醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理實(shí)踐及策略探究

劉麗麗

摘 要：作為專業(yè)高端人才密集的地方，醫(yī)院人事管理的核心任務(wù)就是在社會(huì)中識別人才，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院所需人才，并培養(yǎng)所需人才，從而提升醫(yī)院的綜合實(shí)力。人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院信息化、數(shù)字化建設(shè)在快速推進(jìn)，對人事檔案數(shù)字化管理起到了重要的促進(jìn)作用。醫(yī)院人事檔案管理正逐步向科學(xué)化、精細(xì)化方向發(fā)展，如何依托信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，打造數(shù)字化檔案管理模式，充分提高人事檔案管理工作水平與效率成為醫(yī)院檔案管理人員需要重點(diǎn)考慮的問題。新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理工作如何更加科學(xué)化、現(xiàn)代化，如何順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，是醫(yī)院人事檔案管理工作中亟須考慮的問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；數(shù)字化管理；實(shí)踐與策略

中圖分類號 R197.3；G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

人事檔案管理工作是醫(yī)療改革工作的重要內(nèi)容之一，對醫(yī)院人才培養(yǎng)和規(guī)劃、使用有著重要意義。人事檔案是單位對所屬人員管理過程中形成并集中保管的專屬檔案，是單位檔案的重要組成部分。人事檔案記錄每個(gè)人的經(jīng)歷和發(fā)展，是單位考察、錄用、晉升每一名員工的重要依據(jù)，能夠真實(shí)反映每個(gè)人在社會(huì)中的方方面面，包括學(xué)歷及所學(xué)專業(yè)知識、學(xué)習(xí)和工作中所獲得的獎(jiǎng)勵(lì)或因過失所受到的處罰以及在工作過程中所表現(xiàn)出來的各項(xiàng)能力等。

一、人事檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

醫(yī)院人事檔案工作內(nèi)容較為繁雜，不僅包括當(dāng)前在職所有員工的人員檔案、工資確認(rèn)以及資質(zhì)評定等，還包括已經(jīng)離退休人員的養(yǎng)老發(fā)放等諸多內(nèi)容。市場經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展也給醫(yī)院帶來了競爭壓力，如何選擇、聘用對醫(yī)院發(fā)展具有推動(dòng)性的人才，也是人事檔案存在的重要意義。同時(shí)，人事檔案信息還為醫(yī)院員工的薪酬制定提供了重要的依據(jù)。進(jìn)入信息化時(shí)代，利用數(shù)字技術(shù)對人事檔案管理工作展開優(yōu)化，才能讓醫(yī)院人事檔案管理工作更具有科學(xué)性和有效性，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和科學(xué)、健康發(fā)展提供有力的支持。

1.人事檔案是完整的人才數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)院選人、用人提供了科學(xué)依據(jù)

完善的人才數(shù)據(jù)庫為醫(yī)院建立一支由不同學(xué)歷、專業(yè)和年齡組成的醫(yī)療隊(duì)伍，提供了科學(xué)依據(jù)，保證了專業(yè)醫(yī)學(xué)人才和輔助工作人員隊(duì)伍的搭建，可以讓醫(yī)院服務(wù)的范圍更廣泛。只有詳細(xì)了解不同組成人員所學(xué)專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力等信息，才能讓醫(yī)院做到知人善用，讓每位員工在適合自己的崗位上發(fā)揮積極作用。

2.人事檔案是醫(yī)院制定人員薪酬的重要依據(jù)

醫(yī)院在人員薪酬制定中主要經(jīng)過前期討論、中期調(diào)整和最后討論，才能最終實(shí)施。人員薪酬并不是固定不變的，醫(yī)院每年會(huì)根據(jù)實(shí)際情況做出調(diào)整，也是醫(yī)院薪酬制度不斷完善的過程。而人員薪酬制定的依據(jù)，主要是由人事管理部門通過相關(guān)人員人事檔案中記錄的工作能力、經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷、職務(wù)等翔實(shí)資料組成，可以說，人事檔案是醫(yī)院人員薪酬制定順利完成的重要依據(jù)。

3.人事檔案是醫(yī)院培養(yǎng)人才的重要依據(jù)

醫(yī)院在對人才的培養(yǎng)選擇過程中，主要是對人才目標(biāo)的具體基礎(chǔ)資料展開考察和選擇。醫(yī)院人事檔案宏觀上分析人才層次結(jié)構(gòu)，微觀上對個(gè)人全面綜合素質(zhì)展開分析，有助于醫(yī)院在培養(yǎng)、引進(jìn)關(guān)鍵人才的選擇。

二、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理工作中的優(yōu)勢

信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應(yīng)用，相比于傳統(tǒng)工作方式有著絕對性優(yōu)勢。在醫(yī)療事業(yè)改革中，對醫(yī)院人事檔案開展數(shù)字化管理是新醫(yī)改的要求和必然趨勢。

1.有效提高醫(yī)院人事檔案管理效率

在醫(yī)院人事檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，可以提高管理效率。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅在檔案收集、歸類、搜索等方面的速度遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)人工操作方式，還在存儲方面體現(xiàn)了數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，節(jié)約了大量人力和時(shí)間。在存儲空間方面，將原來存放紙質(zhì)檔案的空間轉(zhuǎn)化為存儲電子文檔的儲存卡，避免了空間上的浪費(fèi)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，查找人事檔案數(shù)據(jù)需要耗費(fèi)大量時(shí)間，人工操作容易導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用則能徹底避免出現(xiàn)以上的問題。由此可見，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應(yīng)用，可以有效提高檔案管理效率。

2.提高了人事檔案信息資料的實(shí)用性

人事檔案是醫(yī)院挑選、培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，具有極高的實(shí)用性。為醫(yī)院各部門提供翔實(shí)的人員信息，為各部門人員結(jié)構(gòu)、團(tuán)隊(duì)搭建起到重要的作用。通過數(shù)字化技術(shù)可以將醫(yī)院所需人才的詳細(xì)資料快捷提取并傳遞給所需的部門，有效節(jié)約人工操作的時(shí)間成本，提高了人事檔案的實(shí)用效能。

3.切實(shí)保證員工考核、晉升的公平公正性

人事檔案對醫(yī)院工作人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷及所取得的成就有著詳細(xì)的記錄，在人員考核、晉升評審中起到了重要作用。而數(shù)字化人事檔案公開、便捷的特點(diǎn)，將所有參與考核、晉升人員的相關(guān)信息利用數(shù)據(jù)形式向公眾展示，有效保證了評審過程中的公平公正性。

4.加快數(shù)據(jù)的傳遞以及獲取速度

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，要調(diào)閱相關(guān)人員檔案有著相對復(fù)雜的流程，需要各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，不僅消耗了大量的時(shí)間，還會(huì)影響到醫(yī)院急需人才的選擇和錄用。人事檔案數(shù)字化管理模式可以將以上棘手的問題迅速化解。通過醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)將各類信息、數(shù)據(jù)快速傳遞給各個(gè)部門，并可實(shí)時(shí)提醒相關(guān)部門負(fù)責(zé)人要審批的文件，待其完成后，迅速轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程，節(jié)約了時(shí)間，加快了信息、資料的傳遞速度。

三、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

在當(dāng)前醫(yī)院工作中，人事檔案管理存在著一些問題，影響了人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用。因此，在信息化時(shí)代，要充分借助科學(xué)管理，發(fā)揮人事檔案的作用，提高人事檔案資源的利用率，從而穩(wěn)步提高醫(yī)院人力資源管理水平。

1.醫(yī)院人事檔案管理缺乏先進(jìn)的管理制度

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)對專業(yè)人才的需求越發(fā)急迫，人才流動(dòng)頻繁。醫(yī)院在新形勢下，也在人才引進(jìn)、醫(yī)療器械、設(shè)備設(shè)施更新加緊了步伐。但是，一些醫(yī)院在人事檔案管理工作中依舊沿用舊有的制度，沒有隨著時(shí)代變革開展相應(yīng)的更新，導(dǎo)致在人才引進(jìn)的過程中未發(fā)揮出應(yīng)有的作用。沒有嚴(yán)格的管理制度，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)知，導(dǎo)致在人事檔案管理工作中容易出現(xiàn)被隨意存放、改動(dòng)的不規(guī)范行為，甚至人員薪酬和人事檔案沒有緊密聯(lián)系，影響了人員薪酬的合理制定。

2.醫(yī)院人事檔案管理方式跟不上時(shí)代發(fā)展

進(jìn)入信息化時(shí)代，各種以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)日益成熟，并得到廣泛的應(yīng)用。醫(yī)院人事檔案管理方式?jīng)]有隨著時(shí)代的進(jìn)步及時(shí)更新，依舊有很多醫(yī)院在人事檔案的收集、分類、歸檔以及保存等方面采用傳統(tǒng)的手工操作，不僅容易造成人力、物力的浪費(fèi)，還容易造成檔案在傳遞過程中出現(xiàn)遺失、破損的情況。這種傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)落后，紙質(zhì)管理不利于醫(yī)院人事檔案管理水平的提高，不利于醫(yī)院信息化建設(shè)，不符合新形勢下對人事檔案管理工作的要求。

3.醫(yī)院人事檔案資料的真實(shí)性和完整性需要更加嚴(yán)謹(jǐn)

醫(yī)院人事檔案是記錄所有人員基本情況、工作經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷以及專業(yè)技能等詳細(xì)信息的重要資料，其中收集工作人員的各類信息是人事檔案管理最重要的工作內(nèi)容之一。但在信息收集過程中，尤其是歷史記錄的信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，無證可查。這些問題無疑降低了人事檔案的可靠性和真實(shí)性，無法客觀、公正、完整地反映工作人員的工作能力和工作態(tài)度，也無法體現(xiàn)出醫(yī)療人員的醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)，導(dǎo)致醫(yī)院在人才培養(yǎng)、選用等過程中，人事檔案無法提供有力依據(jù)。

4.醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

由于種種原因，很多醫(yī)院對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠清晰，定位不夠準(zhǔn)確，認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡單的收納、歸檔，沒有技術(shù)要求，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作人員欠缺專業(yè)知識，人員年齡老化，沒有經(jīng)過檔案、人力資源管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及保密工作相關(guān)的培訓(xùn)。醫(yī)院未將人事檔案管理工作與選人用人、人才整合、人才開發(fā)和培養(yǎng)等人才應(yīng)用有效結(jié)合起來，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作無法達(dá)到全新的人事檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理水平不高。

四、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)踐與策略

進(jìn)入信息化時(shí)代，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)可以調(diào)整和改進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作，有效保證醫(yī)院的整體管理成效。

1.醫(yī)院要重視人事檔案管理工作，健全科學(xué)的管理制度

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶來市場間的競爭，醫(yī)院也不能置身事外。而醫(yī)院的競爭也就是人才的競爭。醫(yī)院要重視人事檔案管理工作，并健全科學(xué)的管理制度。規(guī)范化、常態(tài)化的科學(xué)管理制度是醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有力支撐。應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，堅(jiān)持依法開展檔案管理，在此基礎(chǔ)上根據(jù)醫(yī)院自身特點(diǎn)，制定和完善醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案的檢索利用從最初的單純采集為主變?yōu)橹鲃?dòng)管理和主動(dòng)服務(wù)為主，從而更加有效、合理地配置各類檔案資源。此外，還可以將檔案收集工作納入科室績效考核，從上至下，形成上行下效的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，促進(jìn)檔案信息資源自由傳遞，達(dá)到檔案開發(fā)資源全院共享、利用的目標(biāo)。

2.完善醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)

人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的完善，是提升醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)的必要基礎(chǔ)和前提條件。首先，醫(yī)院管理層要認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，并樹立人事檔案管理數(shù)字化理念。將人事檔案數(shù)字化管理融入醫(yī)院整體數(shù)字化建設(shè)的規(guī)劃中，結(jié)合本院特點(diǎn)，搭建數(shù)字化管理系統(tǒng)；其次，有計(jì)劃、有步驟地將醫(yī)院原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，安全、妥善地保管，并以電子檔案數(shù)據(jù)為依托構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。其中，尤其要注意除了對具有價(jià)值的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案外，還需要妥善保管紙質(zhì)原件，實(shí)行“雙軌制”檔案管理。在所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化完畢后，需要人事檔案管理工作人員再次核查數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性

信息化時(shí)代，醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)中要充分認(rèn)識到信息技術(shù)應(yīng)用的重要性，并通過信息技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案管理的綜合水平，滿足醫(yī)院在人才培養(yǎng)、引進(jìn)方面的需求。為了適應(yīng)新形勢下人事檔案管理工作的要求，醫(yī)院要加大先進(jìn)設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的資金投入，讓人事檔案管理人員結(jié)合信息手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化人事檔案的管理和利用。同時(shí)，要建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)信息化檔案管理的安全建設(shè)，通過審批、權(quán)限設(shè)置等手段構(gòu)建完善的信息安全防御體系，有效保護(hù)涉密信息的安全。

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，就是要在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上，通過對計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用處理人事檔案，達(dá)到信息儲存、查詢以及分析的目的，為醫(yī)院人才選拔做出快捷、翔實(shí)的依據(jù)。第一，為了滿足新形勢下的發(fā)展要求，醫(yī)院要結(jié)合自身實(shí)際，建立完善的管理制度，確保所收集、整理的人事檔案信息的真實(shí)性、有效性，并不斷通過網(wǎng)絡(luò)資源拓展收集信息渠道，擴(kuò)充醫(yī)院人才檔案數(shù)據(jù)庫。第二， 人事檔案部門除了收集、整理各類專項(xiàng)人才的學(xué)歷、履歷、工作經(jīng)驗(yàn)等信息外，還要加強(qiáng)匯總分析能力，動(dòng)態(tài)規(guī)劃醫(yī)院所需人才，充分挖掘其潛力，及時(shí)向醫(yī)院推薦人才并提供相關(guān)依據(jù)。第三，人事檔案管理工作人員要通過所拓展的信息收集渠道，重點(diǎn)關(guān)注醫(yī)院所需的學(xué)術(shù)骨干、學(xué)科項(xiàng)目帶頭人才的各類信息，為醫(yī)院引進(jìn)相關(guān)人才提供翔實(shí)數(shù)據(jù)。人事檔案管理要通過信息數(shù)據(jù)分析手段，對醫(yī)院發(fā)展整體規(guī)劃中所需的各項(xiàng)專業(yè)人才提前布局，有針對性地收集目標(biāo)人才的信息，在醫(yī)院發(fā)展過程中隨時(shí)將所需人才信息作為參考依據(jù)提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，以便更快地引入人才。

4.提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

人事檔案管理工作人員的素質(zhì)對醫(yī)院人事檔案管理工作是否能夠有序、順利開展起著決定性作用。全新的檔案管理理念不斷出現(xiàn)，對醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)也提出了新的要求。一是要定期對內(nèi)部檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，將培養(yǎng)檔案人員納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)；二是醫(yī)院要設(shè)置專門的管理崗位，對外招聘人事檔案管理方面的高級專業(yè)人才，積極補(bǔ)充檔案管理隊(duì)伍的骨干力量。醫(yī)院也要重視對人事檔案管理人員法律法規(guī)的宣傳教育，使其自覺遵紀(jì)守法，加強(qiáng)人事檔案工作的規(guī)范化和法制化管理。人事檔案管理部門要將檔案業(yè)務(wù)考核能力提高到與醫(yī)療部門同等重要的地位，對考核成績優(yōu)秀的人員要設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對考核不合格的人員要實(shí)行崗位調(diào)整。總之，醫(yī)院要充分運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)、外聘專業(yè)講師授課等多種方式，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作是醫(yī)院培養(yǎng)、引進(jìn)各類專業(yè)人才重要的信息依據(jù)，醫(yī)院管理層要重視人事檔案數(shù)字化管理的建設(shè)工作。信息化時(shí)代，人事檔案管理工作數(shù)字化模式可以有效降低人為因素導(dǎo)致的工作失誤，節(jié)約時(shí)間成本，確保人事檔案資料的準(zhǔn)確性、安全性，保證了人事檔案管理工作的質(zhì)量。當(dāng)前，我國醫(yī)院在人事檔案數(shù)字化管理方面還存在一些急需解決的問題，醫(yī)院要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，通過制定科學(xué)的管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)及對人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，對人事檔案管理的諸多環(huán)節(jié)加以改進(jìn)和完善，以促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的提升，保障我國醫(yī)療事業(yè)的順利發(fā)展。

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作者單位：濱州市婦幼保健院