新形勢下城建檔案管理現狀及應對策略

摘 要：近年來，隨著我國城市建設步伐的加快，城市建設項目也在逐年增多，但由于各種原因，城市建設檔案管理的現狀不容樂觀，仍然存在不規(guī)范、不完善等問題，直接影響了城市建設項目日后的運行、保養(yǎng)維修與改擴建。文章基于城建檔案管理的特點，分析了城建檔案管理工作的現狀以及存在的問題，并結合工作實踐，提出如何做好城建檔案管理工作的對策。

關鍵詞：城建檔案；管理現狀；應對策略

中圖分類號：F299.2；G271 文獻標識碼：A

城建檔案是涉及城市規(guī)劃建設等方面的文件材料，形式包括聲像、圖紙、文字等，是城市經濟建設發(fā)展的珍貴資料，更是后續(xù)建設發(fā)展管理的依據，服務于城市建設發(fā)展。近年來，隨著我國市場經濟體制改革的進一步深入，特別是較發(fā)達地區(qū)的經濟建設、城市建設已進入飛速發(fā)展階段，由此產生了數量龐大的城建檔案資料。同時，有關城建檔案的法律法規(guī)規(guī)范也逐步健全，業(yè)務管理工作日趨規(guī)范化、標準化和精細化，隨之帶來了城建檔案管理工作量的增加，工作日益繁重，由于人力、物力、財力有限，城建檔案館基本處于忙于應付數量龐大的檔案資料工作，許多業(yè)務沒有時間和精力深入，還存在許多問題。因此，為了充分發(fā)揮城建檔案的保障、服務和監(jiān)督等功能，應確保其與城市建設同步協(xié)調發(fā)展，為城市經濟、文化等發(fā)展起到積極的助推作用。

一、城建檔案管理工作的重要意義

城市建設檔案是一個城市從無到有，從荒涼到繁華的記錄，是一座城市的歷史記錄。其內容包括了城市的基礎、規(guī)劃、拆遷以及市政設施、水文地貌等由古至今遺留的歷史名勝古跡，記錄了城市的過去、現在與未來的每一個領域的發(fā)展。城建檔案的內容，無論從微觀還是宏觀角度而言，都涵蓋了城市建設的方方面面。城建檔案管理工作性質與城市建設中，如勘察、施工和質檢等不同，城建檔案工作是城市建設中全局性的工作，其不僅可以反映城市發(fā)展過程中的各類細節(jié)問題，還能精準地體現一座城市的整體發(fā)展水平。由此可見，城建檔案管理工作在新形勢下城市發(fā)展建設中占據著重要地位。

每一座城市的規(guī)劃、擴建和改造都要以城建檔案中的數據資料為主要依據，只有在城建檔案數據的支持下，才能在城市中開展地理勘測、基礎設施以及園林綠化等方面的規(guī)劃和建設。因此，城市建設造就了城建檔案的誕生和發(fā)展，而城建檔案管理工作的日益成熟也推動了城市發(fā)展建設的步伐。

第一，城建檔案是城市項目規(guī)劃、建設審批的首要依據。尤其是在城市新建項目中提供了城市翔實的數據資料，讓項目在審批過程中核實具體地況、已建項目、交通和綠化等存在的關聯情況，可以有效規(guī)避各種風險。

第二，城建檔案是城市擴建、翻新乃至維修的重要依據。一個城市經過多年的發(fā)展，不斷擴張建設新項目是必然的，對多年建造的老舊小區(qū)翻新、改造等所需的資料和數據，只有在城建檔案中才能查閱到。

第三，城建檔案是法律糾紛、司法裁決的法律依據。城市建設過程中項目繁多，不可避免地會出現一些工程事故和安全問題，由此引發(fā)的法律糾紛也隨之增多。作為重要的參考依據，城建檔案成為司法裁決中不可或缺的有力證據。

第四，城建檔案是城市災害后重建的重要資料信息庫。在發(fā)生洪水、地震等自然災害后城市需要重建，尤其是要盡快恢復電力、交通和供水等基礎設施的運行，保障老百姓的日常生活和救災活動的順利開展。而要想快速恢復基礎設施的正常運轉，城建檔案提供的數據和資料是必不可少的。此外，城建檔案也要記錄災后建設的相關數據，是災后城市恢復的重要憑證。

隨著我國經濟的快速發(fā)展，市場經濟體制改革不斷深入，城市建設的步伐也日益加快，由此帶來城建檔案數量幾何式增長，給我國城建檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。當前，由于城建檔案管理工作在人力、物力、財力上均有較大的缺口，導致很多城建檔案管理上的流程過于形式化，存在諸多問題和不足。

二、當前城建檔案管理工作中存在的問題

做好城建檔案工作，能夠更好地為城市建設起到重要的作用。城建檔案管理是一項全局性工作，其檔案形成于城市的規(guī)劃、建設過程以及管理當中。近年來，我國城建檔案工作開展迅速，城建檔案管理體系已根本形成，城建檔案的開發(fā)利用獲得了顯著的經濟效益和社會效益，但還存在著一系列問題有待解決。

1.對城建管理工作重要性認識不足，缺乏創(chuàng)新意識

城建檔案管理工作對于城市發(fā)展建設有著重要的地位并發(fā)揮了重要作用。但經過多方調研發(fā)現，一些地級城市對城建檔案重要性認識不足，未給予足夠重視，影響了檔案管理工作在城市建設發(fā)展中應有的作用。隨著時代的發(fā)展，尤其是進入信息化時代，以互聯網、大數據為主的技術手段廣泛應用于各行各業(yè)。但一些地方城建檔案管理部門卻依舊采用傳統(tǒng)的辦公模式，采用紙質檔案管理模式，電子化、信息技術等應用手段少之又少。

2.對城建檔案管理工作資金投入不足，相關配套設備設施不夠完善

任何政府部門的工作都離不開財政的支持。尤其是進入信息化時代以來，各種信息技術的應用離不開相關硬件設備設施的更新和升級，需要大量資金的投入。城建檔案作為城市發(fā)展建設的信息數據庫，更要緊跟時代發(fā)展，充分應用以互聯網、大數據為主的信息技術。在新形勢下，數字化技術的應用是必然趨勢，城建檔案管理部門要注重對現代技術的運用，尤其是在檔案收集、歸類、儲存及傳遞方面，互聯網、大數據等信息手段能解決許多問題。

對城建檔案管理工作資金投入不足，其所必需的硬件設備設施，如電腦、掃描儀等不能及時更新換代，就會嚴重影響檔案的收集以及對原有紙質檔案向電子檔案轉換的速度，導致以往城市建設過程中寶貴的紙質資料、手繪圖紙因受潮等問題出現破損甚至遺失等情況，造成不可挽回的損失。除了硬件需要資金投入外，相關的軟件也需要不斷升級，否則會影響城建檔案數據收集、分類、儲存、查找及傳遞速度，無法有效體現城建檔案的服務作用。

3.缺乏對城建檔案工作的必要宣傳

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，客觀上要求必須不斷完善城建檔案管理體系。城建檔案管理工作具有復雜性、縝密性和重要性。如果缺乏對城建檔案工作的宣傳，就不能打破人們對城建檔案管理工作的傳統(tǒng)認知，也無法讓上級領導認識到這項工作對于城市建設發(fā)展的重要性。因此，應通過媒體等多種方式盡可能地宣傳城建檔案的作用，以擴大城建檔案管理的影響力，不論是工程項目經理還是政府官員，由于工作重點和環(huán)境的不同，在很大程度上會對城建檔案管理了解不多，這就要求檔案管理宣傳人員要不斷擴大宣傳的范圍，不斷提高宣傳水平，把宣傳工作和服務落實到人。

4.城建檔案管理制度不健全，檔案管理體系不完善

大部分檔案管理重視信息儲存工作，卻忽略了檔案的利用和服務管理。相關城市建設中的重要信息、數據出于保密工作的需要，有嚴格的借閱審批制度，如果過于煩瑣，會影響檔案的使用效率，但一味強調精簡審批手續(xù)、提供高效服務，也可能會帶來信息管理的安全隱患，造成檔案信息被泄露、非法利用等嚴重的后果。因此，如何健全城建檔案管理制度是一個急需解決的問題。各地方部門對檔案管理標準不一致，使全國城建檔案管理質量參差不齊，造成業(yè)務交流的障礙，阻礙了各部門合作的正常開展。目前，全國城鄉(xiāng)建設檔案密級劃分辦法仍未出臺，對文件的重要性劃分沒有明確的依據，無法統(tǒng)一城建檔案的分級管理。

5.城建檔案利用率不足，缺乏共享機制

城建檔案不僅是城市經濟建設發(fā)展的重要資料，更是后續(xù)建設發(fā)展管理的依據，而當前對城建檔案的利用率嚴重不足，是對社會資源的嚴重浪費，是一種重大經濟損失。導致城建檔案利用率不足的原因是缺乏共享機制，城鄉(xiāng)差距、區(qū)域差距的不斷擴大，信息孤島現象突出，檔案信息內容的共享和跨部門利用比較困難。

三、新形勢下，加強城建檔案管理工作的具體措施

新形勢下，城建檔案管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，應加強城建檔案管理人員培訓工作，做好檔案信息安全管理，加強檔案管理的各環(huán)節(jié)工作，確保檔案工作順利開展。城建檔案作為城市建設的真實記錄，是城市建設、管理和運行中的信息支撐和依據，記錄了一個城市的過去、現在，也是一個城市文化的體現。

1.城建檔案管理者要端正工作態(tài)度，創(chuàng)新工作理念

城建檔案管理工作人員要充分認識城建檔案管理工作的重要性，以嚴謹的工作態(tài)度，標準、規(guī)范的工作流程投入日常檔案管理工作。尤其是在前期收集城市建設相關信息時，要詳細、全面、有深度、有廣度，并將所收集的檔案信息歸納和整理，分門別類歸檔，設置顯著的標簽，做到查詢時方便、快捷，讓查詢者一目了然，節(jié)省搜索時間。此外，對歸檔的信息數據要確保其完整性，不出現缺失、遺漏等情況。

城建檔案管理工作除了工作人員要有嚴謹、端正的工作態(tài)度外，還要創(chuàng)新管理理念。城建檔案工作的管理必須標準化、規(guī)范化、高效化開展，應制定相適應的操作流程和管理系統(tǒng)。在管理工作系統(tǒng)中，應明確信息采集、整理以及歸檔、查詢的具體流程，并制定相應的標準，指導并約束城建檔案工作人員的操作。檔案管理人員應按照流程和其工作內容盡職盡責地完成本職工作，保證城建檔案管理工作能夠準確無誤、高效開展。在城建檔案管理工作規(guī)范化流程執(zhí)行的過程中，還應通過物質、精神雙重獎勵，激勵員工尋找制度不合理以及需要改進的地方，調動員工的積極性和創(chuàng)造性，做出更加合理、高效的工作方案，從而有效提高城建檔案工作的效率，滿足人們日益增長的服務需求。

2.增強主動服務的意識，提高服務水平

城建檔案管理工作最終目的是提供檔案服務，城建檔案管理工作者應具備主動服務的意識，提高自身服務水平，充分發(fā)揮主觀能動性，將服務意識融入城建檔案日常工作中，為城建檔案管理工作注入活力，提高城建檔案管理水平。

隨著公眾對檔案的認識不斷提高，相關法律法規(guī)不斷完善，對檔案的管理和服務提出了新的要求。城建檔案館工作人員必須不斷更新服務理念，提高服務水平。從用戶對城市檔案信息需求的角度來看，理性需求、盲目需求和潛在需求等是用戶表現出的主要需求模型。工作人員需要提供熱情、耐心的服務，以滿足各類用戶的閱讀需求。對于一些有盲目需求和潛在需求的用戶，檔案工作者也要通過優(yōu)化檔案管理模式，提升服務質量。

3.加強城建檔案管理工作的宣傳

政策性和經營性是城建檔案管理的主要特征。由于人們缺乏對城建檔案管理重要性的認識，才會導致城建檔案管理問題突出，因而新形勢下要加強城建管理工作，首要措施就是大力宣傳城建檔案管理的重要性，通過各種宣傳渠道，增強人們的城建檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案館在城市建設管理工作中的作用。在廣泛宣傳的過程中，工作人員要依據相關規(guī)定，可以借助新聞媒體和互聯網，讓更多人了解城市建設檔案管理工作的作用，讓群眾也能重視城建檔案管理工作，增強社會對城建檔案管理的認同感。此外，通過宣傳來增強工作人員的工作意識，加強對檔案管理工作的重視，提高城建檔案管理人員的整體素質。

4.完善各項制度，建立健全城建檔案管理機制

制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運轉的根本保證。要強化制度體系建設，完善建設工程檔案備案制、專項驗收以及竣工驗收等制度，通過與建設單位簽訂建設工程檔案報送責任書等形式，從制度上強化對工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質量。同時，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關制度，用制度規(guī)范檔案管理工作，建立健全城建檔案管理機制，加強隊伍建設，培養(yǎng)一支能夠適應新形勢發(fā)展的高素質人才隊伍，確保各項制度能夠落到實處，使檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學化的軌道。

5.有效提升城建檔案利用率，推進共享機制

城建檔案管理部門要積極運用現代化信息技術，將紙質檔案轉換為電子檔案，并搭建網絡服務平臺，為各部門和單位提供更為快捷的檔案資料傳輸。同時要設立共享機制，建立城鄉(xiāng)一體化公共服務網絡，縮小城鄉(xiāng)之間的差距，打破信息孤島，在提高自身檔案管理水平的同時，切實滿足廣大用戶日益增長的檔案需求。

四、結束語

總之，我國城市建設飛速發(fā)展，城建檔案對城市建設規(guī)范發(fā)揮越來越大的作用。在未來的發(fā)展中，城建檔案管理會成為城市建設工作中的重要環(huán)節(jié)，對城建檔案的管理也會逐步重視。隨著城市建設的不斷推進和各類城市項目的穩(wěn)步發(fā)展，城市建設檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，探尋新形勢下城建檔案管理的應對策略十分重要。相關部門應認識到加強城建檔案管理的必要性，圍繞城鎮(zhèn)化進程和信息化發(fā)展，不斷創(chuàng)新城建檔案管理工作，加強城建檔案管理的宣傳，提高職工隊伍的專業(yè)水平，促進服務質量的提升，積極引進信息技術，促進信息技術與城建檔案管理的有效融合，從而使城建檔案管理順應新形勢的發(fā)展要求，為加快城市建設步伐貢獻力量。

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作者單位：濱州市建設工程質量安全服務中心

作者簡介：宋兆輝（1976—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。