電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)中的角色與潛力探析

閆婧

摘要：檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案建設(shè)體系中最基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容之一，特別是在數(shù)字化時(shí)代背景下，電子檔案建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)成為檔案建設(shè)發(fā)展的新方向和新趨勢(shì)。并且，電子檔案的開發(fā)和應(yīng)用對(duì)于數(shù)字社會(huì)的建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響。鑒于此，文章系統(tǒng)分析了電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中的角色定位和發(fā)展?jié)摿Γ€對(duì)電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中的應(yīng)用建議展開探究，力求能基于數(shù)字化社會(huì)建設(shè)趨勢(shì)，準(zhǔn)確定位電子檔案的價(jià)值，為電子檔案建設(shè)提供相應(yīng)的參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；數(shù)字社會(huì)；角色；潛力

中圖分類號(hào)：G276文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化社會(huì)的建設(shè)逐漸引發(fā)高度重視，而在數(shù)字化社會(huì)的建設(shè)中，電子檔案資源是比較重要的組成部分，促進(jìn)電子檔案資源的有效開發(fā)和應(yīng)用能夠支持?jǐn)?shù)字化社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展。在20世紀(jì)的發(fā)展歷程中，我國高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)，并取得了顯著的成效。在國家檔案局發(fā)布的《中國檔案事業(yè)發(fā)展報(bào)告（2022）》中，綜合分析了“十三五”時(shí)期的檔案事業(yè)發(fā)展情況，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了在數(shù)字化社會(huì)建設(shè)背景下檔案建設(shè)的重要性。在中國產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究網(wǎng)所發(fā)布的《中國電子文檔管理系統(tǒng)產(chǎn)業(yè)研究報(bào)告》中，也預(yù)測分析了電子檔案的產(chǎn)業(yè)格局，并展望產(chǎn)業(yè)發(fā)展環(huán)境，提出了在數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中，電子檔案扮演著重要的角色，具有良好的發(fā)展?jié)摿?。因此，新時(shí)期要準(zhǔn)確定位電子檔案的價(jià)值，積極探索電子檔案發(fā)展規(guī)劃的建議，確保在數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中能夠彰顯電子檔案的價(jià)值，全面提升檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展成效。

一、電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)中的角色

1.是信息存儲(chǔ)與管理的基石

電子檔案以其高效、便捷的特性，正在成為數(shù)字化社會(huì)中信息存儲(chǔ)與管理的基石。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受限于物理空間，存儲(chǔ)密度低且管理成本高。而電子檔案則徹底打破了這些限制，在開發(fā)和應(yīng)用電子檔案的基礎(chǔ)上，可以將大量的數(shù)據(jù)信息輕松存儲(chǔ)在硬盤、云端等數(shù)字媒介中，不僅能夠節(jié)省大量的物理空間，還能降低管理成本，更為重要的是，電子檔案具有極高的可復(fù)制性和可分享性，在開發(fā)和應(yīng)用電子檔案的基礎(chǔ)上，通過檔案信息共享，能夠使檔案信息的傳播和共享變得前所未有的便捷，為未來數(shù)字化社會(huì)信息存儲(chǔ)和管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.是推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵力量

電子檔案是企業(yè)和機(jī)構(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，只有推動(dòng)檔案管理數(shù)字化、電子化轉(zhuǎn)型，才能為企業(yè)和機(jī)構(gòu)全面加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供良好的支撐，保障綜合轉(zhuǎn)型效率和效果。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案不再僅僅是靜態(tài)的信息存儲(chǔ)，還成為數(shù)據(jù)分析、決策支持等高級(jí)功能的基礎(chǔ)。在電子檔案管理工作中，企業(yè)和相關(guān)機(jī)構(gòu)積極對(duì)電子檔案中的數(shù)據(jù)展開挖掘和分析，在檔案管理和檔案數(shù)據(jù)信息分析的基礎(chǔ)上，更加精準(zhǔn)地了解市場需求、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，從而在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢(shì)，獲得長效穩(wěn)定的發(fā)展，逐步在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中形成競爭優(yōu)勢(shì)。

3.是保障信息安全的重要屏障

在數(shù)字化社會(huì)，信息安全問題日益突出，如何維護(hù)信息安全成為影響數(shù)字化建設(shè)的重要因素。電子檔案作為信息的重要載體，其安全性直接關(guān)系整個(gè)信息系統(tǒng)，可以說電子檔案在信息安全保障方面扮演著至關(guān)重要的角色。在電子檔案管理工作中，檔案管理部門引入加密技術(shù)、訪問控制等手段，能夠有效保護(hù)電子檔案免受未經(jīng)授權(quán)的訪問和被篡改。同時(shí)，還能在檔案安全管理工作中建構(gòu)定期的備份和恢復(fù)機(jī)制，確保在發(fā)生意外情況時(shí)電子檔案能夠迅速恢復(fù)，最大程度地減少損失。

4.是促進(jìn)文化傳承與創(chuàng)新的平臺(tái)

電子檔案不僅是信息的載體，還是文化的傳承和創(chuàng)新載體，在數(shù)字社會(huì)建設(shè)中，檔案管理部門積極探索電子檔案的創(chuàng)新開發(fā)和應(yīng)用，將珍貴的歷史文獻(xiàn)、藝術(shù)作品等轉(zhuǎn)化為電子檔案，并借助數(shù)字化的形式更加便捷地對(duì)其展開保存、研究和傳播，不僅支持了人類的文化遺產(chǎn)保護(hù)和傳承工作的開展，還能為文化創(chuàng)新提供豐富的素材和靈感。例如，在數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中，藝術(shù)家可以利用電子檔案中的歷史圖像展開再創(chuàng)作，通過分析電子檔案中的數(shù)據(jù)來揭示歷史發(fā)展的新規(guī)律。可見在數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中，電子檔案的創(chuàng)新開發(fā)和應(yīng)用能形成文化傳承和創(chuàng)新的效果，在此過程中，電子檔案本身也成為文化傳承和創(chuàng)新開發(fā)的重要平臺(tái)，檔案的創(chuàng)新應(yīng)用，對(duì)數(shù)字化社會(huì)文化建設(shè)產(chǎn)生積極的影響。

二、電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)中的發(fā)展?jié)摿?/p>

1.電子檔案從業(yè)人員數(shù)量增多

電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)中的應(yīng)用需要高素質(zhì)人才的支持，只有具備高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，才能支撐未來數(shù)字化建設(shè)中電子檔案的全面開發(fā)和創(chuàng)新應(yīng)用。結(jié)合當(dāng)前我國電子檔案數(shù)字化建設(shè)的基本情況看，從中研普華的數(shù)據(jù)中能看出，我國電子檔案從業(yè)人員2020年為1.75萬人，2021年已經(jīng)增長到1.82萬人，到2022年，人才數(shù)量進(jìn)一步提高，已經(jīng)突破1.9萬人（如圖1）。并且，當(dāng)前電子檔案從業(yè)人員還將保持良好的上升趨勢(shì)。因此，從從業(yè)人員看，在未來數(shù)字化社會(huì)的建設(shè)中，電子檔案必然還會(huì)保持良好的發(fā)展趨勢(shì)，在多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)廣泛應(yīng)用，為開展數(shù)字化社會(huì)建設(shè)工作提供良好的支持。

2.電子檔案市場規(guī)模不斷壯大

目前，電子檔案的市場規(guī)模不斷拓展，對(duì)電子檔案在未來應(yīng)用產(chǎn)生了相應(yīng)的影響，為其在數(shù)字化社會(huì)中的開發(fā)和應(yīng)用提供了良好的市場支撐。隨著我國數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展體系逐漸加快，我國電子檔案市場規(guī)模也表現(xiàn)出逐漸拓展的趨勢(shì)。2020年，我國檔案數(shù)字化建設(shè)的市場規(guī)模已經(jīng)達(dá)到60.03億元，而在2022年檔案數(shù)字化的市場規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，已經(jīng)發(fā)展到72.64億元（如圖2），在未來數(shù)字化社會(huì)的建設(shè)中，電子檔案具有良好的發(fā)展?jié)摿?，為?shù)字化社會(huì)的發(fā)展建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。此外，結(jié)合中研普華對(duì)檔案數(shù)字化市場規(guī)模的預(yù)測數(shù)據(jù)看，到2023年預(yù)計(jì)檔案數(shù)字化的市場規(guī)模會(huì)發(fā)展到82.08億元，甚至在2028年市場規(guī)模將增加到165.09億元，年均增長率能達(dá)到14%，在一定程度上說明電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中具有良好的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

三、電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)中的創(chuàng)新應(yīng)用建議

1.依托智能技術(shù)構(gòu)建智能化檔案管理與檢索系統(tǒng)

在數(shù)字化社會(huì)中，信息的產(chǎn)生速度遠(yuǎn)超過人類的處理能力。因此，要想提高電子檔案的建設(shè)效果，在數(shù)字化建設(shè)中彰顯電子檔案的實(shí)踐應(yīng)用價(jià)值，應(yīng)該嘗試依托智能技術(shù)構(gòu)建智能化檔案管理與檢索系統(tǒng)，以先進(jìn)的系統(tǒng)支撐電子檔案資源的開發(fā)和共享應(yīng)用，保障電子檔案的綜合管理效果。在檔案管理和檢索系統(tǒng)建設(shè)改革中，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)對(duì)海量的電子檔案展開分類、整理，并借助智能算法在系統(tǒng)中對(duì)檔案內(nèi)容展開深度挖掘，為用戶提供更加精準(zhǔn)、個(gè)性化的信息服務(wù)。在依托智能技術(shù)對(duì)智能化檔案管理與檢索系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用過程中，應(yīng)重視系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力和自我學(xué)習(xí)能力開發(fā)，并在系統(tǒng)運(yùn)行中有意識(shí)地引入自然語言處理、圖像識(shí)別等技術(shù)，確保系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別檔案中的文字、圖片等信息，并根據(jù)其內(nèi)容展開自動(dòng)分類和標(biāo)簽化，并在系統(tǒng)的支持下根據(jù)用戶的使用習(xí)慣和反饋，不斷優(yōu)化其算法，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。此外，基于智能化檢索技術(shù)的應(yīng)用，還能分析用戶的查詢情況，并根據(jù)查詢內(nèi)容在海量檔案中快速找到相關(guān)信息，根據(jù)用戶的查詢歷史和偏好，為其推薦相關(guān)的檔案信息，進(jìn)一步提高信息檢索的效率和用戶體驗(yàn)，保障電子檔案管理和檢索工作的智能化開展，真正為檔案資源的創(chuàng)新開發(fā)應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

2.借助云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建跨平臺(tái)檔案整合共享機(jī)制

在數(shù)字化社會(huì)中，信息孤島現(xiàn)象日益嚴(yán)重，不同平臺(tái)、不同系統(tǒng)之間的信息難以互通有無。為了能有效應(yīng)對(duì)信息孤島問題，在電子檔案開發(fā)和應(yīng)用環(huán)節(jié)，檔案管理部門應(yīng)借助云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建跨平臺(tái)檔案整合共享機(jī)制。一方面，應(yīng)探索云計(jì)算技術(shù)的開發(fā)，基于云計(jì)算技術(shù)為電子檔案管理提供相應(yīng)的存儲(chǔ)和計(jì)算服務(wù)，確保實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和統(tǒng)一管理。在此過程中，應(yīng)將云計(jì)算平臺(tái)引入電子檔案管理中，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)體系，使用戶能夠通過應(yīng)用平臺(tái)隨時(shí)隨地訪問相關(guān)的電子檔案，無須擔(dān)心數(shù)據(jù)丟失或損壞的問題。同時(shí)，在云平臺(tái)上還應(yīng)提供豐富的應(yīng)用接口和開發(fā)工具，支持第三方開發(fā)者開發(fā)各種檔案管理應(yīng)用，進(jìn)一步豐富電子檔案的應(yīng)用場景。另外，還應(yīng)促進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，打造跨平臺(tái)檔案共享體系，即在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，數(shù)字化社會(huì)的檔案管理部門應(yīng)將電子檔案與物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備設(shè)施相關(guān)聯(lián)，使用戶能通過手機(jī)、平板等設(shè)備隨時(shí)查看和管理電子檔案，并借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)施對(duì)電子檔案的實(shí)體化管理，將電子檔案與實(shí)體檔案關(guān)聯(lián)，方便用戶線上線下的一體化管理。在統(tǒng)一共享模式的支撐下，不斷整合不同系統(tǒng)、不同平臺(tái)的電子檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的跨平臺(tái)共享，并借助平臺(tái)的支持，提供統(tǒng)一的用戶認(rèn)證和權(quán)限管理機(jī)制，確保用戶能夠安全、便捷地訪問共享檔案資源，進(jìn)而在數(shù)字化社會(huì)顯著提高檔案資源的利用率，促進(jìn)不同部門、不同機(jī)構(gòu)之間的信息共享和協(xié)作，為電子檔案資源的高效化應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

3.應(yīng)用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)創(chuàng)新交互式展示模式

在數(shù)字化社會(huì)中，信息的展示方式對(duì)于用戶獲取和理解信息至關(guān)重要，為了能顯著提高電子檔案的應(yīng)用效率和綜合效果，可以嘗試在電子檔案開發(fā)和管理工作中引入數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，構(gòu)建交互式的展示模式，全面助力電子檔案資源的多維開發(fā)和展示型應(yīng)用，提升檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。在電子檔案管理工作中，數(shù)據(jù)可視化技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)⒊橄蟮臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀的圖形、圖像和動(dòng)態(tài)交互界面，幫助用戶更好地理解數(shù)據(jù)的內(nèi)在關(guān)系和規(guī)律，展示檔案內(nèi)容的結(jié)構(gòu)、關(guān)聯(lián)和演變過程，使用戶能夠以更加直觀的方式獲取和理解檔案信息。比如，檔案管理部門在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)上，利用時(shí)間線圖展示檔案的歷史變遷，利用關(guān)聯(lián)圖展示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，利用三維模型展示檔案的實(shí)體形態(tài)等。因此，為了能夠構(gòu)建電子檔案交互式展示模式，應(yīng)該重視數(shù)據(jù)可視化技術(shù)的開發(fā)，并在引入數(shù)據(jù)可視化技術(shù)的基礎(chǔ)上，引入交互式元素，如拖拽、縮放、旋轉(zhuǎn)、篩選等，讓用戶在觀看數(shù)據(jù)可視化檔案內(nèi)容的同時(shí)，能夠根據(jù)自己的需求和興趣自由探索檔案內(nèi)容，獲得更加個(gè)性化的信息體驗(yàn)。同時(shí)，在開發(fā)交互式展示體系的過程中，發(fā)揮數(shù)據(jù)可視化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，電子檔案部門還應(yīng)支持用戶與檔案內(nèi)容實(shí)時(shí)互動(dòng)，如在線批注、討論和分享等，促進(jìn)用戶之間的交流與合作，為電子檔案的多元應(yīng)用助力，切實(shí)提升電子檔案管理和應(yīng)用的綜合效果。

4.應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)提高檔案數(shù)據(jù)的安全保障

在數(shù)字化社會(huì)中，數(shù)據(jù)安全是電子檔案管理的核心問題之一。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著數(shù)據(jù)丟失、被泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)，難以確保檔案的真實(shí)性和完整性。而區(qū)塊鏈技術(shù)作為一種新興的分布式賬本技術(shù)，具有去中心化、不可篡改和可追溯等特點(diǎn)，為電子檔案數(shù)據(jù)安全提供了新的解決方案。因此，在數(shù)字化社會(huì)建設(shè)中，為了充分發(fā)揮電子檔案的價(jià)值，應(yīng)探索區(qū)塊鏈技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，為檔案數(shù)據(jù)安全工作提供堅(jiān)實(shí)的保障。一方面，可以發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點(diǎn)，改變電子檔案數(shù)據(jù)管理工作模式，使檔案數(shù)據(jù)不再依賴于單一的存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)，而是分布在多個(gè)節(jié)點(diǎn)上共同維護(hù)，有效防止數(shù)據(jù)因單點(diǎn)故障而丟失或損壞；另一方面，應(yīng)該重點(diǎn)對(duì)區(qū)塊鏈技術(shù)的不可篡改功能展開開發(fā)和應(yīng)用，增強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，確保電子檔案數(shù)據(jù)一旦被寫入?yún)^(qū)塊鏈，就無法被隨意篡改或刪除，從而保證了檔案的歷史記錄和法律效力。并且，在發(fā)現(xiàn)篡改意向后，能基于區(qū)塊鏈技術(shù)中的可追溯性特征，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)展開全程跟蹤和審計(jì)，追溯檔案數(shù)據(jù)的來源、流轉(zhuǎn)和使用情況，確保數(shù)據(jù)的合法性和合規(guī)性，為電子檔案安全保障工作的開展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，電子檔案在未來數(shù)字化社會(huì)中的創(chuàng)新應(yīng)用需要依托智能技術(shù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)可視化技術(shù)和區(qū)塊鏈技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段，構(gòu)建智能化檔案管理與檢索系統(tǒng)、跨平臺(tái)檔案整合共享機(jī)制、交互式展示模式以及提高安全保障等措施。因此，基于未來數(shù)字化社會(huì)的建設(shè)發(fā)展需求，電子檔案部門在推進(jìn)檔案建設(shè)和創(chuàng)新應(yīng)用的過程中，可以由此制定相應(yīng)的措施，構(gòu)建全新的檔案建設(shè)和開發(fā)工作體系，助力檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)定落實(shí)，真正使電子檔案為數(shù)字化社會(huì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

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作者單位：黑龍江省大慶市大慶油田檔案館