電子會計憑證在高校財務管理中的應用

孟聰 楊子漪

［收稿日期］2023-10-22

［作者簡介］孟聰（1988— ），女，河北衡水人，碩士，會計師，主要研究方向：高校財務。

［摘 要］隨著信息技術的發(fā)展，電子會計憑證在高校財務管理中的應用逐漸成為一種必然趨勢。基于

此，文章首先闡述電子會計憑證的基本內容，然后分析高校財務管理的特點、存在的問題及需求，接著闡述電子會計憑證在高校財務管理中應用的價值，最后提出電子會計憑證在高校財務管理中應用的策略，以供參考。

［關鍵詞］電子會計憑證；高校；財務管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.10.021

［中圖分類號］F810.6；G647［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）10-00-03

0? ? ?引 言

在數字化時代，信息技術對各行各業(yè)產生了深遠的影響。財務管理作為高校運營管理的核心環(huán)節(jié)，面臨著數字化時代帶來的挑戰(zhàn)與機遇。電子會計憑證作為信息技術與財務管理結合的產物，逐漸成為提高財務管理效率和準確性的關鍵工具。高校應將電子會計憑證應用到高校財務管理中。

1? ? ?電子會計憑證概述

1.1? ?電子會計憑證的概念

電子會計憑證也稱電子憑證或電子票據，是一種以電子形式存儲和傳輸的會計記錄。其通過數字化技術將傳統(tǒng)的紙質憑證轉化為電子數據，并利用計算機系統(tǒng)進行存儲、處理和傳輸。電子會計憑證是信息技術在財務管理領域應用的產物，其改變了傳統(tǒng)紙質憑證的使用方式，提高了財務管理效率和準確性。

1.2? ?電子會計憑證與傳統(tǒng)會計憑證的比較

與傳統(tǒng)紙質憑證相比，電子會計憑證具有許多優(yōu)勢：①電子會計憑證的存儲和傳輸更為便捷。傳統(tǒng)的紙質憑證需要占用大量的物理空間進行儲存，而電子憑證則可以通過計算機系統(tǒng)進行存儲和傳輸，大大節(jié)省了存儲成本。②電子會計憑證的修改和復制更為方便。傳統(tǒng)紙質憑證一旦形成，修改和復制都需要耗費大量的人力與時間，而電子憑證則可以通過計算機系統(tǒng)進行快速修改和復制。③電子會計憑證還具有防偽性能強、便于審計追蹤等優(yōu)點。

2? ? ?高校財務管理的特點、存在的問題及需求

2.1? ?高校財務管理的特點

高校財務管理有其獨特的地方。高校財務管理涉及的經費種類繁多，包括教育事業(yè)經費、科研經費、基本建設經費等，每種經費都有其特定的使用要求和管理規(guī)范。高校財務管理需要處理大量的經濟業(yè)務，包括學生收費、教職工工資發(fā)放、學校物資采購等，需要高效、準確地完成各項任務。高校財務管理還需要滿足學校管理層、教職工、學生等不同利益相關者的信息需求，提供透明、準確的財務信息。

2.2? ?高校財務管理存在的問題

當前，高校財務管理面臨著許多問題和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)紙質憑證的管理方式效率低下，容易造成憑證丟失，增加了財務管理的難度。高校財務信息的透明度和規(guī)范性不足，容易引起利益相關者的懷疑和不滿。

2.3? ?高校財務管理的需求

面對問題和挑戰(zhàn)，高校財務管理需要順應信息化發(fā)展趨勢，加強信息化建設。高校財務管理需要建立完善的電子憑證管理系統(tǒng)，實現憑證的電子化存儲、處理和傳輸，提高財務管理效率。高校財務管理還需要加強財務信息系統(tǒng)的建設，提高財務信息的透明度和規(guī)范性，滿足利益相關者的信息需求。隨著教育經費的不斷增加，高校財務管理需要更加嚴格地規(guī)范內部控制制度，加強內部控制信息化建設，實現業(yè)務流程的自動化處理，防止財務風險發(fā)生［1］。

3? ? ?電子會計憑證在高校財務管理中應用的價值

3.1? ?提高財務管理效率與準確性

電子會計憑證在提高財務管理效率與準確性方面發(fā)揮著重要作用。利用計算機系統(tǒng)進行電子會計憑證的存儲、處理和傳輸，不僅能大大簡化傳統(tǒng)紙質憑證的處理流程，還能減少人工干預和操作失誤。

①電子會計憑證的錄入、審核和歸檔等操作變得更為簡便。利用電子會計憑證，財務管理人員可以借助計算機系統(tǒng)的自動化處理能力，更加高效地完成憑證處理工作，避免傳統(tǒng)紙質憑證處理中耗時、煩瑣的步驟。這大大提高了財務管理的效率，減少了人力資源的浪費。②電子會計憑證的自動化處理優(yōu)勢也顯著提高了財務數據的準確性。財務管理人員可以利用計算機系統(tǒng)自動完成電子會計憑證數據的錄入、核對和糾錯等任務，避免人工操作中常見的錯誤和疏漏。這不僅有助于提高財務數據的準確性，還有助于保障財務信息的及時性。③電子會計憑證的應用還簡化了財務流程，進一步提高了工作效率。傳統(tǒng)紙質憑證處理過程中，需要經過多個環(huán)節(jié)和部門之間的傳遞與審批，流程復雜且耗時。而電子會計憑證可以實現實時傳輸和處理，簡化了流程，縮短了處理時間，提高了工作效率。

3.2? ?優(yōu)化預算管理流程，提升預算管理水平

電子會計憑證在優(yōu)化預算管理流程和提升預算管理水平方面發(fā)揮了關鍵作用。通過電子憑證管理系統(tǒng)，高?？梢詫崿F對預算的自動控制和實時監(jiān)控，進一步規(guī)范管理流程，提高預算管理水平［2］。

①電子會計憑證的應用簡化了預算編制和調整的流程。通過電子憑證管理系統(tǒng)，高校可以自動控制預算的執(zhí)行情況，更加精確地掌握經費的使用情況，及時發(fā)現超支或預算不足的情況。這有助于避免傳統(tǒng)預算編制與調整中煩瑣的手工操作和審批流程，提高預算管理的效率。②電子會計憑證的實時性有助于加強對預算執(zhí)行的監(jiān)控。通過電子會計憑證，高?？梢詫涃M使用情況進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現異常情況并進行處理，確保經費按照預算使用。這有助于避免傳統(tǒng)監(jiān)控方式中可能出現的疏漏，提高預算執(zhí)行的規(guī)范性和透明度。③電子會計憑證的應用還能提高預算調整和追加的靈活性。在傳統(tǒng)財務管理中，預算調整和追加需要經過復雜的審批流程。而通過電子憑證管理系統(tǒng)，高?？梢钥焖佟蚀_地處理預算調整和追加的申請，提高預算管理的靈活性。這有助于應對突發(fā)情況或臨時需求，確保高校各項工作順利進行。

3.3? ?加強資金監(jiān)控，保障資金安全

保障資金安全是高校財務管理的核心任務之一。電子會計憑證的應用能加強對資金的實時監(jiān)控，有效保障資金安全［3］。

①電子憑證管理系統(tǒng)具備強大的數據分析和處理能力，可以實時監(jiān)控資金的流入與流出情況。財務管理人員通過電子憑證管理系統(tǒng)可以實現對資金交易數據的自動采集和分析，以及時掌握資金動態(tài)，發(fā)現異常情況并采取相應措施。這有助于避免傳統(tǒng)人工監(jiān)控中可能出現的遺漏，提高資金監(jiān)控的及時性和準確性。②電子會計憑證的防偽性能強，能有效防止出現假冒偽造等行為。高校應用電子會計憑證時需要采用數字加密和數字簽名等技術，確保憑證的真實性和合法性。電子憑證管理系統(tǒng)還具備對憑證的自動比對和識別功能，能夠快速發(fā)現偽造或竄改的憑證，保障資金安全。③電子會計憑證的應用還有助于簡化審計和監(jiān)督流程。通過電子憑證管理系統(tǒng)自動記錄和存儲憑證信息，審計人員可以方便地獲取完整的交易記錄和數據，進行實時或事后審計。這有助于及時發(fā)現和糾正違規(guī)行為，強化對資金使用的監(jiān)督和管理。

3.4? ?促進決策制定，推動財務管理數字化轉型

在數字化轉型趨勢的推動下，高校財務管理面臨著轉型需求。電子會計憑證的應用為財務管理數字化轉型提供了重要的推動力。

①電子憑證管理系統(tǒng)實現了財務管理與信息技術的深度融合。通過系統(tǒng)對電子會計憑證進行存儲、處理和傳輸，財務管理人員可以更加便捷地進行數據處理和分析。這不僅有助于提高財務管理效率，還能促進財務管理與信息技術的協(xié)同發(fā)展，加速財務管理的信息化進程。②電子會計憑證的應用能為高校管理層提供更加全面和準確的財務信息。通過應用電子會計憑證，高?？梢宰詣硬杉吞幚響{證數據，獲得實時的財務數據和信息，為決策提供有力支持。這有助于提高決策的科學性和準確性，促進學校長期發(fā)展。③電子會計憑證的應用還有助于推動高校財務管理的數字化轉型。數字化轉型不僅僅是技術上的革新，更是管理模式和服務模式的轉變。通過電子憑證管理系統(tǒng)，高?？梢詷嫿〝底只攧展芾砥脚_，實現財務數據的共享和集成，優(yōu)化財務管理流程，提高服務水平。這有助于提升高校的整體運營效率和管理能力，更好地滿足數字化時代的需求。

4? ? ?電子會計憑證在高校財務管理中應用的策略

4.1? ?完善政策支持體系

為了保障電子會計憑證應用的合法性和規(guī)范性，高校需要完善相關政策支持體系。高校應積極與政府部門加強溝通和合作，制定符合國家法律法規(guī)的電子會計憑證管理制度，明確電子會計憑證的合法地位和使用范圍。高校應爭取政府政策的支持，如稅收優(yōu)惠、財政補貼等，為電子會計憑證的應用創(chuàng)造良好的政策環(huán)境。

4.2? ?加強信息基礎設施建設

電子會計憑證的應用離不開強大的信息基礎設施的支持。為了確保電子會計憑證的順利應用，高校需要加強信息基礎設施建設，為電子會計憑證的存儲、處理和傳輸提供必要的保障。

①高校應配備高性能計算機。電子會計憑證的處理需要高效、穩(wěn)定的計算機作支持。通過采用高性能計算機，高?？梢源_保電子會計憑證處理的速度和準確性，滿足財務管理的需求。②高校應配備大容量存儲設備。電子會計憑證需要足夠的存儲空間。高校應選擇可靠的大容量存儲設備，確保電子會計憑證安全存儲和長期保存。③高校還應建立穩(wěn)定安全的網絡環(huán)境。電子會計憑證的傳輸和處理需要依靠安全可靠的網絡環(huán)境［4］。高校應加強網絡安全防護，確保網絡傳輸的安全性和保密性。高校還應保證網絡的穩(wěn)定性和高可用性，避免因網絡故障導致數據丟失或處理延遲。④高校應建立完善的財務信息系統(tǒng)。財務信息系統(tǒng)是電子會計憑證管理的核心平臺，應具備強大的數據處理和分析功能。高校應整合電子憑證管理系統(tǒng)與其他財務管理系統(tǒng)，實現數據共享和流程對接。通過財務信息系統(tǒng)，高?？梢詫崿F對電子會計憑證的集中管理，提高財務管理效率，確保數據的準確性和一致性。

4.3? ?加強對財務人員的培訓

電子會計憑證的應用對財務人員的素質提出了更高的要求。高校應加強對財務人員的培訓和教育，提高他們對電子會計憑證的認識和應用能力。高校還應建立完善的培訓機制，定期開展與電子會計憑證相關的培訓課程和實踐操作，確保財務人員能夠熟練掌握電子會計憑證的處理技能。

4.4? ?加強安全防護和保密管理

隨著電子會計憑證的廣泛應用，其安全與保密問題日益凸顯。為了確保電子會計憑證的安全性與保密性，高校應采取一系列有效的措施來加強安全防護和保密管理。

①高校應加強網絡安全防護。網絡安全是保障電子會計憑證安全的重要屏障。高校應采用先進的防火墻技術、入侵檢測系統(tǒng)和病毒防護系統(tǒng)等手段，防范外部網絡攻擊和病毒侵害。高校還應定期進行網絡安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現和修復潛在的安全漏洞。②高校應設置嚴格的訪問權限控制機制。訪問權限控制是防止未經授權的訪問和操作的重要手段。高校應對電子憑證管理系統(tǒng)實施嚴格的身份認證和權限管理措施，確保只有經過授權的人員才能訪問和操作電子會計憑證。高校還應實施多層次的權限控制手段，根據不同人員的職責和工作需要，分配相應的訪問和操作權限，防止數據被修改或泄露。③高校還應采用加密技術來保護電子會計憑證的安全。加密技術可以對電子會計憑證進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的機密性和完整性。高校應采用符合國家標準的加密算法和安全協(xié)議，對電子會計憑證進行加密存儲和傳輸，保證數據的安全性［5］。

4.5? ?建立有效的電子會計憑證管理制度

建立有效的電子會計憑證管理制度是應用電子會計憑證的關鍵措施。高校應制定詳細的電子會計憑證管理制度，明確電子會計憑證的生成、審核、歸檔和保管要求，規(guī)范電子會計憑證的使用流程。高校還應建立完善的監(jiān)督機制，對電子會計憑證的處理過程進行實時監(jiān)控，確保制度有效執(zhí)行。通過有效的管理制度，高?？梢源_保電子會計憑證合法、合規(guī)、安全地應用于財務管理中。

5? ? ?結束語

電子會計憑證在高校財務管理中具有較大的應用價值，可以提高財務管理效率、準確性、規(guī)范性和透明度。為了有效應用電子會計憑證，高校應采取一系列策略，包括完善政策支持體系、加強信息基礎設施建設、加強對財務人員的培訓、加強安全防護和保密管理，以及建立有效的電子會計憑證管理制度。通過這些策略的實施，高?？梢愿玫貞秒娮訒嫅{證，滿足現代財務管理的需求，提高財務管理水平，為學校的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

主要參考文獻

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［2］吳金英.會計信息中的電子憑證技術分析［J］.集成電路應用，2023（12）：374-376.

［3］郝正陽.電子憑證會計數據標準化研究［J］.會計師，2023（17）：20-22.

［4］王麗媛，陳淑眉，張漣瓊，等.高校電子會計憑證系統(tǒng)建設現狀研究：以HZNU大學數字影像化檔案為例［J］.財經界，2023（16）：153-155.

［5］王雨濛.高校憑證電子化利用中遇到的問題及優(yōu)化方向探究［J］.商業(yè)經濟，2022（5）：194-196.