企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化目標(biāo)探析

何芳

摘 要：企業(yè)檔案包括企業(yè)所有行為的記錄，是展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷程的原始資料，對(duì)于維護(hù)企業(yè)的利益以及支持企業(yè)未來發(fā)展等方面具有重要作用。企業(yè)的檔案管理作為企業(yè)運(yùn)營的核心組成部分，高效的檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)必須優(yōu)化和完善檔案管理流程，以推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)進(jìn)步。在實(shí)踐中，企業(yè)應(yīng)緊密結(jié)合實(shí)際情況，積極開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，明確檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，開展規(guī)范化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在企業(yè)管理工作中，提高檔案管理工作效率，推動(dòng)其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展有利于提高企業(yè)整體的工作效率。在當(dāng)今數(shù)字化浪潮和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景下，我國正積極邁向全新的發(fā)展階段。由于企業(yè)檔案管理工作受多種因素影響，其管理質(zhì)量與效果仍有待提升，檔案管理的價(jià)值尚未得到全面體現(xiàn)，不利于企業(yè)的發(fā)展和成長。因此，在新時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，積極探索切實(shí)可行的解決方案，并努力推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，以確保企業(yè)檔案管理工作能夠高效、順暢地開展。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化目標(biāo)建設(shè)意義

1.檔案管理是開展企業(yè)工作的依據(jù)

科學(xué)、完備的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建對(duì)于開展企業(yè)的工作具有重要意義。通過數(shù)據(jù)庫的有效管理和運(yùn)用，可以為企業(yè)提供全面、準(zhǔn)確的信息和參考，以支持其決策和工作的順利開展。因此，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和完備性對(duì)于提升政府和企業(yè)的工作效率和質(zhì)量具有重要意義。

第一，檔案信息涉及企業(yè)人力資源變動(dòng)與發(fā)展的多個(gè)層面，不僅是企業(yè)歷史演進(jìn)的見證，還為企業(yè)工作的改革與創(chuàng)新提供了重要的參考依據(jù)。

第二，員工的個(gè)人簽名、原始記錄以及檔案指示等，均可視為員工管理的重要依據(jù)，并在員工職責(zé)評(píng)估中起到關(guān)鍵性的參考作用。

第三，通過高效、流暢的檔案管理，可以讓企業(yè)工作有序開展，并取得顯著的成效。在當(dāng)前的歷史背景下，企業(yè)必須重視并提高檔案管理工作能力，構(gòu)建和完善科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞴芾眢w系，以確保企業(yè)檔案管理任務(wù)的規(guī)范、有序執(zhí)行，不僅是提升企業(yè)運(yùn)行效能的關(guān)鍵，還是推動(dòng)企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。

2.檔案管理是企業(yè)深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

隨著新時(shí)代不斷發(fā)展，企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制管理的改革給予了越來越高的重視，這種重視程度呈現(xiàn)出日益上升的趨勢(shì)。

第一，隨著信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型正逐漸引領(lǐng)其他相關(guān)領(lǐng)域走向數(shù)字化革新，為企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督與管理變革奠定了堅(jiān)實(shí)的外部基礎(chǔ)。

第二，在新時(shí)代背景下，優(yōu)化檔案管理工作已成為推動(dòng)企業(yè)改革和發(fā)展的重要基石。檔案管理的高效性和規(guī)范性為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展提供了有力保障。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部控制管理的改革同樣離不開檔案管理的支持。檔案管理不僅為內(nèi)部控制提供了翔實(shí)的歷史數(shù)據(jù)和參考依據(jù)，還通過其規(guī)范的管理流程，確保了企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)控制措施的有效實(shí)施。因此，檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制管理改革中發(fā)揮著重要作用。

第三，檔案在企業(yè)文化傳播與推廣中具有重要作用，能夠促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)作與持續(xù)發(fā)展，并構(gòu)成企業(yè)文化的重要宣傳陣地。企業(yè)應(yīng)順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展潮流，積極推動(dòng)檔案管理變革，以加強(qiáng)對(duì)檔案管理的數(shù)字化構(gòu)建與運(yùn)營，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

二、企業(yè)檔案管理問題

1.管理模式過于落后

目前，企業(yè)在執(zhí)行檔案管理職責(zé)時(shí)仍沿用傳統(tǒng)方式，如使用紙質(zhì)檔案并將其存放于特定地點(diǎn)。在需要查閱特定檔案時(shí)，此種方式不僅耗費(fèi)大量時(shí)間，還會(huì)造成精力的浪費(fèi)，此種工作模式已無法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需求。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理的領(lǐng)域日益擴(kuò)大，對(duì)于細(xì)節(jié)要求也越來越高，導(dǎo)致傳統(tǒng)的處理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的需求，在一定程度上影響了企業(yè)的工作效率，制約企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要加快改革步伐，提高檔案管理水平。

2.缺乏檔案管理的全面認(rèn)識(shí)

目前，許多企業(yè)在運(yùn)營管理中過于聚焦具體業(yè)務(wù)，而對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的正常開展。部分企業(yè)管理層對(duì)檔案管理缺乏重視，認(rèn)為其并非企業(yè)管理的核心任務(wù)。因此，在人員配置與培養(yǎng)時(shí)缺乏現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)方法，在一定程度上影響企業(yè)整體工作的高效性和規(guī)范性。因相關(guān)員工個(gè)人技能存在不足，難以全身心投入檔案的處理工作。同時(shí)，人力資源部門對(duì)檔案管理人員的重視程度不夠，未將其納入評(píng)估體系，導(dǎo)致員工在檔案管理工作中的積極性受到一定影響。在檔案管理過程中，相關(guān)工作人員未遵循標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容模糊不清、字跡不整等問題，無法有效體現(xiàn)檔案價(jià)值，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展造成阻礙。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

為確保企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，必須提高檔案管理人員的綜合能力。然而，在實(shí)際情況中，檔案管理人員在綜合能力方面存在不足，主要源于企業(yè)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏職業(yè)熱情和責(zé)任感。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以確保企業(yè)檔案管理工作的順利開展。另外，企業(yè)在招聘檔案管理人員的過程中亦面臨多重挑戰(zhàn)，部分應(yīng)聘者展現(xiàn)出較低的專業(yè)素養(yǎng)，缺乏足夠的檔案處理經(jīng)驗(yàn)。由于企業(yè)未能建立定期培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員的技能水平難以適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理要求。

4.缺乏完善的工作監(jiān)督與保障機(jī)制

盡管企業(yè)在內(nèi)部控制管理體系的改進(jìn)方面已有所進(jìn)展，但員工創(chuàng)新精神不足導(dǎo)致相關(guān)工作監(jiān)督和保護(hù)機(jī)制尚未完善。在開展檔案管理工作時(shí)，管理漏洞的情況時(shí)有發(fā)生。面對(duì)新的歷史環(huán)境，企業(yè)檔案管理體系不夠完善，缺乏可供參考的基礎(chǔ)，使得檔案管理的實(shí)施面臨挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)策略

1.加快建章立制，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化開展

（1）規(guī)范立卷標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理的流程中，立卷歸檔對(duì)檔案整理的規(guī)范化造成一定的潛在影響。為確保立卷歸檔工作高效順暢，企業(yè)必須切實(shí)構(gòu)建完善的立卷規(guī)則體系，并制定精確的操作步驟，從而為檔案的利用提供堅(jiān)實(shí)保障。首先，制定各種不同類型的檔案接收和分類標(biāo)準(zhǔn)。由于在檔案日常管理工作中需要處理龐大數(shù)量的檔案信息，必須遵循既定準(zhǔn)則實(shí)行檔案篩選工作。剔除未能達(dá)到接收標(biāo)準(zhǔn)的信息，不僅有效減輕存儲(chǔ)空間的壓力，還能夠促進(jìn)檔案信息使用效率的提高。對(duì)于符合特定規(guī)定的檔案，必須根據(jù)其來源地和主題開展細(xì)致的分類工作，并妥善存放于檔案庫中。通過這種方式，可以有效避免檔案丟失，確保信息的完整性和可追溯性；其次，為確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，企業(yè)必須指派具備專業(yè)知識(shí)的員工對(duì)每一份已歸檔的檔案實(shí)行全面、細(xì)致的審核。如果發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失或損壞的情況，必須立即與相關(guān)人員取得聯(lián)系并采取相應(yīng)措施，在確認(rèn)檔案無誤且無任何質(zhì)量問題后，方可開展整理與存儲(chǔ)工作，從而為未來檔案的利用提供便利。

（2）細(xì)化管理章程

首先，為了促進(jìn)檔案管理向更高標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)，企業(yè)必須對(duì)現(xiàn)行的體系展開全面的審視與評(píng)估。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)運(yùn)營狀況及其實(shí)際需求，必要的改革與升級(jí)檔案管理體系。為了確保檔案管理工作的有效實(shí)施和順暢運(yùn)作，企業(yè)應(yīng)明確檔案管理崗位上每位員工的職責(zé)和任務(wù)，不僅能實(shí)現(xiàn)所有工作環(huán)節(jié)的有效監(jiān)控和管理，還能使檔案管理人員對(duì)自身的工作內(nèi)容有更為全面和深入的了解。

其次，為了更有效地激發(fā)檔案管理員的工作積極性，企業(yè)可以將檔案管理工作與個(gè)人的評(píng)價(jià)緊密結(jié)合起來。

最后，關(guān)于檔案借閱過程中出現(xiàn)的違規(guī)問題，企業(yè)在檔案管理體系內(nèi)必須作出明確說明。對(duì)于任何由于違規(guī)操作帶來的不良后果均應(yīng)按照相關(guān)條例和規(guī)定嚴(yán)肅處理，以促進(jìn)檔案管理工作人員和借閱者形成正確的檔案使用意識(shí)，最大限度地延長檔案保存時(shí)間，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用，共同推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、高效化和科學(xué)化發(fā)展。

2.完善保障機(jī)制，以長效投入推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

（1）資金保障

為確保檔案管理的信息化發(fā)展，企業(yè)需在檔案管理內(nèi)部構(gòu)建相應(yīng)的信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，制定完善的經(jīng)費(fèi)保障計(jì)劃，并從每年的成本預(yù)算中劃撥專項(xiàng)資金，以支持檔案管理部門在信息技術(shù)建設(shè)方面的持續(xù)投入，不僅適用于維護(hù)信息基礎(chǔ)設(shè)施，還適用于購置新的信息設(shè)備設(shè)施，從根本上推動(dòng)檔案管理數(shù)字化水平的持續(xù)提高。

（2）技術(shù)保障

檔案管理部門在開展檔案管理工作中，需全面評(píng)估當(dāng)前任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)及未來檔案事務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，從而科學(xué)決策。為順應(yīng)電子檔案使用率不斷上升的趨勢(shì)，企業(yè)在保障電子檔案完整性與安全性的基礎(chǔ)上，更應(yīng)積極采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，確保信息安全，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平。在檔案信息管理系統(tǒng)中，能夠有效設(shè)置特定的訪問權(quán)限，防止任何未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入操作系統(tǒng)，從而嚴(yán)格避免檔案信息被泄露。同時(shí)，該系統(tǒng)還采用了先進(jìn)的數(shù)字簽名認(rèn)證機(jī)制，對(duì)關(guān)鍵檔案信息實(shí)行嚴(yán)格的保密處理，確保檔案使用者無法擅自修改檔案內(nèi)容，有力保障了檔案的原始性和完整性。此外，系統(tǒng)還全面應(yīng)用了加密和解密技術(shù)，無論是接收還是傳輸檔案信息，都必須通過密鑰對(duì)檔案實(shí)行加密處理，確保檔案信息的安全，為檔案信息的保密工作提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。在企業(yè)經(jīng)營中，如果競爭對(duì)手獲取了電子檔案，可以利用相應(yīng)的公鑰對(duì)其解密，從而獲取檔案中的數(shù)據(jù)。然而，通過實(shí)施加密和解密技術(shù)，可以有效防止電子檔案在傳輸過程中被他人非法獲取，從而避免數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)據(jù)的機(jī)密性和安全性，為電子檔案的安全傳輸提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，由于檔案使用者不斷增加，檔案管理人員面臨著越來越大的工作壓力。為了滿足使用者的需求，必須提高檔案管理的效率和質(zhì)量，企業(yè)可以設(shè)置專業(yè)的自動(dòng)化服務(wù)終端，使用者可以通過該終端便捷地獲取所需信息，有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，推動(dòng)檔案管理的優(yōu)化升級(jí)，不僅有助于提升檔案管理的專業(yè)性，還能為使用者提供更加高效、便捷的服務(wù)。

3.重視人才培養(yǎng)，以隊(duì)伍建設(shè)全面提高檔案管理水平

（1）提高準(zhǔn)入門檻

對(duì)于當(dāng)前檔案管理部門員工流動(dòng)性增強(qiáng)及檔案借閱頻率持續(xù)上升的情況，為提高檔案管理的專業(yè)性和效率，企業(yè)應(yīng)該適度提高入職標(biāo)準(zhǔn)，以確保新入職員工具備相應(yīng)的專業(yè)技能。同時(shí)，依據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持需求導(dǎo)向，嚴(yán)格篩選與考核所有員工，以確保檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。為推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，企業(yè)必須積極引入前沿的信息科技設(shè)備設(shè)施，以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求。在人才遴選環(huán)節(jié)，信息素質(zhì)應(yīng)成為重要的評(píng)判依據(jù)。檔案管理人員不僅需要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，還需對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)有深入的了解和認(rèn)識(shí)。

（2）定期開展培訓(xùn)

檔案管理現(xiàn)代化與規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，需經(jīng)歷一段持久、穩(wěn)定且漸進(jìn)的發(fā)展過程。在此過程中，隨著技術(shù)的不斷革新和進(jìn)步，對(duì)檔案管理人員的技術(shù)能力提出了更高要求。因此，檔案管理人員必須不斷提升自身的專業(yè)技能和知識(shí)水平，轉(zhuǎn)變思維方式，以適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)。企業(yè)人力資源部門需對(duì)既有檔案工作人員開展定期的在職培訓(xùn)。在培訓(xùn)課程的規(guī)劃階段應(yīng)深入研討，明確把握檔案工作人員技能和工作需求的差異，對(duì)于其不足之處與薄弱環(huán)節(jié)制定翔實(shí)的培訓(xùn)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)檔案工作人員精準(zhǔn)的技能提升。部分檔案管理人員可能對(duì)企業(yè)新推出的信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能和操作技巧掌握不夠熟練，實(shí)施專門的培訓(xùn)就尤為必要。為確保培訓(xùn)效果，企業(yè)應(yīng)設(shè)定合理的培訓(xùn)頻次。例如，每月至少組織一次標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，每季度至少開展一次專門培訓(xùn)，提高員工的技能水平，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。

四、結(jié)論

邁向數(shù)字化的新時(shí)代，信息技術(shù)在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用正推動(dòng)著社會(huì)的進(jìn)步。基于信息技術(shù)的電子檔案作為主要的現(xiàn)代化檔案管理方式，正逐步取代傳統(tǒng)且已過時(shí)的紙質(zhì)檔案管理模式?，F(xiàn)代化檔案管理具有內(nèi)容繁雜、數(shù)據(jù)龐大以及高度標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的特點(diǎn)。由于當(dāng)前企業(yè)在檔案管理方面面臨諸多挑戰(zhàn)，需要加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。企業(yè)相關(guān)部門需要深刻領(lǐng)悟并強(qiáng)化檔案管理的重要性，積極推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，以持續(xù)提升企業(yè)檔案處理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度。

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作者單位：陜西延長石油（集團(tuán)）有限責(zé)任公司氣田公司