智慧醫(yī)院建設(shè)視域下電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化研究

張寧　宋燕　王爽　郝夢晴

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，智慧醫(yī)院建設(shè)已成為現(xiàn)代醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展趨勢，電子文件歸檔和電子檔案管理是智慧醫(yī)院建設(shè)中不可或缺的一部分。文章從智慧醫(yī)院建設(shè)的視域出發(fā)，對電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化開展深入研究，為智慧醫(yī)院的信息化建設(shè)提供理論指導(dǎo)和實踐參考。

關(guān)鍵詞：智慧醫(yī)院；電子文件歸檔；電子檔案管理；規(guī)范化

引言

《公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)行動（2021-2025年）》中明確指出，要將信息化建設(shè)作為醫(yī)院基本建設(shè)的優(yōu)先領(lǐng)域，并提出建設(shè)電子病歷、智慧服務(wù)和智慧管理“三位一體”的智慧醫(yī)院信息系統(tǒng)，逐步提高醫(yī)療服務(wù)的智慧化水平，推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。同時該文件還指出，到2025年要建成一批具有示范引領(lǐng)作用的智慧醫(yī)院，形成線上、線下一體化的醫(yī)療服務(wù)模式，增強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)的區(qū)域均衡性。電子文件歸檔和電子檔案管理作為一種高效、安全、可持續(xù)的信息管理方式，對于促進(jìn)醫(yī)療信息化、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和效率在智慧醫(yī)院建設(shè)中具有重要意義。然而在實際應(yīng)用中，電子文件歸檔和檔案管理存在一系列規(guī)范化問題，亟須解決。

一、推動檔案數(shù)字化規(guī)范管理的重要意義

1.提高檔案管理工作的效率

在智慧醫(yī)院建設(shè)背景下，醫(yī)院檔案資料逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?，紙質(zhì)檔案資料的保護(hù)方式得以優(yōu)化，信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案形成速度，數(shù)字化檔案可以快速檢索、共享和傳遞，減少了查找和整理檔案的時間和成本。通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)自動化操作，檔案管理人員可以從煩瑣的工作中解放出來，在降低檔案錯誤發(fā)生率的同時，極大地提高了檔案管理的效率。

2.提高醫(yī)療服務(wù)效率的重要手段

智慧醫(yī)院建設(shè)信息化系統(tǒng)間需要實行數(shù)據(jù)共享，提升檔案數(shù)字化規(guī)范有利于形成更加互聯(lián)的檔案信息庫，通過文本搜索、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)手段實施信息提取和分析，為研究、決策和公共服務(wù)等領(lǐng)域提供有價值的信息資源，更好地實現(xiàn)跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)醫(yī)療信息資源共享，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)的效率和質(zhì)量的提升。

3.檔案管理數(shù)字化改革的必然要求

檔案數(shù)字化建設(shè)依靠計算機(jī)、OCR、數(shù)字?jǐn)z影和數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)，改變了檔案管理的固有模式，是一種新型檔案信息形態(tài)，網(wǎng)絡(luò)存儲快捷方便、存儲空間更小的特點讓其應(yīng)用空間更大。隨著智慧醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展，進(jìn)一步推動檔案數(shù)字化規(guī)范管理是信息化時代檔案數(shù)字化變革的必然要求。

4.促進(jìn)醫(yī)療科研的進(jìn)步

在智慧醫(yī)院建設(shè)的過程中，醫(yī)院采用了先進(jìn)的電子文件管理系統(tǒng)，不僅為醫(yī)療實踐提供了便捷和高效的工具，更為醫(yī)療科研注入了強(qiáng)大的動力?？蒲腥藛T通過使用規(guī)范性管理的電子文件對大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)展開分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的規(guī)律和趨勢，為醫(yī)療科研提供有力的數(shù)據(jù)支持。同時，可以幫助科研人員快速獲取和整理相關(guān)的文獻(xiàn)資料和研究成果，提高科研工作的效率和質(zhì)量，推動醫(yī)療科研的不斷進(jìn)步。

二、電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問題

1.重視程度不夠

一是缺乏數(shù)字化管理思維。目前，很多醫(yī)院普遍認(rèn)為檔案管理只是簡單的文件整理、存檔等事務(wù)性工作，對檔案管理作為從屬性工作的管理思維仍占主導(dǎo)，數(shù)字化管理思維未建立起來。二是對創(chuàng)新重視不夠。目前，很多醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作中仍然會存在憑經(jīng)驗管理的做法，未能充分認(rèn)識到數(shù)字技術(shù)對檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，加之對人工智能、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等信息技術(shù)缺乏足夠了解，主動開展信息技術(shù)研發(fā)、實施技術(shù)創(chuàng)新相對較慢，從而導(dǎo)致檔案數(shù)字化發(fā)展空間較為狹窄。三是對單套和雙套制的問題解決重視不夠。目前，仍有大部分醫(yī)院在電子文件存檔過程中存在紙質(zhì)與電子化存檔雙套制并行的情況，不僅增加了檔案管理人員的工作量和醫(yī)院管理成本，而且較為保守的雙套制很大程度上限制了醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

2.電子檔案規(guī)范化管理體系建設(shè)不健全

一是電子檔案規(guī)范化管理配套制度不完善。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要依靠國家政策和法規(guī)的支持，國家檔案局先后出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等。然而，目前很多醫(yī)院配套制度還不夠完善，有些醫(yī)院的制度規(guī)范行為的作用較差；二是檔案數(shù)字化管理職責(zé)分工制度尚不明確。目前，部分醫(yī)院對電子檔案管理缺乏明確的分工制度，通常粗暴地將電子檔案管理的職責(zé)劃歸檔案管理部門，忽視了作為電子檔案源頭的業(yè)務(wù)科室的職責(zé)，從而導(dǎo)致部門間各自為戰(zhàn)，降低了檔案管理的效率，也容易造成電子檔案管理工作流程失控。

3.管理實務(wù)仍然存在不足

（1）電子文件歸檔實務(wù)工作存在的問題。電子文件歸檔實務(wù)中存在諸多問題：一是在收集處理過程中存在的不足。由于醫(yī)院業(yè)務(wù)流程多種多樣，因此就容易出現(xiàn)電子文件存儲格式不規(guī)范、不統(tǒng)一的問題，WORD、PDF、OFD、CAJ、EXCEL和GIS等文檔使用較為混亂；電子文件缺乏背景信息和元數(shù)據(jù)；電子文件的原始性、真實性和完整性無法保證的問題。二是在移交歸檔過程中存在的不足。電子文件在移交和歸檔過程中的難點主要反映在流程的控制上，很多醫(yī)院存在著對制度規(guī)范執(zhí)行不到位的問題，如電子文件移交缺乏科學(xué)的技術(shù)方法；歸檔電子文件整理未嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求實施；缺乏相應(yīng)的電子文件檔案管理系統(tǒng)等問題，這些問題的存在對規(guī)范電子文件歸檔工作極為不利。

（2）電子檔案管理實務(wù)工作存在的問題。電子檔案管理與電子文件歸檔工作是承上啟下的關(guān)系，實務(wù)中焦點問題主要集中在：一是檔案信息采集難度較大。醫(yī)院的特殊性導(dǎo)致醫(yī)院電子文件異常多，加之醫(yī)院各職能部門電子文件歸檔基礎(chǔ)工作不扎實，造成檔案數(shù)據(jù)信息采集難度大。特別是一線診療科室的電子文件檔案信息，如果對應(yīng)職能部門沒有及時有效完成前期工作，就會極大增加檔案收集工作的難度；二是檔案信息利用與共享價值未充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)基本目的是要提高檔案數(shù)據(jù)的使用效率，實現(xiàn)檔案資料的共享。然而，受到醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的影響，不同醫(yī)院臨床信息系統(tǒng)、圖像存儲與傳輸系統(tǒng)、檢驗信息系統(tǒng)和電子病歷系統(tǒng)等不能相互兼容，數(shù)據(jù)量龐大，導(dǎo)致電子檔案的分類與檢索工作受到一定的限制，數(shù)字化檔案資料的共享和利用率不高。

（3）電子檔案安全與隱私保護(hù)還存在薄弱環(huán)節(jié)。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化建設(shè)大幅提高了檔案管理效率，極大降低了檔案管理成本。但同時，也給檔案安全與隱私保護(hù)提出了挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)依賴信息網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)被泄露問題較為突出，如未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問、系統(tǒng)漏洞、病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊等，導(dǎo)致數(shù)據(jù)流失，數(shù)字化檔案管理中的信息安全問題逐漸凸顯。

（4）檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配套不足。檔案電子化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配套不足的問題，主要反映在數(shù)字化硬件設(shè)備設(shè)施和軟件配備上。目前，很多醫(yī)院在基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施保障上的資金投入不夠，必要的計算機(jī)硬件和軟件基礎(chǔ)還比較薄弱，如在計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、打印設(shè)備設(shè)施等硬件和軟件上的配置還存在不足。管理者更傾向于將資金投入醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)和科研工作中，認(rèn)為檔案管理不需要耗費(fèi)大量的人力、物力成本。

4.電子檔案規(guī)范化管理人才保障不足

電子文件歸檔是檔案數(shù)字化建設(shè)的基石，電子檔案管理需要具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，需要配備專業(yè)的檔案人才。然而，目前很多醫(yī)院對檔案管理人才隊伍建設(shè)不夠重視，“新人進(jìn)不來、舊人起不來”的人才管理現(xiàn)狀制約著檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，專業(yè)人才供需矛盾很難解決，檔案數(shù)字化復(fù)合型管理人才極度缺乏。

三、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化對策研究

1.提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度

一是要增強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理思維的認(rèn)識。思想是問題解決的根源，醫(yī)院管理層和員工都要正確認(rèn)識檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重大意義，要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念；二是要培養(yǎng)數(shù)字化創(chuàng)新思維。醫(yī)院管理層要充分認(rèn)識創(chuàng)新的重要性，積極推動檔案數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新，培育新技術(shù)、引進(jìn)新方法，積極開發(fā)與電子檔案相關(guān)的信息系統(tǒng)和軟件工具，在文件的上傳、下載、管理和共享等功能上實現(xiàn)技術(shù)突破；三是重視經(jīng)費(fèi)保障能力。檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要相應(yīng)的資金投入作為保障，醫(yī)院需要在經(jīng)費(fèi)保障層面給予檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作傾斜，加大對設(shè)備設(shè)施的投入，持續(xù)更新硬件和軟件，為檔案數(shù)字化管理提供強(qiáng)大的后勤保障。

2.不斷完善規(guī)范化管理體系建設(shè)

一是建立健全檔案數(shù)字化管理制度。醫(yī)院應(yīng)在制度框架內(nèi)，結(jié)合自身實際情況建立健全檔案數(shù)字化管理制度體系，明確管理目標(biāo)和具體要求，確保檔案數(shù)字化管理過程規(guī)范，以此滿足智慧醫(yī)院檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型；二是進(jìn)一步優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)。醫(yī)院要從全生命周期的視角出發(fā)，以閉環(huán)管理思維來推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理工作規(guī)范制度建設(shè)，要從電子文件的產(chǎn)生、使用、保存和銷毀的角度推動細(xì)節(jié)規(guī)范的建立，如通過制度建立統(tǒng)一的電子文件分類、命名和編號方法，確保電子文件存儲有序，檢索方便。同時，加強(qiáng)電子檔案流程管理，規(guī)范實施電子檔案的鑒定、整理、著錄、編目、存儲、檢索和銷毀等操作，確保電子檔案的合規(guī)性和可追溯性；三是建立制度的動態(tài)調(diào)整機(jī)制。醫(yī)院在完善檔案數(shù)字化管理體系的過程中需要結(jié)合新形勢和新變化，逐步修訂和完善檔案管理制度，更好地適應(yīng)智慧醫(yī)院的建設(shè)需要。

3.提高管理實務(wù)工作效率

（1）充分應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，推動歸檔及電子檔案管理規(guī)范化。醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化實務(wù)規(guī)范工作。一是要推進(jìn)文件格式標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。實務(wù)中要通過規(guī)范電子文檔存檔統(tǒng)一格式，提高電子文件的可讀性和操作性，如規(guī)定通用電子文檔格式只包括OFD、PDF、DOC和XLS等類型；二是加強(qiáng)元數(shù)據(jù)管理。醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)元數(shù)據(jù)管理，規(guī)定每個電子文件需要定義和記錄相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，包括文件名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建日期、文件大小和文件所屬類別等，以達(dá)到更好地檢索和服務(wù)功能，確保電子文件的真實性和有效性。

（2）完善電子檔案安全性與隱私保護(hù)工作。醫(yī)院應(yīng)在檔案數(shù)字化管理中加強(qiáng)安全與隱私保護(hù)工作。一是要優(yōu)化電子檔案存儲環(huán)境。數(shù)字化使檔案的存儲介質(zhì)和載體發(fā)生了明顯變化，要積極做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全維護(hù)工作，防止電子檔案數(shù)據(jù)被篡改、盜取和非法訪問，推進(jìn)計算機(jī)防火墻、文件加密、權(quán)限控制、密鑰或其他加密技術(shù)的使用；二是要采取分布式存儲管理策略。針對大量的電子文件存儲需求，智慧醫(yī)院要建立高效的存儲系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備設(shè)施、云存儲等，并將那些非必需電子文件由系統(tǒng)實施分布式存儲，避免造成管理混亂；三是數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)備份。為降低數(shù)據(jù)丟失和業(yè)務(wù)中斷的風(fēng)險，智慧醫(yī)院應(yīng)及時采取數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)措施，防止網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定等意外情況導(dǎo)致的安全事故。

（3）加強(qiáng)檔案信息整合與共享服務(wù)。智慧醫(yī)院的建設(shè)使命在于實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合與共享。一是要推動行業(yè)間協(xié)作共享機(jī)制的建立。政府應(yīng)協(xié)調(diào)醫(yī)療行業(yè)之間的關(guān)系，促進(jìn)各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間信息的共享和合作，通過建立共享與合作機(jī)制，更好地服務(wù)于基礎(chǔ)醫(yī)療事業(yè)；二是縮小數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)差異，打通信息壁壘。智慧醫(yī)院建設(shè)中要進(jìn)一步縮小數(shù)字化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)差距，減少醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間數(shù)據(jù)互通難度，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享；三是促進(jìn)各方共建共享。建立一個統(tǒng)一的醫(yī)院核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，一個系統(tǒng)多模塊設(shè)計，檔案管理系統(tǒng)可以劃分為不同的模塊，每個模塊負(fù)責(zé)處理特定的功能和任務(wù)。檔案數(shù)據(jù)可以參考其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，與其他醫(yī)院核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)交換和共享，實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)自主補(bǔ)充和更新。

4.夯實管理人才隊伍基礎(chǔ)

智慧醫(yī)院要堅持“人才強(qiáng)院”戰(zhàn)略，努力培養(yǎng)與智慧醫(yī)院建設(shè)相一致的復(fù)合型檔案管理人才。一是堅持人才引進(jìn)，把好人才入口關(guān)。醫(yī)院可以通過專業(yè)人才引進(jìn)、定向培養(yǎng)等方式引入復(fù)合型檔案管理人才，并在薪酬待遇、科研待遇等方面給予政策傾斜，做到“吸引人才、留住人才”；二是加大對檔案專業(yè)人才培養(yǎng)力度。醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)力推進(jìn)存量檔案管理人才數(shù)字化專業(yè)培訓(xùn)，建立專門培訓(xùn)體系，通過課堂教學(xué)、案例分析、講座報告、外出實地考察以及專業(yè)培訓(xùn)等方式，由外部檔案管理專家、相關(guān)機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人士來授課，鼓勵工作人員參加繼續(xù)教育、規(guī)范化業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)技能評定，持續(xù)提高檔案室人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力；三是積累經(jīng)驗與分享。醫(yī)院可以建立檔案管理經(jīng)驗庫，記錄和總結(jié)實際操作中的問題與解決方案，為其他成員提供參考和借鑒，促進(jìn)隊伍整體能力的提高。

四、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的深度應(yīng)用，智慧醫(yī)院建設(shè)視域下的電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范化工作仍將處于不斷變革當(dāng)中，醫(yī)院應(yīng)充分利用云計算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)療資源的優(yōu)化配置、醫(yī)療流程的智能化改造以及醫(yī)療服務(wù)的個性化提升，并基于全生命周期的管理視角，逐步解決電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范化工作中存在的問題。充分發(fā)揮智慧檔案管理成效，助推醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和效率的提高，促進(jìn)醫(yī)院整體運(yùn)營水平的提高，更好地應(yīng)對醫(yī)療領(lǐng)域的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，實現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]章 文.電子檔案在智慧醫(yī)院建設(shè)中存在的問題和對策研究[J].檔案記憶，2023（04）：58-60.

[2]李 琳.醫(yī)院檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策[J].黑龍江檔案，2021（06）：174-175.

[3]張 曄.電子文件歸檔格式研究[D].遼寧大學(xué)，2021.

作者單位：山東省婦幼保健院

基金項目：本文系2023年度山東省檔案科技項目《智慧醫(yī)院建設(shè)視域下電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化研究》（項目編號：2023-01）的研究成果。

作者簡介：張寧（1985—），女，漢族，山東濟(jì)南人，碩士研究生，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理；宋燕（1987—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理；王爽（1974—），女，漢族，山東濟(jì)南人，?？疲眇^員，研究方向：醫(yī)院檔案管理；郝夢晴（1991—），女，漢族，山東濟(jì)南人，碩士研究生，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。