新時期疾控中心檔案管理標準化策略探析

摘 要：疾控中心開展的疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生管理等各項工作會形成大量的數(shù)據(jù)檔案、文書以及業(yè)務(wù)檔案，為疾控中心 各項工作開展提供依據(jù)。本研究對新時期疾控中心檔案管理工作的重要性進行了闡述，并對實際管理過程存在的現(xiàn)實問題 進行了具體分析，包括缺乏專業(yè)的檔案管理人員、檔案管理方式單一等，最后圍繞這些問題提出了相應(yīng)的解決策略，希望能對 改善疾控中心檔案不全面、檔案利用率低等問題有益，促進提升疾控中心檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：疾控中心，檔案管理規(guī)范化，創(chuàng)新策略

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.06.047

0 引 言

疾控中心是政府實施國家級疾病預(yù)防控制與 公共衛(wèi)生技術(shù)管理服務(wù)的公益事業(yè)單位。目前我國 各省市設(shè)置了疾控中心3385個，主要任務(wù)是圍繞國 家疾病預(yù)防控制的重點任務(wù)，加強對疾病的預(yù)防研 究，組織各類疾病預(yù)防控制措施，開展食品安全、 職業(yè)安全、環(huán)境衛(wèi)生等公共衛(wèi)生管理工作[1]。近年 來，隨著環(huán)境衛(wèi)生、食品安全、職業(yè)安全以及傳染 性疾病等問題的增多，疾控中心工作內(nèi)容也越來越 繁重。疾控中心檔案是疾控中心在公共衛(wèi)生管理工 作中形成的各類具有保存價值的資料，內(nèi)容涉及各 類重大疾病的研究、疾病預(yù)防及管理措施、公共衛(wèi) 生突發(fā)應(yīng)急處置、環(huán)境衛(wèi)生檢測數(shù)據(jù)等，是疾控中 心寶貴的資產(chǎn)。這些資料數(shù)據(jù)具有很強的專業(yè)性， 檔案形式包括圖文、影像、文件通知、問卷調(diào)查報告、效果評價、病例、人事檔案等不同形式的載體， 檔案管理的難度較大[2]。近幾年，全球各地區(qū)各類 流行性疾病頻繁暴發(fā)，給人類生活造成重大影響， 對疾控中心的檔案管理工作也提出了更高要求。而 目前疾控中心對各類檔案管理的重視度不高，造成 疾控中心存在檔案不完整、不全面等問題，無法發(fā) 揮疾控中心檔案的價值。故本研究嘗試探索更標準 化的疾控中心檔案管理方法，創(chuàng)新管理策略，希望 對加強疾控中心檔案管理有益。

1 疾控中心檔案管理標準化的重要性

1.1 為突發(fā)公共衛(wèi)生安全事件提供參考

在重大公共衛(wèi)生安全事件暴發(fā)時，疾控中心的 相關(guān)檔案資料可起到重要的參考作用。疾控中心檔 案保存了過去疾控中心在處理突發(fā)性公共安全事 件的一些治療方案、防控措施，一旦出現(xiàn)群體性不 明原因的突發(fā)公共安全衛(wèi)生事件，可以為疾控中心 開展疾病防控工作提供相關(guān)方面的指導(dǎo)，幫助疾控 中心更好地應(yīng)對[3]。例如我國爆發(fā)新型冠狀病毒感 染這一典型突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，疾控中心在疾病 預(yù)防控制方面積極吸取2003年非典事件的疾病防 治與控制措施，及時將患者進行隔離救治，有效防 止了疫情擴散。

1.2 提升廣大居民的健康意識

疾控中心檔案記錄了疾病發(fā)生的開端、傳播過 程、疾病癥狀和疾病發(fā)生的原因，以及疾控中心制 定的疾病預(yù)防和控制的措施，包括典型疾病以及地 方流行性疾病的預(yù)防措施。將這些檔案關(guān)鍵信息提 取出來，整理成冊，發(fā)放給廣大居民，可以幫助廣大 居民了解疾病發(fā)生、發(fā)展和流行趨勢等[4]，讓社會 公眾全面了解各類疾病的防控知識，提升廣大居民 的健康意識，維護廣大群眾身體健康。

1.3 為人才選拔提供決策支持

疾控中心的檔案還包括個人衛(wèi)技檔案和工勤 人員的人事檔案。衛(wèi)技檔案記錄了單位每一個職工 的求學(xué)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎罰情況、業(yè)績等信息，是 疾控中心選賢舉能的重要參考。在人才選拔和職工 晉升環(huán)節(jié)，疾控中心可以參考衛(wèi)技檔案中的獎狀、 獎牌、牌匾等信息，為疾控中心人事任命提供參 考，選擇一些表現(xiàn)突出的人才。

2 疾控中心檔案管理規(guī)范化存在的問題

2.1 疾控中心檔案管理制度不完善

為了加強疾控預(yù)防與控制，疾控中心須制定完 善的疾病預(yù)防控制工作管理規(guī)章制度，明確疾控中 心工作人員的各項工作內(nèi)容，確保疾控中心疾病預(yù) 防、公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理、環(huán)境檢驗檢測等各項 工作順利進行。我國國家檔案局發(fā)布《“十四五”全 國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，目前我國檔案管理工 作存在制度缺陷，地區(qū)檔案發(fā)展不平衡問題突出， 基層基礎(chǔ)工作仍有薄弱環(huán)節(jié)。例如基層疾控中心沒 有建立完善的檔案管理制度，沒有明確疾控中心各 個部門文書檔案收集、存儲、保存等相關(guān)具體工作 要求，存在檔案收集不完整、不及時的現(xiàn)象。疾控 中心各部門缺乏檔案收集意識，部分在工作中產(chǎn)生 的文件資料被丟棄，存在珍貴檔案資料的遺失的問 題。其次，部分疾控中心在與其他部門配合完成疾 病預(yù)防與控制工作時，在移交、借閱檔案過程中，檔 案管理人員沒有與其他人員做好溝通交流，造成文 書部分內(nèi)容遺失[5]。

2.2 檔案管理方式落后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，國家企事業(yè)單位 已經(jīng)開始加快了信息化建設(shè)步伐，各地政府建立了 電子政務(wù)平臺，通過政務(wù)平臺可以完成企業(yè)和個人 事項的辦理，為企業(yè)和個人提供了便利。國家檔案 管理部門也需加快檔案信息化發(fā)展，建立檔案管 理信息系統(tǒng)，為檔案收集、管理、存儲和利用提供 便利。在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的統(tǒng) 計結(jié)果中可看到，目前全國檔案館藏較“十二五” 末增長38.9%，電子文件歸檔和電子檔案管理工作有了重要成果，但信息化檔案管理仍有很大擴展 空間。根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》 要求，“十四五”期間，檔案信息化建設(shè)需再上新臺 階，信息技術(shù)與檔案工作須融合更深入。目前，我 國部分地區(qū)疾控中心的檔案管理依然采用傳統(tǒng)的 檔案管理模式，將檔案全部存儲在檔案室的檔案 架，這些檔案缺乏專人進行有效的管理，紙質(zhì)檔案 受到環(huán)境的影響，容易出現(xiàn)檔案退化、字跡模糊的 現(xiàn)象[6]。有一些疾控中心雖然配置了計算機、掃描 儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，但是沒有建立檔案管理信息 系統(tǒng)，無法將這些電子檔案存儲在檔案信息系統(tǒng)， 也無法對這些檔案信息進行檢索和利用。

2.3 檔案管理人員水平有待進一步提升

檔案 管 理 工作 相 對比較 繁 瑣，需要收 集 疾 控中心各類檔案信息，并將這些檔案進行歸類整 理編碼[7]，需要優(yōu)質(zhì)的管理人員進行細致處理。 《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，目前檔 案管理存在技術(shù)瓶頸和人才短板。部分疾控中心重 視疾病預(yù)防和控制，輕視檔案管理工作，沒有設(shè)置 專職的崗位負責疾控中心的檔案管理。檔案管理工 作由疾控中心的其他科室人員兼任，沒有經(jīng)過檔案 管理方面的理論學(xué)習和技能培訓(xùn)。大部分人僅限于 檔案的收集，沒有認識到檔案的價值。檔案收集缺 乏系統(tǒng)性、全面性，對疾控中心檔案信息的來源、整 理、存放位置等信息缺乏有效的記錄，造成檔案內(nèi) 容不全面，無法發(fā)揮檔案本身的價值。且這些人員 不僅要負責自己本職工作，還需要進行檔案管理，工 作任務(wù)繁重，對檔案管理工作無法做到細致妥帖。

3 疾控中心檔案管理標準化建設(shè)策略

3.1 完善疾控中心檔案管理制度

疾控中心關(guān)系到疾病預(yù)防與控制，關(guān)系到廣大 群眾的生命健康。因此，疾控中心必須重視檔案管 理，完善檔案管理制度，可圍繞《衛(wèi)生檔案管理暫 行規(guī)定》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法 規(guī)，建立適合地方的檔案管理制度。在標準化的檔 案管理中，只有綜合考慮到整個檔案的各個環(huán)節(jié)， 落實每個環(huán)節(jié)的工作要求，才能保證檔案的系統(tǒng)性 和完整性。首先，疾控中心成立檔案部門，專門負責 收集、整理、存儲各類檔案信息，確保疾控中心檔 案的完整性、真實性[8]。檔案部門設(shè)置主管領(lǐng)導(dǎo)、 檔案管理人員。主管領(lǐng)導(dǎo)直接負責整個檔案管理工 作，并由疾控中心領(lǐng)導(dǎo)小組直接管理；檔案管理人 員則負責檔案的收集、存儲、歸檔等各方面工作， 建立層層管理、層層監(jiān)督的檔案管理模式。通過領(lǐng) 導(dǎo)責任制和崗位責任制，細化每個人的工作職責， 做到專人專崗，將檔案管理工作落實到實處。檔案 管理工作人員根據(jù)疾控中心檔案特點，梳理檔案管 理業(yè)務(wù)流程，明確檔案管理工作內(nèi)容和要求，規(guī)范 檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、借閱等各個環(huán) 節(jié)的管理要求。各部門借閱檔案時，嚴格按照要求 辦理交接手續(xù)，到期時檔案管理人員要及時跟借閱 對象聯(lián)系，及時將檔案歸檔。各部門認真落實檔案 管理規(guī)章制度，確保檔案管理收集完整、全面，類 目清楚規(guī)范、檔案內(nèi)容全面，這樣才能確保檔案管 理的標準化。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方式，加快檔案信息化

傳統(tǒng)的人工檔案管理在整理、分類及查閱上都 需要耗費大量的時間，隨著檔案越來越多，人工管 理難度也越來越大。在信息時代，疾控中心要加快 信息化建設(shè)步伐，建立檔案信息系統(tǒng)，將疾控中心 的疾病檔案、科研檔案、環(huán)境檢測檔案等轉(zhuǎn)化為電 子形式，存入到檔案信息系統(tǒng)[9]。疾控中心可利用大 數(shù)據(jù)技術(shù)，將各部門之間的信息系統(tǒng)進行銜接，可 以直接將OA系統(tǒng)文檔直接存入檔案信息管理系統(tǒng)。 疾控中心與醫(yī)院等外界的信息系統(tǒng)進行鏈接，建 立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，結(jié)合疾控中心檔案管理工作要 求，實現(xiàn)疾控中心的檔案信息化，對疾控中心檔案 的收集、整理、存檔入庫、借閱等環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一管 理，為檔案提取提供方便。此外，還可利用大數(shù)據(jù) 挖掘技術(shù)，挖掘疾控中心有價值的數(shù)據(jù)信息。比如通過分析流行性疾病、傳染性疾病的發(fā)病規(guī)律，并 對其進行總結(jié)預(yù)測，為疾控中心疾病預(yù)防和控制提 供參考，結(jié)合疾病的實際情況，制定切實可行的健 康管理方案[10]。

3.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

疾控中心檔案管理部門需在檔案管理人員在 上崗前，對其進行檔案管理工作崗前培訓(xùn)，讓檔案 管理人員熟悉工作流程和檔案管理制度，嚴格按照 檔案管理制度的要求開展工作；定期組織檔案管理 人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員時刻認識到檔案管 理的重要性，在工作中認真履行工作職責，并讓檔 案人員熟悉最新的檔案管理法律法規(guī)及上級部門 的檔案管理文件。同時，基層疾控中心需定期組織 檔案管理人員到優(yōu)秀的疾控中心學(xué)習先進的檔案 管理工作經(jīng)驗和模式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素 養(yǎng)。其次，疾控中心可制定績效考核制度，根據(jù)每 一個工作崗位的內(nèi)容，細化考核標準和考核內(nèi)容， 將考核結(jié)果直接與檔案管理工作人員的薪資掛鉤。 設(shè)立相應(yīng)的獎懲機制，可激發(fā)廣大檔案管理人員的 工作積極性。

4 結(jié) 語

在新時期，疾控中心面臨各種復(fù)雜多變的疾病 預(yù)防和控制工作，對疾控中心提出了新的挑戰(zhàn)。檔 案匯聚了疾控中心過去的疾病預(yù)防和控制方法。加 強檔案管理工作，可以充分挖掘檔案中的價值，為 疾控中心的各項工作提供參考。因此，疾控中心必 須重視檔案管理工作，加快檔案信息化，以充分發(fā) 揮檔案的價值。

參考文獻

曹珊.疾控中心文書檔案規(guī)范化管理途徑分析[J].黑龍江 檔案，2022（2）：116-118.

羅建華.疾控中心文書檔案規(guī)范化管理措施探討[J].黑龍 江檔案，2021（6）：184-185.

王世棟，荊楠楠.疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理策略解 析[J].養(yǎng)生保健指南，2020（22）：225-225.

王向農(nóng).新常態(tài)下疾控中心文書檔案規(guī)范化管理的措施 探討[J].卷宗，2021，11（13）：87-87.

曹瑾.新形勢下疾控中心檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)[J].世 界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2021，21（90）：295-296.

梁紅運.疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理措施研究[J].卷 宗，2020（36）：50-50.

陳曉燕，司尚佳，倫華美.探究疾控檔案規(guī)范化數(shù)字化 管理 路徑——以淄博市疾控中心為例[J ].中國標準 化，2022（18）：225-228.

劉園園，吉晶，趙士艷.新形勢下如何做好疾控中心人事檔 案管理[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2023，20（10）：232-236.

曹愛華.關(guān)于疾控中心檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措 施分析[J].蘭臺內(nèi)外，2021（7）：19-21.

張玉杰.淺談基層疾控檔案管理工作的信息化建設(shè)[J].辦 公室業(yè)務(wù)，2020（8）：91-92.

作者簡介

付卓華，本科，助理館員，研究方向為檔案管理。

（責任編輯：劉憲銀）