計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的探索與應(yīng)用

趙晶

摘 要：信息時代，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理是保證產(chǎn)品質(zhì)量、促進科技創(chuàng)新、推動國民經(jīng)濟發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。文章對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的探索與應(yīng)用展開了研究，提出計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的理論基礎(chǔ)，并對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的作用展開分析，闡述了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐原則及其應(yīng)用策略，以期為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：計量標(biāo)準(zhǔn)；檔案信息化；管理模式

中圖分類號：G270；TB9文獻標(biāo)識碼：A

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的探索與應(yīng)用，是一項長期而又不斷發(fā)展、完善的過程。在信息時代，積極推進計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作，對提高管理效率、優(yōu)化資源配置、保證數(shù)據(jù)安全性、提高服務(wù)質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

一、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的理論基礎(chǔ)

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理是對計量基準(zhǔn)活動中產(chǎn)生、采集、處理以及使用等過程中所發(fā)生的各種文件實行全面管理的一種方法。檔案管理的理論依據(jù)主要有檔案管理、計量學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化等。計量學(xué)為測量、檢查和校準(zhǔn)提供了理論依據(jù)；標(biāo)準(zhǔn)化理論為標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)與應(yīng)用提供了理論依據(jù)；信息化管理就是利用信息技術(shù)來支持和優(yōu)化組織的業(yè)務(wù)過程、資源分配和決策過程。信息化管理理論是信息系統(tǒng)理論、組織行為理論和信息資源管理理論的重要組成部分。其中，MIS理論為信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行與維護提供了理論依據(jù)；組織行為理論為組織的合作交流與決策提供了理論依據(jù)；信息資源管理理論為信息資源的獲取集成和利用提供了理論依據(jù)。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理就是以信息化為基礎(chǔ)，把計量基準(zhǔn)檔案管理和信息化管理有機結(jié)合起來的一種管理模式。其理論依據(jù)主要有檔案信息化、電子檔案管理和數(shù)字化轉(zhuǎn)型等。檔案信息化理論為檔案信息化的實施提供了理論依據(jù)，電子文件管理理論為電子文件的獲取、保存、檢索與保護提供了理論依據(jù)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型理論為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了理論依據(jù)。

二、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的作用

1.促進計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理規(guī)范化開展

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的功能在于推動其標(biāo)準(zhǔn)化開展，利用信息化對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案開展電子或數(shù)字化的管理，能夠提高檔案管理的效率。數(shù)字檔案能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的快速存取、儲存、檢索與傳遞，極大地降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的實體操作與人力成本，提高了管理效率。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理程序與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作的規(guī)范化，可以使檔案管理行為規(guī)范化，減少人為因素造成的失誤操作，提高檔案管理的規(guī)范性、可控性。通過合理的權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)加密、備份等手段，保證了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的安全與完整。對檔案資料的加密、備份，可以有效防止檔案資料遺失或被非法篡改，保證檔案資料的安全。

同時，實現(xiàn)了對檔案訪問、修改等權(quán)限的管理，保證了檔案數(shù)據(jù)的完整、可靠。建立計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式，還能夠?qū)崿F(xiàn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息的共享與交流。通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺或系統(tǒng)，使各部門、各單位可以實現(xiàn)檔案信息的共享與交換，避免出現(xiàn)“信息孤島”“重復(fù)建檔”等現(xiàn)象，有利于提高各方對檔案信息資源的利用效率，促進合作與共同發(fā)展。信息化管理模式能更及時、準(zhǔn)確地掌握檔案信息，實現(xiàn)了對檔案信息的實時監(jiān)控與分析，并將其轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)。該研究有助于提高管理決策的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，促進計量標(biāo)準(zhǔn)工作的進一步發(fā)展與優(yōu)化。

總而言之，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的功能主要體現(xiàn)在推動計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，提高管理效率，增強規(guī)范性，保證檔案信息安全完整，支持共享和交流，提高決策支撐能力。

2.提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的科學(xué)性

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的重要功能就是提高其科學(xué)管理水平。采用信息化管理方式，可以對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料展開電子化或數(shù)字化的記錄、存儲與處理，避免人為操作可能出現(xiàn)的誤差，提高檔案資料的準(zhǔn)確度，避免因資料錯誤而造成不必要的麻煩與損失。通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等手段，實現(xiàn)了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)據(jù)的安全與完整，防止資料遺失或被非法篡改，并保證資料的可靠性。信息化管理模式為檔案管理提供了實時、準(zhǔn)確的檔案信息，為決策提供了科學(xué)的依據(jù)。通過對檔案信息的分析與評價，在客觀數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上作出科學(xué)的決策，提高管理的科學(xué)性與有效性，實現(xiàn)了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和可追溯性。通過優(yōu)化流程，消除冗余環(huán)節(jié)，提高工作效率與質(zhì)量，降低人為干擾，使管理更加科學(xué)。信息化管理模式有利于知識的積累與共享，建立檔案管理系統(tǒng)或平臺，方便各部門及工作人員共享與傳遞經(jīng)驗與知識，提升隊伍整體素質(zhì)，促進計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作科學(xué)化開展。

綜上所述，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的一個重要功能就是提高其科學(xué)管理水平，不僅能提高檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，為決策提供支持，優(yōu)化工作流程，促進知識管理，還能使檔案工作向科學(xué)化、規(guī)范化、高效化方向發(fā)展。

3.增強計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的有效性

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的重要功能就是提高檔案管理的效率。采用信息化管理模式，實現(xiàn)了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的集中存儲與管理，實現(xiàn)了各部門、各單位間資源的集成與共享。建立統(tǒng)一的檔案管理平臺或系統(tǒng)，能有效解決“信息孤島”“重復(fù)建檔”等問題，提高資源利用率和管理效率。

采用信息化管理模式，實現(xiàn)了計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的存取與檢索，方便快捷，效率高。檔案信息化管理模式可以利用關(guān)鍵字檢索、分類檢索等功能，迅速找到需要的檔案，省時省力，幫助管理者更有效地獲取和使用檔案信息，提高管理效率。

此外，還應(yīng)建立計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理規(guī)范化、程序化。通過標(biāo)準(zhǔn)化工作程序的制定與應(yīng)用，明確各崗位的職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)化操作與協(xié)作，避免在工作中出現(xiàn)混亂與重復(fù)，提高工作效率與質(zhì)量。采用信息化管理模式，還可以實現(xiàn)對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案狀態(tài)及變化情況的實時監(jiān)測與分析。

通過數(shù)據(jù)指標(biāo)、報表和曲線圖等功能，管理者能夠及時了解檔案管理的狀況，發(fā)現(xiàn)并解決問題，提高管理反應(yīng)速度和決策效果。信息化管理模式為計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的信息化管理提供了數(shù)據(jù)支撐與基礎(chǔ)，實現(xiàn)了績效考核與持續(xù)改善。通過對檔案管理指標(biāo)的監(jiān)控與分析，能夠評估管理成效，針對存在的問題加以改進與優(yōu)化，持續(xù)提高管理的效能與水平。

綜上所述，計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的重要功能就是提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的信息化管理效能，在資源的集成與共享、數(shù)據(jù)的便捷獲取與檢索、工作流程的系統(tǒng)化、實時監(jiān)測與分析以及績效評價與持續(xù)改進等方面發(fā)揮著重要的作用。

三、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐原則

1.統(tǒng)一性原則

建立統(tǒng)一的檔案管理平臺或系統(tǒng)，以保證檔案信息的完整性、一致性。通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使檔案數(shù)據(jù)的格式、命名和存儲方式得到統(tǒng)一，實現(xiàn)不同部門、單位間檔案管理工作的相互配合與銜接。

2.標(biāo)準(zhǔn)化原則

建立并運用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理程序與標(biāo)準(zhǔn)，保證計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、可控化。明確各崗位職責(zé)，標(biāo)準(zhǔn)化操作與協(xié)作，避免重復(fù)勞動，提高工作效率與質(zhì)量。

3.安全原則

為了保證計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息的安全、完整，可以采取合理的數(shù)據(jù)保密措施。包括權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份和恢復(fù)等措施，保證檔案信息的安全性。

4.效率原則

通過優(yōu)化工作流程，運用信息化手段，提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的信息化管理效率。通過對檔案數(shù)字化的記錄、存儲和處理，可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的快速存取、檢索和傳輸，降低了工作量，提高了管理效率。

5.可持續(xù)發(fā)展原則

保證計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的可持續(xù)性。包括持續(xù)維護與更新系統(tǒng)，使之能適應(yīng)新技術(shù)與新環(huán)境的變化，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、可靠。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建知識管理機制，積累并傳承相應(yīng)的經(jīng)驗與技術(shù)，為企業(yè)管理持續(xù)改善提供支撐。

6.使用者參與原則

重視使用者的參與和回饋，將使用者的需求與意見納入設(shè)計與執(zhí)行。通過使用者的培訓(xùn)與交流，提高使用者了解與運用檔案管理系統(tǒng)的能力，提升其滿意度與效能。

四、計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理模式的實踐應(yīng)用策略

1.建立健全計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理制度

要完善計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理體系，各單位要成立專門的檔案管理組織機構(gòu)或隊伍，負(fù)責(zé)組織實施。這個組織或小組要有相應(yīng)的技術(shù)與管理能力，協(xié)調(diào)各種資源，以促進檔案管理工作順利開展。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合實際，制定統(tǒng)一的檔案管理流程及操作規(guī)范。在建立、錄入、存儲、檢索、維護以及銷毀等各環(huán)節(jié)中，要規(guī)范管理人員的操作行為，保證信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、可控化。為了滿足計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的需要，必須建立一個信息化的管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)該具有數(shù)據(jù)的存儲、檢索、共享和安全保障等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)各種業(yè)務(wù)過程的自動化與協(xié)同工作。

同時，為了保證系統(tǒng)或平臺的穩(wěn)定可靠，需要定期維護與升級。此外，還應(yīng)加強計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育工作，增強他們的信息管理技術(shù)與意識。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋系統(tǒng)運行、數(shù)據(jù)管理、信息安全與隱私保護等方面的知識與技能，以幫助管理者更好地掌握信息技術(shù)與手段，提高管理水平與效果。還應(yīng)建立計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的監(jiān)督與評估機制，定期開展計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作。在監(jiān)控與評估過程中，找出存在的問題與不足，并及時加以修正與改善，以保證信息化管理體系的有效實施與持續(xù)改善。這些實踐應(yīng)用策略，有利于完善計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理體系，實現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范、高效的管理目標(biāo)。同時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況，靈活調(diào)整與改進戰(zhàn)略，使之適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營管理的需要與技術(shù)的發(fā)展。

2.加強計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化人才建設(shè)

首先，要加強計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化人才的培養(yǎng)，必須對其開展專門的培訓(xùn)與教育，加強其專業(yè)知識與技能的培養(yǎng)。其中，包括檔案管理理論、信息技術(shù)應(yīng)用、資料分析與發(fā)掘等課程。在培訓(xùn)過程中，員工應(yīng)熟練掌握相關(guān)的工具與方法，從而提高自己的信息化管理水平。計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能，還要具備良好的溝通技巧、團隊合作精神以及解決問題的能力、創(chuàng)造性思維等。通過綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，才能使員工更好地適應(yīng)信息化管理的工作環(huán)境與要求。

其次，建立計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的激勵機制。通過薪酬激勵、晉升機會以及榮譽認(rèn)可等手段，充分調(diào)動員工的工作積極性與創(chuàng)造性，提高檔案管理人員的實際操作能力?？梢园才艈T工參加實際的信息管理項目，解決實際問題，從中獲得經(jīng)驗教訓(xùn)。

最后，應(yīng)加強計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員的交流與協(xié)作，促進信息交流與共享?？梢远ㄆ谂e辦研討會、培訓(xùn)班或論壇等，為其提供一個交流經(jīng)驗、研討問題的平臺，以集體的智慧不斷提高管理水平。同時，還應(yīng)加強與有關(guān)高校、科研院所以及行業(yè)協(xié)會等單位的合作，共同開展計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理人才培養(yǎng)計劃。

通過上述措施，有利于加強計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化人才隊伍的建設(shè)，促進計量標(biāo)準(zhǔn)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)與實踐能力的提高。

3.完善計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理平臺

第一，為了進一步完善計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理平臺，必須對其展開全面的規(guī)劃與設(shè)計，明確其功能要求，如數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、接口設(shè)計等。根據(jù)計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作的實際需要，合理規(guī)劃各模塊、部件，保證各模塊之間無縫連接。第二，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，實現(xiàn)不同部門、單位間檔案數(shù)據(jù)的互通與共享。通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與集成，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量與一致性，減少重復(fù)輸入，提高管理效率與數(shù)據(jù)分析精度。第三，加強安全防范，保證檔案資料的安全可靠性。使用合適的加密技術(shù)來阻止非法訪問與被篡改。在此基礎(chǔ)上，建立權(quán)限管理機制，實現(xiàn)對不同用戶的權(quán)限劃分與控制，保證檔案信息只有被授權(quán)的人可以訪問和處理。第四，注重用戶體驗，為用戶提供友好的界面及操作過程。簡化操作流程，提供可視化的瀏覽與檢索功能，方便了用戶對檔案信息的輸入、查詢與管理。同時，為用戶提供必要的培訓(xùn)與技術(shù)支持，使用戶能夠更好地掌握與使用管理平臺。第五，建立定期備份與恢復(fù)機制，保證檔案資料的安全可靠。有規(guī)律地備份數(shù)據(jù)，把備份數(shù)據(jù)存放在不同的地方和系統(tǒng)里，從而避免了數(shù)據(jù)的丟失和損毀。同時，還應(yīng)建立數(shù)據(jù)快速恢復(fù)機制，保證發(fā)生突發(fā)事件后，系統(tǒng)能快速恢復(fù)正常運行。根據(jù)實際需要及技術(shù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化、更新管理平臺，及時修復(fù)與更新系統(tǒng)漏洞及缺陷，引進新技術(shù)與新功能，提高管理平臺的適應(yīng)能力，以適應(yīng)變化中的管理需要。

計量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理平臺的建立，有利于提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，促進計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化開展。同時，要密切注意用戶的反饋與需求，持續(xù)優(yōu)化與完善管理平臺，使用戶體驗更加良好，工作效果更佳。

五、結(jié)論

在今后的發(fā)展過程中，要不斷對計量標(biāo)準(zhǔn)檔案的信息化管理模式展開深入的研究與探索，利用先進技術(shù)手段與管理理念，不斷提高計量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理水平。只有不斷創(chuàng)新與完善，才能使計量標(biāo)準(zhǔn)檔案更具效率、方便、智能化，更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟的發(fā)展與科技創(chuàng)新。

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作者單位：淄博市計量技術(shù)研究院