檔案整理過(guò)程中存在的問(wèn)題

考玉波

【摘要】檔案管理這項(xiàng)工作，是一項(xiàng)在實(shí)際進(jìn)行的過(guò)程中極為注重機(jī)密性的專業(yè)性工作，在企業(yè)的運(yùn)行過(guò)程中，各個(gè)層面的管理部門(mén)都要對(duì)檔案管理的工作給予應(yīng)有的重視程度。自我國(guó)改革開(kāi)放至今，我國(guó)的各個(gè)企業(yè)的人事檔案管理方式已經(jīng)經(jīng)歷很大的改變。本文系統(tǒng)的分析了企業(yè)在檔案整理的過(guò)程中實(shí)際存在的一些問(wèn)題，并且根據(jù)實(shí)際情況提出了相應(yīng)的改善措施，希望可以為企業(yè)在檔案整理方面做出一些貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 人事 檔案 管理措施

一、當(dāng)下企業(yè)在檔案整理過(guò)程中實(shí)際存在的一些問(wèn)題

隨著當(dāng)今社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷地進(jìn)行進(jìn)一步完善，而且在人事制度的改革方面也在不斷加深，傳統(tǒng)的制度已經(jīng)不能對(duì)新型問(wèn)題進(jìn)行合理的解決，而且管理的方式方面也無(wú)法適應(yīng)新型社會(huì)形式的發(fā)展要求，現(xiàn)在的企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中漸漸出現(xiàn)了一些問(wèn)題，在實(shí)際整理時(shí)往往會(huì)比較混亂，在當(dāng)下企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)際整理的過(guò)程中主要體現(xiàn)出以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

第一點(diǎn)，人事檔案在進(jìn)行收集工作時(shí)沒(méi)有足夠的力度作為支持。有一些企業(yè)在進(jìn)行人事檔案的整理收集時(shí)，往往只對(duì)企業(yè)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)層面的一些人員的材料進(jìn)行著重收集，而卻沒(méi)有重視普通員工的材料，這就造成了管理層面領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案材料多，而普通員工的檔案材料卻嚴(yán)重不足的問(wèn)題出現(xiàn)。而且檔案管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)員工的檔案材料給予足夠的重視?，F(xiàn)在有一部分企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門(mén)都普遍認(rèn)為進(jìn)行檔案管理工作只是需要進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)以及檔案的保管工作，影響不到單位的主要經(jīng)濟(jì)利益，只要檔案資料不缺失不外泄，可以滿足檢查的基本要求就可以了，這樣就影響了檔案整理的整體效果。

第二點(diǎn)，有很?chē)?yán)重的人檔分離現(xiàn)象發(fā)生。當(dāng)今社會(huì)與經(jīng)濟(jì)正在經(jīng)歷不斷發(fā)展與進(jìn)步，而且隨著當(dāng)今人才資源的配置逐漸向著市場(chǎng)化的方向發(fā)展，各個(gè)行業(yè)內(nèi)的人才流動(dòng)現(xiàn)象越來(lái)越普遍，越來(lái)越多的人才從單位中脫出，成為“社會(huì)人”，人才的流動(dòng)現(xiàn)象的發(fā)生就使得人檔分離的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，有很多的從業(yè)人員都選擇了放棄檔案。并且現(xiàn)在有許多企業(yè)或單位對(duì)從業(yè)人員的檔案要求不嚴(yán)格，這就進(jìn)一步加重了檔案管理方面人檔分離的問(wèn)題。

第三點(diǎn)，企業(yè)的檔案管理室沒(méi)有健全的基礎(chǔ)設(shè)施。這就很難滿足檔案管理工作的基本要求，有個(gè)別的單位或企業(yè)甚至沒(méi)有專門(mén)為檔案管理設(shè)立檔案室，而且個(gè)別的單位或企業(yè)還存在檔案室十分潮濕的現(xiàn)象，這就嚴(yán)重的影響了檔案的實(shí)際整理工作，檔案存放于潮濕的檔案室極容易產(chǎn)生沒(méi)變的現(xiàn)象，有可能對(duì)檔案的完整性產(chǎn)生負(fù)面的影響。當(dāng)今社會(huì)時(shí)信息化的時(shí)代，企業(yè)在實(shí)際進(jìn)行檔案整理過(guò)程中也可以合理的利用信息化手段進(jìn)行管理。當(dāng)下很多企業(yè)都采用了用信息化科技整理人事檔案的系統(tǒng)，而計(jì)算機(jī)管理檔案方面的技術(shù)水平也在不斷的提升，但是在當(dāng)下的信息化檔案整理系統(tǒng)中還不能把現(xiàn)有的科技進(jìn)行充分的發(fā)揮，所以企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還不夠廣泛，這些問(wèn)題都在一定程度上影響了檔案整理的整體效率，并且也造成了資源的虛耗。

二、當(dāng)下企業(yè)在檔案整理過(guò)程中實(shí)際存在問(wèn)題的成因

首先，收集檔案時(shí)覆蓋的范圍不夠廣，企業(yè)內(nèi)部檔案整理方面的工作人員沒(méi)有過(guò)硬的素質(zhì)，有許多企業(yè)在檔案管理方面用的都是不熟悉相關(guān)工作的外行人員，很多情況下都是身兼數(shù)職。在實(shí)際進(jìn)行檔案資料的整理時(shí)，不應(yīng)該把范圍鎖定在領(lǐng)導(dǎo)層面上，應(yīng)該吧整理范圍擴(kuò)散到企業(yè)內(nèi)部每位工作人員身上。無(wú)論工作人員業(yè)績(jī)是否優(yōu)秀，都是企業(yè)內(nèi)重要的人才資源，與其相關(guān)的材料，都是企業(yè)內(nèi)部需要仔細(xì)進(jìn)行整理的，負(fù)責(zé)檔案整理工作的部門(mén)應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定行事，保證把企業(yè)內(nèi)部每位工作人員的信息都收集完整。

其次，企業(yè)內(nèi)部工作人員自身不重視檔案的重要性，認(rèn)為人事檔案不重要，在進(jìn)行檔案的填寫(xiě)時(shí)也比較隨意。他們認(rèn)為人事檔案對(duì)自身的發(fā)展沒(méi)有什么實(shí)際的作用，所以在無(wú)意之間忽略了檔案的重要性。

最后，負(fù)責(zé)整理檔案的人員在一定程度上沒(méi)有正確的重視檔案的重要性。有很大一部分負(fù)責(zé)整理檔案的工作人員沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)到檔案整理的實(shí)際工作，認(rèn)為檔案整理工作只是需要進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)以及檔案的保管工作。整體上對(duì)檔案系統(tǒng)沒(méi)有好好重視，也沒(méi)有充分發(fā)揮現(xiàn)代信息手段對(duì)于檔案整理工作的作用。

三、進(jìn)一步完善當(dāng)下企業(yè)在檔案整理過(guò)程中實(shí)際存在問(wèn)題

首先要從整理檔案的工作人員方面進(jìn)行完善，要通過(guò)培訓(xùn)的方式來(lái)從根本上提升整理檔案的工作人員的基本素質(zhì)。企業(yè)內(nèi)部要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案整理工作的隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)的主管部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)整理檔案工作人員的培訓(xùn)，定期的培訓(xùn)可以有效地加強(qiáng)整理檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，學(xué)習(xí)到新型的管理技術(shù)，增強(qiáng)責(zé)任心，從而進(jìn)一步提高企業(yè)對(duì)于檔案整理的實(shí)際水平。

其次要注重人事檔案材料收集。提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，人事檔案材料的收集也有新的要求。檔案整理的工作人員必須全面的收集與檔案有關(guān)的各種相關(guān)材料，并且嚴(yán)格細(xì)致的進(jìn)行整理與劃分，做到每一條信息都有確實(shí)的依據(jù)。如果收集到的檔案或信息不符合歸檔的實(shí)際要求，那么必須盡快做出相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行合理的處理，從而保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

最后要加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫(kù)，要科學(xué)合理的對(duì)各個(gè)方面的資源進(jìn)性利用，最大化的發(fā)揮出檔案的重要作用，在進(jìn)行檔案的整理工作是，要積極利用先進(jìn)的科技，利用信息化的技術(shù)手段來(lái)服務(wù)于檔案整理工作，從而更好的提升整體的工作效率，另一方面也加強(qiáng)了檔案的實(shí)際壽命。同時(shí)要向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源的共享。通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，檔案管理工作一定會(huì)邁上一個(gè)新臺(tái)階。

四、結(jié)語(yǔ)

在新的時(shí)期，做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然。在推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)，必須真正地認(rèn)識(shí)到其中存在的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際的需要采取措施，完善檔案管理現(xiàn)代化手段，這樣才能有效地提升檔案管理的整體質(zhì)量。endprint