企業(yè)文書檔案信息化管理困境與對策

龐小宇

［摘 要］在信息化時代背景下，企業(yè)的文書檔案管理作為重要的工作業(yè)務(wù)，面臨著顯著的轉(zhuǎn)型升級機遇。傳統(tǒng)以人工為主的管理模式存在著很大弊端，不僅管理效能低下，而且還會因為管理不全面、不到位，增加重要檔案信息丟失或泄露的風(fēng)險。而以信息技術(shù)助力構(gòu)建現(xiàn)代化的文書檔案管理體系，能逐漸滿足新時期企業(yè)檔案管理工作需要。文章主要分析企業(yè)文書檔案信息化管理的意義，總結(jié)當(dāng)前企業(yè)文書檔案信息化管理工作中的困境，并探尋有效的文書檔案信息化管理對策。

［關(guān)鍵詞］文書檔案；企業(yè)；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.061

［中圖分類號］G275.2［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0192-03

0? ? ?引 言

在檔案體系中，文書檔案作為重要的組成部分，對管理工作具有較高的要求。因為文書檔案的內(nèi)容比較繁雜，且操作難度較高，所以企業(yè)在具體實施文書檔案管理的過程中，需要樹立全新的管理觀念，適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢，以先進的信息技術(shù)為載體，構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化的檔案管理平臺，實現(xiàn)文書檔案資料的全方位、綜合性管理，以提高整體的管理效能。

1? ? ?企業(yè)文書檔案信息化管理的意義

在開展文書檔案管理時，以信息化管理思想為支撐，加強管理工作的改革與優(yōu)化，能夠進一步優(yōu)化整個文書檔案管理的環(huán)境，使得管理人員擁有更便利的工作條件。在信息化平臺助力下，管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案信息的智能掃描，以及集中而高效的管理，這樣能夠保證文書檔案管理工作效能更加突出。管理人員也能夠在計算機、互聯(lián)網(wǎng)等的助力下，實現(xiàn)文書檔案的智能搜集與科學(xué)存放，在保證分類更加精準的前提下，為后續(xù)的文書檔案檢索和應(yīng)用提供便利條件。此外，文書檔案管理人員也能夠通過信息化管理，為各部門工作人員日后有效獲取文書檔案資源，提供更加便捷的操作環(huán)境。企業(yè)職能部門人員通過智能平臺支撐，在輸入密鑰之后，通過有效檢索能獲得相關(guān)的文書資料，并將其靈活應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的各項業(yè)務(wù)活動中，這樣能有效降低在文書檔案資源檢索和應(yīng)用方面的時間與成本投入。同時，加強文書檔案的信息化管理，能夠保證檔案存儲環(huán)境更安全，提高檔案存儲管理和使用的穩(wěn)定性與規(guī)范性，避免出現(xiàn)因為操作不當(dāng)而導(dǎo)致的重要信息丟失、泄露等風(fēng)險。在意識到文書檔案信息化管理所具有的實踐意義和價值之后，企業(yè)需要結(jié)合具體情況分析目前文書檔案信息化管理工作中存在的困境，并明確接下來的改進和優(yōu)化方向，以全面提高整體的管理水平。

2? ? ?企業(yè)文書檔案信息化管理工作的困境

2.1? ?管理人才信息化素養(yǎng)有待提升

與傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不同，文書檔案信息化管理工作對于人才的專業(yè)素質(zhì)有較高的要求。而通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前的文書檔案管理領(lǐng)域，很多企業(yè)未能重點加強信息化管理人才的有效培養(yǎng)，導(dǎo)致內(nèi)部管理人員在具體的管理職能發(fā)揮上，無法適應(yīng)新時期的信息化改革要求，這嚴重影響了各項信息化管理工作的有序推進。比如，一些企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的年齡較大，對于信息化管理體系缺乏了解和認識，整體的熟練度不夠，導(dǎo)致其在開展信息化管理工作的過程中，經(jīng)常因為自身能力不足而出現(xiàn)明顯的失誤。這不僅嚴重影響文書檔案管理工作的實效性，甚至還導(dǎo)致檔案管理信息存在一定偏差，對后續(xù)文書檔案的應(yīng)用造成不良影響。此外，面對新時期的改革要求，部分企業(yè)未能重點加強檔案管理人員的能力建設(shè)，缺乏培訓(xùn)內(nèi)容的整合以及培訓(xùn)方法的多元化創(chuàng)新，使得文書檔案管理人員缺乏良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，對新時期背景下的信息化管理體系以及具體操作要點缺乏了解，導(dǎo)致其在具體開展檔案信息化管理工作期間，容易因為自身專業(yè)素養(yǎng)不夠而帶來風(fēng)險隱患，嚴重威脅后續(xù)檔案管理工作的高效開展［1］。

2.2? ?文書檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

在文書檔案信息化管理實踐過程中，多數(shù)企業(yè)在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上仍然存在著諸多不足之處，如未能在資金方面進行科學(xué)規(guī)劃與安排，導(dǎo)致各項設(shè)施引進時缺乏資金支持，限制了企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系的現(xiàn)代化建設(shè)。再比如，在目前的檔案管理工作領(lǐng)域，部分企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施明顯老化，很容易出現(xiàn)故障風(fēng)險，這嚴重影響了文書檔案信息化管理的工作效能。同時，缺乏新時期智能化設(shè)備的引進和應(yīng)用，也是檔案管理工作成效受到限制的主要原因。文書檔案信息化管理實踐期間，企業(yè)未能形成良好的安全意識，缺乏現(xiàn)代化安全防護設(shè)施，在開展信息化管理過程中，因為對檔案管理環(huán)境的監(jiān)管不到位，而誘發(fā)許多風(fēng)險隱患。這不僅制約了檔案管理工作的推進，甚至還會對今后檔案信息的規(guī)范利用造成不良影響。

2.3? ?文書檔案管理理念落后

通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前的文書檔案管理工作中，企業(yè)目前所形成的信息化管理意識比較薄弱，仍然過度依賴紙質(zhì)檔案，在管理模式以及管理手段上均缺乏良好的創(chuàng)新意識，這不僅會嚴重影響整個檔案管理工作的開展效能，甚至還會因為管理質(zhì)量低，而威脅今后檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。首先，在落實文書檔案信息化管理工作時，有關(guān)人員操作不規(guī)范，未能全面了解新形勢下檔案管理信息化改革的發(fā)展趨勢。在開展文書檔案管理時，仍然通過人工操作的方式整理實體檔案，整個實踐過程中不僅增加了檔案存儲的空間壓力，同時也會給管理人員帶來很大的工作負荷，這不利于管理人員的身心健康［2］。此外，在實施信息化管理的過程中，管理人員因為對現(xiàn)代化數(shù)字檔案信息的搜集、存儲和管理操作不當(dāng)，導(dǎo)致重要的文書檔案信息丟失或泄露。長此以往，將嚴重影響企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作質(zhì)量，甚至還會因為所存儲的檔案信息不全面、不具體，對接下來的戰(zhàn)略統(tǒng)籌規(guī)劃管理造成很大的阻礙。

2.4? ?文書檔案信息化管理體系不健全

筆者通過分析發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前的企業(yè)檔案管理中，文書檔案信息化管理體系建設(shè)不到位，導(dǎo)致文書檔案信息化管理體系不健全，對管理人員的創(chuàng)新意識以及所采取的行動舉措均存在著很大的制約性。這嚴重影響了整體管理工作成效，甚至還會因為管理體系不夠全面、不具體，使得管理人員在落實文書檔案信息化管理的過程中，很容易誘發(fā)多種安全隱患。這給企業(yè)今后的檔案信息存儲環(huán)境安全穩(wěn)定建設(shè)造成不良影響，甚至導(dǎo)致重要的檔案信息丟失或者泄露，進而威脅整個企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的穩(wěn)定性。此外，因為現(xiàn)有的管理體系不健全，企業(yè)對于檔案管理信息系統(tǒng)管理模塊以及各項功能的設(shè)置不夠科學(xué)，導(dǎo)致在具體落實文書檔案管理工作期間，因為信息化水平不夠，使得最終所呈現(xiàn)的管理成效較差，嚴重影響了整體檔案管理質(zhì)量。

3? ? ?企業(yè)文書檔案信息化管理的對策

在意識到當(dāng)前文書檔案信息化管理存在的主要困境之后，企業(yè)在接下來的檔案管理工作中，需要形成良好的信息化管理意識，結(jié)合當(dāng)前社會環(huán)境下所衍生出的各種技術(shù)手段，確定接下來的文書檔案信息化管理措施［3］。

3.1? ?樹立全新的管理理念，加強管理團隊建設(shè)

為了促進文書檔案信息化管理目標有效實現(xiàn)，在今后的管理工作中，企業(yè)需要樹立全新的管理理念，正確看待信息技術(shù)助力下文書檔案管理工作所面臨的全新發(fā)展機遇，并有效解讀和分析新時期背景下的文書檔案管理戰(zhàn)略方針，以確定今后的信息化管理工作目標。根據(jù)當(dāng)前的市場環(huán)境，引進更加專業(yè)的管理人員，明確其應(yīng)該履行的管理工作職責(zé)，促使其能在接下來的檔案管理工作崗位上，形成正確的管理思想，基于自身所掌握的專業(yè)管理知識、具備的信息化素養(yǎng)，更規(guī)范且熟練地開展文書檔案信息化管理工作，以保證管理質(zhì)量。

同時，企業(yè)需要全面關(guān)注新時期對文書檔案管理所提出的具體要求，全面調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，開展規(guī)范性的培訓(xùn)活動。要求管理人員參加各項培訓(xùn)活動，了解文書檔案信息化管理中關(guān)于辦理、移交、接收、歸檔、借閱、查詢等各項功能模塊的操作要點，以促使其能夠有效適應(yīng)和熟悉現(xiàn)代化管理平臺，基于文書檔案信息化管理要求有效展開實踐。此外，企業(yè)需要科學(xué)構(gòu)建激勵機制［4］，督促管理人員發(fā)揮創(chuàng)新思維，結(jié)合新時期文書檔案管理工作意見和管理要求，探索更加先進的技術(shù)手段和管理方法。

3.2? ?建立健全文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施體系

在重點加強文書檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，企業(yè)需要在資金方面進行科學(xué)規(guī)劃與設(shè)置，從而保證所構(gòu)建的資金體系更加全面，驅(qū)動建設(shè)文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施體系［5］。首先，在投入充足的資金之后，需要從當(dāng)前的信息化市場環(huán)境中，引進更加多元有效的管理設(shè)施，并進行資源整合，從而保證所構(gòu)建的管理基礎(chǔ)設(shè)施體系在內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及具體的功能上更加全面。比如，針對一些比較基礎(chǔ)的計算機等設(shè)備，企業(yè)需要在一定周期和范圍內(nèi)進行更新和維護，這樣能保證檔案管理信息系統(tǒng)運行的整體效能。同時，企業(yè)還需要在必要的情況下，引進刻錄機、掃描儀等一些先進的設(shè)備，以提高檔案信息化管理效率。在智能掃描的過程中，就文書檔案所涉及的檔號、頁數(shù)、保管日期、責(zé)任人以及相關(guān)密鑰等基礎(chǔ)要素進行科學(xué)設(shè)置，以保證所記錄的文書檔案信息更加全面精準，為后續(xù)檔案的有效檢索和規(guī)范應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，這樣也能夠有效避免因為檔案信息存儲不精準而產(chǎn)生檔案管理風(fēng)險。此外，企業(yè)還需要在重點加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中形成良好的安全意識，從檔案信息化管理體系運行環(huán)境的角度著手，分析其在具體運行過程中可能存在的安全隱患和不良問題，并制訂出更加科學(xué)可行的管理計劃，在多元化、現(xiàn)代化智能設(shè)施的支撐下，構(gòu)建良好的安全監(jiān)測體系，以便及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運行過程中所存在的不良風(fēng)險［6］。企業(yè)還要采取有效的手段科學(xué)應(yīng)對和處理，從而全面提高整體的管理實踐效能。

3.3? ?加強文書電子檔案管理功能模塊開發(fā)

在今后的文書檔案管理中，企業(yè)需要基于信息化發(fā)展理念革新傳統(tǒng)的管理思想，要形成良好的創(chuàng)新發(fā)展意識，認識到新形勢下的檔案管理轉(zhuǎn)型要求，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的作用，在實施文書檔案信息化管理的過程中，需要注重電子文書檔案的有效構(gòu)建［7］。這樣既能節(jié)省檔案存儲的空間，同時也能在信息技術(shù)的幫助下，全面提高整體的管理成效。有關(guān)人員可以利用現(xiàn)代技術(shù)手段有效搜集和整理重要的檔案數(shù)據(jù)信息，構(gòu)建完善的管理和存儲中心。同時，管理人員還需要在實施管理的過程中，形成良好的創(chuàng)新發(fā)展觀念，不斷革新檔案管理具體的工作形式，形成現(xiàn)代化、智能化的管理體系［8］。這樣能保證管理人員基于所掌握的管理要素，科學(xué)有效落實各項管理工作，以全面提高管理實踐水平。

3.4? ?完善文書檔案信息化管理工作體系

企業(yè)需要明確文書檔案信息化管理實踐要求，在精準定位管理目標的前提下，引進多元化的信息技術(shù)手段，不斷改進和完善現(xiàn)有的管理體系，以保證管理體系的覆蓋范圍更加廣泛，使各項管理工作得以順利開展和實施。對此，企業(yè)需要做好科學(xué)統(tǒng)籌與規(guī)劃工作，引進更加多元的技術(shù)手段，優(yōu)化設(shè)置文書檔案管理系統(tǒng)模塊，以及具體的管理形式和管理功能。同時，企業(yè)還需要構(gòu)建良好的檔案信息共享服務(wù)平臺，加強多個部門的聯(lián)系，從而全面提高檔案信息的綜合利用率［9］。企業(yè)更要關(guān)注未來的發(fā)展趨勢，圍繞新時期的文書檔案管理目標展開分析，制訂更科學(xué)的管理計劃，立足于內(nèi)部檔案管理行動要求，優(yōu)化設(shè)置管理崗位，科學(xué)調(diào)整管理內(nèi)容和管理方法，從而保證檔案信息化管理工作開展的成效，推動檔案管理工作在新時期背景下持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

4? ? ?結(jié)束語

做好文書檔案信息化管理工作，對于提高檔案管理質(zhì)量，甚至提高企業(yè)整體管理效能十分重要。因此，企業(yè)需要分析當(dāng)前文書檔案信息化管理中存在的困境，從樹立全新的管理理念、加強信息化管理人才建設(shè)、建立健全基礎(chǔ)設(shè)施體系、加強電子檔案功能模塊開發(fā)以及完善信息化管理體系等方面進行改進和優(yōu)化，以保證構(gòu)建的文書檔案信息化管理工作環(huán)境更安全穩(wěn)定，能夠有序推進驅(qū)動各項管理工作的順利

開展。

主要參考文獻

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