數(shù)字時代檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新策略研究

高倩男

摘 要：我國各類政府機(jī)構(gòu)在履行法定義務(wù)過程中所形成并保存的檔案信息資源，是其公務(wù)活動中創(chuàng)造的具有鮮明特色且具有重要社會價值的多元化、多途徑歷史數(shù)據(jù)材料。當(dāng)前，各級政府機(jī)構(gòu)所生產(chǎn)并妥善保存的檔案信息資源構(gòu)成了我國檔案信息資源的主體，無論從數(shù)量、種類或質(zhì)量角度看，均顯示出無可比擬的優(yōu)勢。據(jù)統(tǒng)計，此類政務(wù)檔案信息資源占據(jù)了整體檔案信息總儲備量的近95%。隨著我國治理體系的不斷完善和治理能力的持續(xù)提升，檔案工作作為全面掌握各層級政府機(jī)構(gòu)核心信息的核心職責(zé)，其重要性日益凸顯。因此，加強(qiáng)政府機(jī)構(gòu)檔案信息資源的開發(fā)與利用，不僅能為機(jī)關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量提供“精準(zhǔn)刻度”，還為推動和引領(lǐng)整個機(jī)關(guān)檔案工作的開展提供了“強(qiáng)勁引擎”。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代；檔案開發(fā)利用；機(jī)關(guān)事業(yè)單位

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的電子文檔系統(tǒng)發(fā)展迅速，已成為當(dāng)今社會不可或缺的重要儲存與分發(fā)媒介。在當(dāng)今數(shù)字時代背景下，檔案工作的具體方式和手段發(fā)生了深刻變革，檔案工作對檔案信息資源的使用日益重視，對檔案服務(wù)的效果和品質(zhì)也提出了更高的要求。這些變化為檔案的發(fā)展和使用帶來了新的挑戰(zhàn)。為了充分挖掘和利用檔案資源，推動檔案工作的良性發(fā)展，相關(guān)單位須采取適當(dāng)?shù)姆椒ê筒呗?，提升檔案工作的開發(fā)利用效果，提升檔案工作質(zhì)量。

一、數(shù)字時代及檔案開發(fā)利用概述

在數(shù)據(jù)傳輸過程中，將傳輸內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計算機(jī)基本數(shù)制“1”和“0”兩個普遍且易于理解的表征，這一過程稱之為“數(shù)字化”。而“數(shù)字時代”實(shí)際上是一個概括信息存儲、傳遞及應(yīng)用模式的綜合性概念。近年來，隨著科技實(shí)力的逐步提高與進(jìn)步，這種信息存在形式日益普及，并逐漸進(jìn)入依賴數(shù)字技術(shù)規(guī)范運(yùn)行的新階段，從而塑造出具有鮮明時代特色的全新時代環(huán)境。

首先，檔案資料的開發(fā)利用，是在檔案工作者與利用者之間展開的一系列深度協(xié)作活動，旨在提供檔案資訊并滿足利用者對檔案資料的需求。作為檔案利用系統(tǒng)的核心原則，揭示和構(gòu)建檔案資訊，以滿足社會各階層特別是廣大用戶的需求已成為檔案部門的重要職責(zé)。更為明確地說，檔案資源利用的核心要素主要體現(xiàn)在檔案使用者對檔案資源的實(shí)際應(yīng)用行為。因此，要成功實(shí)現(xiàn)檔案利用，關(guān)鍵在于建立豐富且實(shí)用的檔案資源庫，為檔案利用的順暢推進(jìn)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)；其次，關(guān)注并滿足使用者的實(shí)際需求以及檔案利用效率等主觀因素，構(gòu)成了確保檔案利用得以落實(shí)的主觀條件。最后，只有和諧協(xié)調(diào)的主客觀條件，并深入挖掘檔案資訊的潛在價值，才能實(shí)質(zhì)性推動檔案利用活動的順利實(shí)行并最終取得成功。

二、數(shù)字時代檔案開發(fā)利用的意義

1.提高檔案管理利用效率

依據(jù)《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)，電子檔案編制過程需秉持核心價值觀念，緊密圍繞滿足人民大眾的迫切需求。事業(yè)單位肩負(fù)推動經(jīng)濟(jì)社會繁榮進(jìn)步的使命，其客戶群體廣泛，對社會大眾產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，從而形成多樣化的民生檔案。然而，這些珍貴的檔案資料往往分散在各部門及其下屬業(yè)務(wù)平臺，如何有效收集、整理并充分發(fā)揮其實(shí)用價值是當(dāng)下面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，人們在調(diào)閱檔案信息時往往難以與檔案室工作人員面對面交流，無疑延長了檔案使用流程和手續(xù)辦理時間，增加了冗余環(huán)節(jié)。隨著信息科技的飛速發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，成為新時期的重要標(biāo)志之一，使珍貴的紙質(zhì)檔案資源以數(shù)字形式保存和傳播。隨著行政體制的改革深化和民生服務(wù)政策的完善，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與服務(wù)質(zhì)量的要求不斷提高，旨在滿足國家治理體系現(xiàn)代化和廣大民眾多元化的需求。

當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應(yīng)時代發(fā)展變革，需要運(yùn)用全面成熟的數(shù)據(jù)采集、存儲、處理、分析及可視化技術(shù)手段，深度挖掘與高效利用需求旺盛、類型多樣、價值密度較高的檔案數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)妥善保管、完整無缺，并在實(shí)際應(yīng)用方面實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，從而提高檔案管理工作的綜合實(shí)力和效率。

2.為機(jī)關(guān)決策貢獻(xiàn)力量

遵循《檔案館指南編制規(guī)范》要求，當(dāng)前的檔案工作已成功拓展至編研與開發(fā)領(lǐng)域，從而更加全面、深入地滿足各政府機(jī)構(gòu)及廣大民眾的需求。各事業(yè)單位的檔案詳細(xì)記錄了其業(yè)務(wù)行為的規(guī)劃及執(zhí)行成果，無疑將成為未來查閱、對比及決策過程中的關(guān)鍵參考資料，亦是體現(xiàn)檔案內(nèi)在價值的重要途徑。在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位檔案領(lǐng)域同樣受益良多。首先，針對單位檔案類別豐富、數(shù)據(jù)量龐大且使用頻繁等難題，可以充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)提供的巨大信息存儲容量與高效分析優(yōu)勢，重構(gòu)事業(yè)單位檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)各部門間的檔案資源協(xié)同，確保決策者能更快、更精確地獲取所需信息，大幅提高決策效率；其次，通過整合信息分析與挖掘技術(shù)，有望從大量的單位檔案數(shù)據(jù)中挖掘出隱藏的寶貴信息，成功創(chuàng)建重大活動與重要決策的電子化數(shù)據(jù)庫，為各單位提供更全面、針對性更強(qiáng)且覆蓋面更廣的檔案信息咨詢服務(wù)。最后，加強(qiáng)并優(yōu)化檔案管理工作，對于提升單位信息化水平，有效匯集人事與工作信息，并顯著提高信息利用效率具有重要意義。這些改進(jìn)將為單位內(nèi)控管理工作提供有力的參考和借鑒。此外，采用信息化檔案管理手段，可有效拓寬檔案應(yīng)用領(lǐng)域。在工作中可加大檔案管理重要性的宣傳和教育力度，從而進(jìn)一步提高機(jī)構(gòu)內(nèi)控工作績效。

三、數(shù)字時代檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新策略

1.逐步轉(zhuǎn)變價值觀念

首先，堅定地將社會公共利益與廣大市民的需求作為檔案開發(fā)利用創(chuàng)新理念的核心導(dǎo)向。隨著時代的變遷和發(fā)展，我國政府相關(guān)職能部門堅定不移地推進(jìn)行政業(yè)務(wù)精簡、權(quán)利義務(wù)簡明以及優(yōu)化行政審批制度等關(guān)鍵改革措施，致力于打造更具人性化、全球化和便利化特性的服務(wù)型政府，積極回應(yīng)并盡全力滿足社會各界人士的多元訴求。

與此同時，作為政府機(jī)構(gòu)的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理部門也需在堅守職責(zé)的基礎(chǔ)上，逐步調(diào)整檔案管理價值取向，不僅要對機(jī)關(guān)內(nèi)部各項常規(guī)工作作出精細(xì)安排，還要關(guān)注在國家及社會發(fā)展全局中所扮演的角色，以便更好地應(yīng)對新時代變革帶來的各種挑戰(zhàn)。尤其在檔案信息開發(fā)利用方面，應(yīng)高度重視擴(kuò)大服務(wù)對象范圍，勇于面對現(xiàn)實(shí)，深入洞察廣大市民的真實(shí)愿望，深入分析用戶群體的興趣特點(diǎn)，借助先進(jìn)的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，主動為潛在用戶提供精準(zhǔn)的信息服務(wù)，持續(xù)提高檔案資源的使用效率，竭力挖掘檔案中那些“被遺忘的角落”，將其打造成社會進(jìn)步的優(yōu)質(zhì)工具，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源的真實(shí)價值；其次，摒棄“重編輕研”的過時思維觀念。當(dāng)前，編研仍然是政府機(jī)關(guān)檔案信息資源開發(fā)的主要實(shí)踐手段之一，然而，現(xiàn)行的編研方法，如大事記或?qū)ｎ}資料匯編等大多仍局限于單一原始資料的展示層面，缺乏多樣化、深度化的綜合研究視角，更難以體現(xiàn)突破傳統(tǒng)邊界、具有前瞻性和高質(zhì)量水準(zhǔn)的編研成果。因此，各級政府機(jī)構(gòu)的編研工作必須果斷跳出傳統(tǒng)思維認(rèn)知的束縛，堅決推動自身的轉(zhuǎn)型升級，由“重編”轉(zhuǎn)向“重研”，在保持現(xiàn)有編研工作水平的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加大對單位內(nèi)部檔案材料的挖掘力度，積極嘗試將各類學(xué)科領(lǐng)域以及各類型專業(yè)課題納入檔案編研范疇，努力創(chuàng)造更多具有濃烈哲學(xué)思辨色彩和卓越研究價值的高品質(zhì)作品，使編研工作全面釋放實(shí)際效應(yīng)，精心打造獨(dú)具特色的檔案編研品牌。

2.明確落實(shí)檔案管理原則

首先，真實(shí)性、完整性原則。在檔案開發(fā)利用實(shí)踐過程中，確保真實(shí)度和完整性至關(guān)重要。這兩點(diǎn)不僅是事業(yè)單位檔案整理工作的核心內(nèi)容，還是決策過程中不可或缺的關(guān)鍵依據(jù)。具體而言，除詳細(xì)記錄文件正文中所包含的全部信息外，還應(yīng)關(guān)注諸如請示與批復(fù)等與其他部門密切關(guān)聯(lián)的資料，以提高檔案的準(zhǔn)確性，有效預(yù)防未來使用過程中可能出現(xiàn)的理解誤差。此外，在實(shí)施檔案整理操作時，必須重視文件的整體性，避免同類檔案材料重復(fù)拆解查閱。檔案管理部門有義務(wù)深入研究、探討和解讀檔案文獻(xiàn)，對文件整理過程中出現(xiàn)的明顯錯誤，檔案管理員有權(quán)向相關(guān)責(zé)任部門反饋，督促其及時整改；其次，便捷性原則。檔案開發(fā)利用工作應(yīng)著重考慮便于保管和高效應(yīng)用的需求。檔案文獻(xiàn)的最終目標(biāo)是在妥善保存的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高效開發(fā)和應(yīng)用。因此，在實(shí)際執(zhí)行檔案管理事務(wù)過程中，必須充分考慮便利的存儲方式和高效的應(yīng)用途徑，以滿足業(yè)務(wù)運(yùn)營實(shí)際需求。特別是儲存環(huán)節(jié)，需要選擇合適地點(diǎn)妥善安置，確保存儲環(huán)境安全可靠。此外，應(yīng)細(xì)致分類標(biāo)記檔案文件，按照特定格式完成文檔錄入和儲存，以便后續(xù)對檔案開展有效管理和深度利用；最后，規(guī)范化原則。規(guī)范化原則貫徹落實(shí)是提高事業(yè)單位檔案歸檔效率的關(guān)鍵。檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理規(guī)則體系，督促相關(guān)人員嚴(yán)格遵守規(guī)章制度處理檔案，在檔案整理時盡量沿用原始文件排列順序，編制編號過程中遵循相應(yīng)的規(guī)定和書寫形式。

3.培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

首先，為了進(jìn)一步發(fā)展，亟須增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識。目前，我國事業(yè)單位的檔案工作者正在經(jīng)歷從被動服務(wù)逐漸向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變的重要節(jié)點(diǎn)。在這個特殊的時期，強(qiáng)調(diào)和鞏固檔案工作者的服務(wù)理念顯得至關(guān)重要，需要將檔案信息資源的深度開發(fā)視為推動這一變革的核心驅(qū)動力，通過運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)科技手段，得以更好地了解廣大用戶的需求，并搭建出色的雙向互動交流途徑。同時，應(yīng)當(dāng)積極主動地與用戶對接，關(guān)注他們在使用過程中提出的寶貴意見、建議和訴求，甚至投訴等事項，及時處理他們在使用過程中可能遇到的各類難題；其次，檔案工作者的知識素養(yǎng)架構(gòu)也需要相應(yīng)的改革和升級。面對快速變化的社會大環(huán)境，為了全面提高我國事業(yè)單位檔案從業(yè)者的整體素質(zhì)水平，還需要應(yīng)對在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)與應(yīng)用方面的種種嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，實(shí)施相應(yīng)的改革和調(diào)整舉措來增強(qiáng)檔案從業(yè)人員的知識層次體系勢在必行。

第一，根據(jù)每位員工的實(shí)際能力和特長安排不同的崗位，對于熟悉檔案管理業(yè)務(wù)但缺乏足夠網(wǎng)絡(luò)技能的工作人員，可以適當(dāng)安排到檔案實(shí)體管理崗位或者從事相對較輕松的系統(tǒng)操作工作。第二，定期開展涵蓋計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)等多領(lǐng)域的綜合性知識培訓(xùn)課程，激勵大家共同努力，提高自己的現(xiàn)代化知識水平。第三，積極引進(jìn)具備相關(guān)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)背景的優(yōu)秀人才，尤其是具有深厚網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)領(lǐng)域?qū)嵺`經(jīng)驗的業(yè)內(nèi)專家，提高檔案管理團(tuán)隊的操作技能。

4.持續(xù)夯實(shí)檔案安全基礎(chǔ)

檔案安全的重要性不言而喻，其涉及眾多領(lǐng)域，并對眾多機(jī)構(gòu)產(chǎn)生深遠(yuǎn)而持久的影響。若缺乏檔案安全防護(hù)，檔案開發(fā)利用工作的順暢推進(jìn)便無法實(shí)現(xiàn)。因此，檔案開發(fā)利用工作的開展應(yīng)高度重視檔案安全工作，確保各項責(zé)任得以切實(shí)履行。首先，各相關(guān)機(jī)關(guān)單位有義務(wù)組建以單位領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并依據(jù)身份權(quán)限明確劃分各項職責(zé)，擬訂并嚴(yán)格貫徹實(shí)施切實(shí)可行的政策措施。應(yīng)重點(diǎn)開展檔案安全保障工作，增強(qiáng)全體員工的安全防護(hù)意識。同時，必須建立健全嚴(yán)密的檔案管理規(guī)章體系和問責(zé)機(jī)制，保證檔案安全工作有法可依，始終恪守依法辦事的行為準(zhǔn)則；其次，必須仔細(xì)排查檔案安全方面可能存在的風(fēng)險隱患，并采取有效的應(yīng)對策略。針對檔案館中的監(jiān)控設(shè)備、溫濕度環(huán)境、滅火系統(tǒng)以及電力供應(yīng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都需要全面而深入細(xì)致的評估和監(jiān)管。在此基礎(chǔ)之上，對檔案電子化處理過程、監(jiān)控中心等重要職能部門同樣需要做到全方位監(jiān)管，確保各類設(shè)備設(shè)施均處于良好運(yùn)行狀態(tài)。嚴(yán)格遵照檔案庫房的“九防”方針，確保檔案的安全；最后，應(yīng)大力提升全體員工對檔案安全重要性的深刻認(rèn)識，不斷改進(jìn)檔案安全防護(hù)技術(shù)，竭力確保檔案信息的持久穩(wěn)定性。在檔案采集、整理、歸檔、交接等所有流程中，堅決按照既定程序行事，如若發(fā)現(xiàn)任何問題應(yīng)立刻采取相應(yīng)對策加以解決，確保檔案資料萬無一失。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理職能在推動社會公益事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中所發(fā)揮的作用不可忽視，不僅對于推動整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有舉足輕重的地位，還是構(gòu)建經(jīng)濟(jì)繁榮的關(guān)鍵根基之一。對于事業(yè)單位而言，應(yīng)及時提供充足且精準(zhǔn)的檔案資料庫，此為深化改革的關(guān)鍵信息資源。而事業(yè)單位的檔案管理及開發(fā)利用作為長期且影響深遠(yuǎn)的工作，必將隨著社會變革而作出相應(yīng)的調(diào)整與轉(zhuǎn)變。因此，涉及檔案管理工作的各事業(yè)單位部門主管及從業(yè)人員，應(yīng)深入理解檔案管理所蘊(yùn)含的巨大潛力和當(dāng)前所面臨的挑戰(zhàn)，持續(xù)改進(jìn)并優(yōu)化檔案管理和開發(fā)利用的操作流程和技術(shù)手段，從而提高對檔案資源的精準(zhǔn)使用能力。

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作者單位：呂梁市規(guī)劃和自然資源局