高校行政秘書的職業(yè)發(fā)展困境及對策

郭歌

摘要：在高校行政體系中，行政秘書職位至關(guān)重要，是多項(xiàng)行政管理工作開展的關(guān)鍵保障。本文基于高校行政視角，從常規(guī)事務(wù)、協(xié)調(diào)輔助、應(yīng)急事務(wù)3個(gè)維度入手，分析高校行政秘書工作特點(diǎn)，探究行政秘書職業(yè)發(fā)展困境，包括缺乏專業(yè)素養(yǎng)、晉升前景受限等，在此基礎(chǔ)上，尋求高校行政秘書職業(yè)發(fā)展對策。我國高校行政秘書應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身職業(yè)理念，定期參與職業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，以期取得良好行政工作效果。

關(guān)鍵詞：高校行政；行政秘書；職業(yè)發(fā)展；專業(yè)素養(yǎng)

引言

新時(shí)代背景下，高校行政秘書工作重要性越發(fā)凸顯。強(qiáng)化高校行政秘書職能，能夠有效提升行政事務(wù)處理效率，增強(qiáng)師生溝通效果，高效開展會(huì)議工作，優(yōu)化行政管理環(huán)境。然而，我國高校行政秘書仍舊面臨多種職業(yè)困境，包括心理動(dòng)機(jī)失衡、晉升前景受限等?？梢?，分析行政秘書職業(yè)困境，探究職業(yè)困境解決策略，具有重要理論和現(xiàn)實(shí)意義，值得廣大行政秘書積極實(shí)踐。

一、高校行政秘書工作特點(diǎn)

（一）常規(guī)事務(wù)工作

分析高校行政秘書工作可發(fā)現(xiàn)，其主要為常規(guī)事務(wù)性工作，包括經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、工作考勤等，整體重復(fù)性較強(qiáng)[1]。

1.在常規(guī)事務(wù)中，以溝通協(xié)調(diào)事務(wù)較為重要，作為行政秘書，應(yīng)保證學(xué)生和教師良好溝通，高效協(xié)同多個(gè)職能部門，實(shí)現(xiàn)高校院系良好管理。

2.高校行政秘書還需處理辦文工作，包括文書擬定、撰寫等，收集歸檔多種辦公信息，全面記錄會(huì)議實(shí)情，結(jié)合院系領(lǐng)導(dǎo)意見，高效撰寫工作總結(jié)。具體而言，撰寫學(xué)院文書，需具備優(yōu)秀信息處理能力，多方整合信息數(shù)據(jù)，根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，完成學(xué)院公文寫作。

3.行政人員還應(yīng)提前完成會(huì)議準(zhǔn)備，妥善接待會(huì)議參與人員，管理會(huì)議相關(guān)資料，保證會(huì)議有序展開。

（二）協(xié)調(diào)輔助工作

行政秘書需協(xié)同多個(gè)部門開展工作，與教職人員保持良好關(guān)系，輔助院士領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)多方工作，是院系管理者的左膀右臂。然而，近年來，我國高校環(huán)境逐步改變，行政工作處理難度日益提升。行政秘書需加強(qiáng)自身觀察能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)院系潛藏問題，積極輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決，實(shí)現(xiàn)誤會(huì)澄清解決。

（三）應(yīng)急事務(wù)工作

除協(xié)調(diào)輔助和常規(guī)事務(wù)工作外，行政秘書還需處理緊急情況，完成領(lǐng)導(dǎo)交代的臨時(shí)工作任務(wù)。因應(yīng)急性事務(wù)發(fā)生較為迅速，行政秘書需具備良好應(yīng)急能力，根據(jù)應(yīng)急處理方案，采取有效問題處理策略，提升問題處理效率，縮短問題處理時(shí)間，科學(xué)面對緊急事務(wù)，增強(qiáng)問題處理效果[2]。

二、高校行政秘書職業(yè)發(fā)展困境

（一）專業(yè)素養(yǎng)不足

近年來，在我國高校內(nèi)，盡管行政秘書招聘要求逐漸提升，卻并未嚴(yán)格限制招聘專業(yè)，致使應(yīng)聘人員缺乏專業(yè)對口度，整體專業(yè)性較低。具體而言，在行政工作實(shí)踐中，部分高校行政秘書缺乏專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)相對不足，需經(jīng)過長時(shí)間融入，才能較好適應(yīng)高校工作環(huán)境。同時(shí)，當(dāng)行政秘書到校后，大量高校管理者將開展職業(yè)培訓(xùn)，以增強(qiáng)行政秘書職業(yè)能力。然而，分析高校培訓(xùn)實(shí)情可發(fā)現(xiàn)，行政工作培訓(xùn)力度較低，整體缺乏針對性。培訓(xùn)人員更重視強(qiáng)化行政秘書道德品質(zhì)，提升其道德素養(yǎng)，卻缺乏專業(yè)性培訓(xùn)，如行政禮儀、公文寫作等。此外，部分高校行政秘書缺乏信息素養(yǎng)，難以良好運(yùn)用信息技術(shù)，處理日常行政秘書工作整體效率較低。

（二）缺乏晉升前景

近年來，我國大量高校秉持?jǐn)U招政策，教師人數(shù)持續(xù)上升，行政秘書需處理更多的日常工作。然而，在部分高校內(nèi)，行政秘書人數(shù)嚴(yán)重不足，一位行政秘書需身兼多職，完成多種工作，難以反思自身工作實(shí)情，優(yōu)化自身工作方式，亦缺乏時(shí)間學(xué)習(xí)新知識(shí)，整體科研素養(yǎng)不足，能力發(fā)展空間受限。此外，行政秘書所處理工作較為繁雜，缺乏專業(yè)性，難以獲得個(gè)人業(yè)績，職稱晉升整體受限，嚴(yán)重消耗行政秘書職業(yè)熱情[3]。

（三）心理動(dòng)機(jī)失衡

基于心理動(dòng)機(jī)視角，學(xué)者戴維曾指出，在工作實(shí)踐中，工作開展個(gè)體共有3種心理動(dòng)機(jī)，即成就動(dòng)機(jī)、權(quán)力動(dòng)機(jī)和親和動(dòng)機(jī)。其中，若為成就動(dòng)機(jī)，工作開展個(gè)體將致力于追求成功，期望大幅度提升工作質(zhì)量，得到正向工作成就激勵(lì)；若為權(quán)力動(dòng)機(jī)，工作開展人員將期望在擺脫他人控制基礎(chǔ)上，多維影響他人；若為親和動(dòng)機(jī)，工作開展人員將渴望建立良好人際關(guān)系，收獲他人贊美，從人際交往中得到正向反饋。分析我國高校行政秘書工作現(xiàn)狀，可發(fā)現(xiàn)不少行政秘書存在心理失衡問題，究其原因，可將其分為三類：

1.部分高校行政秘書自身專業(yè)素養(yǎng)不足，面對行政秘書工作處理易出現(xiàn)自卑心理，且渴望得到他人尊重，兩種心理形成沖突，致使該部分行政人員權(quán)力動(dòng)機(jī)失衡。具體而言，在我國高校內(nèi)，行政秘書能夠幫助權(quán)力機(jī)關(guān)處理工作事務(wù)，屬于權(quán)力機(jī)關(guān)輔助。因此，高校行政秘書需根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，處理繁重工作，承擔(dān)高強(qiáng)工作壓力，在此背景下，該部分人群高度渴望感到尊重，受到他人尊重。然而，部分高校工作人員并未認(rèn)識(shí)到行政秘書工作重要性，內(nèi)心存在一定偏見，認(rèn)為行政秘書工作缺乏發(fā)展前景，致使部分行政秘書感到不受重視，逐漸出現(xiàn)自卑心理。

2.部分高校行政秘書自身抱負(fù)強(qiáng)烈，卻面臨尚不理想的職業(yè)愿景，致使自身成就動(dòng)機(jī)受到限制。我國高校是知識(shí)分子聚集地，在日常工作環(huán)境中，行政秘書人員將接觸到大量高素養(yǎng)學(xué)術(shù)人才，同時(shí)，自身亦具備良好學(xué)術(shù)素養(yǎng)，希望能夠在日常工作中獲得成就，并制定一系列職業(yè)規(guī)劃。然而，在工作實(shí)踐中，高校行政秘書處理工作通常較為繁雜瑣碎，將占據(jù)大量日常工作時(shí)間，致使行政秘書缺乏自由時(shí)間提升技能，難以強(qiáng)化自身專業(yè)素養(yǎng)。因此，對于高校行政秘書而言，心中過高的期待感易與職業(yè)前景產(chǎn)生沖突，形成行政工作理想與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。

3.部分高校行政秘書渴望融入職場環(huán)境，卻面臨多種現(xiàn)實(shí)沖突，致使自身親和動(dòng)機(jī)喪失。處理高校行政工作時(shí)，行政秘書需協(xié)調(diào)多方關(guān)系，包括教學(xué)人員、學(xué)生群體等，因此，創(chuàng)建良好人際交往關(guān)系，對于高校行政秘書極為重要。但是，處理高效行政事務(wù)，亦面臨多種人際矛盾，可能與不同人員發(fā)生沖突。若行政秘書缺乏人際處理能力，則可能面臨人際矛盾沖擊，承受較大身心壓力。

三、高校行政秘書職業(yè)發(fā)展對策

（一）轉(zhuǎn)變工作理念

分析我國高校行政秘書職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，可發(fā)現(xiàn)在部分高校內(nèi)，行政秘書工作理念相對陳舊，每日僅開展重復(fù)性勞動(dòng)，并未提升自身職業(yè)技能，整體職業(yè)素養(yǎng)較差。該部分人員并未清晰認(rèn)知自身工作職責(zé)，難以整合工作實(shí)踐與知識(shí)儲(chǔ)備，工作開展效率較低，嚴(yán)重削弱整體工作效果。因此，為改善行政工作執(zhí)行現(xiàn)狀，提升相關(guān)人員工作效率，我國高校應(yīng)加強(qiáng)思想引導(dǎo)，幫助行政秘書轉(zhuǎn)變自身思想，強(qiáng)化行政秘書工作職責(zé)認(rèn)知，有效提升該部分人員職業(yè)技能。具體而言，作為領(lǐng)導(dǎo)助手，行政秘書應(yīng)精準(zhǔn)掌握多種技能，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，保持良好責(zé)任意識(shí)，憑借高效工作任務(wù)完成，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)判斷力和執(zhí)行力。

1.在我國高校內(nèi)，行政秘書需結(jié)合工作實(shí)情，改善自身工作理念，明確每日工作任務(wù)，強(qiáng)化自身工作職能，為每日工作展開打好理念基礎(chǔ)?；诟咝Ｐ姓暯?，行政秘書需完成多種工作，包括對外聯(lián)系、檔案文書等。其中，文書工作為行政秘書工作的基礎(chǔ)，行政秘書應(yīng)高度重視，根據(jù)文書工作完成情況，實(shí)時(shí)優(yōu)化文書檔案整理流程，如文書打印、校準(zhǔn)分析等，根據(jù)院校相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)政策，嚴(yán)格錄入文書檔案信息，憑借現(xiàn)代信息技術(shù)，高效開展行政工作。

2.應(yīng)合理開展人事工作，協(xié)同院系教職人員，健全人事考察評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)制度，營造良好人事工作氛圍，增強(qiáng)院系行政工作效果。

3.準(zhǔn)備工作會(huì)議時(shí)，應(yīng)熟悉準(zhǔn)備流程，優(yōu)化會(huì)議工作協(xié)調(diào)，詳細(xì)記錄會(huì)議信息，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面分析信息數(shù)據(jù)，引導(dǎo)相關(guān)人員，在會(huì)議召開時(shí)間內(nèi)參與會(huì)議。

4.基于檔案工作視角，行政秘書人員需良好完成信息采集，實(shí)現(xiàn)人員檔案科學(xué)整理，及時(shí)保存檔案文件，做好人事檔案歸檔。

（二）強(qiáng)化職業(yè)能力

強(qiáng)化自身職業(yè)素養(yǎng)，有利于行政秘書開展工作，提升自身工作效率。具體而言，高校行政秘書應(yīng)著重增強(qiáng)自身行動(dòng)力，包括參謀、溝通、管理、協(xié)調(diào)等，全面提升行政工作質(zhì)量。

1.協(xié)調(diào)能力。行政秘書應(yīng)致力于強(qiáng)化自身協(xié)調(diào)能力，憑借熱情友善態(tài)度，面對院校同事，協(xié)調(diào)人際關(guān)系。處理行政工作時(shí)，應(yīng)積極換位思考，體現(xiàn)自身親和力，保持良好溝通態(tài)度，減少人事溝通矛盾，靈活采用理解策略，保持包容心態(tài)，建立優(yōu)質(zhì)院校人際關(guān)系，增強(qiáng)院系教職人員積極性，創(chuàng)建愉快工作氛圍。

2.管理能力。在我國高校內(nèi)，行政秘書需協(xié)助處理多項(xiàng)管理事務(wù)。因此，需全面學(xué)習(xí)規(guī)章制度，了解學(xué)校辦事流程，學(xué)習(xí)國際前沿管理理念，整合自身管理資源，結(jié)合院系領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，制定行政秘書工作開展方案，增強(qiáng)方案預(yù)見性和計(jì)劃性，區(qū)分各類事務(wù)輕重緩急，實(shí)現(xiàn)行政教學(xué)資源科學(xué)配置，做好行政工作統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)多項(xiàng)行政事務(wù)。

3.溝通能力。在工作實(shí)踐中，行政秘書需保證良好溝通，領(lǐng)會(huì)多份文件精神，理解院系領(lǐng)導(dǎo)指示，對接教職人員需求。在此基礎(chǔ)上，高效完成公文寫作，保證寫作主題明確，充分秉持客觀精神，清晰表達(dá)公文觀點(diǎn)，多維學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)，包括禮儀、心理等，增強(qiáng)自身溝通能力，科學(xué)選擇溝通策略，提升行政溝通質(zhì)量和效率。若發(fā)生緊急情況，應(yīng)采用電話聯(lián)系，避免耽誤重要事件，適當(dāng)結(jié)合書面信息傳達(dá)，豐富行政傳遞信息，優(yōu)化行政工作細(xì)節(jié)，包括反饋、匯報(bào)等。

（三）提升信息素養(yǎng)

近年來，我國信息科技持續(xù)進(jìn)步，信息技術(shù)已成為行政秘書工作重要處理方式。在此背景下，我國高校行政秘書應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，積極增強(qiáng)自身信息素養(yǎng)，將信息處理能力作為關(guān)鍵工作技能。

1.高校行政秘書應(yīng)結(jié)合崗位要求，全面分析行政崗位工作內(nèi)容，學(xué)習(xí)相應(yīng)信息技能，科學(xué)處理行政秘書事務(wù)。在此基礎(chǔ)上，增強(qiáng)自身信息敏感性，全面分析學(xué)校事務(wù)數(shù)據(jù)信息，憑借科學(xué)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，幫助自身判斷相關(guān)問題，結(jié)合數(shù)據(jù)分析結(jié)果，尋找問題解決策略。若院校領(lǐng)導(dǎo)詢問工作事務(wù)，應(yīng)把握學(xué)校事務(wù)發(fā)展態(tài)勢，科學(xué)提供建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理院校事務(wù)，強(qiáng)化自身信息處理意識(shí)，良好完成信息技能實(shí)踐。

2.具體處理秘書事務(wù)時(shí)，行政人員應(yīng)合理運(yùn)用數(shù)據(jù)軟件，明確軟件應(yīng)用重要性，制作信息數(shù)據(jù)表格，全面反映行政工作實(shí)情，以便院校領(lǐng)導(dǎo)作出決策。

綜上所述，基于高校行政視角，相關(guān)人員應(yīng)具備良好信息處理意識(shí)，持續(xù)完善自身信息技能，打好行政秘書工作高效落實(shí)基礎(chǔ)。

（四）統(tǒng)籌工作任務(wù)

在我國高校內(nèi)，行政秘書需處理大量繁雜工作，應(yīng)積極提升自身思維能力，明確各項(xiàng)事務(wù)執(zhí)行順序，避免出現(xiàn)工作紕漏。因此，行政秘書需根據(jù)工作實(shí)情，持續(xù)優(yōu)化工作方法，改善行政工作計(jì)劃，保證工作任務(wù)科學(xué)執(zhí)行。具體而言，高校行政秘書需具備良好反思意識(shí)，定期開展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，吸收過往行政教訓(xùn)，改善行政工作流程，做好相關(guān)資源分配，包括信息、物力、人力等，減少行政資源損耗。

1.行政秘書應(yīng)為各類工作分級，如普通、特殊等，結(jié)合工作事務(wù)優(yōu)先級，保證行政工作嚴(yán)格落實(shí)。

2.應(yīng)堅(jiān)持系統(tǒng)性原則，對待多個(gè)待處理事件，科學(xué)分析各部門職能，合理分配相關(guān)工作，縮短行政處理時(shí)間，加快行政工作進(jìn)度，避免出現(xiàn)行政遺漏。

（五）加強(qiáng)學(xué)生溝通

學(xué)生溝通亦是高校行政秘書重要工作內(nèi)容。簡言之，開展行政秘書工作，可緊密聯(lián)系教師與學(xué)生，提升院校師生溝通質(zhì)量。然而，在我國部分高校內(nèi)，行政秘書并未認(rèn)識(shí)到該部分工作重要性，將大部分精力放于教師溝通，卻并未重視學(xué)生溝通，致使多種院系學(xué)生問題難以解決，讓部分學(xué)生出現(xiàn)逆反心理。因此，高校行政秘書應(yīng)充分尊重學(xué)生主體性，主動(dòng)建立良好溝通關(guān)系，積極開展院系日常溝通，了解學(xué)生真實(shí)需求，憑借信息技術(shù)，多維分析學(xué)生需求數(shù)據(jù)，制定個(gè)性化解決方案，為學(xué)生學(xué)習(xí)和生活提供強(qiáng)大助力。若發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在學(xué)習(xí)生活問題，應(yīng)及時(shí)反饋該生真實(shí)情況，采取科學(xué)采取解決策略，提升院系學(xué)生學(xué)習(xí)生活質(zhì)量。此外，行政秘書還可活用信息技術(shù)，拓寬院系溝通渠道，強(qiáng)化院系師生互動(dòng)，拉近院校教師與學(xué)生距離，全面講解學(xué)校規(guī)章制度，幫助學(xué)生增強(qiáng)規(guī)章制度理解，改善院校學(xué)生管理現(xiàn)狀，保證良好師生情感交流。

（六）參與職業(yè)培訓(xùn)

行政秘書需參與學(xué)校管理，是高校管理重要組成部分。因此，高校行政秘書應(yīng)積極強(qiáng)化自身專業(yè)素養(yǎng)，定期參加職業(yè)培訓(xùn)，豐富自身管理技能，學(xué)習(xí)行政秘書知識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)有意識(shí)強(qiáng)化自身綜合素養(yǎng)，包括信息技術(shù)、職業(yè)道德等，在此基礎(chǔ)上，制定職業(yè)傷害預(yù)防方案，減少日常工作錯(cuò)誤，優(yōu)化整體工作流程，加快工作執(zhí)行進(jìn)程。具體而言，高校行政秘書需加強(qiáng)素養(yǎng)培養(yǎng)意識(shí)，利用業(yè)余時(shí)間自由學(xué)習(xí)，聯(lián)系優(yōu)秀同行前輩，充分交流分享經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身見識(shí)和能力。同時(shí)，高校行政秘書需持續(xù)深造，提升自身學(xué)歷層次，可選擇進(jìn)修班、培訓(xùn)班等方式，多維挖掘自身潛力，獲得相關(guān)從業(yè)資格證書，爭取職務(wù)評獎(jiǎng)晉升，強(qiáng)化自身奮斗意識(shí)。此外，高校行政秘書應(yīng)完善自身職業(yè)規(guī)劃，實(shí)施評估就業(yè)前景，拓展職業(yè)發(fā)展空間。完成職業(yè)培訓(xùn)后，行政秘書可結(jié)合自身經(jīng)歷，爭取更高辦公職務(wù)，如辦公室主任、行政主管等，避免自身發(fā)展空間過于狹窄。

結(jié)語

綜上所述，高校行政秘書工作本身具有一定難度，需行政秘書人員調(diào)整自身心態(tài)，有意識(shí)減輕身心壓力，以理性態(tài)度面對現(xiàn)實(shí)職業(yè)困境，保持終身學(xué)習(xí)理念，持續(xù)強(qiáng)化自身綜合素養(yǎng)。具體而言，高校行政秘書應(yīng)積極爭取培訓(xùn)機(jī)會(huì)，靈活掌握信息技術(shù)，重視院校學(xué)生溝通，全面了解學(xué)生日常生活，給予學(xué)生多元幫助，協(xié)調(diào)教師人員關(guān)系，協(xié)同多個(gè)校內(nèi)部門共同完成工作，充分發(fā)揮行政秘書職業(yè)價(jià)值。

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