加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

王海琴

[摘 要]隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)逐步實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化。然而，檔案信息化管理中保密與安全管理問題一直是管理者和用戶關注的重點。如何平衡檔案資源的共享利用與安全保密，是當前檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。文章圍繞檔案管理安全保密及信息化檔案管理，探討了檔案管理安全保密的重要性，并提出了相應的對策和建議，以供參考。

[關鍵詞]檔案管理；安全保密；信息化檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）09-0034-03

檔案是記錄歷史、傳承文明的重要載體，也是國家和社會發(fā)展的重要信息資源，檔案管理是其他工作開展的重要基礎與前提，在社會整體發(fā)展中占據(jù)重要地位。

信息化的發(fā)展，尤其是檔案管理工作的信息化發(fā)展，讓檔案管理與保密工作變得困難。信息化發(fā)展提高了檔案管理效率，豐富了檔案資源的開發(fā)利用方式，但與此同時，檔案信息化管理中的安全保密問題也日益凸顯。如何在確保檔案信息安全的前提下，推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平，成為當前亟待解決的問題。

一、檔案管理工作的特點

專業(yè)性：檔案管理需要具備專業(yè)的知識和技能，包括檔案分類、編目、整理、保存、利用等。管理人員需要經(jīng)過專業(yè)培訓，才能有效地管理和保護檔案。

規(guī)范性：檔案管理工作必須遵循一定的規(guī)范和標準，如檔案的分類方法、保存方式、保密規(guī)定等[ 1 ]。這些規(guī)范和標準是開展檔案管理工作的基礎。

歷史性：檔案是歷史的記錄，具有重要的歷史價值。檔案管理不僅是對檔案的保存，更是對歷史的尊重和保護。

系統(tǒng)性：檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，涉及檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等多個環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)相互關聯(lián)，構成了完整的檔案管理體系。

保密性：許多檔案涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私，因此檔案管理工作必須嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。

服務性：檔案管理的最終目的是為社會和公眾提供服務。管理人員需要積極開發(fā)檔案資源，為利用者提供便捷、高效的檔案服務。

二、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的意義

檔案管理作為企業(yè)和組織運營中的重要環(huán)節(jié)，安全保密及信息化管理對于維護檔案的真實性、完整性和可用性具有至關重要的作用。隨著信息技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)和組織的需求，實施信息化檔案管理成為必然選擇[ 2 ]。

（一）檔案管理安全保密的意義

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄價值的固化信息。檔案管理安全保密工作對于維護國家安全、保障社會穩(wěn)定、促進經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。

首先，檔案管理安全保密是維護國家安全的重要組成部分。檔案中往往包含國家政治、經(jīng)濟、軍事、文化等方面的重要信息，一旦泄露，就可能對國家的安全造成嚴重威脅。因此，加強檔案管理安全保密工作是保障國家安全的重要舉措[ 3 ]。

其次，檔案管理安全保密對于保障社會穩(wěn)定具有重要意義。檔案是社會歷史發(fā)展的重要見證，是維護社會公平正義的重要依據(jù)。如果檔案管理不善，導致檔案丟失、損毀或篡改，就可能產(chǎn)生不穩(wěn)定因素，甚至引發(fā)社會動蕩。

最后，檔案管理安全保密對于促進經(jīng)濟發(fā)展也具有重要意義。檔案中往往包含企業(yè)的商業(yè)秘密、技術研發(fā)成果等重要信息，是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。加強檔案管理安全保密工作，保障企業(yè)核心信息的安全，對于維護企業(yè)利益、促進經(jīng)濟發(fā)展具有重要作用。

檔案管理安全保密工作是一項長期而艱巨的任務，需要全社會的共同努力。全社會應增強檔案管理安全保密意識，建立健全檔案管理制度，加強技術防范和人才隊伍建設，切實保障檔案的安全和保密。

（二）信息化檔案管理的意義

信息化檔案管理具有深遠的意義，它不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，還極大地提高了檔案管理的效率和安全性。

首先，提高效率。傳統(tǒng)的檔案管理通常依賴于紙質文檔和人工操作，查找、存儲和分享信息的過程煩瑣且耗時。而信息化檔案管理通過數(shù)字化技術，將紙質文檔轉化為電子文檔，實現(xiàn)了快速、準確的信息檢索和共享，極大地提高了工作效率，節(jié)省了時間和人力成本。

其次，保護檔案安全[ 4 ]。紙質檔案容易受到自然因素（如火災、水災）和人為因素（如損壞、丟失）的影響，電子檔案通過數(shù)據(jù)備份和加密技術等手段，能夠更好地保護檔案的安全。此外，信息化檔案管理系統(tǒng)還可以設置權限，防止未經(jīng)授權的人員訪問或修改檔案，確保檔案的安全性和保密性。

最后，推動綠色環(huán)保。通過減少紙質文檔的使用，信息化檔案管理有助于減少樹木砍伐和紙張浪費，減輕對環(huán)境的壓力。同時，電子檔案的存儲和處理過程中產(chǎn)生的碳排放也相對較低，有利于實現(xiàn)綠色辦公和可持續(xù)發(fā)展。在信息化時代，各級組織和機構應積極推動檔案管理的信息化建設，以適應時代發(fā)展的需要。

三、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的對策

（一）開展信息化資源建設

信息化資源建設實際上就是以檔案信息內(nèi)容為基礎，將其轉變?yōu)樾畔①Y源，從政治、經(jīng)濟、人文、歷史等多層面出發(fā)，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)劃與控制，確保檔案資源得到科學的開發(fā)利用，完成檔案管理的輸入與輸出工作[ 5 ]。檔案管理的輸入與輸出工作是檔案工作的核心部分，只有保證這兩項工作的有效實施，才能充分發(fā)揮檔案的價值作用。在輸入過程中，要加強信息的收集和儲備，通過多種渠道獲取有價值的檔案信息，進行有效監(jiān)控和管理，確保檔案信息的準確性和安全性。在輸出過程中，要注重檔案編目的專題整合與檢索服務的深化，滿足社會對檔案信息的需求。

檔案信息的價值體現(xiàn)在多個方面，包括行政作用和社會價值。在行政作用方面，檔案可以為政府部門提供決策支持，促進政府工作的有效實施。在社會價值方面，檔案可以為社會各界提供歷史研究、文化傳承、宣傳教育等方面的服務，促進社會的發(fā)展和進步。

（二）完善管理制度

建立健全檔案管理制度體系對于一個組織來說至關重要。檔案是組織記憶和歷史的載體，是決策、研究和日常工作的基礎。為了確保檔案的安全、完整和有效利用，必須明確各級檔案管理部門的職責和權限，規(guī)范檔案信息的收集、整理、存儲和使用流程[ 6 ]。

首先，檔案管理部門應承擔起檔案收集、整理、分類、編目、存儲和提供利用等職責。不同層級的檔案管理部門應有明確的權責界限，確保檔案管理工作無縫對接，避免權責不清導致的管理混亂。例如，基層檔案管理部門負責檔案的初步收集和整理，而上級檔案管理部門則負責檔案的鑒定、保存和提供利用。

其次，檔案信息的收集、整理、存儲和使用流程需要嚴格規(guī)范。收集檔案時應確保信息的真實性、完整性和可用性；整理檔案應遵循科學的原則和方法，保持檔案之間的歷史聯(lián)系和邏輯關系；存儲檔案應提供適宜的環(huán)境和設施，確保檔案的安全和長期保存；使用檔案則應依法依規(guī)，確保檔案的機密性和安全性。

最后，為了加強檔案保密宣傳教育，組織應利用多種形式和渠道，提升全體人員的保密意識。可以通過開展專題培訓、制作宣傳資料、舉辦知識競賽等方式，普及檔案保密知識，使全體人員充分認識到檔案保密的重要性，掌握基本的保密技能和方法。同時，可以結合典型案例進行宣傳教育，使全體人員更加直觀地了解檔案泄密的危害和后果。

總之，建立健全檔案管理制度體系并加強檔案保密宣傳教育，對于保障組織信息安全、促進組織發(fā)展具有重要意義。各級檔案管理部門應切實履行職責，全體人員應增強保密意識，共同維護檔案的安全性和機密性。

（三）依法依規(guī)推進檔案管理信息化

為了確保檔案管理工作在法治軌道上穩(wěn)步前行，應嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。檔案管理涉及國家安全、社會穩(wěn)定和公民個人隱私等重要方面，因此必須始終保持高度警惕，切實加強對檔案管理工作的規(guī)范監(jiān)管。

首先，檔案管理的法治化是不可或缺的[ 7 ]。隨著《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)的出臺，檔案管理工作的法律依據(jù)更加明確。應嚴格按照法律規(guī)定，確保檔案的收集、整理、保管及利用等各個環(huán)節(jié)都符合法律要求。對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，更應加密保管，防止信息泄露。

其次，加強檔案管理部門與相關部門的溝通協(xié)調(diào)對于檔案管理也至關重要。檔案管理工作不是孤立的，它需要多個部門的協(xié)同合作。在實際工作中，檔案管理部門應當積極加強與相關部門的溝通協(xié)調(diào)，爭取政策支持和資源保障。比如，檔案管理部門可與財政部門溝通，爭取到必要的經(jīng)費支持，用于檔案的維護、保管和信息化建設，將檔案管理經(jīng)費納入財政預算，確保檔案管理工作有足夠的資金支持。

同時，檔案管理部門還可以與信息化管理部門合作，可以將先進的信息技術應用于檔案管理中，推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作的效率、便捷性和安全性。舉例來說，可以采用數(shù)字化技術對檔案進行掃描、存儲和管理，實現(xiàn)檔案信息的電子化和共享化，可以減少紙質檔案的使用和存儲成本，方便用戶隨時隨地查詢和使用檔案信息，提高檔案信息的利用價值?？梢圆捎脭?shù)據(jù)挖掘和分析技術，深度挖掘和分析檔案信息，發(fā)現(xiàn)其中蘊含的歷史、文化和科學價值，為學術研究和社會發(fā)展提供有力支持。

（四）組建信息化檔案管理人才隊伍

信息化檔案管理是當今社會發(fā)展的重要趨勢，而檔案管理人員的專業(yè)知識結構、知識水平及業(yè)務能力則是影響信息化檔案管理水平的關鍵因素[ 8 ]。為了確保信息化檔案管理的有效推廣和應用，必須注重組建專業(yè)的信息化檔案管理隊伍，不斷提高管理人員的信息化技術水平。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質管理模式轉變?yōu)閿?shù)字化、網(wǎng)絡化的管理模式。在這一轉變過程中，檔案管理人員的角色和職責也發(fā)生了顯著的變化。他們不僅需要具備扎實的檔案管理基礎知識，而且需要掌握現(xiàn)代信息技術，如數(shù)據(jù)處理、信息安全、云計算等。在專業(yè)知識結構方面，檔案管理人員應具備多元化的知識體系。除了掌握檔案管理的基本理論和方法外，檔案管理人員還應了解相關學科的基礎知識，如歷史學、文獻學、信息科學等。這些知識能夠幫助管理人員更好地理解和分析檔案內(nèi)容，提高檔案管理和利用的效率。

在專業(yè)知識水平方面，檔案管理人員需要不斷學習和更新自己的知識庫。隨著信息技術的不斷更新?lián)Q代，新的管理理念和技術層出不窮。管理人員應積極參加各類培訓和學習活動，了解最新的檔案管理技術和標準，確保自己始終站在行業(yè)前沿。

在業(yè)務能力方面，檔案管理人員需要具備高度的責任心和敬業(yè)精神。檔案管理工作涉及大量珍貴的歷史資料和文化遺產(chǎn)，任何疏忽都可能造成不可挽回的損失。因此，管理人員應時刻保持警惕，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。為了提高管理人員的信息化技術水平，可以采取多種措施。同時，可以鼓勵管理人員參加相關認證考試，如全國計算機等級考試、信息安全水平考試等，提升他們的信息化素養(yǎng)和綜合能力。加強信息化檔案管理的推廣和應用，需要高度重視檔案管理人員的培養(yǎng)和隊伍建設[ 9 ]。只有不斷優(yōu)化他們的專業(yè)知識結構，提高他們的專業(yè)水平和業(yè)務能力，才能確保信息化檔案管理的有效實施和持續(xù)發(fā)展。

四、結語

加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理，是當前檔案管理工作的重要任務。只有不斷完善技術防護體系，建立健全管理制度，促進多方面措施齊頭并進，才能實現(xiàn)檔案信息資源的合理利用和保護，推動檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。在這個過程中，應始終堅持以用戶為中心的原則，在確保檔案信息安全的同時，為用戶提供更加便捷、高效的服務，滿足用戶的需求，推動檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

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