從輔導員到檔案員角色轉變視角下看學生檔案

摘 要：學生檔案是高校檔案館藏的寶貴價值所在，在服務育人方面發(fā)揮著重要作用，高校輔導員最先接觸學生檔案，并承擔歸檔的工作職責，高校檔案室專職檔案員對學生檔案開展系統(tǒng)、專業(yè)的管理，承擔收集與整理的工作職責，從輔導員到檔案員不同的視角來看學生檔案，通過總結工作實踐經驗，對學生檔案管理與服務的優(yōu)化路徑產生的深刻思考，能夠有利于高校學生檔案發(fā)揮更大的作用。

關鍵詞：輔導員；檔案員；學生檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

高校學生檔案是學生成長過程中形成的極為重要的信息材料，在學生升學、畢業(yè)乃至就業(yè)等各個環(huán)節(jié)均發(fā)揮著重要作用，一份完整的學生檔案，不僅是反映學生的個人履歷、思想狀況、學習成績和工作表現(xiàn)等重要的依據，還是學生今后邁入社會，就業(yè)、深造以及出國等人生階段的關鍵資料。這些資料的形成是檔案管理者對各環(huán)節(jié)檔案管理工作完整銜接的過程體現(xiàn)，更是檔案管理成果的完美呈現(xiàn)。輔導員作為大學生培養(yǎng)教育的排頭兵、成長之路的引路人，對學生在校階段每一步的資料收集、整理與保存已成為其日常工作的重要部分。同時，高校檔案館專職檔案員對歷屆畢業(yè)生檔案開展專業(yè)的統(tǒng)一管理，也充分體現(xiàn)了檔案服務育人的現(xiàn)實價值，對學生未來的發(fā)展起到支撐、佐證的作用。因此，在工作中探究信息量大且復雜的學生檔案更為高效與科學的管理方法迫在眉睫。

一、赴蘭臺：從輔導員到檔案員

1.學生檔案初探

學生檔案是輔導員接觸到的重要資料，每年九月份新生開學報到，輔導員認真查閱每位學生的檔案袋子，將檔案整理、分類，補充完善，歷時一個半月，根據班級，分裝好每位學生的個人檔案，將每一份帶有學生基本信息的牛皮紙袋按順序整齊排列并整體歸檔到學生處統(tǒng)一存放。學生在讀期間，輔導員會陸續(xù)增加學生的獎懲材料、黨團組織關系材料等學業(yè)生涯各個環(huán)節(jié)形成的歷史記錄，直至學生臨近畢業(yè)，再次整理核實每份檔案，確保在學期間檔案完整無缺，然后由輔導員密封簽字，檔案將隨學生就業(yè)而進入新的單位。

在輔導員的視角下，檔案即歷史，學生帶來又帶走的每一份資料袋里都記錄著學生學業(yè)生涯中的每一個足跡，其豐富的內容涵蓋由入學前的高中履歷到大學的學業(yè)完成情況、黨團組織關系的轉接情況以及在校期間的黨員、團員發(fā)展情況、學生在各種團體或活動中的榮譽記錄情況，乃至畢業(yè)信息的各種材料等，最終匯總形成學生完整的個人檔案，呈現(xiàn)學生的成長動態(tài)，見證其人生的重要階段和奮斗、發(fā)展歷程，將學生成長中的過去、現(xiàn)在與未來連接在一起。

2.深入理解學生檔案

高校專職檔案員面臨的檔案種類繁多，從文書檔案、科研檔案、會計檔案、設備檔案和基建檔案等，每年度都在收集、整理、編目和上架，其中學生檔案被分類編制，成績單、學生登記表和畢業(yè)生登記表都依照專業(yè)、班級和學號分別成卷，為畢業(yè)生及校友提供檔案的查詢與利用，充分發(fā)揮檔案服務育人的功能，是寶貴的館藏資源之一，也是高校檔案的重要組成部分。隨著近幾年各個單位對入職員工人事檔案的重視程度不斷提升，高校畢業(yè)生在入職后都要接受人事部門對檔案的嚴格審核，對缺失或不完整的檔案要求學生回原學校補充。因此，從學生步入高校那一刻起，接觸第一手學生檔案的輔導員應對檔案仔細清查，在學期間檔案管理過程中應收盡收，畢業(yè)前再次審查把關，待學生畢業(yè)后，學生檔案由學生處統(tǒng)一歸檔至高校檔案室永久留存，檔案室專職檔案員也會對收集的各個院系的學生檔案統(tǒng)一檢查與整理，若發(fā)現(xiàn)檔案缺失，再聯(lián)系院系輔導員補充。

二、守蘭臺：強化學生檔案管理手段

1. 嚴格落實學生檔案管理要求

近年來，市教委對學生檔案管理工作提出新的要求，要求加強高校學生檔案管理工作，進一步完善相關管理制度。高校專職檔案員高度重視學生檔案管理工作，細化接收、整理、保管等各個方面，使管理制度和機制盡可能覆蓋從新生入學至畢業(yè)的各個階段，確保檔案安全、真實和完整。高校檔案室每年對收集上來的學生檔案均按照有關規(guī)定和標準統(tǒng)一整理與保存，不斷加強高校學生檔案安全體系建設，嚴格落實學生檔案保管責任制，定期開展自查，及時排查隱患，最大限度地保障學生檔案安全，確保學生檔案信息安全、長期留存與有效利用。

2.不同視角激發(fā)新的思考

首先，在每年的開學季與畢業(yè)季，都會有大批量的學生檔案轉入與轉出，這也是兼職檔案員展開學生檔案管理最為繁忙的時候，檔案工作的細微之處體現(xiàn)在從學生報到至入學到畢業(yè)離校的全過程中的每一個環(huán)節(jié)，且環(huán)環(huán)相扣，因其對學校、學生本人乃至社會的證明及使用價值，對教育教學、科研工作和學生管理的參考價值，決定了輔導員應具備管理學生檔案嚴肅認真、一絲不茍的工作態(tài)度，只有健全學生檔案管理制度，才能規(guī)范完成檔案的檢查核對、收集整理、鑒別歸檔及轉送移交的工作。輔導員應當注重學生檔案管理手段的科學化，積極推進管理標準化、程序化，使各個環(huán)節(jié)銜接緊密，從對工作的思想認識層面上增強管理人員以人為本的學生檔案管理理念，不能片面地將學生檔案管理視為單純的資料收集，而是將其視為對學生有效管理的核心環(huán)節(jié)，使得學生檔案管理始終不脫離培養(yǎng)育人這一終極目標，從而建立健全制度體系。

其次，輔導員是學生在校期間接觸最多的老師，從入學開始，輔導員通常能夠掌握學生的第一手資料，這對于收集、管理學生檔案來說是非常適合的工作條件，但因為檔案管理是實踐性很強的一門專業(yè)，輔導員作為兼職檔案員卻又不夠專業(yè)，導致收集上來的檔案仍存在漏歸現(xiàn)象，究其原因除了輔導員自身工作職責廣泛、業(yè)務繁忙之外，主要還是輔導員并非檔案專業(yè)出身，加之有些年輕的輔導員對檔案管理的經驗不足，往往在對檔案的鑒別等問題上判斷不夠清晰。因此，輔導員應多接觸檔案專業(yè)人員的指導，加強檔案管理業(yè)務學習是十分必要的，確保能夠高效保質地完成工作。

最后，在學生檔案資源的整合與開發(fā)方面還存在不足，檔案管理質量仍有較大的提升空間，在各級教委加強學生檔案管理的要求下，高校專職檔案員應積極推動學生檔案管理規(guī)范化，加強對各個院系輔導員檔案管理工作的審查與指導，提高檔案管理者的服務效能。在新形勢下，高校檔案員要與學院輔導員密切配合，逐漸建立一套學生檔案管理標準與規(guī)范，在工作量大的情況下，仍不能放松對管理精細度的高要求，以規(guī)范為依據，逐步總結經驗，實現(xiàn)動態(tài)管理與靜態(tài)管理有機結合，充分發(fā)揮學生檔案的特殊價值。

三、鑄蘭臺：全力打造蘭臺風景線

1.優(yōu)化學生檔案服務路徑

高校學生檔案不僅包括學生在校期間個人成長經歷、身心健康、思想品德、學習狀況、專業(yè)技能與特長、參與社會實踐以及個人誠信等多方面內容，還反映了學校對學生系統(tǒng)、專業(yè)的培養(yǎng)全過程，是學生今后邁入社會，接受社會選拔與考核的重要參考依據。因此，無論是從輔導員還是檔案員視角思考，學生檔案都是工作中重要的資料，其參考價值及利用需求貫穿學生入校直至畢業(yè)的全過程，整理、收管好這些原始資料，優(yōu)化其服務路徑，最大限度地發(fā)揮檔案育人的作用，是所有檔案工作者提高工作效率與服務質量的重要抓手。

2.開展專業(yè)培訓，增強歸檔意識

從輔導員的工作角度來看，在學生檔案的收集過程中，存在檔案較為分散的情況，需要各個處室的密切配合才能順利完成檔案的全面收集，如學生在大學期間需要存檔的材料中，學籍卡片、學籍變更材料及學位授予決定需要由教務處向輔導員提供；新生入學體檢表需要后勤處提供；學生應征入伍和退役材料需要武裝部提供，其他材料還涉及團委、招生辦等多個部門協(xié)助提供，這種學生資料較為分散的管理模式對輔導員的檔案補充收集造成一定的影響。因此，應使各處室強化歸檔意識，與院系形成合力，以保障學生檔案收集工作的有效落實。對此，高校檔案室檔案管理人員要在全校范圍內積極開展檔案相關法規(guī)及政策的宣教，提升各院系對檔案工作的認識，從工作實際出發(fā)，增強歸檔意識，使學校各個部門充分發(fā)揮主觀能動性，及時形成檔案，輔助今后工作，形成良性循環(huán)。再者，學生檔案的形成及利用與學生個人息息相關，學生的檔案意識也至關重要，學校檔案室也應當聯(lián)合各學院，在新生的入學教育中加上檔案宣教的相關內容，可通過檔案宣傳、培訓等多種渠道向學生強調檔案的重要性，使其深刻領悟檔案的價值，使檔案在形成、采集時更加規(guī)范，使檔案工作開展得更加順利。

3.依托制度統(tǒng)籌管理

加強學生檔案的規(guī)范化管理，制度化、科學化開展學生檔案的收集、整理、交接和保管每一環(huán)節(jié)是檔案管理的重要前提和必要保障。工作中往往因制度不夠詳密、具體，導致學生檔案信息采集不全、整理不規(guī)范的現(xiàn)象仍時有發(fā)生。因此，在工作中，檔案員應深入研究，改進檔案管理手段，讓工作在有章可循、有據可依中更加嚴謹，抓點帶面地統(tǒng)籌謀劃、推進制度，并嚴格實施，在接收、審核、移交和查閱等各個環(huán)節(jié)制定具體步驟，明確工作程序，從標準化流程上嚴格把關學生檔案的形成過程，高校也應當將其納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，給予高度重視，出臺專門的學生檔案管理辦法，加強學生檔案工作的頂層設計和統(tǒng)籌管理。

4.學生檔案專人專管

專人專管也是高校學生檔案管理優(yōu)化路徑中極為重要的一環(huán)，在輔導員隊伍中應選拔出思想政治素質過硬、責任心強的人員作為兼職檔案員，以便于在實際工作中對學生檔案管理做長期的思考與鉆研，且更加利于管理經驗的積累，從而產生工作積極性與創(chuàng)造性，使檔案管理向專業(yè)化發(fā)展，逐漸提高管理標準。同時，專人專管也可促進學生檔案管理專業(yè)化隊伍的逐步形成與建設，通過對相對穩(wěn)定的兼職檔案人員開展專業(yè)知識及專業(yè)技能的培訓，通過定期交流分享工作中的新方法、新理念，使理論與實踐結合得更加緊密，提高解決問題的能力，從而提高學生檔案的管理水平。

5.加強信息化建設，助力學生檔案管理

隨著信息化時代的到來，檔案工作也從傳統(tǒng)的紙質載體向數(shù)字化檔案轉變，學生檔案管理應該順應時代的要求，加速數(shù)字化進程是優(yōu)化服務的現(xiàn)實途徑，只有充分利用信息技術的優(yōu)勢，提高學生檔案管理效率，建立多種信息檢索方式，才能改進工作手段、優(yōu)化服務水平。在保管好紙質檔案的基礎上，還要完成紙質檔案的信息化掃描，二級學院輔導員在做檔案移交時，要按照示例實施信息化處理，形成一生一冊的數(shù)字化檔案，并將紙版檔案及數(shù)字檔案分別歸檔，使檔案管理更加快捷、便利、高效，并延長檔案保存期限和質量，大幅提高檔案利用服務效率。因此，檔案管理人員應當深化檔案意識，進一步推進學生檔案信息化建設，使學生檔案服務水平再上新臺階。

6.加大學生檔案編研力度

由于學生檔案缺乏編研成果，在實際工作中，還應當高度重視學生檔案的自身價值，充分利用學生檔案開展編研工作，開展數(shù)據分析、資源整合、開發(fā)研究等工作，服務學校中心工作，擴大檔案影響力。檔案管理人員要從學生培養(yǎng)的實際問題出發(fā)，從廣大師生的需求出發(fā)，提升學生檔案編研的針對性，突出問題導向，不可重“編”輕“研”。當然，學生檔案編研工作也應當建立在信息化、數(shù)字化的基礎上，才能為編研工作的有效開展提供保障，通過信息技術與學生檔案編研工作的高度融合，借助現(xiàn)代化技術平臺優(yōu)勢，深入挖掘與分析檔案信息，不斷創(chuàng)新編研方式，提升編研品質與特色，擴大學生檔案編研的深度與廣度。高校學生檔案是高校檔案館藏的瑰寶，是一筆無形的財富，同樣蘊含著獨特的育人資源，高校檔案管理部門應當把握機會，高度重視學生檔案的編研工作，注重編研成果，充分發(fā)揮檔案育人的實效性。

四、結語

一份完整的學生檔案將伴隨學生一生，作為全面了解學生的重要依據及重要參考資料，對學生今后走出校門、邁入社會具有現(xiàn)實意義。無論是作為兼職檔案員的院系輔導員，還是學校檔案館（室）的專職管理人員，都是學生檔案的重要工作者及服務者，從輔導員到檔案員，角色轉變帶來不同的視角，將對學生檔案有更為深刻的理解與認識，對提升學生檔案管理效能有前所未有的緊迫感。通過總結兩種工作經驗，提出的意見與建議雖然尚不能完全滿足學生檔案管理的多種要求，但有望能夠引起高校對學生檔案的高度重視，并通過加強專業(yè)培訓、出臺完善的規(guī)章制度、專人專管、推進信息化建設、大力開展編研工作等多種渠道，創(chuàng)新管理思路，探索更為高效的管理方式，使之成為實現(xiàn)學生檔案管理育人的抓手和載體，為服務學校中心工作、助力學生成長成才，提供更加完善的保障。

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作者單位：天津醫(yī)科大學

作者簡介：夏宇飛（1984—），女，漢族，吉林人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。