淺議醫(yī)院檔案管理中的數(shù)據(jù)分析與應用

李雷

摘 要：為解決醫(yī)院檔案管理期間所遇到的難題，文章介紹了加強檔案管理的現(xiàn)實意義，分析了檔案管理數(shù)據(jù)分析和應用環(huán)節(jié)遇到的主要問題，并提出有關解決措施，不僅能夠更好地發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)的重要價值，還可以為后期的臨床決策，包括相關研究與管理提供準確數(shù)據(jù)，取得較好成效，為相關人員提供一定的參考。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；數(shù)據(jù)分析；數(shù)據(jù)應用

中圖分類號：G271.4文獻標識碼：A

醫(yī)院檔案中大量的數(shù)據(jù)信息具備很高的利用價值，加強數(shù)據(jù)分析，可以幫助醫(yī)院進一步掌握患者病情和治療狀況，為后續(xù)的治療決策、科學研究和數(shù)據(jù)管理等提供良好借鑒。與此同時，加強數(shù)據(jù)分析，也能夠幫助醫(yī)院找到檔案管理環(huán)節(jié)所存在的核心問題，為后續(xù)的管理工作提供良好依據(jù)。

一、加強數(shù)據(jù)分析和應用的現(xiàn)實意義

在新形勢發(fā)展背景下，通過加強醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)分析與運用，可有效識別檔案管理過程中所存在的各類風險，找到管理中存在的不足，并有效改進。比如，工作人員通過加強數(shù)據(jù)分析和應用，可制定更加完善的管理機制，確保管理流程更加標準化、規(guī)范化，提升檔案管理質量。隨著信息技術運用范圍的不斷擴大，檔案管理未來會朝著信息化方向發(fā)展，加強數(shù)據(jù)分析，并合理應用，可保證檔案更為安全。對工作人員來講，結合各項數(shù)據(jù)，能夠快速找到所需查詢的檔案，提高工作效率。

做好檔案管理中的數(shù)據(jù)分析和應用工作，可以有效體現(xiàn)檔案管理的重要價值，推動醫(yī)院內(nèi)部各項業(yè)務不斷創(chuàng)新。工作人員結合數(shù)據(jù)分析結果，彌補原有檔案管理方案中存在的不足，加大管理力度，并調(diào)整與改進醫(yī)院內(nèi)部各項業(yè)務流程，不但能夠更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)分析的重要價值，而且可以提高醫(yī)院的總體效益。

二、存在的問題

1.缺乏重視

醫(yī)院的主要職責是救治病人，由于檔案管理不具備此項職能，同時，不會帶來直接的經(jīng)濟效益，導致管理人員對此項工作缺乏重視。醫(yī)院運行期間，比較重視各科室醫(yī)療業(yè)務管理，對其地位和作用予以肯定，檔案管理者往往被忽視，再加上一些領導對檔案管理崗位缺乏關注或者存在錯誤的認知，單純地認為此項工作比較簡單、輕松，甚至會安排兼職人員負責，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)價值無法得到有效發(fā)揮，增加了后續(xù)的管理難度。

2.數(shù)據(jù)安全管理水平有待提高

要想提升檔案數(shù)據(jù)分析和應用效果，工作人員應加大檔案安全管理工作力度，妥善處理檔案數(shù)據(jù)分析和應用階段所遇到的問題。但是，一些醫(yī)院的數(shù)據(jù)安全管理效果較差，導致大量數(shù)據(jù)遭受破壞，使得其應用價值無法得到發(fā)揮。例如，在電子檔案管理環(huán)節(jié)，由于安全管理力度過小，一旦網(wǎng)絡系統(tǒng)被外界攻破，任意盜取檔案數(shù)據(jù)或者隨意篡改數(shù)據(jù)，導致病人相關數(shù)據(jù)丟失，容易引起嚴重問題，社會危害性非常大。結合調(diào)查數(shù)據(jù)得知，一些醫(yī)院內(nèi)部對既有網(wǎng)絡平臺沒有加密處理，防護效果差，存在多個網(wǎng)絡漏洞，讓不法分子有機可乘，降低了檔案管理中的數(shù)據(jù)精確性，影響數(shù)據(jù)的應用效果。

3.數(shù)據(jù)存儲缺乏規(guī)范性

結合管理現(xiàn)狀可知，檔案數(shù)據(jù)的存儲特別關鍵，但現(xiàn)階段很多醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)存儲不夠規(guī)范化，標準化水平也有待提高，會影響數(shù)據(jù)分析和應用效果。具體表現(xiàn)在以下層面：第一，在數(shù)據(jù)存儲階段工作人員沒有遵守規(guī)定要求，數(shù)據(jù)的存儲格式不合理，為后期查找與應用帶來諸多不便；第二，在數(shù)據(jù)管理階段，因為數(shù)據(jù)來源廣，管理模式較為單一化，所以無法實現(xiàn)全面整合，使得最終的存儲規(guī)范程度不斷下降，在后續(xù)查找的過程中，系統(tǒng)容易發(fā)生延遲和卡頓現(xiàn)象，降低了管理成效。

4.資金投入過少

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)分析和應用效果不佳，主要是因為資金投入過少而引起的。目前，伴隨醫(yī)院病人數(shù)量逐漸增多，一些醫(yī)院為節(jié)省資金，會直接將檔案室整合到醫(yī)療用房之中，縮小檔案管理空間，因為各項基礎設備設施長時間不維護，再加上缺乏資金投入，所以很多設備設施根本無法正常運轉，降低了檔案管理質量。同時，一些檔案人員思想固化，新型設備設施的操作能力有待提高，還要對其開展專業(yè)培訓，并引進先進人才，不斷注入新鮮血液，才能充分挖掘醫(yī)院檔案管理中的數(shù)據(jù)分析和應用價值。

三、解決措施

1.提升重視程度，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)高效運用

在大數(shù)據(jù)技術背景下，為保證檔案管理中的數(shù)據(jù)分析和應用價值得到更好的體現(xiàn)，要求醫(yī)院領導真正認識到加強數(shù)據(jù)分析與應用的必要性，提高重視程度。

第一，領導要主動轉變以往的工作理念，積極應用電子技術，優(yōu)化原來的檔案管理機制，保證檔案管理中的數(shù)據(jù)分析和應用更為科學、合理。

第二，定期召開工作會議，為基層員工介紹檔案數(shù)據(jù)分析與應用的重要性，讓醫(yī)院全體員工能夠積極配合此項工作，為檔案中的數(shù)據(jù)分析及其應用提供有利環(huán)境。

第三，加大信息化管理力度。比如醫(yī)院的病案管理體系作為檔案管理中的核心組成部分，應對此類病案開展科學管理，為后期的數(shù)據(jù)分析和應用提供便捷，實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)的快速錄入和存儲，提升工作質量。

2.加強數(shù)據(jù)安全管理，將數(shù)據(jù)運用到臨床醫(yī)療中

在以往臨床醫(yī)療中，醫(yī)生需根據(jù)自身經(jīng)驗展開診療，但伴隨醫(yī)療服務質量的逐漸提升，大數(shù)據(jù)技術、EMR和LIS等信息系統(tǒng)的運用，為醫(yī)生臨床診斷提供了良好幫助，簡化以往的診療流程，提升診斷結果的精確性。針對醫(yī)生而言，運用EMR和LIS等信息系統(tǒng)，可實現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)高效化利用，通過收集、分析各項數(shù)據(jù)，確定最佳的診療路徑，確保臨床治療指標更為規(guī)范化，提高智能化診治水平。與此同時，在醫(yī)療行業(yè)中應用大數(shù)據(jù)技術，可以保證臨床決策更為科學、合理，提升臨床觀察數(shù)據(jù)的準確性。

利用大數(shù)據(jù)技術，醫(yī)院能夠快速查詢、分析患者的病案數(shù)據(jù)，為臨床決策提供借鑒。病案管理能夠提供大量醫(yī)療數(shù)據(jù)，有關人員利用這些數(shù)據(jù)能夠做出正確決策。比如全面分析病案數(shù)據(jù)，掌握病人的臨床病情以及治療情況，進而制定更為合理的診療方案。病案數(shù)據(jù)還可以為醫(yī)學研究提供重要的實證資料。提高管理水平，是提升醫(yī)療質量管控的有效途徑，有關人員針對病案數(shù)據(jù)展開分析，還能夠快速找到醫(yī)療差錯與問題，馬上采用科學措施糾正，不但可以有效緩解醫(yī)生日常壓力，而且能夠實現(xiàn)臨床診斷數(shù)據(jù)的高效利用。提高病案管理水平，還能夠為醫(yī)院內(nèi)部的績效考核提供依據(jù)，促使醫(yī)院管理質量不斷提升。

在醫(yī)院開展檔案管理工作時，需要對檔案中的各項數(shù)據(jù)加強安全管理，工作人員需運用信息技術，促使各項工作更為規(guī)范化，在提高檔案管理信息化水平的同時，更好地挖掘檔案數(shù)據(jù)分析和應用的價值。同時，促進不同部門間保持緊密溝通和協(xié)調(diào)，要求各個部門能夠主動配合檔案工作，將不同部門在平時工作中生成的各項數(shù)據(jù)快速錄入系統(tǒng)，提高檔案資料錄入的準確性?？焖俣鴾蚀_地錄入各部門信息之后，工作人員需結合檔案管理要求，有效劃分不同類型的數(shù)據(jù)，能夠為檔案數(shù)據(jù)分析和應用提供重要支持。

為減少數(shù)據(jù)誤差的出現(xiàn)，工作人員還需利用信息技術建立專業(yè)的信息錄入系統(tǒng)，保證不同部門的信息錄入更加規(guī)范化，體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的時效性。并且，還應加大安全防護工作力度，嚴禁安裝安全性低的軟件，結合檔案管理內(nèi)網(wǎng)要求，均需設置防火墻，進而保證檔案管理中的數(shù)據(jù)更加安全。積極運用網(wǎng)絡入侵檢測和防御體系，不僅能有效檢測外界的不良信息，還可以起到比較好的防范作用，防止檔案數(shù)據(jù)泛濫，強化安全管理質量。此外，還應建立網(wǎng)關病毒防御體系，防止外部病毒或者黑客入侵，讓檔案的各項數(shù)據(jù)更為安全。工作人員還需靈活應用大數(shù)據(jù)技術，保密處理檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)，遵守有關要求，對數(shù)據(jù)錄入和存儲應加大保密力度，不斷提升檔案數(shù)據(jù)的準確性與真實性。針對廣大工作人員來講，還需要嚴格遵守相關管理機制，盡職盡責地完成各項工作，嚴禁在日常工作中為了個人利益而損害醫(yī)院利益。

3.提高數(shù)據(jù)存儲的規(guī)范性以及數(shù)據(jù)分析水平

為保證檔案管理中的數(shù)據(jù)分析和應用價值得到良好體現(xiàn)，還要不斷提升檔案數(shù)據(jù)存儲的規(guī)范化和標準化。工作人員需改進現(xiàn)階段管理流程，加大優(yōu)化力度，以電子信息檔案管理為基礎，加強資源共享，進一步提高管理效率。與此同時，科學選取檔案數(shù)據(jù)存儲模式，常見存儲模式包含盤式、光盤、網(wǎng)盤和備份存儲等。各種存儲模式均存在一定的優(yōu)點與缺點，因此，在選取數(shù)據(jù)存儲模式期間，要全方面考慮各項影響因素，從而選擇最優(yōu)模式，確保檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范化。

在存儲檔案數(shù)據(jù)的過程當中，工作人員還要明確檔案管理的要點和重點內(nèi)容，在具體工作階段，結合檔案數(shù)據(jù)的存儲要求，采用針對性的管理方法，保證檔案數(shù)據(jù)存儲更為規(guī)范化。有關工作人員還要具備較高的風險防范意識，面對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)存儲期間可能會遇到的各類風險，加大防范力度，提前執(zhí)行有關防范措施，減少數(shù)據(jù)存儲風險的發(fā)生。即使發(fā)生風險，也能夠馬上啟動應急預案，從根本上減少檔案數(shù)據(jù)存儲不規(guī)范現(xiàn)象的出現(xiàn)，真正達到提升檔案數(shù)據(jù)標準化管理水平的目的。

醫(yī)院檔案管理中的數(shù)據(jù)分析和應用具備一定難度，并且涉及大量數(shù)據(jù)，具備極強的復雜性，在信息化管理層面，運用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)總體優(yōu)化設計，構建科學的管理機制，促進醫(yī)院內(nèi)部各個部門之間的協(xié)調(diào)性，實現(xiàn)信息資源的快速匯總，提高檔案數(shù)據(jù)利用率，更好地體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的服務價值。

我國醫(yī)療行業(yè)的飛速發(fā)展，各大醫(yī)院的信息化建設水平不斷地提高，不同業(yè)務系統(tǒng)的運行，提供了海量的信息數(shù)據(jù)，如何實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效利用，并將其合理應用到日常管理中，為病人提供完善的診療服務，助力醫(yī)生制定科學診療方案，是醫(yī)院面臨的主要問題。在某醫(yī)院內(nèi)部，通過利用數(shù)據(jù)分析平臺，從數(shù)據(jù)采集匯總、處理與管理、安全與共享等多個層面著手，打通數(shù)據(jù)分析與利用各個環(huán)節(jié)，能夠有效滿足不同治療場景，提升數(shù)據(jù)質量，助力醫(yī)院提高精細化管理水平，做出正確的運營決策。

4.引進先進設備設施與技術，提高檔案數(shù)據(jù)利用水平

因為缺乏充足的資金投入，導致醫(yī)院檔案管理水平逐漸下降，檔案數(shù)據(jù)分析和應用價值無法得到良好體現(xiàn)。所以，工作人員要全面認識到信息化時代背景下及時引進新型設備設施的必要性。在檔案管理信息化建設層面，應適當加大資金投入力度，及時采購新型設備設施，在提高檔案智能化管理水平的基礎上，更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)分析和應用價值。通過應用先進的軟硬件設備設施，及時清除檔案存儲系統(tǒng)內(nèi)部的垃圾，有效發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的應用價值。在先進軟硬件設備設施的支持下，檔案內(nèi)部的各項數(shù)據(jù)能夠實現(xiàn)高效利用。

大數(shù)據(jù)的主要特點是信息量巨大，醫(yī)院會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，伴隨時間的流逝，一些檔案信息較為陳舊，已經(jīng)完全喪失了利用價值，最終會變成垃圾數(shù)據(jù)。隨著垃圾數(shù)據(jù)的逐漸增多，會占據(jù)較多內(nèi)存，對后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)利用產(chǎn)生負面影響。比如會延長數(shù)據(jù)檢索時間，增加系統(tǒng)后續(xù)維護的工作量。為解決此類問題，醫(yī)院需適當加大資金投入力度，引進新型設備設施，及時清除垃圾數(shù)據(jù)，打造一個更加穩(wěn)定、安全的檔案管理工作環(huán)境，提高檔案管理效率，確保檔案數(shù)據(jù)獲得有效利用。

在大數(shù)據(jù)背景下，不斷提高工作人員專業(yè)技能水平，確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)更為精確，要求工作人員能夠熟練操作各項新型設備設施，建立科學的檔案管理體系。在醫(yī)院運轉過程中，可以采取多樣化的管理模式，對廣大工作人員開展技能培訓活動，提高其技能水平和綜合素養(yǎng)，使其能夠保持認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。比如可以利用電子檔案，運用HIS系統(tǒng)，加強檔案管理，對醫(yī)院電子檔案開展動態(tài)化監(jiān)控，并運用感應系統(tǒng)，調(diào)節(jié)醫(yī)院庫房內(nèi)部溫度和濕度，保證紙質病歷完整保存。還應加強硬件配置，掃描檔案，同時建立相關數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速存儲。此外，還可以采購計算機和掃描儀等，將患者的電子檔案存入光盤備份，備份數(shù)據(jù)通常包含兩份，其中一份用來給醫(yī)生調(diào)用，一份用來封存。

以往，各醫(yī)院只負責管理本院的病歷檔案，不能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。運用大數(shù)據(jù)與云技術，打破以往限制，將不同醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)全面共享，保證檔案實現(xiàn)異地調(diào)取和應用，為病人的轉院治療或者異地診治提供更多便利。

另外，醫(yī)院在招聘檔案管理專業(yè)人才時，應要求其具備扎實的理論知識，能夠熟練操作各項設備設施。并定期培訓醫(yī)院內(nèi)部在崗人員，也可以組織外出學習活動，采取“引進來”與“走出去”的模式，讓廣大工作人員能夠將理論知識與實踐更好地結合，建設一支高素質的工作隊伍，滿足檔案管理信息化建設需求。同時，還應加大日常的監(jiān)督和管理力度，制定完善的考核機制，構建專業(yè)監(jiān)督小組，根據(jù)工作人員日常工作狀況，包括任務完成情況，建立相應的監(jiān)督臺賬。通過考核工作人員的日常工作，并有效監(jiān)督重點工作，能夠讓工作人員更好約束自己，減少違規(guī)行為，全面發(fā)揮其才能，提高醫(yī)院檔案管理中數(shù)據(jù)分析的應用效果。

四、結語

綜合上述分析，加強醫(yī)院檔案管理中的數(shù)據(jù)分析和應用，能夠提高醫(yī)院的信息化管理水平，提升醫(yī)療質量，為臨床診療提供精確數(shù)據(jù)，確保醫(yī)院決策更為科學。醫(yī)院應高度重視檔案管理，加強檔案管理信息技術培訓，并給予一定的資金支持，在提升醫(yī)院檔案管理質量的基礎上，推動醫(yī)院全面、可持續(xù)發(fā)展。

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作者單位：濟寧市第一人民醫(yī)院