醫(yī)院檔案的借閱與利用創(chuàng)新策略探析

毛曉夏

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院檔案工作的硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施得到了極大的改善。文章探討了當(dāng)前醫(yī)院檔案借閱與利用的現(xiàn)狀，分析了現(xiàn)有檔案管理制度的不足，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，提出切實(shí)可行的改進(jìn)及創(chuàng)新策略，以期提高醫(yī)院檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院檔案資源的合理配置和高效使用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；借閱優(yōu)化；資源利用；創(chuàng)新策略；信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、概述

1.研究背景

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)學(xué)研究的核心支撐，確保記錄信息的完整性與準(zhǔn)確性，助力醫(yī)務(wù)人員獲取必要信息，也是決策、質(zhì)量控制及風(fēng)險(xiǎn)管理的基石，對(duì)維護(hù)醫(yī)院聲譽(yù)至關(guān)重要。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，面對(duì)醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)不完備、數(shù)據(jù)安全隱患、借閱效率低下和人員專業(yè)水平不足等挑戰(zhàn)，如何高效整合醫(yī)院電子檔案成為新的難題，創(chuàng)新管理策略和技術(shù)應(yīng)用成為提高醫(yī)院檔案管理效率和水平的關(guān)鍵途徑。

2.研究的目的和意義

（1）提高醫(yī)院檔案的利用效率。提高醫(yī)院檔案的利用效率是本研究的首要目的。通過創(chuàng)新策略，如數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用和跨部門信息共享平臺(tái)構(gòu)建，可以提高檔案借閱的便捷性和速度，為醫(yī)院各部門在診療過程中更好地獲取和利用檔案信息提供支持。（2）優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)和提高管理水平。優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)和提高管理水平是本研究的重要意義所在。通過改進(jìn)檔案管理制度，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享與協(xié)作，提升醫(yī)療服務(wù)的準(zhǔn)確性和質(zhì)量，并為決策者提供更全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，從而優(yōu)化整體醫(yī)療服務(wù)，提高管理水平。

3.文獻(xiàn)綜述

（1）國內(nèi)醫(yī)院檔案管理的研究現(xiàn)狀。在國內(nèi)，醫(yī)院檔案管理是確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和提高工作效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。盡管存在一定的挑戰(zhàn)，如依賴傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式、信息化建設(shè)不足以及檔案共享難度等，但研究顯示，數(shù)字化技術(shù)對(duì)于提高管理效率和準(zhǔn)確性具有重要作用。李慶華等研究了某醫(yī)院檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用情況，指出雖然加快了檢索與共享速度，但還需強(qiáng)化檔案管理工作人員對(duì)系統(tǒng)的培訓(xùn)；鄭園針對(duì)醫(yī)院檔案借閱流程的調(diào)研，提出了優(yōu)化借閱流程的建議。他們都指出，當(dāng)前醫(yī)院檔案借閱流程中存在審批環(huán)節(jié)多、時(shí)間成本高等問題，建議簡(jiǎn)化審批流程和采用電子化審批系統(tǒng)，以提高借閱流程的操作性和可行性。（2）借閱與利用的創(chuàng)新策略研究進(jìn)展。在借閱與利用的創(chuàng)新策略研究方面，學(xué)者們致力于探索如何通過引入信息技術(shù)、優(yōu)化流程管理、建立數(shù)字化檔案庫等方式來提高醫(yī)院檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。這些研究進(jìn)展為醫(yī)院檔案管理實(shí)踐提供了有益的啟示，為檔案借閱與利用的創(chuàng)新策略提供了可行的解決途徑，有助于提高醫(yī)院檔案管理水平和服務(wù)效能。

二、醫(yī)院檔案管理制度

1.醫(yī)院檔案的定義和分類

醫(yī)院檔案是指醫(yī)療機(jī)構(gòu)在開展醫(yī)療活動(dòng)、教學(xué)、科研和管理等工作過程中生成的記錄，對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展有著重要的保存價(jià)值。根據(jù)內(nèi)容和用途的不同，醫(yī)院檔案可分為病歷檔案、文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、專業(yè)檔案、照片檔案和實(shí)物檔案等門類。

2.現(xiàn)有醫(yī)院檔案管理制度框架

目前，醫(yī)院檔案管理制度框架一般包括設(shè)立檔案管理部門、制定檔案管理相關(guān)規(guī)章制度、檔案管理流程規(guī)范等方面。在設(shè)立檔案管理部門方面，醫(yī)院通常設(shè)立專門的檔案管理部門或者委托相關(guān)部門管理檔案，明確責(zé)任分工；在制定規(guī)章制度方面，醫(yī)院應(yīng)建立健全檔案相關(guān)管理規(guī)章制度，包括檔案管理規(guī)范、借閱流程、保密工作等；檔案管理規(guī)范是保證檔案管理有效開展的重要保障，應(yīng)明確檔案的存儲(chǔ)、借閱、利用、歸檔和銷毀等流程，確保檔案不丟失、遺漏或被泄露?，F(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理已經(jīng)開始推廣檔案管理信息化系統(tǒng)，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)更高效的檔案管理和利用。這些框架的建立和完善有助于提高醫(yī)院檔案管理水平，保障醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)和服務(wù)質(zhì)量。

3.醫(yī)院檔案借閱與利用的現(xiàn)狀分析

（1）借閱流程煩瑣。醫(yī)院檔案借閱流程煩瑣，包括提交申請(qǐng)、審批、查找、借閱和歸還等環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的手工操作和人工管理系統(tǒng)中，借閱效率不高，需要申請(qǐng)者填寫紙質(zhì)表格并等待審批，不僅耗時(shí)耗力，還減緩了醫(yī)務(wù)人員獲取信息的迅速性和便捷性。（2）檔案利用的局限性。目前，醫(yī)院檔案利用存在一定的局限性，主要體現(xiàn)在檔案存儲(chǔ)方式不夠便捷、信息檢索不夠高效。部分醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，檔案之間難以互通互聯(lián)，查找特定信息需要耗費(fèi)大量時(shí)間。有些檔案利用流程復(fù)雜，導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員在緊急情況下難以快速獲取必要信息，制約了醫(yī)療服務(wù)的效率和質(zhì)量提升。（3）信息化水平不高。醫(yī)院檔案管理信息化水平相對(duì)滯后是一個(gè)普遍問題。部分醫(yī)院尚未建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，仍依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。缺乏信息技術(shù)支持使得檔案存儲(chǔ)、檢索、更新和歸檔等過程受限，影響了檔案管理人員的工作效率和信息交流的便捷性。（4）安全隱患與保密問題。醫(yī)院檔案借閱與利用中存在著安全隱患和保密問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式容易引發(fā)檔案丟失或被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，檔案信息的泄密可能對(duì)患者隱私和醫(yī)院聲譽(yù)造成不良影響。同時(shí)，在信息化水平不高的情況下，電子檔案的安全性保障不足，存在被網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊或病毒侵入的風(fēng)險(xiǎn)。因此，增強(qiáng)安全保密意識(shí)教育和技術(shù)防范措施對(duì)醫(yī)院檔案安全至關(guān)重要。

三、數(shù)字檔案管理技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

1.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用是提高醫(yī)院檔案管理效率及服務(wù)水平的關(guān)鍵。該系統(tǒng)支持電子化存檔、檢索和共享，具備快捷、易查找和更新的特性，有助于縮減傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間與成本。數(shù)字化檔案管理還優(yōu)化了工作流程，提高了管理的效率和準(zhǔn)確性。

2.系統(tǒng)檢索方式對(duì)檔案利用的作用

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，如關(guān)鍵詞搜索和時(shí)間篩選等，讓工作人員可以迅速、準(zhǔn)確地找到所需檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索相比，電子檢索功能大幅提升了查詢速度和準(zhǔn)確性，簡(jiǎn)化了操作流程，從而有效提高了工作效率并降低了查找錯(cuò)誤的可能性。

3.權(quán)限管理與安全保障措施的強(qiáng)化

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的推廣需要加強(qiáng)權(quán)限管理和信息安全保障措施。醫(yī)院需制定細(xì)致的訪問控制政策，根據(jù)員工職責(zé)分配合適的權(quán)限級(jí)別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作敏感檔案。此外，醫(yī)院應(yīng)實(shí)施包括數(shù)據(jù)備份、加密技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控在內(nèi)的綜合安全策略，以維護(hù)檔案信息的安全性和完整性。

四、優(yōu)化檔案借閱與利用的創(chuàng)新策略

1.制定靈活的檔案借閱政策

靈活的檔案借閱政策旨在提高醫(yī)院工作效率，滿足醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際需求。根據(jù)檔案類型和使用目的，可設(shè)定不同的借閱期限，如一般資料長(zhǎng)期借閱，緊急情況下則需要快速歸還。實(shí)施預(yù)約系統(tǒng)有助于減少排隊(duì)等待，提高借閱流程的效率，特別是在緊急醫(yī)療情況下提供快捷通道，確保能夠及時(shí)獲取關(guān)鍵信息。數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)一步簡(jiǎn)化流程，允許在線查閱和下載，節(jié)省時(shí)間與勞力。同時(shí)，應(yīng)規(guī)定清晰的歸還時(shí)限，保證資源的循環(huán)利用。為保持政策的靈活性和適應(yīng)性，醫(yī)院需定期回顧和更新借閱政策，收集使用者意見，以便做出必要的調(diào)整。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理

優(yōu)化醫(yī)院檔案的借閱和利用措施是提高工作效率的關(guān)鍵，其中數(shù)字化建設(shè)和管理顯得尤為重要。采用現(xiàn)代的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子版，實(shí)現(xiàn)在線存儲(chǔ)、索引和快速檢索功能，不僅提高了檢索效率和準(zhǔn)確性，還減少了物理存儲(chǔ)空間和相關(guān)成本。對(duì)于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，應(yīng)通過掃描和光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字文檔，以便更容易地存儲(chǔ)、搜索和編輯。為保障數(shù)據(jù)的安全性和恢復(fù)能力，醫(yī)院需要建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)中心，并考慮采用云存儲(chǔ)和備份解決方案，以增強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的靈活性和實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份及災(zāi)難恢復(fù)，確保信息的完整性與安全性。同時(shí)，設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限控制機(jī)制至關(guān)重要，確保不同職務(wù)和部門的員工擁有適當(dāng)?shù)脑L問級(jí)別，防止未授權(quán)操作。維護(hù)數(shù)據(jù)的高質(zhì)量也是必要的，包括定期清理數(shù)據(jù)，消除重復(fù)和錯(cuò)誤的信息，從而保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。為了有效運(yùn)用數(shù)字化檔案系統(tǒng)，醫(yī)院應(yīng)該對(duì)員工開展專業(yè)培訓(xùn)，提高他們對(duì)系統(tǒng)的使用熟練度，掌握檢索和處理數(shù)字檔案的技能，從而在日常工作中能夠更高效地利用檔案資源。

3.構(gòu)建跨部門檔案信息共享平臺(tái)

構(gòu)建醫(yī)院跨部門檔案信息共享平臺(tái)是優(yōu)化檔案借閱與利用的關(guān)鍵措施。該平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)不同科室間的信息共享，促進(jìn)內(nèi)部協(xié)作，從而提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為了確保平臺(tái)運(yùn)行的安全性和可靠性，必須采取加密技術(shù)和嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制來保護(hù)敏感數(shù)據(jù)。同時(shí)，需要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，以便各個(gè)部門能夠無縫對(duì)接和訪問共享信息。為了保證員工能夠有效使用該平臺(tái)，必須對(duì)他們開展詳細(xì)的操作培訓(xùn)，確保其熟悉平臺(tái)的工作流程。此外，平臺(tái)應(yīng)定期接受性能評(píng)估和功能更新，以滿足不斷變化的業(yè)務(wù)需求和用戶反饋。通過這樣的信息共享平臺(tái)，不僅可以加速醫(yī)療信息的傳遞，還有助于醫(yī)務(wù)人員更快地獲取所需檔案，提高診療效率與準(zhǔn)確性，將推動(dòng)醫(yī)院數(shù)字化進(jìn)程，提高整體信息化水平，從而提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)品質(zhì)。

4.實(shí)施精細(xì)化權(quán)限控制與安全保護(hù)措施

通過實(shí)施精細(xì)化的權(quán)限控制機(jī)制，醫(yī)院能夠有效防止未授權(quán)人員訪問和泄露檔案信息，確保數(shù)據(jù)隱私和機(jī)密性得到保護(hù)。醫(yī)院應(yīng)針對(duì)不同職責(zé)和需求為員工設(shè)定相應(yīng)級(jí)別的訪問權(quán)限，通過嚴(yán)格的用戶認(rèn)證和訪問控制系統(tǒng)，避免非法操作和訪問行為發(fā)生。定期對(duì)員工的權(quán)限設(shè)置審查和更新，以保持權(quán)限配置的時(shí)效性和適當(dāng)性。在信息安全保護(hù)方面，采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)敏感檔案加密存儲(chǔ)是關(guān)鍵，以防數(shù)據(jù)被泄露或竊取。同時(shí)，建立和維護(hù)一個(gè)全面的備份及災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)來定期備份檔案數(shù)據(jù)，確保信息的安全、穩(wěn)定。加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備設(shè)施的監(jiān)控審計(jì)，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)并迅速響應(yīng)。通過執(zhí)行這些綜合安全措施，醫(yī)院不僅能夠保障檔案信息的完整性和保密性，還能提高整體的信息安全水平，樹立良好信譽(yù)，提高競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展能力。

5.增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員意識(shí)，提高專業(yè)能力

首先，定期組織針對(duì)檔案管理的培訓(xùn)課程，涵蓋檔案管理原則、流程以及數(shù)字化技術(shù)等相關(guān)領(lǐng)域，以提高工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平。其次，通過內(nèi)部宣傳活動(dòng)強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，加深員工對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，激發(fā)他們的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)精神。再次，制定一系列清晰的規(guī)范和操作指南，為工作人員提供具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作指導(dǎo)，確保工作的規(guī)范性。從次，鼓勵(lì)建立互助學(xué)習(xí)與分享的文化氛圍，促進(jìn)同事間的交流和協(xié)作，分享經(jīng)驗(yàn)和最佳做法。最后，引入績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，定期評(píng)估員工在檔案管理工作中的表現(xiàn)，并通過獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)措施促進(jìn)員工不斷提升工作效能。通過這些措施，可以有效增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的意識(shí)與能力，從而提高醫(yī)院檔案管理水平，確保檔案管理工作順暢開展。

五、案例分析

1.典型醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐案例

中山大學(xué)附屬第一醫(yī)院制定檔案利用（借閱）制度，通過設(shè)立明確的檔案查閱范圍、審批程序和操作規(guī)范，有效保護(hù)檔案信息安全。制度要求查閱者按要求登記，遵守保密規(guī)定，并對(duì)借閱的檔案負(fù)責(zé)，平衡了利用與安全的關(guān)系。

2.成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與問題剖析

制度的建立和執(zhí)行提升了管理的規(guī)范性和效率，并促進(jìn)了信息共享。嚴(yán)格的流程和管理措施有效避免了信息被泄露和濫用，維護(hù)了合法性和秩序。然而，在實(shí)踐中存在用戶對(duì)制度理解不充分和執(zhí)行不嚴(yán)格的問題，加之跨部門共享和數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)亟須關(guān)注，需進(jìn)一步強(qiáng)化政策和管理技術(shù)。

3.對(duì)未來醫(yī)院檔案管理的啟示

案例顯示，健全的管理制度和規(guī)范操作對(duì)信息安全至關(guān)重要。未來醫(yī)院檔案管理應(yīng)更注重保密性與安全性，融合信息技術(shù)推動(dòng)數(shù)字化管理進(jìn)步。同時(shí)，增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員的檔案管理意識(shí)，提高其檔案管理技能，規(guī)范化和專業(yè)化地開展檔案管理?？傮w而言，未來應(yīng)致力于規(guī)范化管理、強(qiáng)化安全防護(hù)、采納技術(shù)支撐和增強(qiáng)人員能力，不斷完善制度，順應(yīng)醫(yī)療信息化和數(shù)字化的發(fā)展潮流。

六、面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)措施

1. 法規(guī)與政策的配套完善

建立或加強(qiáng)現(xiàn)有的專職檔案管理團(tuán)隊(duì)，使其負(fù)責(zé)密切關(guān)注國家政策的變化，并定期評(píng)估和調(diào)整醫(yī)院的檔案管理制度，以確保其合規(guī)性。通過定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保檔案管理人員對(duì)最新的法規(guī)和政策有深入的了解，能夠有效將其融入日常工作中。

2.投資與資源的有效配置

制定科學(xué)的預(yù)算規(guī)劃和資源配置方案，優(yōu)化成本效益比，尤其是在資金有限的環(huán)境中。利用信息技術(shù)提高檔案管理效率，減少人力需求，并通過跨部門合作共享資源，避免不必要的重復(fù)投資。

3.用戶培訓(xùn)與接受度提升

實(shí)施針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員和用戶的系統(tǒng)培訓(xùn)，包括檔案管理知識(shí)和新系統(tǒng)的使用教程，以提高他們對(duì)新制度和技術(shù)的接受度和使用熟練度。

4.技術(shù)更新與維護(hù)的持續(xù)跟進(jìn)

通過與專業(yè)技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，確保在遇到技術(shù)困難時(shí)能夠得到快速、有效的支持和解決方案。

七、結(jié)論與展望

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理中，優(yōu)化檔案借閱與利用的創(chuàng)新策略對(duì)提高醫(yī)院檔案資源的利用效率和服務(wù)質(zhì)量具有積極意義。通過制定靈活的借閱政策、加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)、構(gòu)建信息共享平臺(tái)、實(shí)施權(quán)限控制和增強(qiáng)員工檔案管理意識(shí)，醫(yī)院可以有效應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)并提高管理水平。未來，研究方向可包括完善法規(guī)政策、合理配置資源、提升用戶接受度、持續(xù)技術(shù)更新和培訓(xùn)，以推動(dòng)醫(yī)院檔案管理制度不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)更高效的醫(yī)療服務(wù)和管理水平。

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作者單位：?？谑腥嗣襻t(yī)院

（中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬海口醫(yī)院）