推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，打造一體化服務(wù)平臺(tái)

摘 要：推進(jìn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)代檔案館實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要契機(jī)?？v觀我國(guó)檔案館發(fā)展現(xiàn)狀，很多檔案館已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要性，但也有許多檔案館故步自封，未改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案館經(jīng)營(yíng)慘淡。文章從推進(jìn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的必要性出發(fā)，分析數(shù)字化檔案管理的積極作用，并提出轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、加大資金投入、加強(qiáng)制度建設(shè)、推行個(gè)性化服務(wù)等切實(shí)有效的建設(shè)策略，希望為推進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案館；數(shù)字化建設(shè)；策略研究

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案館的發(fā)展情況也隨之發(fā)生變化，為更好地保障檔案館的可持續(xù)運(yùn)營(yíng)，充分發(fā)揮檔案館的社會(huì)作用與經(jīng)濟(jì)作用，我國(guó)的檔案館也在積極引用數(shù)字化技術(shù)，不斷推進(jìn)自身改革，力求讓自身的管理和發(fā)展符合新時(shí)代的需要，數(shù)字化建設(shè)是檔案館未來(lái)發(fā)展的必然選擇，建設(shè)數(shù)字檔案館也是我國(guó)檔案館發(fā)展的必由之路。

一、推進(jìn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.數(shù)字化建設(shè)是檔案館未來(lái)發(fā)展的必然選擇

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在積極推動(dòng)自身的信息化建設(shè)，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用來(lái)提高工作效率與工作質(zhì)量?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的發(fā)展模式正成為各行業(yè)未來(lái)發(fā)展的主要方向。在信息爆炸的時(shí)代，人們對(duì)于信息的獲取需求越來(lái)越大，對(duì)于信息獲取的便捷化、簡(jiǎn)單化要求越來(lái)越高，檔案館作為重要的信息收集保管單位，人們對(duì)于檔案館的管理水平和服務(wù)水平要求也在逐步提高?，F(xiàn)今的檔案館受限于人力資源和空間限制，檔案管理與服務(wù)水平停滯不前，無(wú)法滿足人們?cè)谛聲r(shí)代對(duì)于檔案信息資源和服務(wù)的要求。在這種時(shí)代要求之下，檔案館也必須加強(qiáng)信息化建設(shè)，將建設(shè)信息化檔案館作為未來(lái)發(fā)展的目標(biāo)，推進(jìn)檔案管理工作向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，建設(shè)新時(shí)代數(shù)字化檔案館，滿足群眾對(duì)于高質(zhì)量檔案服務(wù)的要求，在線上平臺(tái)就可以做到檔案查詢(xún)，讓檔案信息多流動(dòng)，讓用戶(hù)少走動(dòng)，為人民群眾提供現(xiàn)代化、智能化的檔案服務(wù)是新時(shí)代檔案館數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，數(shù)字化建設(shè)是檔案館未來(lái)發(fā)展的必然選擇。

2.數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要路徑

傳統(tǒng)的檔案管理工作多為紙質(zhì)檔案管理，依賴(lài)于檔案管理人員手工操作，受限于檔案館人員編制和紙質(zhì)檔案的缺陷，檔案館人工管理的壓力越來(lái)越大，無(wú)法高效完成檔案的分類(lèi)保管工作和查檔服務(wù)，檔案保管的質(zhì)量和查檔效率無(wú)法得到保證，如果不積極推動(dòng)檔案工作數(shù)字化建設(shè)，檔案管理工作就只能繼續(xù)受限于傳統(tǒng)的工作模式，在面對(duì)查檔需求時(shí)，只能依靠人工查詢(xún)，且由于多是紙質(zhì)檔案，還無(wú)法保障檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保存或查閱必然會(huì)存在丟失、破損等情況，既不利于檔案管理工作，也無(wú)法為人們提供滿意的服務(wù)。要想改變這種局面，就必須推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的檔案工作模式，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案保管和查詢(xún)職能向檔案信息采集、共享、服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案館檔案信息資源的高效管理與實(shí)時(shí)共享，為人們提供高效、方便、快捷的檔案服務(wù)。

3.數(shù)字化建設(shè)是檔案館滿足新時(shí)代人們獲取信息的有效手段

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們獲取信息的途徑逐漸多樣化，對(duì)于信息的獲取不再局限于傳統(tǒng)媒體或線下機(jī)構(gòu)，而是借助新媒體平臺(tái)快速獲取信息。檔案館推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)，可以為人們提供更加方便快捷的檔案信息服務(wù)。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析新時(shí)代人們對(duì)于信息獲取的新要求，提供精準(zhǔn)而完整的檔案信息，滿足人們對(duì)于信息獲取便捷性、時(shí)效性的要求。在信息化時(shí)代，檔案館必須改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，應(yīng)積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，打造一體化服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，將檔案服務(wù)從線下轉(zhuǎn)到線上，讓人們可以足不出戶(hù)、隨時(shí)隨地享受到檔案館提供的服務(wù)。通過(guò)運(yùn)營(yíng)新媒體平臺(tái)，滿足人們信息獲取的需要，檔案館可以通過(guò)構(gòu)建數(shù)字檔案館的形式，將檔案信息傳輸至互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，方便用戶(hù)在App或某信公眾號(hào)、某信小程序等平臺(tái)進(jìn)入數(shù)字檔案館獲取需要的檔案信息，提供更好的服務(wù)。因此，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)是檔案館滿足新時(shí)代人們獲取信息的有效手段。

二、數(shù)字化檔案管理的積極作用

1.有效降低檔案管理成本

在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化信息管理技術(shù)，可以將線下檔案館中的信息上傳至管理系統(tǒng)，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理流程，減少檔案管理工作的人工參與，推動(dòng)檔案信息的智能化管理。利用數(shù)字化技術(shù)，可以搭建檔案管理平臺(tái)，設(shè)定檔案管理程序，在檔案信息查詢(xún)或歸檔工作時(shí)依照系統(tǒng)流程自動(dòng)實(shí)現(xiàn)分類(lèi)處理，還可以利用信息技術(shù)掃描檔案信息，勘誤檔案中的錯(cuò)誤內(nèi)容。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速流動(dòng)，隨時(shí)隨地滿足用戶(hù)對(duì)于檔案信息服務(wù)的需要，不再需要傳統(tǒng)的手工查詢(xún)，減少檔案管理的時(shí)間成本。此外，數(shù)字化檔案管理是將檔案信息儲(chǔ)存在硬盤(pán)或線上云端，大幅降低了檔案管理的空間成本。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理工作中人工參與的部分減少，不再需要大量的檔案管理人員記錄檔案信息，可以?xún)?yōu)化調(diào)整檔案館的人力資源結(jié)構(gòu)，降低檔案館的人力成本，讓檔案館有更多的資源和精力，為人們提供數(shù)字化檔案服務(wù)。

2.提高檔案利用率

數(shù)字化檔案管理可以通過(guò)信息平臺(tái)的共享特性提高檔案信息的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理工作依賴(lài)于人工管理，且紙質(zhì)檔案不易查詢(xún)，受限于人工和查詢(xún)方式的影響，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案信息的利用率不高，很多檔案信息擁有很高的使用價(jià)值卻沒(méi)有被充分利用。隨著數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理中傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)被智能化系統(tǒng)逐漸取代，信息技術(shù)的應(yīng)用讓檔案管理工作擁有更高的管理效率，檔案信息的查閱效率大幅提高，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的便捷性特點(diǎn)，也使得檔案館的信息有了更大的利用空間。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，線上數(shù)字檔案館中檔案的類(lèi)型更加多樣，檔案的分類(lèi)更加細(xì)致，館藏的檔案數(shù)量也更多，可以幫助人們更好地挖掘檔案中的有用信息，充分發(fā)揮檔案館中檔案信息的利用價(jià)值，提高檔案的利用率。

3.拓展檔案管理的形式

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，收集、保管、記錄、分類(lèi)、編纂的檔案多數(shù)以實(shí)體的紙質(zhì)檔案為主，這種形式的檔案管理方式復(fù)雜且煩瑣，多依賴(lài)于人工處理，檔案管理效率不高，紙質(zhì)信息的保管和分類(lèi)難度較大，紙質(zhì)的文件信息很容易在長(zhǎng)時(shí)間的存放或使用過(guò)程中丟失或者損壞。應(yīng)用數(shù)字化檔案管理可以擺脫傳統(tǒng)的檔案管理形式，不再拘泥于紙質(zhì)檔案的管理方法，結(jié)合信息技術(shù)可以將圖像信息、音頻信息轉(zhuǎn)化并儲(chǔ)存到數(shù)字檔案館中，拓展了檔案管理的形式。在檔案館中不僅可以查閱到書(shū)面信息，還可以查閱到新形式的圖像或音頻信息，實(shí)時(shí)查閱數(shù)字化檔案。在數(shù)字化檔案管理工作中，檔案管理的形式更加多元化，歸納保管了新的信息內(nèi)容，推動(dòng)了檔案館在新時(shí)代實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，建設(shè)數(shù)字化檔案館，打造一體化服務(wù)平臺(tái)。

4.便于多渠道、跨地域的檔案共享與交流

數(shù)字化檔案館的建設(shè)，為檔案信息資源的共享與交流提供了前所未有的便利條件。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受制于物理載體，在流通與傳播上存在諸多局限。而數(shù)字化檔案的出現(xiàn)與發(fā)展打破了時(shí)空界限，使得檔案信息可以通過(guò)多種渠道、跨越地域限制實(shí)現(xiàn)廣泛共享。一方面，互聯(lián)網(wǎng)為檔案信息提供了快速傳播的通道。各地檔案館可以依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，向社會(huì)公眾開(kāi)放檔案目錄和內(nèi)容，用戶(hù)足不出戶(hù)即可在線檢索、瀏覽海量檔案。另一方面，數(shù)字化使得檔案的交換與利用更加高效便捷。不同地區(qū)、部門(mén)的檔案館可以開(kāi)展館際互借與資源共建，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)檔案的共知共享，促進(jìn)區(qū)域協(xié)作和跨領(lǐng)域研究。數(shù)字化還為檔案的再加工處理創(chuàng)造了條件。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)聯(lián)分析等技術(shù)手段，可以從數(shù)字檔案中提煉出新的知識(shí)與價(jià)值，促進(jìn)學(xué)術(shù)研究和社會(huì)應(yīng)用。因而數(shù)字化大大拓寬了檔案的流通渠道，使其價(jià)值得以充分釋放和利用，由封閉走向開(kāi)放，由束之高閣走向親民利民，煥發(fā)出勃勃生機(jī)。

三、推進(jìn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的可行性策略

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，深化對(duì)數(shù)字化檔案館的認(rèn)知

要想切實(shí)推進(jìn)傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化建設(shè)，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化檔案館的認(rèn)知。數(shù)字化檔案管理是在傳統(tǒng)的檔案管理模式上引入信息技術(shù)，徹底改變檔案管理的工作內(nèi)容和工作方式。在管理理論上，數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館有很大不同，傳統(tǒng)檔案館強(qiáng)調(diào)歸納和保存紙質(zhì)檔案，而數(shù)字化檔案館則是強(qiáng)調(diào)共享和服務(wù)。

目前，很多檔案館的管理人員未轉(zhuǎn)變管理思想，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，不僅使檔案館的管理效率低下，還降低了檔案館的社會(huì)效益。因此，建設(shè)數(shù)字化檔案館的首要前提就是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，深化對(duì)數(shù)字化檔案館的認(rèn)知，檔案館的管理人員要明白什么是數(shù)字化檔案館，熟悉數(shù)字化檔案館的管理模式，掌握信息技術(shù)，將檔案的管理模式從保管向服務(wù)轉(zhuǎn)變，為數(shù)字化檔案館的建設(shè)打好理論基礎(chǔ)。

2.加大資金投入，促進(jìn)檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)變

要想順利推進(jìn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)，足夠的資金支持是必不可少的。信息化設(shè)備的引進(jìn)、數(shù)字化平臺(tái)的搭建都需要大量的資金投入。因此，相關(guān)單位要想促進(jìn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)，就應(yīng)該加大對(duì)檔案館的資金投入力度，將檔案的數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)重要工作任務(wù)，為檔案數(shù)字化工作提供更多的資金支持和政策扶持。在獲得足夠的資源后，檔案館應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備設(shè)施，為檔案館的數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)支撐。檔案館在采購(gòu)設(shè)備設(shè)施時(shí)要綜合考慮自身的實(shí)際需要，根據(jù)自身的建設(shè)需求來(lái)有針對(duì)性地采買(mǎi)，確保每一分錢(qián)都花在刀刃上。同時(shí)，還要確保采購(gòu)的設(shè)備設(shè)施都符合當(dāng)前建設(shè)需要，性能良好，為檔案館的數(shù)字化建設(shè)提供硬件支持。此外，檔案館也可以與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)企業(yè)合作，根據(jù)自身需要聯(lián)合開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)，逐步構(gòu)建適合自身實(shí)際管理需要的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，為檔案館的數(shù)字化建設(shè)提供軟件支持。通過(guò)完善檔案館的硬件設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)，可以為檔案館的數(shù)字化建設(shè)提供足夠的支持，推進(jìn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

3.加強(qiáng)制度建設(shè)，完善數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度

完善的制度是管理工作的保障。一套完善的管理制度可以明確工作內(nèi)容、規(guī)范工作行為、激發(fā)工作熱情，為工作的順利開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的制度支撐。檔案館的數(shù)字化建設(shè)同樣離不開(kāi)制度的保障。數(shù)字化檔案館不同于傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理模式和管理方法都發(fā)生了改變，管理制度自然也應(yīng)該做到及時(shí)完善、更新。為進(jìn)一步保障檔案館在數(shù)字化建設(shè)中的管理質(zhì)量和管理水平，管理部門(mén)應(yīng)該結(jié)合數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)際情況以及數(shù)字化檔案管理的實(shí)際需求，制定完善的數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范崗位工作流程、落實(shí)崗位職責(zé)，并重新劃分檔案管理人員的具體職責(zé)，明確每個(gè)員工的職責(zé)權(quán)限，制定員工工作條例，讓檔案管理人員明白自己負(fù)責(zé)什么、應(yīng)該怎么做、什么不能做，約束檔案管理人員的工作行為，提高檔案館的管理水平，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

4.推行個(gè)性服務(wù)，打造一體化服務(wù)平臺(tái)

新時(shí)代，人們對(duì)于檔案館的服務(wù)提出了新要求，面對(duì)人們的多元化需求，檔案館在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中可以推行個(gè)性化服務(wù)。如今，人們對(duì)于信息的獲取不再局限于傳統(tǒng)媒體或線下機(jī)構(gòu)，而是借助新媒體平臺(tái)快速獲取信息，檔案館推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)為人們提供更加方便、快捷的檔案信息服務(wù)。首先，檔案館管理人員要加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。例如，關(guān)注并收集人民群眾關(guān)注的熱點(diǎn)信息，可以通過(guò)與民生部門(mén)單位建立良好關(guān)系，獲取民生相關(guān)的檔案信息，拓展檔案館中與人民生活密切相關(guān)的檔案信息，并通過(guò)新媒體平臺(tái)實(shí)時(shí)推送，滿足人們對(duì)于時(shí)事熱點(diǎn)和自身生活的信息需求。同時(shí)，在數(shù)字檔案館中應(yīng)用智能檢索系統(tǒng)、個(gè)性化推薦系統(tǒng)等先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，精準(zhǔn)把握人們的個(gè)性化信息，再有針對(duì)性地推送，滿足用戶(hù)的個(gè)性化需求。當(dāng)今社會(huì)，人們對(duì)于個(gè)性化服務(wù)的需求越來(lái)越大，檔案館過(guò)往的標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)模式已經(jīng)難以滿足人們的要求。因此，檔案館在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中要主動(dòng)探尋人們對(duì)信息的需求，利用自身的信息資源優(yōu)勢(shì)，推行個(gè)性化服務(wù)，打造一體化檔案服務(wù)平臺(tái)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的不斷推廣，我國(guó)的檔案管理單位也必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，深刻認(rèn)識(shí)到在新時(shí)代背景下推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性，了解數(shù)字化檔案管理模式給檔案管理工作帶來(lái)的好處，積極推進(jìn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，新時(shí)代的數(shù)字化檔案管理更強(qiáng)調(diào)信息的共享和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在數(shù)字化技術(shù)加成下，檔案管理工作更加規(guī)范，檔案信息的獲取也更加便捷，面對(duì)社會(huì)發(fā)展的新要求，檔案館必須推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，努力打造一體化服務(wù)平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案館的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

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作者單位：曹縣檔案館