信息化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)化與實踐路徑探析

摘 要：信息化時代，各種信息技術(shù)日益成熟并廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中。文書檔案作為檔案管理中重要的組成部分，也緊跟時代發(fā)展步伐，通過信息技術(shù)在不斷改進和優(yōu)化。作為企事業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，文書檔案記錄了企事業(yè)單位的工作業(yè)績，并體現(xiàn)了其管理水平。信息技術(shù)的應(yīng)用，使紙質(zhì)檔案向電子檔案方式過渡，創(chuàng)新文書檔案的管理方式是今后發(fā)展的必然趨勢，提高管理質(zhì)量與效率，確保文書檔案管理的便利性與精確性。文章將文書檔案管理的信息化發(fā)展作為切入點，針對當前文書檔案信息化管理中存在的問題展開簡要分析，提出相關(guān)創(chuàng)新策略，并積極引入現(xiàn)代化工具，規(guī)范信息化管理模式，以提高信息化管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；信息化環(huán)境；優(yōu)化

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A

在企事業(yè)單位的檔案管理工作中，文書檔案是密不可分的重要組成部分，它在記錄企事業(yè)單位蓬勃發(fā)展過程的同時，還真實、詳細地記錄了時代中發(fā)生的重大事件。信息化時代，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理正再被信息化檔案管理手段逐漸取代。信息化管理正在成為檔案管理的重要方式。文書檔案管理信息化，并不是簡單將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而是在轉(zhuǎn)化為電子檔案的同時，保證電子檔案的存儲安全性、傳遞快捷性，并提供可靠的利用性，讓文書檔案在企事業(yè)單位乃至社會中發(fā)揮出最大的價值，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值。

一、文書檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要意義

在眾多檔案類型中，文書檔案有著與眾不同的特點。首先，內(nèi)容豐富，覆蓋范圍廣泛。其真實記錄了企事業(yè)單位工作的情況，并通過多種方式實現(xiàn)存儲、分類；其次，文書檔案的基礎(chǔ)是文書工作，在形式上來說，文書檔案和文書工作密不可分，緊密聯(lián)系，文書工作的質(zhì)量影響了文書檔案的質(zhì)量，而文書檔案的質(zhì)量又影響著整個檔案工作的質(zhì)量；再次，文書檔案管理對象眾多，而管理的重點更傾向于收集和存儲，以確保文書檔案內(nèi)容的完整性和準確性，為企事業(yè)單位后續(xù)工作的順利開展，提供翔實的信息和資料；最后，作為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，文書檔案要具有標準性和規(guī)范性。由此可見，在信息化時代背景下優(yōu)化、改進文書檔案管理模式有著重要意義。

1.文書檔案信息化管理更加方便、快捷

文書檔案管理因其自身特點，是一項周密、細致、煩瑣的工作。在傳統(tǒng)文書檔案管理中，主要是依靠人工對各類資料、信息收集、分類、紙質(zhì)化存儲，要求文書檔案工作人員要時刻保持精神高度集中，對所管理的文案檔案認真處理，避免發(fā)生錯誤，一旦出現(xiàn)失誤，會導(dǎo)致之前的工作前功盡棄，延長了整體工作時間。在對文書檔案的檢索、利用中，人工操作無疑費時費力，效率較低。而隨著信息化時代的到來，以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能為主的信息技術(shù)日益成熟并廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，文書檔案管理工作信息化也正在普及。計算機對各類資料、信息、數(shù)據(jù)的分析、處理能力遠超人工，將計算機等信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理工作，能夠快速提高文書檔案管理工作的效率，在縮短了工作時間的同時，也有效保證了文書檔案的準確性和完整性，事半功倍。文書檔案信息化管理，只需要工作人員能夠熟練操作計算機及相關(guān)配套軟件，方式較為簡單。

2.確保文書檔案在傳遞過程中的隱秘性和安全性

將文書在企事業(yè)單位各部門之間傳遞，是文書檔案管理部門的重要職責之一。在傳統(tǒng)工作模式下，由于工作人員自身能力、工作態(tài)度等原因，經(jīng)常會出現(xiàn)文書傳遞不及時、破損甚至丟失等問題，如果是企事業(yè)單位的核心機密文書被丟失或者破損，就會給企事業(yè)單位帶來無法估量的損失。通過文書檔案信息化管理，以上問題都會被輕松解決，只要企事業(yè)單位建立一個內(nèi)部的局域網(wǎng)，通過內(nèi)部平臺發(fā)送電子文檔，就能確保文書檔案在各部門之間安全、完整、快捷地傳遞。企事業(yè)單位在建立局域網(wǎng)的同時，一定要樹立安全保密意識，規(guī)避信息被泄露的風險。

3.可有效提高文書檔案管理效能

隨著時代的進步與社會的發(fā)展，企事業(yè)單位的文書檔案管理范圍越發(fā)廣泛，內(nèi)容和形式更加多樣化，為了對文書檔案開展更行之有效的管理，檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢。只有實現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，才能高效、快捷、安全、完整地實行文書收集、存儲和傳遞，才能有效提升文書檔案管理效能。

二、信息化背景下文書檔案管理應(yīng)需具備的條件

1.要有高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍

在政府機關(guān)、事業(yè)單位以及企業(yè)的發(fā)展歷程中，文書檔案管理工作起到重要作用，但受文書檔案工作自身性質(zhì)的影響，在實際的開展過程中需要耗費較長的時間，工作效率較低，檔案管理的時效性與精準性受到直接影響。因此，必須構(gòu)建一支高素質(zhì)且基本功過硬的管理團隊，改變當前存在的問題。信息化時代，文書檔案管理工作無論從內(nèi)容還是方式上都有了較大的變動，紙質(zhì)化檔案正在被電子化文檔所取代，要求文書檔案管理工作人員除了具備文書工作的素質(zhì)外，還要加強對信息技術(shù)尤其是計算機技術(shù)的掌握，要明確文書檔案信息化管理的重要性和重要作用，配備一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。

2.完善基礎(chǔ)軟硬件設(shè)備設(shè)施

完善的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是文書檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。文書檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，除了硬件，如計算機、掃描儀等的配備，還需要與之相配套的軟件和可放置的空間，因此，文書檔案管理信息化建設(shè)需要投入一定的資金和人力、物力。同時，企事業(yè)單位要清醒地認識到，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)完成后，還需要提高相關(guān)工作人員的操作能力，應(yīng)將員工的信息技術(shù)能力培養(yǎng)提上工作日程。只有完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、可熟練操作設(shè)備設(shè)施的檔案管理人員，才能真正建立文書檔案信息化管理體系，讓文書檔案管理工作向著現(xiàn)代化方向過渡，對其實行精確的分類與編碼。

3.檔案管理人員要具備信息化管理理念

隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息技術(shù)融入文書檔案管理工作中是企事業(yè)文書檔案工作者需要認真思考的問題。時代的進步要求檔案工作者要緊跟時代思想潮流，堅持與時俱進，在檔案管理工作中樹立信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，加快紙質(zhì)化文檔向電子文檔的快速轉(zhuǎn)換，在原有文書工作的基礎(chǔ)上，熟練掌握計算機操作等信息技術(shù)，完善文書檔案管理工作的信息化流程，推進文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進程，提高檔案管理工作的效率。

三、文書檔案管理工作中存在的問題

隨著信息技術(shù)在企事業(yè)單位文書檔案管理工作中的應(yīng)用，原有的管理工作模式也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，不僅更加方便、快捷，滿足了企事業(yè)內(nèi)部信息共享的需要，還為企事業(yè)單位事業(yè)的發(fā)展提供了助力。信息技術(shù)的融入，必將對文書檔案管理工作者的能力提出了更高的要求。文書檔案管理者要在工作中不斷提高自身素質(zhì)，通過不斷總結(jié)來創(chuàng)新檔案管理模式，加快文書檔案管理現(xiàn)代化的步伐。盡管大部分企事業(yè)單位已經(jīng)認識了文書檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但在建設(shè)過程中依舊存在問題。

1.文書檔案管理理念沒有跟上時代步伐

文書檔案主要記錄的是企事業(yè)單位各類重要信息及其歷史資料，為企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)提供了重要的決策依據(jù)，因此，文案檔案管理工作雖然平凡卻極為重要。但就目前來看，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作者尚未意識到此項工作的重要意義，還沿用傳統(tǒng)陳舊的觀念對待文案檔案管理工作，未樹立全新的工作理念，在信息化時代還不能充分采用信息技術(shù)提高文案檔案管理工作的效率，無法有效提高文案檔案管理工作的水平，影響了企事業(yè)單位的快速發(fā)展。

2.煩瑣的工作流程導(dǎo)致大量資源浪費

由于文書檔案管理沒有樹立全新的管理理念，未緊隨時代步伐，企事業(yè)單位文書檔案管理流程拖沓、煩瑣，審批過程漫長，導(dǎo)致在實際工作中浪費了大量的人力、時間。從本質(zhì)上來說，是文案檔案管理人員素質(zhì)存在差異，沒有樹立全新的管理理念，沒有優(yōu)化工作流程，由此導(dǎo)致工作效率低下，工作人員積極性不高，不符合文書檔案信息化建設(shè)的要求。

3.文書檔案管理工作人員缺乏保密意識，存在較大風險

計算機及互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，為企事業(yè)單位的信息存儲、傳遞帶來了極大的便利，尤其是紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，存儲空間小，傳遞迅速。但如果管理者缺乏足夠的安全保密意識，就會出現(xiàn)單位機密文件被泄露等較大風險。甚至由于網(wǎng)絡(luò)安全意識不足，在企事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)未安裝防火墻等保護軟件，容易遭到別有用心的人惡意入侵，盜取機密文件。這些機密文件的泄露或者被盜取，會給企事業(yè)單位帶來較大的經(jīng)濟損失。

4.缺乏專業(yè)管理人才

信息技術(shù)的應(yīng)用進一步提高了對文書檔案管理工作者的要求，檔案管理工作人員在新的時代要面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，尤其是以往的學(xué)習(xí)內(nèi)容和工作方式也隨之改變。文書檔案管理崗位的從業(yè)人員，尤其是老員工接受新鮮事物的能力較差，習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方式，對于信息化管理相對排斥，依舊采用傳統(tǒng)的方式存檔與查找，使工作效率和質(zhì)量很難提高，無法滿足新時代的檔案工作的要求。

四、信息化環(huán)境下文書檔案管理工作優(yōu)化與實踐路徑

文書檔案管理是具有較強社會屬性和服務(wù)屬性的工作。通過對文書檔案開展有效管理，才能充分體現(xiàn)其服務(wù)性，并通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，為整個社會做出重要貢獻。在檔案管理工作信息化建設(shè)過程中，作為重要組成部分的文書檔案管理，要緊跟整個檔案管理工作的步伐，在信息化環(huán)境下不斷優(yōu)化。

1.文書檔案管理工作人員要樹立信息化管理理念

通過先進的現(xiàn)代化管理理念指導(dǎo)文書檔案管理的信息化進程。首先，作為文書檔案管理的工作者要充分接受、理解、樹立信息化管理理念，摒棄傳統(tǒng)工作觀念，通過思想的轉(zhuǎn)變，切實落實好文書檔案管理中信息技術(shù)的運用，優(yōu)化工作流程，節(jié)約時間和人力成本，保證文書檔案在企事業(yè)內(nèi)部安全、快捷的收集和傳遞；其次，作為檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)人員，要制訂與自身單位發(fā)展相適宜的信息化建設(shè)計劃，有步驟、有目標地增加文書檔案信息化管理所需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、人員和資金配置，為企事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化建設(shè)提供有力的保障。

2.在企事業(yè)內(nèi)部搭建信息平臺，實現(xiàn)各部門資源共享

傳統(tǒng)的企事業(yè)內(nèi)部文書檔案都是通過人力來傳遞的，浪費了大量的人力和時間，更是流程煩瑣的根源所在。實現(xiàn)了文書檔案信息化管理后，可以通過網(wǎng)絡(luò)，以電子文檔等形式快速傳達到各個部門。因此，在企事業(yè)單位搭建信息共享平臺尤為重要?？茖W(xué)搭建信息共享平臺，不僅可以有效提高文書檔案管理人員的工作效率，使文書資料能夠安全、快捷傳遞，還可以針對文書檔案的工作性質(zhì)，建立文書檔案加工系統(tǒng)，處理文書檔案中的資料，減少人工投入，實現(xiàn)文書檔案管理工作自動化。

3.打造高素質(zhì)檔案管理團隊

文書檔案管理是企事業(yè)檔案管理工作的重要組成部分。因此，文書檔案管理工作水平的高低是衡量單位檔案管理水平的重要標準。如何在信息化環(huán)境下保持文書檔案管理工作合理化、科學(xué)化、規(guī)范化開展，要求企事業(yè)單位應(yīng)有一支高素質(zhì)的專業(yè)化管理團隊，才能保證文書檔案管理工作不偏離發(fā)展方向，通過信息技術(shù)提高檔案管理工作效率。要有專業(yè)的人才配置，尤其是規(guī)劃型人才，在文書檔案管理信息化發(fā)展方向上，起到正確引導(dǎo)作用，保障文書檔案管理工作科學(xué)性、合理性、規(guī)范性開展。加強文書檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，尤其是提高計算機應(yīng)用水平，使其具有過硬的基礎(chǔ)能力，滿足文書檔案管理信息化建設(shè)的需求。

4.要高度重視并不斷挖掘文書檔案價值

信息化時代，各種信息在社會快速傳遞，并創(chuàng)造出極大的價值。企事業(yè)文書檔案具有真實、可靠、內(nèi)容廣泛的特點，具備了重要的價值，成為企事業(yè)在各領(lǐng)域發(fā)展的重要參考依據(jù)，應(yīng)受到格外重視，并充分挖掘其內(nèi)在的價值。

企事業(yè)單位要充分認識文書檔案的重要價值，并加大保密安全措施，不僅要加強工作人員的保密意識培訓(xùn)，設(shè)立嚴格的保密制度，還要加強和專業(yè)的信息技術(shù)公司合作，共同開發(fā)保密軟件和防病毒軟件，不論從設(shè)備設(shè)施硬件上還是軟件上杜絕泄密風險。

第三，在有效的安全保密措施下，為了充分發(fā)揮文書檔案的利用價值，企事業(yè)單位要建立信息共享平臺，在滿足本單位的使用需求外，可通過一定的信息化手段，如數(shù)字水印等手段，將文書檔案適當整理后放到信息共享平臺，實現(xiàn)合理的二次利用。

五、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案是企事業(yè)單位發(fā)展歷史的詳細記錄，為企事業(yè)單位在各種決策中提供了重要的資料依據(jù)，在企事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。作為檔案管理工作的重要組成部分之一，文書檔案要緊隨檔案整體工作信息化建設(shè)的步伐，積極利用以計算機、互聯(lián)網(wǎng)等為主的信息技術(shù)，通過搭建的內(nèi)部信息共享平臺，將文書快捷、安全、及時傳遞給各個部門。企事業(yè)單位要高度重視文書檔案的作用，加大對文書檔案信息化建設(shè)所需的資金、軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入，并組建一支既具備文書專業(yè)素質(zhì)又精通計算機技術(shù)的綜合型人才隊伍，從而保障文書檔案管理信息化建設(shè)順利開展。在信息化環(huán)境下，實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義，不僅使檔案管理工作更為高效、安全，還有效提高了檔案資源的利用率，充分發(fā)揮社會價值，從而促進了企事業(yè)單位健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

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作者單位：無棣縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

作者簡介：楊靜（1983—），女，漢族，山東無棣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案數(shù)字化、機關(guān)檔案、信息資源開發(fā)與利用、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與發(fā)展。