數(shù)據(jù)清洗、驗(yàn)證等步驟，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)于企業(yè)而言至關(guān)重要，因?yàn)橹挥姓鎸?shí)可靠的數(shù)據(jù)才能為企業(yè)的決策提供有力支持。需要注意的是，雖然大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化的價(jià)值密度相對(duì)較低，但其潛在價(jià)值卻極高。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)的深入挖掘和分析，企業(yè)能夠發(fā)現(xiàn)其中蘊(yùn)含的寶貴信息，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)發(fā)展等提供有力支持。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案保密工作存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

1.風(fēng)險(xiǎn)客觀存在

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案保密工作所面臨的風(fēng)險(xiǎn)呈現(xiàn)出多樣化和復(fù)雜化的特點(diǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)客觀存在，難以完全避免。但是，通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)來源的深入分析和采取相應(yīng)措施，可以有效降低這些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案保密工作的影響。首先，從企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的角度來看，由于人為因素的存在，檔案保密工作面臨著不小的挑戰(zhàn)。檔案管理人員的操作失誤、疏忽大意，甚至惡意損害檔案資源信息的真實(shí)性、全面性，都可能對(duì)檔案資源的應(yīng)用價(jià)值造成嚴(yán)重?fù)p害。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提升其專業(yè)素養(yǎng)和道德水平，確保他們能夠嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，正確履行職責(zé)；其次，企業(yè)的外部風(fēng)險(xiǎn)也是檔案保密工作不可忽視的方面。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息傳輸和共享變得更加便捷，但同時(shí)也帶來了更多的安全隱患。外部環(huán)境中存在的各種網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)竊取技術(shù)，使得檔案資源在收集、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)面臨著潛在的威脅。最后，一些制度標(biāo)準(zhǔn)的缺失或不完善，也使得檔案管理的進(jìn)度和質(zhì)量得不到有效保障，進(jìn)一步增加了檔案保密工作的風(fēng)險(xiǎn)。

2.風(fēng)險(xiǎn)來源廣泛

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案保密工作面臨著多樣化的風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)來源于多個(gè)方面，呈現(xiàn)出廣泛性的特點(diǎn)。

首先，從內(nèi)部來看，人為因素是導(dǎo)致檔案保密風(fēng)險(xiǎn)的重要源頭。檔案管理人員在日常工作中可能因?yàn)槭韬?、失誤或者故意泄露，導(dǎo)致檔案信息的安全性受到威脅。此外，一些內(nèi)部人員可能出于各種動(dòng)機(jī)，對(duì)檔案實(shí)行非法操作，如篡改、濫用等，進(jìn)一步加劇了檔案保密工作的風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)也是檔案保密工作不可忽視的方面。隨著檔案數(shù)字化的推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出。黑客攻擊、病毒傳播等網(wǎng)絡(luò)威脅隨時(shí)可能威脅到檔案信息的安全。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)本身也可能存在漏洞和缺陷，如果不及時(shí)修復(fù)和完善，就可能被不法分子利用，非法訪問和篡改檔案信息。

其次，外部環(huán)境的變化也是檔案保密工作面臨的風(fēng)險(xiǎn)來源之一。政策法規(guī)的變動(dòng)、自然災(zāi)害的發(fā)生以及社會(huì)動(dòng)蕩等因素都可能對(duì)檔案保密工作造成影響。例如，政策法規(guī)的變動(dòng)可能導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的變化，需要檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)調(diào)整和完善相關(guān)措施；自然災(zāi)害可能導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)設(shè)施的損壞，造成檔案信息的丟失；社會(huì)動(dòng)蕩則可能使得檔案管理機(jī)構(gòu)無法正常運(yùn)作，給檔案保密工作帶來極大的挑戰(zhàn)。

針對(duì)這些廣泛的風(fēng)險(xiǎn)來源，需要采取多種措施加強(qiáng)檔案保密工作。一方面，要加強(qiáng)人員管理，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和保密意識(shí)，確保他們能夠嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，正確履行職責(zé)；另一方面，要加強(qiáng)技術(shù)防范，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和手段，保障檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。同時(shí)，還需要建立健全檔案風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，制定完善的應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)情況。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化保密管理的建議措施

1.組建保密部門

在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的大背景下，組建企業(yè)的檔案保密部門極為重要，需要基于風(fēng)險(xiǎn)管理工作要點(diǎn)開展全面的檔案信息保密管理工作。作為企業(yè)，需要聯(lián)系大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用特性，明確檔案信息面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)，并構(gòu)建完善的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。例如，可以設(shè)置針對(duì)檔案保密管理工作崗位，組建保密部門，確保管理人員能夠全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，以確保檔案資源的有效性與全面性。完成檔案管理保密部門的建設(shè)后，即可細(xì)化包括信息收集、預(yù)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)防控以及反饋等工作職責(zé)，確保所有檔案信息化建設(shè)與管理工作均能夠由專人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)互相推諉的情況，也是提高檔案管理效率與質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。

2.明確保密責(zé)任

想要保證企業(yè)檔案的安全性，就需要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用要素組建完善的風(fēng)險(xiǎn)管控組織，確保工作人員能夠細(xì)化保密責(zé)任，起到及時(shí)防控諸多風(fēng)險(xiǎn)的重要作用，避免網(wǎng)絡(luò)攻擊、信息被泄露等風(fēng)險(xiǎn)。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，關(guān)鍵在于聯(lián)系企業(yè)檔案管理與發(fā)展的實(shí)際情況，組建檔案管理小組負(fù)責(zé)檔案的保密管理。而想要落實(shí)不同階段的檔案保密管理目標(biāo)，應(yīng)完善分權(quán)機(jī)制，配合落實(shí)外部監(jiān)督管控體系，從而有效消除責(zé)任不明確與管理流程不規(guī)范的管理隱患。在日常保密管理工作期間，需要基于對(duì)保密管理工作自身特點(diǎn)的分析，細(xì)化保密責(zé)任，要求管理人員能夠充分發(fā)揮其在對(duì)應(yīng)工作領(lǐng)域的保密管理優(yōu)勢(shì)，及時(shí)把控檔案源頭風(fēng)險(xiǎn)，有效降低檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.做好風(fēng)險(xiǎn)管理工作

對(duì)于企業(yè)檔案管理部門來說，需要聯(lián)系大數(shù)據(jù)技術(shù)，基于各類相關(guān)規(guī)范與要求展開深入分析，及時(shí)完善檔案保密管理工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作規(guī)范的明確與階段性保密管理目標(biāo)的設(shè)置，進(jìn)一步細(xì)分管理職責(zé)，確保保密管理工作順利推進(jìn)。例如，制定針對(duì)保密管理工作的相應(yīng)制度與違法違規(guī)處理辦法，持續(xù)強(qiáng)化保密管理部門的工作責(zé)任，使其形成主動(dòng)保密意識(shí)，為后續(xù)開展全面的檔案信息保護(hù)工作提供支持。在實(shí)際開展檔案保密工作期間，建議充分吸取大企業(yè)的檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)，在準(zhǔn)確定位管理風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類管理制度與措施的持續(xù)優(yōu)化與調(diào)整，以有效把控檔案保密管理風(fēng)險(xiǎn)。此外，檔案管理工作人員需要通過參與組織的各類檔案保密管理座談會(huì)，持續(xù)夯實(shí)保密管理技術(shù)基礎(chǔ)，并基于先進(jìn)的管理理念細(xì)化保密管理要點(diǎn)，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)，還需要提高對(duì)后勤保障環(huán)節(jié)的重視，如基于大數(shù)據(jù)技術(shù)打造完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化收集、歸檔以及更新是實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化保密管理目標(biāo)的重要基礎(chǔ)。此外，還可以基于信息系統(tǒng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)損失并對(duì)事件開展分級(jí)處理，自動(dòng)給出檔案信息管理的相應(yīng)策略，保證風(fēng)險(xiǎn)管控工作開展的及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)配置資源的動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)目標(biāo)，將保密管理風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

4.充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)

想要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵在于綜合運(yùn)用各類先進(jìn)技術(shù)，以保證檔案保密管理工作開展的順利性。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，關(guān)鍵是基于先進(jìn)技術(shù)提高保密管理工作整體水平，從而消除存在的檔案信息被泄露或隨意篡改等隱患。具體來說，在日常保密管理工作期間需要做好基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn)信息量化工作，在獲取量化數(shù)據(jù)后制定針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)防控策略，從而保證風(fēng)險(xiǎn)防控措施應(yīng)用的有效性與實(shí)效性。云計(jì)算技術(shù)融入檔案保密工作同樣極為關(guān)鍵，可以基于技術(shù)手段開展對(duì)檔案信息的及時(shí)備份與存儲(chǔ)工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案保密管理工作的持續(xù)優(yōu)化，如存儲(chǔ)環(huán)境的改善、管理流程的細(xì)化等。在線備份技術(shù)的應(yīng)用同樣較為廣泛，可以通過檔案數(shù)據(jù)上傳至云數(shù)據(jù)中心的方式以避免信息被泄露或遺失的情況發(fā)生。為降低網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)，建立一套完善的病毒防范體系同樣極為關(guān)鍵，應(yīng)確保殺毒軟件更新的及時(shí)性，結(jié)合防范體系以提高病毒防范等級(jí)。從大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用情況來看，現(xiàn)有系統(tǒng)的應(yīng)用基本能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)病毒的及時(shí)檢測(cè)，為檔案信息安全提供全面保障。

5.強(qiáng)調(diào)信息安全

除了基礎(chǔ)的信息安全防護(hù)，企業(yè)同樣需要強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)信息管理的重要性，限制信息訪問權(quán)限極為重要。例如，基于用戶在訪問信息層面的不同權(quán)限，對(duì)部分特殊崗位可以推行雙人負(fù)責(zé)制度也是一類較為常見的監(jiān)督措施。對(duì)于部分特殊崗位，如檔案管理員、信息安全員等，企業(yè)可以推行雙人負(fù)責(zé)制度。這種制度要求兩個(gè)或更多人員共同參與某些關(guān)鍵操作，如檔案信息的修改、刪除、導(dǎo)出等，可以有效防止單一人員濫用職權(quán)或誤操作導(dǎo)致的檔案信息被泄露或損壞。此外，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息管理人員的培訓(xùn)和教育，提升其專業(yè)素養(yǎng)和保密意識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)建立健全檔案保密管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保在發(fā)生信息被泄露或安全事故時(shí)能夠迅速響應(yīng)和處理。

6.提升管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的培養(yǎng)工作極為重要，企業(yè)應(yīng)針對(duì)在職員工開展全面培養(yǎng)，提供相關(guān)人員對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)課程，組織專家講座等各類活動(dòng)，在幫助檔案管理人員夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，還能夠促使其及時(shí)革新保密管理理念，并進(jìn)一步提高自身的技能水平，以保證工作質(zhì)量與效率。此外，可以通過打造完善的數(shù)字化管理培訓(xùn)體系，細(xì)化針對(duì)不同員工的培訓(xùn)內(nèi)容，科學(xué)、合理地制訂培訓(xùn)計(jì)劃，讓員工在檔案信息化管理過程中形成主動(dòng)的檔案保密管理意識(shí)，進(jìn)一步提升培訓(xùn)的整體工作質(zhì)量與效果，能夠勝任檔案保密管理工作崗位，為檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

四、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化保密管理具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，檔案保密管理人員需要從風(fēng)險(xiǎn)管理、部門組建、人員素質(zhì)等多個(gè)角度出發(fā)，細(xì)化保密管理的相關(guān)制度與流程，打造企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字檔案保密管理閉環(huán)體系，為企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者單位：中國(guó)國(guó)家鐵路集團(tuán)有限公司