新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作策略研究

許雪蓮

摘 要：在當(dāng)代社會(huì)，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和信息化浪潮的涌動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式正面臨前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理不再是單純的存儲(chǔ)和整理，而是一種需要更新、創(chuàng)新和智能化的系統(tǒng)工程。檔案管理的演進(jìn)不僅關(guān)乎管理理念的變革，還涉及信息技術(shù)、數(shù)據(jù)安全、公共利益等多個(gè)層面。因此，在新形勢(shì)下，探索檔案管理的創(chuàng)新路徑成為當(dāng)務(wù)之急。文章旨在探討人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的現(xiàn)狀、問題與發(fā)展策略，為檔案管理的創(chuàng)新展開了深入思考與探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；人力資源；社會(huì)保障局；檔案管理工作

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理任務(wù)涉及相關(guān)檔案的搜集、整理、儲(chǔ)存、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及服務(wù)應(yīng)用，對(duì)我國(guó)的人力資源整合管理和人員失業(yè)后的生活保障有一定的輔助作用。其管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響相關(guān)工作的順利開展和效率。在新的時(shí)代背景下，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理需要深入理解時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，并充分利用先進(jìn)的時(shí)代管理技術(shù)，以推動(dòng)檔案管理工作與時(shí)代同步，有效提升檔案管理人員的工作效率和效果。同時(shí)，也能夠?yàn)楣姾拖嚓P(guān)機(jī)構(gòu)的人員提供更便利的檔案信息查詢和使用體驗(yàn)。

一、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的重要性

隨著檔案管理實(shí)施規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的提出，當(dāng)前的人力資源檔案管理工作已經(jīng)成為一項(xiàng)重點(diǎn)的檔案管理工作，為日常系統(tǒng)化管理奠定了法律基礎(chǔ)。社會(huì)保障檔案管理工作意義顯而易見。一方面，檔案管理是我國(guó)基礎(chǔ)性管理的核心，為各行業(yè)發(fā)展提供了優(yōu)秀的人力資源保障，不僅關(guān)系著人們的日常生活，還影響社會(huì)的和諧發(fā)展；另一方面，在人力資源檔案管理中明確了公民的成長(zhǎng)經(jīng)歷，見證了每一個(gè)成長(zhǎng)的過程，讓用工單位可以結(jié)合檔案信息對(duì)員工展開分析。檔案管理工作的持續(xù)記錄為保護(hù)公民的權(quán)益提供了重要支持，同時(shí)也為國(guó)家的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的人力資源保障。檔案管理不僅是一項(xiàng)技術(shù)性工作，還是對(duì)社會(huì)各界發(fā)展和個(gè)人成長(zhǎng)的有力支持，承載著深遠(yuǎn)的社會(huì)責(zé)任和歷史使命。

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案管理工作一直面臨著新的要求，人力資源和社會(huì)保障局必須正視在檔案管理中存在的問題，通過相應(yīng)手段加以解決，以滿足新形勢(shì)下檔案管理工作開展的需求。

二、新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的要求

在我國(guó)的傳統(tǒng)社會(huì)結(jié)構(gòu)中，每個(gè)公民都有自己的個(gè)人檔案。這些檔案從其出生開始就記錄著相關(guān)的各種信息，這些檔案記錄了公民的一生，是我國(guó)社會(huì)與公民之間獨(dú)特的“儀式感”。

隨著時(shí)代變遷，檔案的作用日益凸顯，特別是近年來(lái)大數(shù)據(jù)與公民檔案融合，如何管理這些檔案成為人力資源和社會(huì)保障部門關(guān)注的核心。只有相關(guān)部門精心管理這些檔案，才能實(shí)現(xiàn)其應(yīng)用，從而真正保障公民的權(quán)益。創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理工作已成為時(shí)代發(fā)展的必然要求，新形勢(shì)下，檔案管理工作需要更加貼合時(shí)代需求，通過整合技術(shù)手段和制度規(guī)范，確保檔案管理的高效性和安全性，真正讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，為民眾提供可靠的保障，推動(dòng)社會(huì)和諧發(fā)展。

三、新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作存在的問題分析

1.社會(huì)保障檔案的管理方式滯后

我國(guó)社會(huì)保障檔案管理一直沿襲傳統(tǒng)的“卷”“件”整理方式，初期這種方式有其優(yōu)勢(shì)。然而，隨著檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，傳統(tǒng)方式已顯現(xiàn)出明顯的滯后性。由于檔案的數(shù)量急劇增加，工作量也隨之增大，管理上的錯(cuò)誤也相應(yīng)增多。此外，如果有多人參與檔案管理，管理職責(zé)和保存準(zhǔn)則就會(huì)變得模糊不清，對(duì)后續(xù)的管理和使用會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響，也會(huì)增加后續(xù)管理工作的壓力，容易造成檔案遺失或混亂，進(jìn)而影響相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和完整性。傳統(tǒng)的管理方式在規(guī)模龐大的現(xiàn)代環(huán)境下顯得力不從心。管理方式滯后導(dǎo)致的問題不僅是效率低下，還是對(duì)檔案管理質(zhì)量和信息安全的嚴(yán)重挑戰(zhàn)。因此，現(xiàn)行的檔案管理方式需要更加現(xiàn)代化和系統(tǒng)化，利用先進(jìn)的技術(shù)手段和規(guī)范化管理流程來(lái)提高管理效率和信息的準(zhǔn)確性。

2.對(duì)社會(huì)保障檔案管理重視不足

我國(guó)人口眾多，使得檔案管理更為復(fù)雜。社會(huì)保障檔案的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理任務(wù)變得異常繁重。然而，由于相關(guān)管理人員的關(guān)注度不高，在實(shí)施管理過程中并未充分按照管理工作要求開展針對(duì)性的管理體系構(gòu)建，導(dǎo)致降低了檔案管理工作開展的有效性，也因?yàn)闆]有具體的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，直接威脅檔案的完整性和信息的安全性。檔案管理需要有足夠的資金投入和硬件支持，當(dāng)前部分地區(qū)的檔案管理工作并未得到足夠的關(guān)注和支持，給檔案的長(zhǎng)期保存帶來(lái)了極大的隱患。沒有充分的重視和投入，就無(wú)法保障檔案的完整性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重?fù)p害了公民的合法權(quán)益，也會(huì)影響相關(guān)政策和歷史記錄的準(zhǔn)確性。

3.缺乏良好的社會(huì)保障檔案管理機(jī)制

現(xiàn)階段，社會(huì)保障檔案資料的數(shù)據(jù)信息涵蓋多方面的內(nèi)容，很多地區(qū)都是結(jié)合相關(guān)的區(qū)域管理實(shí)施要求，將其劃分給不同的部門實(shí)施存儲(chǔ)。但是，管理的專業(yè)性不足導(dǎo)致在各部門之間的協(xié)調(diào)管理中沒有形成系統(tǒng)化的管理工作機(jī)制，使得管理有效性不佳。在實(shí)際的調(diào)閱以及檔案管理過程中，因?yàn)椴樵兞鞒痰目茖W(xué)性不足，沒有充分結(jié)合當(dāng)前管理的實(shí)際要求落實(shí)管理任務(wù)，導(dǎo)致檔案管理工作的開展和檔案的規(guī)范化分析能力不佳，缺乏優(yōu)秀的社會(huì)保障文件管理體系，使得文件管理任務(wù)難以協(xié)調(diào)，造成管理效率低下和管理混亂的現(xiàn)象。因此，迫切需要建立更為科學(xué)的檔案管理機(jī)制，促進(jìn)各部門間信息共享與溝通，提高檔案管理的整體性和高效性。

4.缺乏檔案管理相關(guān)人才

人力資源和社會(huì)保障局檔案管理需要專業(yè)的管理人員來(lái)負(fù)責(zé)，缺乏專業(yè)素質(zhì)的管理人員可能會(huì)導(dǎo)致一系列問題的出現(xiàn)。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)管理模式缺乏相應(yīng)的管理制度，相關(guān)管理人員素質(zhì)較低，文化水平不高，影響檔案管理工作的有效性。由于缺乏檔案管理相關(guān)人才，檔案管理工作的難度相應(yīng)增加，人力資源和社會(huì)保障局需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提高管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)。

四、優(yōu)化人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的策略探討

1.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展速度的加快，由于信息技術(shù)手段和信息化管理工作機(jī)制逐漸滲透人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯姆椒矫婷?。因此，在具體的檔案管理工作開展中，相關(guān)管理人員會(huì)針對(duì)電子檔案信息數(shù)據(jù)配置相應(yīng)的信息化管理設(shè)備設(shè)施。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作的執(zhí)行成本較高，存儲(chǔ)難度較大，所以更需要以電子檔案管理機(jī)制推動(dòng)檔案存儲(chǔ)管理。在信息技術(shù)的支持下，相關(guān)技術(shù)人員從檔案資料存儲(chǔ)、分析、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)調(diào)閱等模塊的構(gòu)建促進(jìn)了信息化檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，不僅提高了管理水平，還能更好地適應(yīng)日益復(fù)雜和龐大的檔案管理需求，為實(shí)現(xiàn)高效、安全和持久保存的檔案管理提供了重要支持。

2.建立健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理任務(wù)涉及眾多關(guān)鍵領(lǐng)域，這些領(lǐng)域直接影響個(gè)人的養(yǎng)老、教育和保險(xiǎn)等重要保障。為了有效執(zhí)行這些重要任務(wù)，必須構(gòu)建完善的管理體系，包括標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)定和科學(xué)的約束機(jī)制，以保證檔案管理任務(wù)順利開展。除了構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，還需要積極優(yōu)化相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，提升工作的質(zhì)量和效率。通過這種激勵(lì)機(jī)制，能夠增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，為提高檔案管理工作的效率提供堅(jiān)實(shí)的人力支持。健全的檔案管理運(yùn)行機(jī)制不僅能確保檔案工作有序開展，還能激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和創(chuàng)造力，為開展更高效的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。健全的檔案管理運(yùn)行機(jī)制不僅是規(guī)范要求，還是一種動(dòng)力，為推動(dòng)檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范和高效的開展提供了重要保障。

3.加強(qiáng)組織單位的人員及資源配備

人力資源和社會(huì)保障局在優(yōu)化檔案管理工作中，必須著重加強(qiáng)組織單位的人員及資源配備，合適的人員和充足的資源是有效開展檔案管理工作的關(guān)鍵。其一，優(yōu)化人員配備。擁有專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，需要培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，提高檔案管理的專業(yè)化水平。此外，要通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能和知識(shí)水平，使其能夠適應(yīng)檔案管理工作的新要求；其二，資源配備。包括充足的經(jīng)費(fèi)支持、先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施以及合適的工作場(chǎng)所。足夠的經(jīng)費(fèi)投入能夠保障檔案管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施則有助于提高管理效率和數(shù)據(jù)安全性，合適的工作場(chǎng)所能夠提供良好的工作環(huán)境，有利于提高檔案管理人員的工作效率和工作積極性。只有擁有足夠數(shù)量和高素質(zhì)的管理人員，并配備充足的資源支持，檔案管理工作才能更好地服務(wù)于社會(huì)和公眾，保障檔案信息的準(zhǔn)確性、安全性和完整性。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸落后。在實(shí)際操作中，許多檔案管理機(jī)構(gòu)面臨著一系列問題，如管理人員年紀(jì)較大、知識(shí)陳舊以及對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的不熟悉，直接阻礙了檔案管理工作的順利開展。為此，人力資源和社會(huì)保障局需要著力組織相關(guān)人員開展檔案管理的全面培訓(xùn)。培訓(xùn)不僅要涵蓋新的檔案管理法規(guī)，更重要的是還要更新管理理念。管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，領(lǐng)悟和融入新理念，才能更好地應(yīng)對(duì)不斷變化的管理需求。此外，培訓(xùn)也需要涵蓋信息技術(shù)培訓(xùn)、檔案管理專業(yè)知識(shí)，讓檔案管理人員能夠靈活運(yùn)用新技術(shù)，高效完成各項(xiàng)檔案管理工作。管理人員不僅需要學(xué)習(xí)新技術(shù)，還要將其應(yīng)用于實(shí)際工作中。通過實(shí)踐，不斷提高工作效率和管理水平。同時(shí)，還可以引進(jìn)專業(yè)人才，為整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)帶來(lái)新思維和新技術(shù)，推動(dòng)檔案管理技術(shù)的共同提高。培訓(xùn)工作不僅是為了填補(bǔ)知識(shí)和技術(shù)上的空白，還是為了激發(fā)管理人員的創(chuàng)新潛能，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體實(shí)力，只有不斷更新知識(shí)、拓寬視野，管理人員才能在日益復(fù)雜的環(huán)境中順利開展工作，為檔案管理工作的高效開展提供保障。

五、新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理模式創(chuàng)新路徑分析

1.人力資源和社會(huì)保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建立

在傳統(tǒng)的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理系統(tǒng)里，人力資源信息的儲(chǔ)存和提取主要依賴人工操作。但是在新的環(huán)境下，隨著企業(yè)和員工信息的復(fù)雜性和規(guī)模的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求。傳統(tǒng)的方法效率不高，造成了大量的人力和物力的浪費(fèi)，進(jìn)一步提高了檔案管理的費(fèi)用。為了應(yīng)對(duì)這個(gè)問題，人力資源和社會(huì)保障局需要合理利用數(shù)字化技術(shù)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。通過數(shù)據(jù)庫(kù)，各類檔案可以被統(tǒng)一儲(chǔ)存和管理，使檔案的分配和整理更加全面，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的檔案調(diào)用流程，不僅提高了工作效率，還降低了人力資源的浪費(fèi)，優(yōu)化了管理成本。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)還能夠自動(dòng)分類檔案信息。不同類別的檔案可以存儲(chǔ)在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案管理人員能夠快速、準(zhǔn)確地獲取所需信息，智能化分類系統(tǒng)能夠?yàn)楣芾砣藛T提供更快捷、準(zhǔn)確的檔案信息，從而提高工作效率，提升了檔案管理的便捷性和精確性。

總的來(lái)說，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是適應(yīng)新形勢(shì)的重要舉措。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅滿足了人力資源和社會(huì)保障局檔案信息日益復(fù)雜的存儲(chǔ)和管理需求，還在提高工作效率和減少成本方面發(fā)揮了重要作用，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理變得更加智能、便捷，更好地適應(yīng)了當(dāng)前復(fù)雜多變的管理環(huán)境。

2.人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的制度更新

我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)仍然處于初級(jí)階段。為了提高檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率和管理質(zhì)量，人力資源和社會(huì)保障局需要全面評(píng)估各種影響因素，綜合考慮可能出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的解決策略，建立完善的檔案管理體系。在新的環(huán)境中，需要重視人力資源和社會(huì)保障局檔案管理信息處理系統(tǒng)與智能設(shè)備設(shè)施的管理，并加強(qiáng)它們之間的聯(lián)系。聯(lián)動(dòng)管理是至關(guān)重要的，通過系統(tǒng)之間的協(xié)同工作，可以實(shí)現(xiàn)更優(yōu)秀的運(yùn)行管理效果。制度更新需要全局考量各種因素，如檔案管理的規(guī)范化、信息化系統(tǒng)的完善以及管理流程的優(yōu)化等。制度更新不僅是技術(shù)層面，還需要結(jié)合管理實(shí)踐，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理因素的有機(jī)結(jié)合與協(xié)同作用。通過系統(tǒng)的協(xié)同作用，不僅能提高工作效率，還能有效整合各類信息資源，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善，為人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作注入新的活力和效率。

六、結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。傳統(tǒng)模式的檔案管理已難以適應(yīng)信息化和大數(shù)據(jù)背景下的需求，創(chuàng)新管理模式勢(shì)在必行。從建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)到制度更新和人員培訓(xùn)，每一步都是邁向高效管理的關(guān)鍵。需要意識(shí)到檔案管理的現(xiàn)代化不僅關(guān)乎技術(shù)，還需要結(jié)合管理實(shí)踐，重視人才培養(yǎng)、加強(qiáng)制度建設(shè)。只有做到真正的創(chuàng)新，才能更好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下的挑戰(zhàn)，提高管理水平，為公民權(quán)益保障、社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)更多可能。

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作者單位：福建省三明市建寧縣人力資源和社會(huì)保障局