電子檔案在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用

文/于尼

學(xué)校檔案具有數(shù)量多、內(nèi)容雜的特點(diǎn)，應(yīng)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存管理的效率往往較低，在傳輸過(guò)程中易缺失損壞。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，近年來(lái)電子檔案被廣泛應(yīng)用。在學(xué)校檔案管理中引入電子檔案系統(tǒng)，運(yùn)用信息技術(shù)與管理系統(tǒng)完成檔案的管理，可進(jìn)一步提升檔案管理效率。

電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

提高檔案管理效率。電子檔案能夠提升學(xué)校檔案管理的效率，有助于學(xué)校高效率完成各項(xiàng)歸檔工作，便于信息的交流和分享，充分發(fā)揮檔案的作用。學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理工作中需要錄入紙質(zhì)檔案，對(duì)大量紙質(zhì)實(shí)物進(jìn)行核對(duì)和分辨，要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，效率不高。而電子檔案的引入，能夠借助計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)等進(jìn)行檔案信息的錄入、處理、儲(chǔ)存與傳輸，提升工作效率。電子檔案管理能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案的查詢、檢索、修正以及打印，提高檔案管理的便捷性，具有較高的應(yīng)用價(jià)值。電子檔案管理也讓學(xué)校檔案管理向著準(zhǔn)確性、全面性方向發(fā)展，有助于提高檔案管理工作的質(zhì)量。

確保檔案管理安全。檔案作為記錄各項(xiàng)資料信息的文件，其安全性影響著學(xué)校后續(xù)工作能否穩(wěn)定順利推進(jìn)。傳統(tǒng)檔案管理依靠人工對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行管理，在管理過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)資料丟失、霉變等問(wèn)題，人工管理過(guò)程中偶爾也會(huì)出現(xiàn)失誤的情況，這些都會(huì)影響檔案的準(zhǔn)確性。而電子檔案依靠計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理，可以通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行資料錄入，幫助學(xué)校記錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容，學(xué)校的電子檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)管理人員權(quán)責(zé)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保不同管理級(jí)別人員能夠進(jìn)行對(duì)應(yīng)的檔案管理。還可進(jìn)行云端備份，每一次修改與更新都可被系統(tǒng)追溯，能夠提高檔案的安全性與準(zhǔn)確性。

提升管理的靈活性。學(xué)校進(jìn)行檔案管理需要完成檔案編制、格式規(guī)范、檔案收集以及檔案查詢等一系列工作，相對(duì)復(fù)雜。電子檔案在進(jìn)行格式歸檔、儲(chǔ)存等方面具有更高的靈活性，可以按照工作需要及時(shí)進(jìn)行格式修整，并通過(guò)郵件、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行檔案的傳輸，按照不同工作需求進(jìn)行整理與修改，不僅提高了管理工作的效率，也為檔案的高效利用奠定了良好的基礎(chǔ)。學(xué)校應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)管理檔案，可以對(duì)不同年級(jí)的學(xué)生資料進(jìn)行調(diào)取與分析，通過(guò)檔案分類和檔案資料處理等方式，了解學(xué)校生源變化，匯總學(xué)校的各項(xiàng)教育資源，讓學(xué)校能夠基于準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息謀劃下一步工作。

節(jié)約檔案管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要依靠紙質(zhì)材料進(jìn)行檔案記錄，在這一過(guò)程中要消耗紙張、印刷、裝訂等成本，且紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的檔案室也需要進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，避免檔案受潮或損壞。電子檔案則可以通過(guò)計(jì)算機(jī)以及其他辦公設(shè)備進(jìn)行信息錄入，將各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理系統(tǒng)可通過(guò)硬件或云端方式儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，節(jié)約了檔案管理的人力物力資源，節(jié)約檔案管理成本。隨著儲(chǔ)存技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量不斷擴(kuò)大，可以實(shí)現(xiàn)更多資料的匯總，節(jié)約儲(chǔ)存資源的同時(shí)，也有利于對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。

電子檔案在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略

構(gòu)建電子檔案管理制度。一是規(guī)范操作流程。學(xué)校在運(yùn)用電子檔案管理時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際規(guī)范操作流程，要求檔案管理人員按照相關(guān)流程進(jìn)行操作。在設(shè)計(jì)電子檔案管理流程時(shí)，要明確電子檔案常見的檔案格式、儲(chǔ)存方式、檔案安全以及檔案調(diào)用等各項(xiàng)工作流程，從檔案管理規(guī)范化的角度出發(fā)，做好各項(xiàng)規(guī)定，要求管理人員按規(guī)范完成檔案錄入，并對(duì)檔案資料進(jìn)行有效管理。在制定工作流程時(shí)，需要考慮到檔案查詢便捷性、檔案信息隱私性等各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)不同類型電子檔案的錄入、備份、恢復(fù)等工作提出要求，有效保存和利用各項(xiàng)檔案資料。二是完善管理制度。學(xué)校要考慮到管理人員的能力與素質(zhì)，結(jié)合存在的問(wèn)題和短板優(yōu)化管理制度。要重視電子檔案管理系統(tǒng)的管理要求，根據(jù)不同管理人員的職位、責(zé)任等劃分管理權(quán)限，并在管理系統(tǒng)中設(shè)置信息管理權(quán)限，要求管理人員遵循電子檔案的管理規(guī)范，開展電子檔案錄入、查詢、修正等工作，確保電子檔案的規(guī)范性、準(zhǔn)確性與可靠性。要在管理系統(tǒng)中建設(shè)電子檔案監(jiān)督員、使用者實(shí)名驗(yàn)證等機(jī)制，提升計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全性、電子檔案的有效性。

加強(qiáng)電子檔案設(shè)備建設(shè)。一是加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。學(xué)校應(yīng)該結(jié)合實(shí)際做好電子檔案設(shè)備的建設(shè)，增加對(duì)硬件設(shè)施的資金投入，通過(guò)硬件設(shè)施建設(shè)為檔案管理提供設(shè)備基礎(chǔ)，確保電子檔案及時(shí)錄入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，并通過(guò)各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸以及資料共享，滿足學(xué)校檔案管理的需求。二是加強(qiáng)軟件系統(tǒng)建設(shè)。學(xué)校應(yīng)該注重軟件系統(tǒng)的建設(shè)，在實(shí)際工作中不斷更新升級(jí)信息系統(tǒng)，豐富檔案管理的功能性，加強(qiáng)檔案的安全性。學(xué)校在引入電子檔案管理時(shí)，要關(guān)注軟件的選擇與升級(jí)，結(jié)合現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，選擇能夠與數(shù)據(jù)處理相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)，批量完成學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的匯總與分析；定期進(jìn)行軟件系統(tǒng)升級(jí)，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高電子檔案管理的安全性。

拓寬電子檔案管理功能。一是拓展檔案歸類功能。學(xué)校應(yīng)該積極拓展電子檔案的歸類功能，引入相應(yīng)的軟件處理系統(tǒng)，進(jìn)行算法研究，利用信息技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類和歸檔，便于按照索引查找各類資料內(nèi)容。在電子檔案歸類過(guò)程中，需要合理設(shè)計(jì)資料錄入與檢索功能，在資料錄入時(shí)應(yīng)該將文檔、圖片、聲像等各類資料信息錄入，確保檔案錄入完整性。還要注意檔案資料的準(zhǔn)確性，便于后續(xù)歸類與儲(chǔ)存的合理應(yīng)用。二是拓展檔案共享功能。學(xué)校要做好檔案共享功能的拓展，考慮到學(xué)校檔案利用的各項(xiàng)要求，在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)共享與傳輸功能進(jìn)行優(yōu)化。還要重視數(shù)據(jù)傳輸與檔案共享時(shí)的安全性，通過(guò)操作流程的規(guī)范與權(quán)限設(shè)計(jì)，確保檔案共享的規(guī)范性。三是拓展檔案儲(chǔ)存安全。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)信息安全建設(shè)，不斷升級(jí)電子檔案安全系統(tǒng)，保證檔案資料的安全性。學(xué)校在建立電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要格外重視安全管理的需求，考慮到數(shù)據(jù)安全性、隱私性的要求，引入防火墻、病毒查殺軟件等各項(xiàng)功能，對(duì)內(nèi)部資料進(jìn)行有效保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案資料泄露等問(wèn)題。此外，學(xué)校也要重視檔案的備份與恢復(fù)，避免電子檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題。四是要拓展檔案的綜合利用。學(xué)校在運(yùn)用電子檔案時(shí)要關(guān)注檔案的綜合利用，借助電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮各類檔案資料的作用，助力學(xué)校工作的開展。學(xué)校在通過(guò)檔案管理對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類和處理時(shí)，需要做好信息資料分析的相關(guān)工作，了解學(xué)生成績(jī)、師資力量等各項(xiàng)資源變化，借助信息系統(tǒng)分析歷年來(lái)學(xué)校各項(xiàng)工作開展情況，為學(xué)校后續(xù)教學(xué)方案、發(fā)展方向規(guī)劃提供數(shù)據(jù)和資料，從而更好地制定方案和規(guī)劃。

提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。學(xué)校在運(yùn)用電子檔案進(jìn)行檔案管理時(shí)，要考慮到管理人員專業(yè)水平的提升，積極引進(jìn)復(fù)合型人才，定期開展專業(yè)人才培訓(xùn)，提升檔案管理質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該重視信息技術(shù)人才的引進(jìn)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠根據(jù)工作要求完成數(shù)據(jù)錄入、資料歸檔、檔案儲(chǔ)存以及檔案調(diào)取等各項(xiàng)工作。此外，學(xué)校還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，定期開展信息技術(shù)與信息安全意識(shí)培訓(xùn)工作，提升管理人員工作能力。

信息化時(shí)代，電子檔案以其高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，學(xué)校運(yùn)用電子檔案可以更全面匯總各類信息，提升檔案管理的效率。值得注意的是，學(xué)校在應(yīng)用電子檔案管理時(shí)，應(yīng)該結(jié)合自身需求做好電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，建立完善的檔案管理制度，加大檔案管理的硬件與軟件系統(tǒng)投入，不斷拓寬電子檔案管理功能，提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，讓電子檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校各項(xiàng)工作提供有效的支持。