銷售合同管理視角下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制研究

蔣寧

摘要： 對經(jīng)濟市場內(nèi)成功的企業(yè)案例分析可知， 企業(yè)大多具備一個共性， 即銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系完善、 內(nèi)控水平較高。銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制工作逐漸被經(jīng)濟學(xué)術(shù)界和實踐界廣泛關(guān)注， 成為經(jīng)濟市場研究的主要對象。鑒于銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控是成功企業(yè)的共性特征和基礎(chǔ)內(nèi)容， 本文將以銷售合同管理為視角， 分析和研究企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性、 現(xiàn)狀及措施， 以期提供參考， 提高銷售業(yè)務(wù)部門工作的有效性， 為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展把好關(guān)口。

關(guān)鍵詞： 銷售； 合同管理； 企業(yè)； 內(nèi)部控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20240524

內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分， 科學(xué)、 合理的內(nèi)部控制， 不僅能提高管理效率， 為企業(yè)建設(shè)現(xiàn)代治理制度做好準(zhǔn)備， 還能確保財務(wù)信息的真實性、 準(zhǔn)確性和有效性， 提高整體的運營效率。銷售是企業(yè)獲取經(jīng)濟收益的主要來源， 對企業(yè)的長期發(fā)展具有決定作用。鑒于此， 無論是對于經(jīng)濟學(xué)術(shù)界的學(xué)者， 還是實踐界的企業(yè)和工作人員而言， 研究銷售合同管理視角下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制路徑， 都具有較高的價值和較強的指導(dǎo)意義。

一、 銷售合同管理視角概述

（一）銷售合同概述

銷售合同是指平等主體的自然人、 法人、 其他組織之間設(shè)立、 變更、 終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。銷售合同的簽訂程序具體可概括為兩個階段： 要約和承諾。銷售合同簽訂過程中， 要遵循誠實守信的原則。

雙方簽訂的銷售合同所包括的條款為： 標(biāo)的、 數(shù)量和質(zhì)量、 價款或酬金、 違約責(zé)任以及履行期限、 地點和方式。簽訂合同的雙方在合同期限內(nèi)要嚴(yán)格依據(jù)合同條款， 履行合同規(guī)定的雙方的義務(wù)， 從而維護合同雙方的合法權(quán)益。

（二）合同管理概述

合同管理是當(dāng)事人雙方或數(shù)方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議， 雖不等于法律， 但依法成立， 合同受經(jīng)濟法和刑法法則的約束。合同管理主要是指項目管理人員根據(jù)合同內(nèi)容開展項目監(jiān)督和管理工作， 是法學(xué)、 經(jīng)濟學(xué)理論和管理科學(xué)在組織實施合同中的具體運用。

二、 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性

（一）優(yōu)化銷售決策

企業(yè)針對銷售業(yè)務(wù)進行內(nèi)部控制， 一方面依據(jù)現(xiàn)有的產(chǎn)品和資源， 協(xié)調(diào)供給關(guān)系， 保障銷售環(huán)節(jié)各項工作的穩(wěn)定性， 與客戶建立良好、 長期的交易關(guān)系； 另一方面， 銷售業(yè)務(wù)部門對以往的銷售業(yè)務(wù)和當(dāng)前的銷售合同進行嚴(yán)格的監(jiān)督和自我控制， 明確銷售業(yè)務(wù)的運行態(tài)勢， 分析銷售過程， 獲取銷售數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)部門將獲取的銷售數(shù)據(jù)和分析獲取的各類數(shù)據(jù)提交決策層， 從而制定企業(yè)階段性與長期性相結(jié)合的經(jīng)營計劃， 如生產(chǎn)、 銷售計劃， 以提高管理水平和決策水平。階段性經(jīng)營計劃對當(dāng)下工作的指導(dǎo)價值較高， 因此， 還應(yīng)從企業(yè)的整體、 長期發(fā)展角度出發(fā)， 將階段性經(jīng)營計劃與長期性經(jīng)營計劃相關(guān)聯(lián)， 確保企業(yè)在落實階段性經(jīng)營計劃、 實現(xiàn)短期目標(biāo)的過程中， 逐步向長遠發(fā)展方向探索。

此外， 合同中還規(guī)定了企業(yè)所需履行的義務(wù)， 企業(yè)依據(jù)合同優(yōu)化決策， 從生產(chǎn)、 管理等各個環(huán)節(jié)， 為銷售業(yè)務(wù)服務(wù)， 提高企業(yè)整體的決策水平和銷售水平。銷售部門將合同中的交易標(biāo)的、 數(shù)量、 質(zhì)量等要求反饋給采購部門和生產(chǎn)部門， 加大對各個環(huán)節(jié)的管理力度， 生產(chǎn)符合客戶要求的產(chǎn)品， 提高企業(yè)的交易服務(wù)水平， 增強與客戶之間的黏性。

（二）提高營銷水平

企業(yè)經(jīng)營和銷售的最終目的是與客戶建立以合同為依據(jù)的交易關(guān)系， 將產(chǎn)品的使用價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟價值， 從而為下一階段的生產(chǎn)和各項工作的開展積累充足的資金。企業(yè)加強銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制， 在依據(jù)合同條款降低企業(yè)交易風(fēng)險的同時， 還能提高銷售業(yè)務(wù)的辦理水平和服務(wù)水平， 最終提高營銷水平。

例如： 企業(yè)負責(zé)人在合同建立前期， 應(yīng)重點審核合同內(nèi)容， 確保合同內(nèi)容不損害企業(yè)的利益， 并確保供應(yīng)商按照合同中的產(chǎn)品質(zhì)量、 標(biāo)準(zhǔn)、 價格供應(yīng)產(chǎn)品； 從合同建立階段起確保材料供應(yīng)的延續(xù)性， 保障后期營銷工作順利開展。

（三）獲得經(jīng)濟收益

銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的主要目的是提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)營服務(wù)水平， 保證銷售交易過程的穩(wěn)定性， 按期收回企業(yè)的交易尾款， 保證財務(wù)收支與合同內(nèi)容的全面對接。企業(yè)依據(jù)合同內(nèi)容加強銷售內(nèi)控， 可保證銷售業(yè)務(wù)的順利推進， 為客戶提供完整的銷售服務(wù)、 供貨服務(wù)和售后服務(wù)， 構(gòu)建穩(wěn)定的客戶群體， 增加銷售業(yè)務(wù)的數(shù)量， 企業(yè)的經(jīng)濟收益也得以提高。

三、 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）銷售合同模板存在一定的滯后性

大中型企業(yè)在合同條款和內(nèi)容方面很少存在問題， 但小微企業(yè)的合同中通常會出現(xiàn)問題。例如： 合同內(nèi)容不完善、 合同表述不規(guī)范、 合同模板存在一定的滯后性， 都將給合同管理和實際收益帶來一定的影響。例如： 某企業(yè)與進貨商建立了長期的合同關(guān)系， 但合同中未對產(chǎn)品價格與市場價格之間的關(guān)系做出明確規(guī)定。在企業(yè)與進貨商建立的為期五年的長期合作關(guān)系中， 隨著市場價格和行業(yè)價格的調(diào)整， 企業(yè)在該產(chǎn)品的生產(chǎn)環(huán)節(jié)投入的資金數(shù)量增多， 且市場價格也呈現(xiàn)上調(diào)趨勢， 產(chǎn)品價格也應(yīng)隨之上調(diào)。但是， 在銷售合同中并未就隨市場價格的調(diào)整而調(diào)整產(chǎn)品價格的相關(guān)內(nèi)容進行明確規(guī)定， 企業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)投入的額外資金無法在銷售環(huán)節(jié)獲得相應(yīng)的經(jīng)濟收益， 從而影響了整體銷售利潤。作為生產(chǎn)者的企業(yè)， 原則上應(yīng)該上調(diào)產(chǎn)品價格， 但由于合同條款不清晰， 且未及時更新合同模板， 再加上進貨商不認同企業(yè)調(diào)整后的價格， 無法獲得相應(yīng)的收益， 反而因生產(chǎn)成本的增加， 減少了總收益。針對這一現(xiàn)象， 企業(yè)在與進貨商建立銷售合同， 尤其是與進貨商建立長期合同時， 應(yīng)充分分析產(chǎn)品的市場價格規(guī)律， 并及時調(diào)整合同模板， 補充合同內(nèi)容。

綜上所述， 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的核心是合同， 由于小微企業(yè)各方面資源不足， 且合同修訂意識較為薄弱， 在具體執(zhí)行階段， 會由于合同模板結(jié)構(gòu)和內(nèi)容存在一定的滯后性， 進而產(chǎn)生經(jīng)濟損失。

（二）合同信息管理系統(tǒng)存在缺失

信息化時代， 企業(yè)合同管理逐漸實現(xiàn)系統(tǒng)化， 即依托專門的合同管理系統(tǒng)， 實現(xiàn)對銷售合同的全面管理。但是， 并不是所有企業(yè)都構(gòu)建了較為完善的銷售合同信息管理系統(tǒng)， 仍舊存在部分企業(yè)未使用銷售合同信息管理系統(tǒng)， 以人工合同信息管理為主要模式， 導(dǎo)致管理效率低下， 無法及時發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題。企業(yè)雖然在內(nèi)部構(gòu)建了合同檔案， 將合同的電子版存儲在電子檔案庫中， 但由于數(shù)據(jù)庫內(nèi)的合同數(shù)量較多、 信息較為復(fù)雜， 無法根據(jù)工作需求， 以最短的時間在眾多合同中篩選出所需的信息， 導(dǎo)致合同管理效率低下。

（三）缺少專業(yè)的合同管理人才

合同管理逐漸成為決定企業(yè)銷售水平和經(jīng)營水平的關(guān)鍵因素， 引進和培養(yǎng)專業(yè)化的合同管理人才， 是當(dāng)前階段的主要任務(wù)。但是， 由于企業(yè)之間的人才競爭較為激烈， 大部分企業(yè)缺乏專業(yè)的銷售合同管理人才， 合同管理專業(yè)化水平較低。

（四）銷售合同的簽訂與管理中存在風(fēng)險

銷售合同規(guī)定了企業(yè)與交易對象二者的權(quán)責(zé)， 原則上， 依據(jù)合同內(nèi)容履行義務(wù)， 將在最大程度上維護二者的合法權(quán)益。但是， 由于企業(yè)對合同管理工作較為忽視， 合同管理意識較為薄弱， 將工作重心放在營銷部門， 在合同簽訂與管理中難免會存在問題。此外， 在簽訂合同環(huán)節(jié)， 銷售業(yè)務(wù)部門不僅是合同的簽訂人之一， 還是合同的審核人， 若監(jiān)督機制處于空白狀態(tài)， 管理盲區(qū)也會致使合同出現(xiàn)權(quán)責(zé)風(fēng)險。

（五）銷售業(yè)務(wù)與相關(guān)部門對接性不強

一方面， 各部門之間的系統(tǒng)不統(tǒng)一， 數(shù)據(jù)傳輸、 獲取效率較低； 另一方面， 企業(yè)各部門間缺乏有效的信息交流平臺和資源共享平臺， 內(nèi)部信息傳遞和響應(yīng)效率較低， 影響了銷售業(yè)務(wù)合同的編撰、 審核、 簽訂及執(zhí)行效率。

四、 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施

（一）及時更新合同條款

企業(yè)作為合同的一方， 要及時更新合同條款， 尤其是當(dāng)實際操作與合同內(nèi)容不符的情況下， 不能建立口頭上的合同關(guān)系， 而要依據(jù)實際操作對原有的合同內(nèi)容進行調(diào)整， 以保證合同模板與實際工作的對接性， 維護雙方的合法權(quán)益。

例如： 當(dāng)依據(jù)固定資產(chǎn)使用權(quán)租賃變更確定的合同時間與實際入駐時間存在差異時， 合同雙方要及時更新合同中的時間和相應(yīng)條款， 并做好公證， 保證新修訂的合同條款符合法律要求， 具有法律效用。

此外， 銷售業(yè)務(wù)部門在與客戶建立合同關(guān)系時， 要依據(jù)最新的合同模板編撰合同內(nèi)容， 確保合同內(nèi)容的完整性和合同雙方權(quán)責(zé)的明確性， 尤其要關(guān)注合同的約束項和與經(jīng)濟效益相關(guān)的條款內(nèi)容。這就要求銷售部門及檔案管理部門， 依據(jù)行業(yè)要求和標(biāo)準(zhǔn)， 及時更新合同模板， 添加部分條款內(nèi)容。而由于不同行業(yè)內(nèi)企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)不同， 其在開展銷售工作和市場交易工作時， 會受到自身經(jīng)營特殊性的影響， 對合同內(nèi)容提出特殊化需求。因此， 企業(yè)在與交易人簽訂合同的過程中， 要將自己的特殊需求反饋給交易人， 在交易人同意的基礎(chǔ)上， 在原有的合同模板上進行補充。例如： 對于原始資料供給類的企業(yè)而言， 在銷售環(huán)節(jié)與生產(chǎn)類企業(yè)簽訂銷售合同時， 要對交貨時間細化和補充， 以滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求。

（二）強化合同管理的有效性

強化合同管理的有效性， 要從管理理念、 管理流程兩個方面進行優(yōu)化， 保證合同管理工作在銷售業(yè)務(wù)部門全面開展。首先， 企業(yè)要將“誠信”二字納入管理理念， 設(shè)定合理的管理目標(biāo)， 將目標(biāo)細化至不同層級。例如： 董事會是企業(yè)的最高級別， 其作為把控企業(yè)經(jīng)營方向的主體， 要從企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的全局設(shè)定管理目標(biāo)， 經(jīng)理層受董事會的領(lǐng)導(dǎo)， 以工作匯報的形式接受董事會監(jiān)督， 經(jīng)理層要從董事會的管理目標(biāo)出發(fā)， 將風(fēng)險穩(wěn)定在可控的范圍內(nèi)， 同時做好員工的思想引導(dǎo)工作， 強化基層員工， 尤其是銷售部門員工的誠信意識。

其次， 完善管理流程， 從準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、 簽訂環(huán)節(jié)和履行環(huán)節(jié)分別著手管理工作， 提高各環(huán)節(jié)管理工作的針對性。以準(zhǔn)備環(huán)節(jié)為例， 主要分為信息收集、 洽談交易事項、 達成銷售意向、 條款具體磋商、 填充合同內(nèi)容、 合同審核， 在洽談前， 銷售部門不僅要做好客戶的信息收集和數(shù)據(jù)分析工作， 還要在最短的時間內(nèi)獲取客戶需求， 并與客戶的意向需求對接； 部分企業(yè)在簽訂銷售合同前， 還要對業(yè)務(wù)單位的存續(xù)狀況、 經(jīng)營狀況、 資金支付等進行調(diào)查， 如醫(yī)藥行業(yè)。為了確保藥品被有效銷售， 在簽訂銷售合同前， 會通過各種方式對該企業(yè)的營業(yè)額、 藥品銷售情況進行實地摸排， 以確保藥品在當(dāng)?shù)劁N售， 確保訂貨量與企業(yè)的銷售額度相符。

（三）構(gòu)建信息化合同管理系統(tǒng)

優(yōu)化內(nèi)部系統(tǒng)， 打通各部門系統(tǒng)之間的阻礙， 提高部門之間數(shù)據(jù)和信息的對接性， 是企業(yè)防范合同風(fēng)險的重大舉措。企業(yè)與第三方專業(yè)的信息科技公司建立長期合作關(guān)系， 依據(jù)經(jīng)營和銷售的具體需求， 統(tǒng)一各部門內(nèi)部的辦公系統(tǒng)， 提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸效率。

例如： 山東省魯花集團早在2005年， 就根據(jù)《魯花集團信息化總體設(shè)計》要求， 應(yīng)用ERP系統(tǒng)開展企業(yè)信息化管理工作， 并與浪潮信息技術(shù)公司建立了信息服務(wù)關(guān)系， 應(yīng)用浪潮為其提供的ERP系統(tǒng)， 不僅能實現(xiàn)財務(wù)管理信息化、 物流管理信息化、 生產(chǎn)控制信息化， 還能實現(xiàn)采購管理信息化， 使采購管理、 合同管理工作順利開展， 有效提高了魯花集團的信息化水平。

（四）培養(yǎng)專業(yè)化銷售風(fēng)險內(nèi)控人才

1.創(chuàng)新培訓(xùn)方式

針對從不同渠道引進的人才， 企業(yè)要為其提供不同的學(xué)習(xí)通道， 建立長期的培訓(xùn)模式。以校招途徑引進的人才為例， 在銷售業(yè)務(wù)部門創(chuàng)新“老帶新”的培訓(xùn)模式， 在新員工與老員工之間建立雙向?qū)W習(xí)通道。一方面， 新員工在老員工的帶領(lǐng)下， 熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)和文化； 另一方面， 老員工向新員工學(xué)習(xí)銷售新知識和新技巧。以通過社招途徑引進的人才為例， 該部分人才已經(jīng)具備了一定的工作經(jīng)驗， 在進入企業(yè)時， 能以最短的時間了解業(yè)務(wù)需求， 適應(yīng)辦公環(huán)境。針對這種途徑招聘的人才， 企業(yè)要以新知識培訓(xùn)為主要方式， 為其提供學(xué)習(xí)新內(nèi)控知識的機會， 彌補其在多年的工作中忽視理論知識學(xué)習(xí)的不足， 提高銷售內(nèi)控人才的綜合工作能力。

2.強化培訓(xùn)機制

企業(yè)要構(gòu)建系統(tǒng)化的培訓(xùn)機制， 為銷售業(yè)務(wù)部門的每一位員工制定有針對性的培訓(xùn)計劃， 在評估員工綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上， 為員工提供專項培訓(xùn)通道。此外， 要重點培養(yǎng)合同管理人才和銷售內(nèi)控人才， 在銷售部門建設(shè)以合同管理、 誠信交易和銷售內(nèi)控為主要內(nèi)容的部門文化， 強化銷售業(yè)務(wù)人員的合同管理和銷售內(nèi)控意識。

（五）加大內(nèi)部宣傳， 強化銷售檔案管理

企業(yè)要加強各部門的聯(lián)系， 搭建信息交流和資源共享平臺， 提高信息和數(shù)據(jù)在內(nèi)部的流通效率。銷售部門與檔案管理部門應(yīng)建立有效溝通， 反饋銷售業(yè)務(wù)對檔案分類、 存儲、 取用和管理的需求， 檔案管理部門應(yīng)依據(jù)銷售業(yè)務(wù)部門反饋的意見， 明晰檔案分類， 加強檔案管理， 為銷售業(yè)務(wù)部門提供取用便利， 提高檔案服務(wù)水平。

五、 結(jié)語

我國市場經(jīng)濟體制愈發(fā)完善， 在實際應(yīng)用過程中， 為了維護經(jīng)濟市場內(nèi)各主體的合法權(quán)益， 合同受到廣泛關(guān)注， 合同雙方以合同內(nèi)容規(guī)定了二者的權(quán)利和義務(wù)， 要求二者在合同期限內(nèi)履行各自的義務(wù)， 享有相關(guān)權(quán)利。在銷售合同管理視角下， 企業(yè)要強化內(nèi)部連接， 及時更新合同內(nèi)容， 補充合同條款， 加大銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控力度， 維護銷售交易的穩(wěn)定性， 防范交易風(fēng)險和合同風(fēng)險， 維護自身的既得利益， 同時積極履行合同義務(wù)， 堅持誠信原則開展銷售工作， 逐步提高信譽度， 樹立良好的企業(yè)形象， 打造獨具特色和優(yōu)勢的企業(yè)品牌。

參考文獻：

[1]姚水安.銷售合同管理視角下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制研究[J].財會通訊，2014（11）： 71-73.