推動(dòng)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)施路徑

朱立香

摘 要：文章結(jié)合公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀，運(yùn)用魚骨圖法歸納、分析了阻礙公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的主要因素，探究推動(dòng)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)施路徑，以期提高公立醫(yī)院檔案管理工作治理水平和檔案服務(wù)能力，推動(dòng)衛(wèi)生健康檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；檔案工作現(xiàn)代化；實(shí)施路徑

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案工作現(xiàn)代化也在中國(guó)式現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)上飛速發(fā)展，檔案工作者不僅要用正確、全面發(fā)展的理念重視技術(shù)，還要提升認(rèn)知和避免純粹理性主義，回歸檔案工作本質(zhì)，全面融入中國(guó)式現(xiàn)代化發(fā)展的歷程，真正做到提升人民的幸福感和獲得感，促使檔案利用工作更加方便快捷。堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹落實(shí)黨的二十大精神，落實(shí)“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和山東省“十四五”檔案發(fā)展規(guī)劃各項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)，探究公立醫(yī)院檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)施路徑，提高檔案工作治理水平和履職能力，落實(shí)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化的目標(biāo)和任務(wù)，推動(dòng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。依據(jù)公立醫(yī)院檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，探究公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展路徑，構(gòu)建公立醫(yī)院檔案管理工作模式，提高醫(yī)院檔案管理工作治理能力措施具有重要的意義。

一、公立醫(yī)院檔案管理工作開展現(xiàn)狀

1.總結(jié)現(xiàn)狀

根據(jù)公立醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際開展情況，結(jié)合萬(wàn)方、知網(wǎng)等數(shù)據(jù)庫(kù)檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)目前檔案學(xué)者對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化研究主要集中于解析“十四五”檔案發(fā)展規(guī)劃的重點(diǎn)任務(wù)和目標(biāo)、黨的二十大對(duì)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的指示和批示以及檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要意義等理論方面，對(duì)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展研究還非常少。目前，大多數(shù)公立醫(yī)院檔案管理工作還處于由“雙套制”管理模式向電子文件和電子檔案單套制管理模式發(fā)展，存在電子檔案長(zhǎng)期保存局限、資源局限和技術(shù)手段局限等問(wèn)題，這也是醫(yī)院檔案管理部門和檔案管理工作者要努力的方向。

2.提取指標(biāo)

根據(jù)目前公立醫(yī)院檔案管理工作中實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題，阻礙公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，如圖1所示。

二、阻礙公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的主要因素分析

1.檔案信息資源匱乏，收集不規(guī)范

隨著公立醫(yī)院向智慧醫(yī)院建設(shè)發(fā)展以及無(wú)紙化辦公的盛行，醫(yī)院電子文件海量增長(zhǎng)且多源異構(gòu)，僅以單位文書檔案而言，近幾年已由1000多件增長(zhǎng)到3000余件電子文件，電子文件在線歸檔時(shí)，易出現(xiàn)元數(shù)據(jù)丟失、軟件版本不兼容、無(wú)法讀取以及文件附件格式多樣等問(wèn)題，造成電子文件在線歸檔效率低下，加大了電子文件四性檢測(cè)難度。由于醫(yī)院電子文件內(nèi)容的特殊性，在檔案鑒定和檔案分類方案方面，還存在專業(yè)性不足，尤其是科技檔案存在分類不清晰，檔號(hào)復(fù)雜等問(wèn)題。在電子文件和電子檔案單套制歸檔趨勢(shì)下，醫(yī)院也正在探索單套制歸檔模式，但由于技術(shù)和資金的缺乏，目前公立醫(yī)院還未配備能夠保證電子檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)的服務(wù)器和備份機(jī)制。另外，對(duì)于檔案“一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)的推進(jìn)，大多數(shù)公立醫(yī)院僅能完成本單位內(nèi)部線上檔案查閱和共享功能，還不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部機(jī)構(gòu)加入全?。ㄊ校┫到y(tǒng)協(xié)同查閱的共享功能，這也是檔案工作者后期要持續(xù)創(chuàng)新和努力要解決的問(wèn)題。

2.檔案信息化建設(shè)不足

信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)也由信息化、數(shù)字化、數(shù)據(jù)化向智能化發(fā)展。相對(duì)社會(huì)信息化建設(shè)而言，公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)方面仍存在缺乏高質(zhì)量的檔案工作一體化平臺(tái)，現(xiàn)有的檔案工作一體化平臺(tái)僅能完成電子文件在線歸檔、線上檔案查閱等工作。其中，關(guān)于電子文件四性檢測(cè)問(wèn)題，檔案管理部門和信息部門存在職責(zé)交叉，同時(shí)用戶、檔案用戶以及系統(tǒng)管理員等權(quán)限設(shè)置不合理或出現(xiàn)高級(jí)功能設(shè)置錯(cuò)誤，造成檔案信息被泄露和信息安全風(fēng)險(xiǎn)等。尤其是信息技術(shù)的不斷革新，公立醫(yī)院信息手段落后，先進(jìn)的區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)還不能與檔案管理工作完美結(jié)合，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型?？梢?jiàn)，檔案信息化建設(shè)不足是阻礙公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要原因。

3.缺乏復(fù)合型人才檔案隊(duì)伍

人才隊(duì)伍的素質(zhì)和意識(shí)或多或少會(huì)影響檔案收集鑒定能力、檔案編研能力以及檔案服務(wù)質(zhì)量。目前，公立醫(yī)院檔案管理人員主要是由臨近退休人員、轉(zhuǎn)崗人員、單一計(jì)算機(jī)人才以及其他專業(yè)技術(shù)人員組建，存在學(xué)科背景與認(rèn)知局限。同時(shí)，醫(yī)院檔案工作的屬性相比公立醫(yī)院其他科室容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，缺乏專業(yè)的適合檔案管理工作的相關(guān)績(jī)效考核評(píng)價(jià)機(jī)制，在晉升、績(jī)效改革或者評(píng)先樹優(yōu)等方面也不被重視，只有需要查檔的時(shí)候才意識(shí)到檔案管理部門的重要性，導(dǎo)致檔案專業(yè)技術(shù)人員工作積極性不高，從而缺乏創(chuàng)新能力，降低了檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，阻礙醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展。

4.檔案安全存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案安全是醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要保障。目前，醫(yī)院檔案安全風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)、檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)、檔案?jìng)浞輪?wèn)題和安全監(jiān)管薄弱等。檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在檔案流轉(zhuǎn)利用過(guò)程易丟失和損壞、前端控制未做到除菌滅菌等方面。檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)主要存在信息和數(shù)據(jù)容易被泄露、篡改、系統(tǒng)不兼容等。檔案?jìng)浞輪?wèn)題在電子文件和電子檔案單套制管理模式下顯得更加突出和重要。同時(shí)，檔案安全監(jiān)管方面存在監(jiān)管人員單一、流程簡(jiǎn)單、手段落后和缺乏執(zhí)行力度等問(wèn)題，是阻礙公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展的主要原因，也是后續(xù)推進(jìn)檔案工作需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

5.檔案管理工作流程復(fù)雜

目前，檔案管理工作流程主要存在檔案移交質(zhì)量不高、檔案編研成果匱乏、檔案在線歸檔不及時(shí)和檔案線上查閱流程煩瑣等問(wèn)題。檔案管理工作流程不管是檔案接收流程、歸檔流程還是檔案查借閱流程，隨著電子檔案單套制歸檔的發(fā)展，三個(gè)流程都需要為適應(yīng)發(fā)展而革新。檔案查借閱的本質(zhì)就是在保證檔案實(shí)體安全和信息安全的前提下，努力提高檔案查準(zhǔn)率，更快更高質(zhì)量地為用戶提供所需檔案，而目前線上檔案查閱還不能實(shí)現(xiàn)共享功能，這也是檔案管理工作者亟待解決的問(wèn)題。檔案歸檔的本質(zhì)就是在保證檔案真實(shí)性、可用性、完整性和安全性的基礎(chǔ)上，即時(shí)歸檔和實(shí)時(shí)歸檔，為醫(yī)院做到記錄歷史和服務(wù)未來(lái)。

6.檔案管理工作制度不健全

堅(jiān)定黨的正確領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的檔案管理原則，是推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展的重要基礎(chǔ)。目前，公立醫(yī)院檔案管理工作存在政策挖掘解析不到位、檔案工作制度不健全和檔案工作行政執(zhí)法力度不足等問(wèn)題。部分醫(yī)院檔案室下設(shè)在辦公室機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案專業(yè)政策和法律法規(guī)把握不準(zhǔn)，精力也不夠，檔案工作業(yè)務(wù)能力也會(huì)受到負(fù)面影響。醫(yī)院雖然把檔案工作計(jì)劃列入單位年度計(jì)劃，但在人員和資金方面的支持還是不到位，著重放在購(gòu)買醫(yī)療設(shè)備上，認(rèn)為能夠提升醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量才是最好的，這也是阻礙公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展的主要原因。

三、公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展的實(shí)施路徑

1.檔案資源體系建設(shè)路徑

建立覆蓋人民群眾和醫(yī)院各部門的檔案資源體系，包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件以及醫(yī)院內(nèi)部產(chǎn)生的文書檔案、科技檔案、實(shí)物檔案、電子病歷檔案以及人事檔案等。做好檔案基礎(chǔ)工作，為醫(yī)院檔案利用服務(wù)工作做好輔助，提高醫(yī)院檔案服務(wù)質(zhì)量，不管是面向病患還是面向醫(yī)院內(nèi)部職工，通過(guò)建立檔案資源體系，豐富醫(yī)院檔案資源類型和數(shù)量，高質(zhì)量服務(wù)好檔案用戶。隨著電子檔案的盛行，應(yīng)修改檔案歸檔范圍，最大限度地保證檔案資源不被遺漏，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，提高醫(yī)院檔案收集覆蓋面，推進(jìn)檔案資源線上共享。另外，加強(qiáng)醫(yī)院疫情防控檔案和醫(yī)院重大活動(dòng)檔案等特色檔案的收集，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定適合衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案收集、歸檔范圍和保管期限，推動(dòng)醫(yī)院檔案事業(yè)現(xiàn)代化開展。

2.檔案信息技術(shù)建設(shè)路徑

搭建檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)與無(wú)紙化辦公系統(tǒng)集成一體化平臺(tái)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，推動(dòng)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展，主要是利用去中心化的區(qū)塊鏈技術(shù)，保證檔案信息長(zhǎng)期存儲(chǔ)安全和保密安全，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘和提煉檔案信息內(nèi)容，提高醫(yī)院檔案編研能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有參考意義的檔案信息，發(fā)揮醫(yī)院檔案的憑證價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。運(yùn)用人工智能技術(shù)，簡(jiǎn)化電子文件在線歸檔的流程，在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，設(shè)置檔案用戶權(quán)限，加裝業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，做到醫(yī)院各相關(guān)部門檔案在一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)上實(shí)施和運(yùn)用，幫助病患能遠(yuǎn)程查閱電子病歷檔案，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”，提高醫(yī)院檔案工作治理能力，助推醫(yī)院高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。

3.檔案人才隊(duì)伍建設(shè)路徑

創(chuàng)建一支復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍是推進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展的核心。引進(jìn)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案人才和計(jì)算機(jī)人才，研究完善檔案工作人才考核評(píng)價(jià)指標(biāo)和機(jī)制，提升檔案管理工作者的使命感和責(zé)任感，堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，堅(jiān)持中心服務(wù)大局思想，加強(qiáng)檔案教育學(xué)習(xí)，展現(xiàn)新時(shí)代檔案工作者守正創(chuàng)新、艱苦奮斗的決心，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型貢獻(xiàn)自己的力量，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展而努力。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，加大館藏資源的開發(fā)利用，建設(shè)醫(yī)院院史館、編研醫(yī)院紅色檔案、撰寫醫(yī)院年鑒等，提高檔案原生價(jià)值、憑證價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，更好地宣傳醫(yī)院紅色文化，弘揚(yáng)“團(tuán)結(jié)、博愛(ài)、求是、創(chuàng)新”的醫(yī)院紅色精神，為醫(yī)院發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

4.組織領(lǐng)導(dǎo)與制度建設(shè)路徑

堅(jiān)定黨的正確領(lǐng)導(dǎo)，全面推進(jìn)醫(yī)院檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限“三合一”制度，研究制定適合醫(yī)院電子檔案管理的辦法，多源協(xié)同各相關(guān)職能部門構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)完整的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，起到上傳下達(dá)的作用，內(nèi)部推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高醫(yī)院檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，還應(yīng)編撰好醫(yī)院大事記工作，組織好檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的信息素養(yǎng)，提升檔案工作者的創(chuàng)新能力。另外，深入學(xué)習(xí)“十四五”檔案發(fā)展規(guī)劃、《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《檔案監(jiān)督檢查工作辦法》以及《檔案管理違法違紀(jì)行為處理規(guī)定》，挖掘和落實(shí)檔案工作重點(diǎn)任務(wù)，加強(qiáng)衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案法制宣傳教育，夯實(shí)檔案法律法規(guī)剛性約束底線，提高檔案管理工作者法治履職能力。

5.檔案安全保障路徑

隨著數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)存檔案分為實(shí)體檔案和電子檔案，數(shù)字化實(shí)體檔案基本上不再增加，未來(lái)電子檔案增量發(fā)展是必然的，可見(jiàn)保證檔案實(shí)體和信息安全對(duì)推進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化開展是非常重要的。完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，優(yōu)化檔案庫(kù)房?jī)?nèi)智能密集架、加濕器、除濕機(jī)以及紫外線空氣消毒機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，選擇適合檔案載體的檔案裝具，嚴(yán)格執(zhí)行檔案和人員出入庫(kù)登記、定期記錄檔案庫(kù)房溫濕度和開展常態(tài)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查及整治，構(gòu)建人防、物防、技防“三位一體”安全防范體系，保證檔案實(shí)體安全。對(duì)于檔案信息安全，保證數(shù)據(jù)安全顯得尤為重要，利用人工智能、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)手段，統(tǒng)籌異地異質(zhì)備份，強(qiáng)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全，改善檔案保存環(huán)境、檢測(cè)手段和讀取方式，提高檔案數(shù)字資源安全水平，推動(dòng)檔案安全保護(hù)向智能化、智慧化方向發(fā)展。

四、結(jié)論

通過(guò)對(duì)公立醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化的研究，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作不僅是一項(xiàng)具有特殊性質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)工作，還是一項(xiàng)系統(tǒng)性、協(xié)同性的工作，是需要協(xié)調(diào)各相關(guān)部門共同完成的工作。在中國(guó)式現(xiàn)代化的發(fā)展下，檔案工作者也要準(zhǔn)備好迎接現(xiàn)代化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，主動(dòng)關(guān)注新技術(shù)發(fā)展、擁抱新技術(shù)，積極響應(yīng)黨的二十大精神和政策，積極落實(shí)“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理的原則，從組織領(lǐng)導(dǎo)與制度建設(shè)路徑、檔案信息化建設(shè)路徑、檔案資源體系建設(shè)路徑以及檔案人才隊(duì)伍建設(shè)路徑等方面，共同推進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化的開展。新時(shí)代，檔案工作者應(yīng)始終圍繞檔案服務(wù)中心工作，堅(jiān)持不忘初心、牢記使命，堅(jiān)持守正創(chuàng)新、真抓實(shí)干，奮力書寫檔案事業(yè)現(xiàn)代化和高質(zhì)量發(fā)展的新篇章。

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作者單位：臨沂市中心醫(yī)院