事業(yè)單位檔案信息化管理與智慧化服務(wù)模式研究

摘 要：事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得一定進(jìn)展，信息化管理為智慧化服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。持續(xù)探索事業(yè)單位信息化管理和智慧化服務(wù)模式，有助于提高檔案管理效率和利用效度。在實(shí)際工作中，一要加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，以標(biāo)準(zhǔn)化管理促進(jìn)信息化建設(shè)；二要深入挖掘檔案價(jià)值，整合檔案資源，推動(dòng)檔案信息共享，以共享發(fā)展促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量提升；三要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)模式，以智慧化工具和技術(shù)豐富檔案服務(wù)形式，為檔案服務(wù)創(chuàng)造更多的可能性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；智慧化服務(wù)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段，構(gòu)建智慧化服務(wù)模式，更好地滿足不同主體對(duì)于事業(yè)單位檔案信息的多元化訴求，也有助于更好地發(fā)揮檔案價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。因此，以問(wèn)題為導(dǎo)向，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位信息化管理與智慧化服務(wù)面臨的現(xiàn)實(shí)困境展開分析，進(jìn)而提出事業(yè)單位檔案信息化管理與智慧化服務(wù)的具體路徑。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理與智慧化服務(wù)的必要性

1.有助于提高事業(yè)單位檔案管理效率

首先，減少不必要的中間環(huán)節(jié)和成本投入。事業(yè)單位檔案信息化管理必然會(huì)搭建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化錄入、快速整理，能夠減少不必要的人力和時(shí)間成本，也有利于節(jié)省事業(yè)單位檔案資源，提高事業(yè)單位檔案管理效率；其次，有助于提升檔案存儲(chǔ)和檢索的便捷性。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以紙質(zhì)檔案為主，無(wú)論是存儲(chǔ)還是檢索都非常不便捷，特別是一些紙質(zhì)檔案還需要定期維護(hù)。而事業(yè)單位檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化儲(chǔ)存，破除傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的物理空間限制，從而為事業(yè)單位檔案管理節(jié)省存儲(chǔ)成本；最后，從檢索層面看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索需要人工參與，耗時(shí)耗力，而信息化管理系統(tǒng)則可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)、智能檢索引擎等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)快速精準(zhǔn)檢索。智能化檢索完全可以成為智慧化服務(wù)的重要手段。例如，用戶可以借助事業(yè)單位信息化管理系統(tǒng)輸入關(guān)鍵字，選擇日期范圍，就能夠快速獲得結(jié)果，既能夠節(jié)省用戶的檢索時(shí)間，也提升了事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。隨著事業(yè)單位檔案智慧化服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，在技術(shù)賦能下還能夠?yàn)橛脩籼峁┤臋z索、分類檢索等多種檢索服務(wù)，滿足不同用戶的檔案信息訴求。

2.加大了事業(yè)單位檔案信息利用的廣度和深度

事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式主要以人工操作為主，能夠提供的服務(wù)十分有限。信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中完全可以利用信息技術(shù)搭建事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化。例如，通過(guò)事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)不同地域、不同主體之間的檔案信息共享。檔案信息化管理系統(tǒng)還能夠根據(jù)不同用戶需求提供不同的工具和功能，如審批流程、檔案信息咨詢、檔案下載等，不僅提升了事業(yè)單位檔案信息管理質(zhì)量，還拓展了檔案信息的利用廣度和深度。

3.滿足了事業(yè)單位檔案信息安全和保密要求

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案載體主要以紙質(zhì)為主，一方面，紙質(zhì)檔案保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，容易出現(xiàn)字跡模糊，紙張發(fā)黃，甚至面臨發(fā)霉變質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)。一旦出現(xiàn)這些問(wèn)題，紙質(zhì)檔案就很難恢復(fù)。不僅難以對(duì)其長(zhǎng)期保存，還容易影響檔案的真實(shí)性；另一方面，紙質(zhì)檔案存在著被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，很難追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位在檔案信息化管理過(guò)程中完全可以借助數(shù)字水印、區(qū)塊鏈等技術(shù)存儲(chǔ)和管理檔案信息。同時(shí)，還可以借助事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)置不同的權(quán)限，對(duì)部分檔案信息加密，確保檔案信息安全。例如，事業(yè)單位在檔案信息化管理過(guò)程中可以通過(guò)數(shù)字加密、權(quán)限管理、身份驗(yàn)證等多種手段，盡量縮小重要檔案信息的訪問(wèn)范圍，防止被人為修改或刪除，從而有效降低單位信息被非法獲取、篡改、泄密、訪問(wèn)等風(fēng)險(xiǎn)。既提升了事業(yè)單位檔案信息的安全，又有助事業(yè)單位檔案管理高質(zhì)量開展。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理與智慧化服務(wù)面臨的現(xiàn)實(shí)困境

第一，檔案信息化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)不完善。部分事業(yè)單位在檔案信息化管理與智慧化服務(wù)過(guò)程中，對(duì)于制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)重視程度不足。一是對(duì)于檔案管理和服務(wù)的相關(guān)制度機(jī)制落實(shí)不到位。新時(shí)期，國(guó)家非常注重檔案信息化管理和服務(wù)，并圍繞相關(guān)環(huán)節(jié)形成了相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)。但部分事業(yè)單位并沒(méi)有將這些制度與本單位的檔案信息化管理與智慧化服務(wù)相結(jié)合，只是在硬件層面升級(jí)，沒(méi)有在制度機(jī)制層面完善，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案信息化管理質(zhì)量，也不利于智慧化服務(wù)的推進(jìn)；二是沒(méi)有結(jié)合事業(yè)單位業(yè)務(wù)范疇、服務(wù)要求和資源配置等方面形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在制度機(jī)制建設(shè)方面沒(méi)有結(jié)合檔案信息化管理出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況對(duì)相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行優(yōu)化和完善，也沒(méi)有圍繞智慧化服務(wù)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在服務(wù)過(guò)程中還存在服務(wù)質(zhì)量偏低、部分標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不到位的問(wèn)題。

第二，檔案信息化建設(shè)和智慧化服務(wù)層次不均衡。不同事業(yè)單位在所屬行業(yè)、職能分工、資源占有、政策支持方面存在明顯差異，這些因素對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理和智慧化服務(wù)產(chǎn)生直接影響。一是重視程度影響建設(shè)層次。不同事業(yè)單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)和智慧化服務(wù)的重視程度不一。有的事業(yè)單位非常重視檔案信息資源的價(jià)值和作用，相應(yīng)地，也就會(huì)為檔案信息化建設(shè)提供必要的政策支持，經(jīng)常過(guò)問(wèn)相關(guān)問(wèn)題，明確檔案信息化建設(shè)思路。同時(shí)，也會(huì)征詢用戶的意見建議，對(duì)智慧化服務(wù)手段和方式實(shí)施優(yōu)化。但有的事業(yè)單位認(rèn)為檔案信息化建設(shè)與智慧化服務(wù)對(duì)單位核心業(yè)務(wù)開展作用不大，不會(huì)為其提供足夠的支持，信息化工作緩慢，所提供的服務(wù)相對(duì)單一；二是資源厚度影響建設(shè)層次。不同事業(yè)單位擁有著不同的資源。一些事業(yè)單位能夠獲得財(cái)政撥款和項(xiàng)目支持，在檔案信息化建設(shè)和智慧化服務(wù)方面能夠獲得更多的資源支持，在推進(jìn)過(guò)程中會(huì)相對(duì)順利。而一些事業(yè)單位屬于自負(fù)盈虧的經(jīng)營(yíng)模式，因而沒(méi)有將檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)專項(xiàng)工作加以落實(shí)，也就沒(méi)有相應(yīng)的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

第三，檔案信息化建設(shè)和智慧化服務(wù)人才支撐不足。部分事業(yè)單位對(duì)于檔案人才隊(duì)伍建設(shè)重視程度不足。一是現(xiàn)有檔案管理人員年齡偏大，專業(yè)能力和素質(zhì)十分有限。在信息時(shí)代背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力提出了較高要求，不僅要具備檔案管理一般知識(shí)，還需要熟練掌握各種先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的科學(xué)管理，為不同用戶提供智慧化服務(wù)。但是，目前部分事業(yè)單位檔案管理人員并非專業(yè)科班出身，對(duì)于技術(shù)掌握得不夠熟練，很多還屬于兼職性質(zhì)或臨時(shí)聘用性質(zhì)，這些人員一般年齡偏大，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，在工作中對(duì)于信息化管理和智慧化服務(wù)缺少科學(xué)認(rèn)知，只是將檔案工作作為附加工作看待，缺乏主動(dòng)性和積極性，無(wú)法圍繞事業(yè)單位檔案信息化管理開展相關(guān)工作；二是缺少編制，難以吸引優(yōu)秀人才。部分事業(yè)單位編制不足，很難拿出編制對(duì)外展開招聘，事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍缺少新鮮血液。內(nèi)部檔案管理人員缺少競(jìng)爭(zhēng)性，也在一定程度上弱化了事業(yè)單位檔案管理人員的上進(jìn)心，難以主動(dòng)參與到事業(yè)單位檔案信息化管理與智慧化服務(wù)之中。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理與智慧化服務(wù)模式創(chuàng)新

1.事業(yè)單位檔案信息化管理模式

首先，加強(qiáng)檔案信息資源的整合與開發(fā)。事業(yè)單位檔案信息來(lái)源廣泛，涉及事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等多種類型。這些檔案信息都是事業(yè)單位信息化管理的重要對(duì)象。因此，在推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化轉(zhuǎn)型過(guò)程中應(yīng)將信息資源整合作為重點(diǎn)工作加以落實(shí)。一是加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位紙質(zhì)檔案實(shí)施加工，集中存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案信息的科學(xué)管理。利用先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化管理平臺(tái)的各項(xiàng)功能，進(jìn)一步提高檢索效率；二是拓展檔案利用途徑與服務(wù)范圍。事業(yè)單位在檔案信息化管理過(guò)程中不能閉門造車，也不能孤芳自賞，要充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位信息資源的特殊價(jià)值，圍繞不同用戶需求開展多樣化的服務(wù)。例如，通過(guò)線上調(diào)查問(wèn)卷、線下走訪等多種形式，了解不同用戶對(duì)于事業(yè)單位檔案信息的多元化訴求，并以此作為檔案信息資源開發(fā)利用的重要依據(jù)。通過(guò)編研工作，舉辦宣傳活動(dòng)或展覽活動(dòng)，展示事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)成果，形成更有針對(duì)性的檔案信息資源，更好地滿足不同用戶的檔案信息需求，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息服務(wù)整體質(zhì)量。

其次，通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)優(yōu)化檔案管理模式。一是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化整合。事業(yè)單位在檔案信息化管理過(guò)程中可以利用數(shù)據(jù)化手段整合事業(yè)單位不同來(lái)源、不同格式的檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理，在管理過(guò)程中形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保收集上來(lái)的檔案信息的一致性，既有利于大數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，也有利于后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)和利用；二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)智能分析。事業(yè)單位在檔案信息管理過(guò)程中可以利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)規(guī)律性總結(jié)海量檔案信息，通過(guò)智能算法和模型對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化管理的具體需求展開分析，為事業(yè)單位檔案信息化管理決策提供依據(jù)。借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)，還能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案信息化管理過(guò)程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)實(shí)行精準(zhǔn)識(shí)別，采取有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施；三是通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)實(shí)現(xiàn)流程再造。在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可以優(yōu)化和完善檔案管理流程，減少不必要的冗余環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化操作流程，進(jìn)一步提高檔案管理效率和質(zhì)量，更好地滿足事業(yè)單位檔案管理高質(zhì)量要求。

最后，構(gòu)建協(xié)同共治的檔案管理格局。從生態(tài)系統(tǒng)角度看，事業(yè)單位檔案信息化管理涉及多個(gè)子系統(tǒng)，由不同主體共同參與，只有多主體密切配合，才能夠不斷提升事業(yè)單位檔案信息管理質(zhì)量。因此，在推進(jìn)過(guò)程中應(yīng)形成協(xié)同共治的檔案管理局面。一是要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)，從檔案信息生成到檔案信息交接、歸檔、開發(fā)、利用、共享，涉及多個(gè)事業(yè)單位與部門，要求事業(yè)單位在檔案信息化管理過(guò)程中一定要明確不同部門的具體職責(zé)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門、人事部門、財(cái)務(wù)部門的聯(lián)系溝通，對(duì)各類事業(yè)單位檔案信息及時(shí)歸檔；二是要加強(qiáng)事業(yè)單位與其他主體的溝通互動(dòng)。事業(yè)單位檔案信息化管理既要服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展，也要為區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。因此，應(yīng)從更宏觀的角度來(lái)思考事業(yè)單位檔案信息化價(jià)值，將事業(yè)單位檔案信息開發(fā)利用融入?yún)^(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展之中。通過(guò)建立區(qū)域性的檔案信息平臺(tái)，將單位檔案信息存儲(chǔ)到平臺(tái)上，形成更大規(guī)模的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展政策制定提供檔案信息支持。

2.事業(yè)單位檔案智慧化服務(wù)模式

首先，打造智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)。事業(yè)單位檔案智慧化服務(wù)需要載體，而智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)則是實(shí)現(xiàn)智慧服務(wù)的重要前提。在智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)形成智能數(shù)據(jù)管理模塊、智能感知模塊和智能利用模塊等，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案信息的收集整合，形成智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并以此作為智慧服務(wù)的重要基礎(chǔ)。同時(shí)，還要借助智能技術(shù)數(shù)字化轉(zhuǎn)化事業(yè)單位現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，借助智慧檔案服務(wù)平臺(tái)，為不同用戶提供檔案信息檢索、下載、在線服務(wù)等多種功能，提高事業(yè)單位檔案智慧化服務(wù)效率和質(zhì)量。此外，事業(yè)單位智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)還應(yīng)該與業(yè)務(wù)系統(tǒng)和外部的檔案系統(tǒng)對(duì)接，擴(kuò)大事業(yè)單位檔案智慧化服務(wù)的覆蓋范圍。

其次，基于大數(shù)據(jù)的檔案信息智能服務(wù)。事業(yè)單位檔案智慧化服務(wù)要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合共享和深度挖掘。在形成大數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)之上，還需要對(duì)檔案管理人員展開系統(tǒng)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的服務(wù)理念，提升其信息素養(yǎng)，利用先進(jìn)的技術(shù)手段為不同用戶提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化、智能化的檔案信息服務(wù)。個(gè)性化檔案信息服務(wù)是借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，圍繞用戶需求提供精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。在服務(wù)過(guò)程中需要精準(zhǔn)感知用戶需求，并確保推送的檔案信息服務(wù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，提升用戶的滿意度?；诖髷?shù)據(jù)的檔案信息智能服務(wù)并不是單向的知識(shí)傳輸，而是借助信息開發(fā)、信息推送、動(dòng)態(tài)交互等形式，實(shí)現(xiàn)用戶與事業(yè)單位檔案服務(wù)主體的溝通互動(dòng)，進(jìn)而對(duì)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)手段的優(yōu)化和完善。

最后，基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息泛在服務(wù)。隨著移動(dòng)智能終端的不斷普及，事業(yè)單位在檔案智慧化服務(wù)過(guò)程中能夠利用的平臺(tái)和載體越來(lái)越多樣化。通過(guò)開展檔案信息泛在服務(wù)，提升檔案信息服務(wù)的便捷性。泛在服務(wù)主要體現(xiàn)在更高層次的互聯(lián)互通以及更高質(zhì)量的人本服務(wù)。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)智能終端的支持下，用戶可以在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)獲得檔案信息。隨著我國(guó)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟，檔案信息泛在服務(wù)載體越來(lái)越多樣化，可以利用網(wǎng)站、社交媒體、移動(dòng)智能終端、手機(jī)App向用戶提供多種樣態(tài)、多種載體的檔案信息。在服務(wù)過(guò)程中要充分了解用戶對(duì)泛在化、可視化信息的需求，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位的信息實(shí)行加工，形成更有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)內(nèi)容。

總之，在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，將事業(yè)單位檔案信息化管理作為重要突破口，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。同時(shí)，還要圍繞用戶需求提供多樣化、智慧化服務(wù)。在服務(wù)過(guò)程中要主動(dòng)借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，了解不同用戶的服務(wù)訴求，整合和加工事業(yè)單位檔案信息，形成多元化信息載體，提升事業(yè)單位檔案信息服務(wù)的針對(duì)性和時(shí)效性，滿足不同主體的檔案信息訴求。

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作者單位：山東省臨沂市社會(huì)治安綜合治理服務(wù)中心