電子人事檔案在急救中心人力資源管理中的應(yīng)用

李海怡

［摘 要］隨著科技的不斷發(fā)展，電子化管理正在逐步深入各個領(lǐng)域。電子化管理讓傳統(tǒng)人力資源管理模式得以革新，在此情況下，原始人事檔案資料必須提升信息記錄的準確性和高效性，由此出現(xiàn)了電子人事檔案。電子人事檔案不僅管理效率高，還能更好地保證信息的精準性、便捷性，這對提高人力資源管理水平具有重要意義。文章以急救中心為例，首先分析電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應(yīng)用的意義，然后介紹電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應(yīng)用存在的問題，最后提出幾點電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應(yīng)用的建議，以供參考。

［關(guān)鍵詞］電子人事檔案；人力資源管理；急救中心

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.035

［中圖分類號］R197.6［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0109-03

0? ? ?引 言

人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內(nèi)容。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，管理人員多采用手寫記錄的方式形成人事檔案，主要為紙質(zhì)檔案。這種類型的檔案在管理方面有一定的難度，主要表現(xiàn)為檔案保存難度大、要求高，稍有不慎，可能會出現(xiàn)檔案丟失的情況。這不僅會增加人力資源管理難度，還會給單位造成較大的損失。由此可見，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代人力資源管理的需求，亟待對傳統(tǒng)人事檔案管理模式進行改進優(yōu)化［1］。隨著我國科技的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)運而生，并得到普及和應(yīng)用，如應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，出現(xiàn)電子人事檔案。人力資源管理領(lǐng)域也逐漸開始廣泛應(yīng)用電子人事檔案。在實際應(yīng)用中，相關(guān)檔案信息主要采用電子化的形式，具有一定的便利性，不僅能提高人力資源管理工作效率，還能促進單位健康穩(wěn)定發(fā)展。

1? ? ?電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應(yīng)用的意義

1.1? ?提高人力資源管理效率

急救中心人力資源管理工作包括人才的引進、培訓(xùn)、考核評估、工資管理和績效管理等，工作量較大。電子人事檔案采用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)等技術(shù)手段，簡化了檔案人員的工作流程，節(jié)省了時間和人力，提高了檔案利用效率。通過應(yīng)用電子人事檔案，人力資源管理部門能夠節(jié)省工作時間，提高工作效率。

1.2? ?方便對職工進行考核

電子人事檔案包含急救中心所有職工的基本信息，包括個人信息、職業(yè)履歷、獎懲情況等，這些信息是單位評估職工的重要依據(jù)。同時，職工在單位工作期間的表現(xiàn)也是單位對其進行考核的重要依據(jù)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案相比，電子人事檔案能提供更全面和準確的人力資源信息，方便人力資源管理者進行數(shù)據(jù)分析和規(guī)劃，以此提高職工考核評價效率［2］。

1.3? ?提升人力資源決策的精準性

通過電子人事檔案，急救中心的人力資源管理者可以更好地掌握單位職工的基本情況，為單位職工招聘、職工培訓(xùn)、績效管理等提供更精準的數(shù)據(jù)支持，提高單位的整體運營效率。另外，電子人事檔案允許管理者快速檢索和篩選職工信息，使得急救中心管理者能夠在短時間內(nèi)獲得大量關(guān)于職工的信息。這能大大提高人力資源決策的效率和準確性，有助于在緊急情況下迅速作出正確的人力資源管理決策，從而提高急救中心醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。

1.4? ?保障人力資源合理分配

基于電子人事檔案，急救中心可以更好地了解職工的能力和專長，從而在緊急情況下將職工配置到最合適的崗位。同時，電子人事檔案還可以為職工的輪班和排班提供依據(jù)，確保人力資源的合理利用。此外，電子人事檔案的應(yīng)用有利于優(yōu)化人才招聘工作，從而為急救中心收獲更多復(fù)合型人才，建立更加專業(yè)且高素質(zhì)的人才隊伍。

1.5? ?降低管理難度

電子人事檔案可以降低管理難度。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式需要管理人員手動整理和更新員工信息，工作量大且容易出錯。而電子人事檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動化的信息管理和更新，減少管理人員的工作負擔(dān)，提高人力資源管理效率。同時，電子人事檔案還可以實現(xiàn)信息的實時共享和快速查詢，方便各部門之間的協(xié)作和溝通，降低管理難度。

1.6? ?強化職工培訓(xùn)管理

電子人事檔案系統(tǒng)地記錄了職工的培訓(xùn)經(jīng)歷和成果，可為職工的培訓(xùn)計劃設(shè)計和實施提供依據(jù)。通過分析職工培訓(xùn)數(shù)據(jù)，急救中心可以發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中的不足并加以彌補，同時針對職工的個人需求和不足提供定制化的培訓(xùn)方案，以此提高職工的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

1.7? ?節(jié)省管理成本

電子人事檔案可以節(jié)省管理成本。傳統(tǒng)的人事檔案需要大量的紙張和人力來記錄與整理，成本較高。而電子人事檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)無紙化管理，減少紙張等物質(zhì)資源的消耗，降低管理成本。同時，電子人事檔案還可以實現(xiàn)信息的遠程傳輸和共享，減少人力和交通等成本的投入，進一步提高管理效率。

2? ? ?電子人事檔案在急救中心人力資源管理應(yīng)用中存在的主要問題

2.1? ?人力資源管理理念滯后，現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用不足

在人力資源管理方面，部分急救中心并未意識到電子人事檔案在人力資源管理中的作用，仍保留傳統(tǒng)的管理方式，忽視對電子人事檔案的應(yīng)用，造成電子人事檔案的作用得不到充分發(fā)揮。同時，由于管理理念陳舊，人力資源管理部門也不重視對員工技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員不具有電子檔案信息檢索和分析處理信息的能力。而在技術(shù)應(yīng)用方面，盡管大數(shù)據(jù)技術(shù)正日益受到關(guān)注，但部分急救中心在實際應(yīng)用中仍然存在困難，表現(xiàn)為部分急救中心可能沒有意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的潛在價值，或者缺乏必要的技術(shù)資源和能力來應(yīng)用電子人事檔案［3］。

2.2? ?紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案銜接不充分

在當(dāng)今數(shù)字化時代，電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案之間的銜接問題尤為明顯。盡管電子人事檔案帶來了便捷性和高效性，但與紙質(zhì)人事檔案的銜接仍然存在許多不足，這可能影響到急救中心的人事管理效率和職工個人權(quán)益。首先，部分急救中心在電子人事檔案和紙質(zhì)人事檔案的制度銜接上存在不足。一方面，缺乏明確的標準來規(guī)范兩種檔案的管理和操作；另一方面，急救中心在實際運營過程中，對電子人事檔案和紙質(zhì)人事檔案的保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等環(huán)節(jié)的制度設(shè)計與執(zhí)行存在諸多問題。其次，在現(xiàn)實中，電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案的信息同步往往不及時，導(dǎo)致二者的信息不一致。比如，某些職工的個人信息在電子檔案系統(tǒng)中已經(jīng)更新，但紙質(zhì)人事檔案中仍顯示舊的信息。這主要是由二者之間的信息流通不順暢，以及缺乏有效的信息同步機制所導(dǎo)致的。最后，電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案之間的文件轉(zhuǎn)換也是一個重要問題。盡管現(xiàn)代技術(shù)使得文件轉(zhuǎn)換成為可能，但在實際操作中，由于各種因素（如技術(shù)、人力等），電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件的過程往往困難重重。

2.3? ?電子人事檔案功能發(fā)揮不充分，管理系統(tǒng)之間未實現(xiàn)互聯(lián)互通

盡管部分急救中心搭建了人力資源管理平臺，且構(gòu)建了電子人事檔案管理系統(tǒng)，但受到早期規(guī)劃不足、技術(shù)限制等因素的影響，目前急救中心內(nèi)部各管理系統(tǒng)之間未能實現(xiàn)互聯(lián)互通。這導(dǎo)致職工信息在發(fā)生變化時，不能通過系統(tǒng)實時更新，造成信息更新滯后，人力資源管理部門無法依靠電子人事檔案開展相關(guān)工作，嚴重影響了電子人事檔案作用的發(fā)揮。

2.4? ?電子人事檔案不完整，信息更新滯后

確保電子人事檔案的完整性是人力資源管理的重要問題。完整性不僅包括檔案信息的全面性，還要求檔案信息在存儲和處理過程中保持完整。但從現(xiàn)實情況看，部分急救中心存在電子人事檔案不完整的問題［4］。一方面，電子人事檔案未能覆蓋全體職工檔案，使得職工檔案信息不完整。部分急救中心早期人事檔案是以紙質(zhì)檔案為主，在推進數(shù)字化建設(shè)過程中，需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但由于工作量大、人手不足、監(jiān)管力量薄弱等問題，信息轉(zhuǎn)換不到位，難以為人力資源管理工作提供全面、準確的數(shù)據(jù)支持。另一方面，急救中心在電子人事檔案管理時存在管理不到位、操作不恰當(dāng)、系統(tǒng)不連通等問題，使得信息更新速度慢，造成檔案信息不全面，影響了電子人事檔案作用的發(fā)揮。

2.5? ?檔案信息安全問題突出，限制檔案作用的發(fā)揮

在人力資源管理中，應(yīng)用電子人事檔案的首要問題便是檔案信息的安全性。電子人事檔案面臨著諸多安全風(fēng)險，如未經(jīng)授權(quán)的訪問、數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)竄改等。部分急救中心由于對現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)不了解和安全防范意識不足，使得檔案管理系統(tǒng)防御功能較為薄弱，面臨系統(tǒng)遭受病毒和黑客攻擊的風(fēng)險，一旦被攻擊，將會對電子人事檔案信息的完整性、可靠性產(chǎn)生影響，進而影響其在人力資源管理工作中的作用發(fā)揮。

3? ? ?電子人事檔案在急救中心人力資源管理中應(yīng)用的建議

3.1? ?革新人力資源管理理念，重視現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用

人力資源管理部門應(yīng)及時轉(zhuǎn)變管理理念，正確認識電子人事檔案管理的作用和意義，以電子人事檔案管理為契機，創(chuàng)新工作形式。在管理理念方面，人力資源管理部門應(yīng)樹立大數(shù)據(jù)思維，并將大數(shù)據(jù)思維貫穿到管理工作的各個環(huán)節(jié)，同時重視對本部門管理人員開展技能培訓(xùn)，增強其數(shù)字化管理意識。例如，以利用電子人事檔案為切入點，開展現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，為現(xiàn)代化人力資源管理提供有力支撐。在技術(shù)方面，積極引入大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)開展人力資源管理。例如，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)進行績效福利管理，及時了解職工對績效福利的滿意度［5］。同時，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘和分析電子人事檔案信息，為單位人力資源管理提供有力支持。

3.2? ?完善相關(guān)標準和制度，促進電子檔案與紙質(zhì)檔案有效銜接

解決電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案銜接不充分的問題，需要從多個方面入手。首先，完善相關(guān)標準，為電子人事檔案和紙質(zhì)人事檔案的銜接提供指導(dǎo)與依據(jù)；其次，加強兩種檔案管理方式的銜接，實現(xiàn)信息的互通和共享；再次，建立有效的信息同步機制，保證電子人事檔案和紙質(zhì)人事檔案的信息一致性；最后，加強職工的培訓(xùn)和教育，提高他們對電子人事檔案和紙質(zhì)人事檔案管理的專業(yè)技能水平。

3.3? ?完善人事檔案管理系統(tǒng)，促進各系統(tǒng)互聯(lián)互通

要想在人力資源管理中充分利用電子人事檔案，急救中心應(yīng)有完善的檔案管理系統(tǒng)作支撐，且要保證檔案管理系統(tǒng)與單位各系統(tǒng)之間互聯(lián)互通，以保證檔案信息能實時更新。在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)過程中，急救中心應(yīng)對不同人力資源管理人員授予不同的權(quán)限，確保人力資源管理部門能合理利用電子人事檔案。同時，急救中心要建立一個完善的信息數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)信息共享和交換，這也要求人力資源管理部門及時更新電子人事檔案信息，以供使用。

3.4? ?完善管理制度，提升電子人事檔案信息的完整性和準確性

首先，確保信息采集的完整性。在采集職工信息時，需要全面、完整地收集每個人的信息，包括姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼等，并確保信息準確無誤，這樣才能進行后續(xù)處理。如果信息采集不完整或存在錯誤，將直接影響電子人事檔案的完整性。因此，在信息采集階段，采集人員必須加強對數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制，確保信息的準確性。其次，電子人事檔案的完整性還需要通過實時更新和維護來保證。人力資源管理部門應(yīng)建立一套完善的信息更新和維護制度，及時補充職工的新信息，并清理過時信息。最后，為了保證數(shù)據(jù)的準確性，人力資源管理部門需要進行數(shù)據(jù)質(zhì)檢，對錯誤的信息進行修正。另外，為了防止數(shù)據(jù)不一致，急救中心需要建立多級審核機制，確保數(shù)據(jù)的準確性。

3.5? ?強化檔案信息安全防護，規(guī)范檔案信息使用

為規(guī)范電子人事檔案在人力資源管理中的使用，單位必須做好檔案信息安全防護工作［6］。首先，為了保證電子人事檔案的安全性，急救中心需要進行權(quán)限管理。急救中心需要根據(jù)員工職務(wù)和部門設(shè)置不同的查閱權(quán)限，避免無關(guān)人員接觸到敏感信息。同時，對于高級管理者，可以設(shè)置更加嚴格的權(quán)限，如審批權(quán)限，以防止數(shù)據(jù)被隨意修改。其次，雖然電子人事檔案具有很多優(yōu)點，但為了保證數(shù)據(jù)的安全性，急救中心還需要進行紙質(zhì)檔案備份。急救中心需要將電子檔案打印成紙質(zhì)文件，并存放在安全的地方，以防止意外情況發(fā)生，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。最后，強化網(wǎng)絡(luò)安全防范，包括對外部網(wǎng)絡(luò)攻擊的防范，以及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的保護。急救中心應(yīng)采用專業(yè)的防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，以防止外部非法訪問和惡意攻擊。

4? ? ?結(jié)束語

電子人事檔案的應(yīng)用，可提高急救中心人力資源管理工作效率和質(zhì)量，是推動人力資源管理現(xiàn)代化發(fā)展的有效途徑。而要想充分發(fā)揮電子人事檔案在人力資源管理中的作用，急救中心則需要從更新管理理念，強化電子檔案和紙質(zhì)檔案有效銜接，完善檔案管理系統(tǒng)，提升檔案信息完整度和準確性，以及強化檔案信息安全防護等方面著手，進而提升人力資源管理水平。

主要參考文獻

［1］閆玲玲.人力資源管理視域下人事檔案管理工作優(yōu)化方法［J］.蘭臺內(nèi)外，2023（9）：75-77.

［2］王杏如.新形勢下電子人事檔案在人力資源管理中的作用［J］.文化產(chǎn)業(yè)，2022（1）：91-93.

［3］張文娟.人事檔案管理在人力資源管理中的運用策略［J］.就業(yè)與保障，2021（22）：134-136.

［4］周春蘭.以檔案管理信息化促進人力資源管理高效化研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2020（17）：145-146.

［5］鄢明芳.人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用［J］.人力資源，2020（2）：84.

［6］張苗.人事檔案在機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用

［J］.中外企業(yè)家，2019（23）：130.