論檔案管理的現(xiàn)代化建設

摘 要：長期以來，事業(yè)單位對檔案管理工作一直比較重視，但檔案管理的實際作用卻未能得到充分發(fā)揮，無法為事業(yè)單位開展各項活動提供支持，特別是在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位檔案信息量激增，不僅為檔案管理帶來了更加嚴峻的挑戰(zhàn)，還導致檔案的使用效率降低。因此，事業(yè)單位急需開展檔案管理現(xiàn)代化建設。文章分析了檔案管理現(xiàn)代化建設的必要性以及事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設存在的問題，通過制定檔案管理現(xiàn)代化建設的措施，為事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設提供支持。

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設；事業(yè)單位

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在事業(yè)單位持續(xù)改革發(fā)展過程中，檔案管理改革一直是一項重要的任務，尤其是在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理現(xiàn)代化建設更加需要提到日程上，開展檔案管理現(xiàn)代化建設已經成為事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的重要一環(huán)。當前，一些事業(yè)單位不夠重視檔案管理信息化建設，導致檔案管理現(xiàn)代化建設面臨較大的阻礙，特別是在事業(yè)單位檔案管理的基礎設施建設、檔案管理運轉體系構建以及第三方支持等方面明顯不足。檔案管理現(xiàn)代化能夠為事業(yè)單位帶來較大的效益，對事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。檔案管理現(xiàn)代化能夠通過檢索技術快速幫助事業(yè)單位各部門找到所需檔案資料，實現(xiàn)了檔案的無紙化管理，還可以借助智能技術實現(xiàn)檔案收集、整理和保管的自動化，實現(xiàn)檔案線上傳輸共享，從而提升事業(yè)單位各部門的辦事效率。由此可見，事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設是極為必要的，事業(yè)單位應正視檔案管理現(xiàn)代化建設面臨的阻礙和問題，從檔案管理工作今后的發(fā)展趨勢出發(fā)，全面把握其現(xiàn)代化建設的關鍵節(jié)點，從而推動我國事業(yè)單位的深化改革與持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理開展現(xiàn)代化建設的必要性分析

1.事業(yè)單位發(fā)展及時代發(fā)展的要求

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位開展各項業(yè)務的數(shù)據(jù)量持續(xù)增加，采取傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足事業(yè)單位檔案管理的需求，傳統(tǒng)檔案管理模式無法快速地收集、整理、歸檔以及保管大量的數(shù)據(jù)信息，當事業(yè)單位急需檔案資料時，無法及時提供，必然會限制各部門開展業(yè)務活動，從而影響事業(yè)單位發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化建設能夠構建先進的檔案管理模式，將大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術應用于檔案管理中，便于檔案的整體管理，并能夠通過檢索技術及時為各部門提供檔案資料，為開展各項業(yè)務活動提供支持，滿足事業(yè)單位發(fā)展的要求。在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位已經意識到檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性，開展檔案管理現(xiàn)代化建設已經是大勢所趨，事業(yè)單位若要實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展和深化改革，必然要遵從時代發(fā)展規(guī)律。因此，事業(yè)單位開展現(xiàn)代化建設無論是基于事業(yè)單位發(fā)展的要求，還是時代發(fā)展的要求，均具有突出的必要性。

2.事業(yè)單位檔案管理模式轉變的要求

傳統(tǒng)檔案管理模式是事業(yè)單位檔案管理部門圍繞紙質檔案開展的一系列管理活動，雖然此項工作看似難度較低，但其工作量非常大，需要耗費大量的時間，在完成檔案整理工作后，檔案的實際使用率卻不高，導致事業(yè)單位檔案管理存在嚴重的“重管輕用”問題，從而使檔案的效用未能得到切實發(fā)揮。隨著檔案信息價值的不斷提升，事業(yè)單位的改革發(fā)展也需要真實的檔案數(shù)據(jù)信息予以支持，使得事業(yè)單位檔案管理模式急需由傳統(tǒng)化轉變?yōu)楝F(xiàn)代化，即由網絡信息技術和計算機技術取代手工或是單純的電子技術，由智能平臺管理取代手工管理。因此，事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設具有必要性。

3.檔案利用方式優(yōu)化的要求

伴隨現(xiàn)代網絡信息技術的應用和發(fā)展，傳統(tǒng)檔案查閱方式出現(xiàn)了變化，檔案管理信息開發(fā)利用的主動性特征日益突顯，檔案管理人員的工作核心發(fā)生了轉移，已不再將檔案整理、校對作為核心，而是需要參與檔案編研，利用信息技術對各類檔案展開深度挖掘，并以各部門需求為中心開展個性化檔案管理和服務，實現(xiàn)檔案流轉率的提升。在為各部門提供檔案原件的同時，還要輔助其開展檔案解析工作，根據(jù)各部門需求盡快為其提供關聯(lián)性檔案，從而使事業(yè)單位業(yè)務活動的本質得以還原，并為決策層提供信息支持，輔助事業(yè)單位開展公共服務。因此，要求事業(yè)單位檔案管理必須通過現(xiàn)代化建設來優(yōu)化檔案的利用方式，擴增檔案管理服務的內容，從而滿足相應的要求。

二、事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設存在的問題

事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設具有一定的必要性，但當前事業(yè)單位若要有效開展檔案管理現(xiàn)代化建設，不僅需要具備先進的檔案管理理念和完善的基礎設施，還要建立完善的檔案運轉體系，并獲得必要的外部支持。而從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設的實況來看，還存在一些問題。

1.檔案管理理念落后

當前，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，存在較為嚴重的“重管輕用”問題，對檔案管理工作比較重視，但對檔案管理模式的更新發(fā)展以及檔案的實際利用卻不夠重視，檔案管理模式仍比較傳統(tǒng)，主要表現(xiàn)為檔案管理未能將先進的現(xiàn)代化技術和管理模式應用其中、檔案管理工作方式陳舊以及檔案管理機制落后等。同時，相應的管理思想也未及時改進，墨守成規(guī)，對國家的檔案信息化政策了解不夠，對檔案管理工作的有效性和檔案信息化建設造成了嚴重的阻礙。

2.檔案管理現(xiàn)代化建設的基礎設施薄弱

目前，我國事業(yè)單位檔案管理開展現(xiàn)代化建設仍處于初期探索階段，在探索的過程中會持續(xù)出現(xiàn)一些新型的檔案管理技術、設備設施和方法，并會隨著時間的推移而更新?lián)Q代。例如，事業(yè)單位最初是采取全人工的方式管理檔案資料，隨著計算機技術的推廣應用，使檔案管理開始形成電子化的趨勢，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理已不再是紙質與電子檔案雙軌制管理，而是將檔案存儲于數(shù)據(jù)庫或是直接形成云檔案，說明檔案管理的技術和設備設施更新?lián)Q代速度非?？臁Ｍ瑫r，伴隨事業(yè)單位對檔案使用需求量的不斷增長，要求事業(yè)單位必須加大投入力度，重視檔案管理技術和設備設施的更新升級。但實際上，很多事業(yè)單位在開展檔案管理建設中，存在較多的歷史欠賬，且所配備的信息技術以及設備設施比較有限，對單位檔案室的建設也不夠重視，導致檔案管理工作比較落后。此外，還有些事業(yè)單位的管理人員受傳統(tǒng)意識影響比較嚴重，未能樹立正確的檔案管理觀，導致檔案管理缺乏主動性和積極性，對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化基礎設備設施建設不夠積極，造成事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設受阻。

3.檔案管理運轉體系不夠科學

檔案管理若要實現(xiàn)現(xiàn)代化建設，需要升級檔案技術和設備設施，更新檔案管理使用的軟件，構建相應的分工體系。但受當前事業(yè)單位檔案運轉模式所影響，大多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，其分工以及具體的責任劃分并不明確，在各項工作的配合方面也不到位，導致檔案信息傳遞的效率受到影響。一方面，事業(yè)單位檔案管理部門開展工作時的經驗分享不夠及時，且缺乏統(tǒng)一的工作標準，檔案管理規(guī)制也有缺陷或是不科學、不完整，導致事業(yè)單位檔案管理的整體水平偏低，嚴重影響檔案信息的日常傳遞和使用；另一方面，有些事業(yè)單位的上級機關單位對其開展的檔案管理工作不夠重視，缺乏有力的監(jiān)管和指導，監(jiān)控體系也不夠完善，對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設極為不利。

4.缺乏第三方的有力支持

多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時缺乏適當?shù)墓_度，主要是因事業(yè)單位的檔案資料一般具有較強的保密性，在事業(yè)單位內部實施的一些規(guī)制中不難發(fā)現(xiàn)，多數(shù)檔案只可在單位內部傳遞流轉，對避免檔案外泄的風險管理比較嚴格。因此，多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理現(xiàn)代化建設時，比較重視檔案信息收集和存儲模塊的建設，而對檔案共享模塊的建設不夠積極。同時，檔案管理缺乏技術型專業(yè)人才的支持，檔案管理工作量較大，但崗位編制數(shù)量比較少，無法有效滿足檔案管理現(xiàn)代化建設的需求。如果事業(yè)單位在這些方面能力有限，可以引進第三方，通過第三方提供技術、設備設施和人才，達到檔案管理現(xiàn)代化建設的目標。但是，多數(shù)事業(yè)單位受體制、經費以及檔案管理理念等因素影響，未能找到適合的第三方，導致事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設的進程受到一定程度的影響。

三、事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設的措施

1.積極轉變檔案管理理念

事業(yè)單位若要提升自身的檔案管理水平，加快檔案管理現(xiàn)代化建設進程，必須轉變自身傳統(tǒng)的檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，將現(xiàn)代化信息技術作為事業(yè)單位檔案管理的技術支撐。首先，事業(yè)單位應該積極宣傳和推廣檔案管理現(xiàn)代化信息技術，汲取同行業(yè)其他單位檔案管理改革成功的經驗，并結合本單位的實際情況，升級檔案管理技術和設備設施；其次，制定統(tǒng)一的檔案管理標準，制定可行性強、完整度高的檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理技術和設備設施升級作為中心點，制定檔案管理的詳細流程，不斷分析檔案管理出現(xiàn)或可能產生的漏洞，采取針對性措施修復漏洞，使檔案管理的整體工作效率得到提高；最后，應該加強事業(yè)單位檔案管理的統(tǒng)一性，不僅要保證標準統(tǒng)一，還要保證技術規(guī)程統(tǒng)一，建立統(tǒng)一的檔案管理體系，確保各部門之間的檔案管理一致性。通過協(xié)調各方面的資源，包括人力、技術和標準，事業(yè)單位能夠實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設的全面推進，從而更好地適應信息化時代的要求，一系列措施將有助于事業(yè)單位提高檔案管理水平，開展更高效、規(guī)范和現(xiàn)代化的檔案管理工作。

2.加強檔案管理現(xiàn)代化基礎設施建設

為了使事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設的實際需求得到滿足，必須重視檔案管理技術和設備設施的更新?lián)Q代，尤其是檔案管理的基礎設備設施、軟硬件等，應盡量保持其先進性。事業(yè)單位必須從自身實際出發(fā)，結合當前的檔案管理工作需求、財務要求、技術和設備設施要求，提升檔案管理技術和設備設施更新的合理性。在這一過程中，對于前沿技術的掌握顯得尤為重要。大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等信息技術的應用，能夠極大地提升檔案管理的效能。事業(yè)單位應該重視這些技術的應用，通過開發(fā)成熟的檔案管理信息系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設。例如，可以著重構建檔案管理系統(tǒng)平臺和局域網，使其具備虛擬化和智能化的特征，以提供高效的檢索功能，為檔案管理工作提供更便捷、準確的支持。此外，事業(yè)單位還可以借助先進技術推動檔案管理的創(chuàng)新。通過引入先進的檢索軟件，實現(xiàn)虛擬檔案管理，能夠更好地滿足信息化時代的檔案管理需求。智能化的檢索軟件不僅能夠提高檢索的速度和準確性，還可以通過學習算法逐漸適應用戶的需求，為事業(yè)單位提供更為個性化的檔案管理服務。

3.構建科學的檔案管理運轉體系

事業(yè)單位若要構建科學的檔案管理運轉體系必須從以下兩個層面著手：第一，事業(yè)單位必須明確檔案管理的內部職責和分工，實施責任制，將具體職責和分工成文發(fā)布，并嚴格執(zhí)行。同時，還需要將檔案管理工作全部門化，即所有部門均應該積極配合檔案管理工作，保證各部門之間相互協(xié)調，提升檔案管理現(xiàn)代化建設的效率和質量；第二，上級機關單位必須重視事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設，對建設的整體過程實施監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)存在不合理之處，必須予以糾正，避免事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設“走彎路”。通過上級機關單位的監(jiān)管，可以有效引導事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設的方向，確保其順利開展。監(jiān)管機制的建立有助于及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，提高檔案管理工作的科學性和可持續(xù)性。

4.發(fā)揮第三方在現(xiàn)代化建設方面的積極作用

事業(yè)單位開展的檔案管理工作對其本身而言屬于弱項，主要是因其在技術、設備設施以及人才等方面均存在薄弱之處，但事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設又是適應時代發(fā)展的大趨勢。因此，需要借助第三方的力量，積極發(fā)揮第三方技術、人才和設備設施等多方面支持。首先，事業(yè)單位需要與檔案管理部門保持密切聯(lián)系，獲取所在地檔案館、檔案局的大力支持，從而獲得專業(yè)機構給予的技術指導；其次，應該重視與檔案技術相關的企事業(yè)單位合作，借助此類企事業(yè)單位的支持和幫助，推動事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設；最后，可以委托第三方代管，但需要簽署檔案保密合同以及委托書，明確各自法律責任與義務。

四、結束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作是支撐其開展各項業(yè)務活動的基礎，伴隨信息化時代的發(fā)展，事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設越來越重要，應該明確檔案管理現(xiàn)代化建設的必要性，結合自身實際情況，了解檔案管理信息化建設方面存在的問題，并積極采取合理措施解決問題，補充自身短板，不斷完善檔案管理現(xiàn)代化基礎設施，從而提高事業(yè)單位檔案管理的整體水平。

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作者單位：山東省濱州市財政保障中心

作者簡介：韓煒（1985—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：人事檔案和文書檔案。