張翠娥 包勇
摘要:以合同和發(fā)票為切入點,研究超大型企業(yè)集團采購環(huán)節(jié)的風險防控,針對采購業(yè)務(wù)中“未實現(xiàn)系統(tǒng)化、線上化控制,采購結(jié)算環(huán)節(jié)證據(jù)鏈不完備、不串聯(lián)”等問題,聚焦經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中的信息要素,推進企業(yè)集團客商信息池、發(fā)票信息池和合同信息池建設(shè),構(gòu)筑從供應(yīng)商管理、合同管理、發(fā)票結(jié)算、賬務(wù)處理全程線上可監(jiān)控、可分析的采購端閉環(huán)管理穿透式財務(wù)管控體系。通過穿透式監(jiān)督的數(shù)據(jù)承載及分析能力,對合同、發(fā)票等經(jīng)濟行為的法定依據(jù)實行統(tǒng)一結(jié)構(gòu)化管理,實現(xiàn)對集團內(nèi)外部跨層級、跨地域、跨行業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)風險的穿透式分析,避免信息不對稱和風險積累,有效構(gòu)建由預(yù)警及監(jiān)控組成的多維監(jiān)督機制,為大型企業(yè)集團進一步探索財務(wù)智能風險防控、加強合規(guī)管理和支撐經(jīng)營管理決策提供參考和實踐借鑒。
關(guān)鍵詞:合同管理;超大型企業(yè)集團;穿透式監(jiān)督;財務(wù)管控
0 引言
采購環(huán)節(jié)是經(jīng)濟業(yè)務(wù)開展的重點風險領(lǐng)域,而采購結(jié)算財務(wù)管控作為采購業(yè)務(wù)整個過程中的重要一環(huán),不僅是采購流程的終點,更是確保資金安全、防范腐敗風險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
合同是企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)結(jié)算行為的唯一法定依據(jù),其管理貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié),伴隨企業(yè)運營全過程。發(fā)票是企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)開具、收取的收付款憑證,是會計核算的原始依據(jù),其管理關(guān)系企業(yè)經(jīng)營成果的核算及涉稅相關(guān)事宜。若缺少二者的統(tǒng)一集中管理平臺,將帶來合同與發(fā)票管理參差不齊,合同與發(fā)票管理線下環(huán)節(jié)多、風險大,以及缺少對各類經(jīng)濟合同、各類發(fā)票的有效監(jiān)控手段等問題。這一局面更進一步造成了經(jīng)濟業(yè)務(wù)全流程穿透式監(jiān)督的斷點、斷線、不閉環(huán),并且由于無法將財務(wù)、內(nèi)控、合規(guī)管理要求通過信息化手段嵌入合同要素、合同執(zhí)行、發(fā)票報銷、入賬等環(huán)節(jié),造成穿透式監(jiān)督的信息化水平不高。
打造基于合同、發(fā)票的統(tǒng)一集中管理平臺具有迫切性,通過經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息載體匯集全量數(shù)據(jù),能夠為穿透式監(jiān)督提供數(shù)據(jù)支撐。所構(gòu)建的穿透式監(jiān)督體系,可為大型企業(yè)集團的風險管理和內(nèi)控管理提供系統(tǒng)化、可操作的平臺樣本。通過實施穿透式監(jiān)督,大型企業(yè)集團能夠?qū)崿F(xiàn)對內(nèi)部運營、管理流程的全面審視和深度剖析,從而有效識別潛在風險,構(gòu)建更加嚴密的風險防控體系。同時,該體系通過強化內(nèi)部控制,可促進企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的完善,顯著減少權(quán)力尋租和利益輸送的可能性。這不僅有助于大型企業(yè)集團自身的合規(guī)經(jīng)營和健康發(fā)展,更共同為全社會營造了公平、透明、高效的營商環(huán)境,對推動整個行業(yè)的規(guī)范化、高質(zhì)量發(fā)展具有深遠的影響。
1 文獻綜述
采購業(yè)務(wù)穿透式監(jiān)督作為一種深度、全面的內(nèi)部審計與管理控制方式,旨在通過追蹤采購活動全過程,從源頭到終端,實現(xiàn)對采購成本、效率、合規(guī)性等多維度的精細化監(jiān)管。近年來,隨著企業(yè)風險管理意識的提升和信息技術(shù)的發(fā)展,采購業(yè)務(wù)穿透式監(jiān)督的研究逐漸受到學(xué)術(shù)界的關(guān)注。
1.1 風險管理理論
風險管理理論強調(diào)在風險存在的情況下,如何將風險造成的損失降至最低。合同管理是落實企業(yè)內(nèi)部控制和風險管理的核心業(yè)務(wù)[1]。企業(yè)通過對合同和發(fā)票進行集中統(tǒng)一管理,可以更好地識別、評估和控制與合同和發(fā)票相關(guān)的風險。這包括識別潛在的合同違約風險、發(fā)票欺詐風險等,并采取相應(yīng)的風險防控措施,如建立嚴格的合同審批流程、發(fā)票驗證機制等,以降低這些風險對企業(yè)的影響[2]。
1.2 內(nèi)部控制理論
內(nèi)部控制理論要求企業(yè)建立一系列自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的方法、手續(xù)與措施,以保障企業(yè)目標的實現(xiàn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)內(nèi)部控制迎來了全新變革,智慧內(nèi)控成為企業(yè)風險管理的最新課題[3-4]。合同和發(fā)票作為企業(yè)重要的經(jīng)濟活動和財務(wù)憑證,對其進行集中統(tǒng)一管理有助于確保這些活動的合規(guī)性和準確性。通過建立完善的合同管理制度、發(fā)票管理制度等內(nèi)部控制措施,企業(yè)可以規(guī)范合同管理流程、提高發(fā)票管理的效率和準確性,從而保護企業(yè)的資產(chǎn)安全、提高財務(wù)信息質(zhì)量。采購業(yè)務(wù)穿透式監(jiān)督恰好體現(xiàn)了這一理念,通過對采購流程的全方位監(jiān)控,強化內(nèi)部控制的有效性。
2 案例簡介
B企業(yè)集團伴隨著近年聯(lián)合重組業(yè)務(wù)體量急劇上升,針對采購經(jīng)濟業(yè)務(wù)中“未實現(xiàn)系統(tǒng)化、線上化控制,采購結(jié)算環(huán)節(jié)證據(jù)鏈不完備、不串聯(lián)”等問題,建立穿透式的財務(wù)管控體系勢在必行。聚焦經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中的信息要素,緊盯采購結(jié)算各環(huán)節(jié),分階段有序推進全企業(yè)集團客商信息池、發(fā)票信息池和合同信息池建設(shè),構(gòu)筑穿透式財務(wù)管控能力體系,打造覆蓋全集團各層級公司從供應(yīng)商管理、合同管理、發(fā)票結(jié)算、賬務(wù)處理全程線上可監(jiān)控、可分析的采購端閉環(huán)管理,通過合同、票證、資金及賬務(wù)數(shù)據(jù)全鏈路貫通,有效實現(xiàn)B企業(yè)集團穿透式監(jiān)督管理要求,為集團經(jīng)濟業(yè)務(wù)風險管控和內(nèi)控體系能力提升夯實基礎(chǔ),見圖1。
本實踐研究通過向業(yè)務(wù)的前端延伸并豐富監(jiān)督信息載體,搭建平臺收集儲存發(fā)票信息及合同備案信息,從而使采購結(jié)算的證據(jù)鏈完備,并運用技術(shù)手段,實現(xiàn)風險監(jiān)測、結(jié)算控制、查驗及識別的自動化,從而構(gòu)建穿透式監(jiān)督能力體系。
3 采購端穿透式財務(wù)管控平臺設(shè)計
3.1 總體思路和建設(shè)目標
為進一步將監(jiān)督觸角向經(jīng)濟業(yè)務(wù)前端延伸,B企業(yè)集團共享服務(wù)中心首先搭建票聯(lián)平臺,通過共享服務(wù)中心匯聚全口徑采購發(fā)票數(shù)據(jù),使財務(wù)結(jié)算所依據(jù)的發(fā)票信息第一時間有真實、可靠的信息源,支撐發(fā)票的自動查驗、自動認證、排重和異常監(jiān)控。其次再通過構(gòu)建統(tǒng)一合同管理平臺,實現(xiàn)“結(jié)算必依合同、無合同不結(jié)算、無合同不付款”的在線強控,有效保障了經(jīng)濟業(yè)務(wù)采購結(jié)算的合法合規(guī),豐富穿透式監(jiān)督的信息載體,最大限度地降低整體采購結(jié)算風險的穿透式監(jiān)督能力體系。再者串聯(lián)“合同+發(fā)票+客商信息+資金收付+賬務(wù)處理”的多維度數(shù)據(jù),橫向貫通經(jīng)濟業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié),形成智慧合同數(shù)據(jù)中臺,為多維度發(fā)票、合同監(jiān)測分析奠定基礎(chǔ),促進經(jīng)營合規(guī),形成集團公司穿透式監(jiān)督能力體系。
3.2 平臺架構(gòu)與功能設(shè)計
3.2.1 票聯(lián)平臺
通過搭建票聯(lián)平臺匯聚采購發(fā)票池,實現(xiàn)發(fā)票的智慧化管理,支撐購銷數(shù)據(jù)調(diào)用、支持數(shù)據(jù)分析及價值挖掘。發(fā)票池功能流程設(shè)計主要涉及(共享服務(wù)中心、業(yè)務(wù)部門、供應(yīng)商)3個主體,這些主體通過票聯(lián)平臺的有效整合。發(fā)票池功能主要包括發(fā)票收集、發(fā)票識別、發(fā)票認證及狀態(tài)更新,通過發(fā)票信息的收集、傳遞、比對等實現(xiàn)將內(nèi)控合規(guī)要求嵌入系統(tǒng),確保穿透式監(jiān)督線上化、系統(tǒng)化高效運作,見圖2。
票聯(lián)平臺通過稅局和外部供應(yīng)商,實現(xiàn)發(fā)票全要素獲取、發(fā)票狀態(tài)更新、發(fā)票認證自動發(fā)起并反饋,從而構(gòu)建一個匯集全量發(fā)票信息和狀態(tài)的發(fā)票信息池。票聯(lián)平臺內(nèi)嵌光學(xué)字符識別(OCR)技術(shù),自動識別由業(yè)務(wù)部門通過采購系統(tǒng)傳遞的紙質(zhì)、電票中的發(fā)票號碼、代碼及數(shù)量等關(guān)鍵信息,匹配后的發(fā)票票面信息自動與財務(wù)系統(tǒng)對接,減少錄入錯誤及提高審核效率,并基于自動識別信息與發(fā)票池進行交互,查詢發(fā)票認證狀態(tài)和真?zhèn)涡畔?。同時,對相關(guān)認證、驗真結(jié)果及時反饋給相關(guān)責任主體,以便業(yè)務(wù)部門及時調(diào)整業(yè)務(wù)流程和合作關(guān)系,進而確保入賬發(fā)票信息真實可靠。
通過票聯(lián)平臺的自動收集、識別、驗真、排重等功能流程設(shè)計,并與財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)付結(jié)算模塊聯(lián)動,確保采購結(jié)算環(huán)節(jié)的發(fā)票證據(jù)鏈完備,支撐購銷協(xié)同數(shù)據(jù)調(diào)用、支持數(shù)據(jù)分析及價值挖掘,進一步提升全集團發(fā)票信息的處理效率與穿透式監(jiān)督效能。
3.2.2 合同信息管理平臺
穿透式監(jiān)督能力體系中的合同信息管理平臺流程設(shè)計主要包括:財務(wù)系統(tǒng)、統(tǒng)一合同信息管理平臺和業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這些系統(tǒng)通過智能化的流程協(xié)同工作,實現(xiàn)合同的智能化管理,補齊經(jīng)濟業(yè)務(wù)開展的合同證據(jù)鏈、數(shù)據(jù)流。該合同池功能主要包括:合同備案、合同監(jiān)測、合同結(jié)算控制,通過合同信息的傳遞、結(jié)算信息的處理、報支申請和結(jié)算審核等實現(xiàn)將內(nèi)控合規(guī)要求內(nèi)嵌入系統(tǒng),確保穿透式監(jiān)督線上化、系統(tǒng)化高效運作,見圖3。
在合同信息備案階段,針對部分無業(yè)務(wù)系統(tǒng)支撐經(jīng)濟業(yè)務(wù),支持人工錄入合同要素并上傳文本,并通過NLP(自然語言處理)技術(shù)自動校驗,確保錄入信息與文本信息一致。同時支持與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,業(yè)務(wù)系統(tǒng)合同數(shù)據(jù)通過接口傳輸。在合同的傳遞和結(jié)算信息處理階段,合同池通過與財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接,自動完成合同信息的傳遞和結(jié)算信息的處理。這一過程不僅提高信息傳遞的效率,而且降低因人為操作導(dǎo)致的錯誤風險。備案合同信息隨機抽取關(guān)鍵信息要素,利用智能監(jiān)測技術(shù),對合同的執(zhí)行情況進行實時跟蹤和監(jiān)控,確保合同執(zhí)行、結(jié)算的合規(guī)性。合同結(jié)算控制是合同池的核心功能之一。通過與財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)付模塊聯(lián)動,對多次結(jié)算合同結(jié)算總金額超限進行強控,杜絕開口合同,確保采購結(jié)算環(huán)節(jié)的合同證據(jù)鏈完備,實現(xiàn)“結(jié)算必依合同、無合同不結(jié)算、無合同不付款”的在線強管控,要求集團各層級公司全面覆蓋執(zhí)行。
4 建設(shè)實踐與推廣覆蓋
4.1 項目建設(shè)歷程
為構(gòu)建全集團基于“合同+發(fā)票+客商信息+資金收付+賬務(wù)處理”全鏈路經(jīng)濟業(yè)務(wù)穿透式監(jiān)督能力體系,結(jié)合覆蓋公司范圍大、集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)多、結(jié)算嵌入深、各公司管理差異大等特點,本著“整體設(shè)計、分步實施”的原則,更好地貼合集團公司及各子公司的管理訴求。
B企業(yè)集團共享服務(wù)中心2018年底啟動票聯(lián)平臺一期建設(shè),歷時11個月完成外部供應(yīng)商選型、集成方案、可研報告編制,系統(tǒng)開發(fā)與測試,2019年9月底完成票聯(lián)平臺一期功能建設(shè),實現(xiàn)獲取進銷項增值稅發(fā)票等全要素信息,建立集團統(tǒng)一管理的發(fā)票數(shù)據(jù)庫,在實現(xiàn)發(fā)票結(jié)算、財務(wù)審核自動化處理的同時,支持購銷結(jié)算協(xié)同、稅務(wù)管理及集團公司穿透式監(jiān)督。2020年8—10月啟動票聯(lián)平臺二期建設(shè),增加通過普票四要素獲取全要素的信息通路,實現(xiàn)敏感信息、普票驗真等優(yōu)化功能,進一步增強發(fā)票環(huán)節(jié)的穿透式監(jiān)督能力。2021年2—8月啟動票聯(lián)平臺三期建設(shè),根據(jù)各方業(yè)務(wù)需求,定制開發(fā)數(shù)據(jù)服務(wù)產(chǎn)品。
在此基礎(chǔ)上2021年8月啟動集團統(tǒng)一合同信息管理平臺建設(shè),2022 年6月完成合同信息備案及結(jié)算控制建設(shè),2022年底完成合同監(jiān)測建設(shè)的時間安排,采取平臺功能建設(shè)與財務(wù)系統(tǒng)及其他周邊系統(tǒng)改造同步并行,縮短建設(shè)周期,充分利用NLP、區(qū)塊鏈新技術(shù),實現(xiàn)關(guān)鍵信息的自動識別異常提示及備案內(nèi)容可追溯可信任。
4.2 運營保障機制
配套的運營保障機制是穿透式財務(wù)管控平臺落地實施和覆蓋推廣中不可或缺的重要保障,根據(jù)不同業(yè)務(wù)需要設(shè)計日常的管理流程和處理機制,并根據(jù)平臺功能的迭代升級靈活配置、持續(xù)優(yōu)化,運營機制已納入常態(tài)化運轉(zhuǎn)。
4.2.1 差異化業(yè)務(wù)處理機制
建立差異化業(yè)務(wù)確認處理機制是確保發(fā)票和合同管理規(guī)范性和高效性的重要舉措。通過結(jié)合各公司的實際情況和需求,設(shè)計滿足風險管控要求的個性化處理模式[5],并明確確認審批機制和跟蹤機制,確保發(fā)票和合同管理的流程更加符合企業(yè)的實際需求,提高運營效率,降低合規(guī)風險。
4.2.2 統(tǒng)一客服機制
建立面向全集團各級公司的統(tǒng)一客服機制,設(shè)計電話專線、微信公眾號、標準問題庫自助、集中培訓(xùn)及視頻講解等多維客服形式,形成常態(tài)化服務(wù)機制,實現(xiàn)發(fā)票信息及合同備案處理的規(guī)范高效。
4.2.3 系統(tǒng)運維管理流程
建立票聯(lián)平臺、合同平臺系統(tǒng)運維管理流程及機制,明確系統(tǒng)集成對接、規(guī)則維護、故障保修、數(shù)據(jù)變更及授權(quán)管理等方面的處理流程、方式及內(nèi)部解決機制,確保系統(tǒng)的日常正常運轉(zhuǎn)。
4.2.4 敏感詞、白名單管理規(guī)則與要求
根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求、紀委監(jiān)督執(zhí)紀等穿透式監(jiān)督要求,及時更新調(diào)整發(fā)票信息敏感詞庫,實現(xiàn)相關(guān)穿透式監(jiān)督管理要求動態(tài)系統(tǒng)化、控制線上化。建立采購結(jié)算合同白名單管理運行規(guī)則及要求,對全集團各賬套無合同白名單規(guī)則的管理授權(quán)進行收集明確,建立規(guī)則調(diào)整的集中統(tǒng)一管理機制。
5 實施效果
穿透式財務(wù)管控監(jiān)督能力體系建設(shè)的成功應(yīng)用得益于其強大的數(shù)據(jù)承載及分析能力?;谄甭?lián)平臺、合同平臺強大的數(shù)據(jù)聚合能力,一方面實時掌握全集團采購發(fā)票、合同動態(tài);另一方面緊跟公司治理大數(shù)據(jù)中心建設(shè)步伐,對合同、發(fā)票、結(jié)算等前后端關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進行深度挖掘,提供多維度多類型數(shù)據(jù)動態(tài)展示,通過數(shù)據(jù)賦能、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)決策,為集團總部各職能及各級公司提供管理支撐。
穿透式監(jiān)督能力體系已實現(xiàn)集團各級公司全覆蓋,其中發(fā)票池累計查驗、排查發(fā)票186.96萬張、敏感詞庫1 015個,排查發(fā)現(xiàn)存疑問題發(fā)票1.84萬張。合同信息管理平臺累計集成221個業(yè)務(wù)系統(tǒng),累計完成553.54萬個合同信息管理,攔截采購結(jié)算合同未信息登記11.46萬次,攔截涉及禁入客商名單合同140個。
5.1 在線功能強管控
通過合同信息管理平臺與標財系統(tǒng)聯(lián)動,嵌入在線結(jié)算流程,實現(xiàn)“無合同不結(jié)算、結(jié)算必依合同”的在線強控,最大限度降低合同結(jié)算風險。各級子公司以財務(wù)系統(tǒng)為基礎(chǔ),以合同備案為關(guān)鍵信息要素,加快實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與標財系統(tǒng)、合同信息管理平臺的對接和信息交換,重點加強對業(yè)務(wù)單據(jù)和業(yè)務(wù)審批過程的留痕,實現(xiàn)資金結(jié)算的業(yè)務(wù)發(fā)起、財務(wù)審核、支付監(jiān)控及賬務(wù)處理的全流程線上操作,全面杜絕舞弊空間,形成全流程管控。財務(wù)系統(tǒng)通過票聯(lián)平臺中的發(fā)票明細信息及賬務(wù)信息,實現(xiàn)在線的普票自動驗真、排重,并設(shè)置敏感詞庫,攔截潛在問題發(fā)票,確保入賬信息真實可靠。
5.2 事前分析預(yù)警機制
票聯(lián)平臺、合同信息管理平臺與客商平臺對接,通過客商代碼系統(tǒng)、監(jiān)察系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、發(fā)票識別系統(tǒng)的對接聯(lián)動,實現(xiàn)禁入客商的在線禁入控制,凡涉及禁入客商的發(fā)票、合同均無法進行后道環(huán)節(jié),并及時向相關(guān)用戶發(fā)送預(yù)警通知,實現(xiàn)禁入客商攔截的端口前置,及時發(fā)現(xiàn)并預(yù)警潛在的風險點和問題,為企業(yè)提供寶貴的時間窗口來采取相應(yīng)的預(yù)防和應(yīng)對措施。此外,針對集團其他重點管控項目,比如是否招投標、是否集團外貿(mào)易、咨詢合同是否報備等功能均嵌入合同平臺在線信息管理的處理流程,在提請支付之前就進行控制,實現(xiàn)對集團重點管控項目的穿透式監(jiān)督。
5.3 事后分析預(yù)警與報告推送機制
通過獲取的全集團發(fā)票全量信息,對相關(guān)報銷過程中認證、排重、明感詞攔截情況進行統(tǒng)計分析,形成涉稅風險提示[6],為穿透式監(jiān)督提供相關(guān)信息依據(jù)。對合同信息、結(jié)算信息、發(fā)票信息、合同要素與文本識別結(jié)果進行清洗、優(yōu)化、統(tǒng)一,再進行比對分析,識別可能存在風險?;跀?shù)據(jù)中臺的ADS(數(shù)據(jù)應(yīng)用層)風險數(shù)據(jù)模型建立滿足業(yè)務(wù)需求的數(shù)據(jù)服務(wù),構(gòu)建大額合同分析、合同異常模型、應(yīng)招未招模型、付款異常模型、客商資質(zhì)檢測模型等穿透式監(jiān)督分析工具矩陣,提供大額合同的業(yè)務(wù)過程和計算跟蹤、合同關(guān)鍵要素與文本識別不一致提示、異??蜕烫崾镜却┩甘奖O(jiān)督預(yù)警提示體系。
6 結(jié)語
在建設(shè)采購端穿透式財務(wù)管控體系過程中,B企業(yè)集團共享服務(wù)中心十多年在業(yè)財融合和數(shù)據(jù)標準治理方面的經(jīng)驗累積,及財務(wù)共享模式本身集約化的管理和規(guī)范化的推進在項目建設(shè)整體框架設(shè)計、推廣應(yīng)用及串聯(lián)數(shù)據(jù)深度挖掘等方面發(fā)揮重要作用,同時牽引集團經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)部管理和運營流程發(fā)生質(zhì)的改變,并實現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務(wù)全流程穿透式監(jiān)督平臺化、規(guī)范化、自動化。穿透式監(jiān)督能力體系的引入還促進集團內(nèi)部管理的精細化和規(guī)范化,促進及時發(fā)現(xiàn)和解決管理中的問題和漏洞,從而改善內(nèi)部管理的效率和效果,也增強員工的風險意識和合規(guī)意識,促進企業(yè)文化的健康發(fā)展。
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收稿日期:2024-03-22
作者簡介:
張翠娥,女,1981年生,碩士研究生,會計師、注冊會計師,主要研究方向:財務(wù)共享建設(shè)。
包勇,女,1976年生,碩士研究生,高級會計師,主要研究方向:財務(wù)共享建設(shè)。