基層單位檔案管理數(shù)字化的實施路徑

一、引言

檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等目標(biāo)。現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，已經(jīng)深深融入社會經(jīng)濟發(fā)展方方面面，檔案管理數(shù)字化是信息時代的必然要求。新時期應(yīng)加強基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)，積極完善配套軟硬件設(shè)施和管理機制，指導(dǎo)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展，進(jìn)一步提升檔案管理整體工作成效。

二、基層單位檔案管理工作的數(shù)字化需求

在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的時代，基層單位檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)成為提高行政效能、服務(wù)公眾、推動社會治理現(xiàn)代化的迫切需求。檔案管理數(shù)字化的需求涵蓋多個層面，從提高管理效率到保障信息安全，都是推動基層單位檔案管理數(shù)字化的原動力。[1]

（一）信息共享需求

基層單位檔案管理數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享，使檔案信息更為便捷地服務(wù)于公眾。

（二）管理效率提升需求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理占用大量的物理空間，同時檔案的保管、整理和檢索也需要大量人力物力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式往往導(dǎo)致信息檢索困難，檔案管理數(shù)字化能夠大幅提高檔案管理效率。自動化的流程和智能檢索功能可以使基層單位在處理文件和信息時更為迅捷高效。

（三）安全性和保密性需求

基層單位檔案管理涉及個人隱私信息，檔案管理數(shù)字化具備高水平的信息安全保障措施，包括嚴(yán)格的權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全和保密。[2]

三、基層單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理機制不完善

長期以來，由于基層單位檔案管理部門以紙質(zhì)檔案為主，很多基層單位并不重視檔案工作數(shù)字化，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不充分，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)運行不暢，影響了檔案管理整體效能。[3] 目前許多基層單位檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，包括文件命名規(guī)范、電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，導(dǎo)致檔案管理工作流程不暢。同時，不同部門、不同系統(tǒng)之間存在著不同的管理體系，難以實現(xiàn)信息的互通與共享。

（二）檔案檢索效率低下

傳統(tǒng)的檔案管理模式導(dǎo)致文件的傳遞、審核、備份等環(huán)節(jié)存在大量人為干預(yù)，容易出現(xiàn)文件遺失、處理耗時等問題，增加管理難度，降低檔案管理效率。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理通常采用手工檢索方式，需要工作人員逐一查閱文件柜或檔案盒，這樣的方式既費時又容易出現(xiàn)遺漏，降低檔案資料檢索效率。其次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在空間和組織結(jié)構(gòu)的限制，導(dǎo)致信息無法進(jìn)行全面的關(guān)聯(lián)，在查找特定信息時，可能需要查閱多個文件或多個部門的檔案，增加檢索的復(fù)雜性。再次，傳統(tǒng)檔案管理難以實現(xiàn)多維度的檢索，即按照時間、地點、主題等多個維度對檔案進(jìn)行檢索，在面對復(fù)雜的查詢需求時，往往難以提供滿足要求的全面信息。加之紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行實時的共享，這限制了檔案信息的即時性和共享性，造成信息孤島。最后，紙質(zhì)檔案容易因為遺失、損壞等原因?qū)е滦畔G失，給檢索工作帶來不確定性，也增加了檔案管理的風(fēng)險。[4]

（三）專業(yè)檔案管理人才缺失

在基層單位檔案管理工作中，還存在專業(yè)檔案管理人才缺失的問題。由于歷史和現(xiàn)實的原因，許多基層單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才。現(xiàn)有的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，缺乏足夠的時間和精力投入檔案管理工作中，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，數(shù)字化進(jìn)程緩慢。同時，由于缺乏配套的福利待遇，導(dǎo)致專業(yè)的檔案管理人才不愿加入基層檔案管理隊伍。[5]

（四）數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

在推進(jìn)基層單位檔案管理數(shù)字化的過程中，一個普遍存在的問題是數(shù)字化建設(shè)資金投入不足，具體表現(xiàn)在以下幾點。一是技術(shù)設(shè)備投入不足。建設(shè)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)需要大量的技術(shù)設(shè)備，包括電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機等。但由于資金投入不足，許多基層單位往往使用老舊的設(shè)備，導(dǎo)致系統(tǒng)性能低下、響應(yīng)速度慢，影響了檔案管理數(shù)字化的正常運行。二是軟件系統(tǒng)購買維護(hù)投入不足：檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的開發(fā)和購買費用較高，但基層單位對檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致對軟件開發(fā)和購買的投入不足，即專門針對檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計的檔案管理軟件，無法滿足實際管理需求。[6]檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)需要定期進(jìn)行維護(hù)，包括軟件更新、系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)備份等。由于維護(hù)投入不足，系統(tǒng)可能存在安全隱患，同時也影響了系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運行。

（五）檔案安全工作存在不足

一是檔案安全意識淡薄。一些基層單位對檔案的數(shù)字化、信息化工作較為重視，但在檔案的收集、整理、編研和開發(fā)利用的同時，忽視安全工作。二是部分單位未嚴(yán)格落實安全管理制度，檔案安全管理工作存在不少漏洞。三是缺乏經(jīng)常性的安全檢查。一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運作，也未能及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。

四、基層單位檔案管理數(shù)字化的實施策略

（一）完善檔案數(shù)字化管理機制

在推進(jìn)基層單位檔案工作數(shù)字化的過程中，構(gòu)建完善的管理機制是確保檔案管理數(shù)字化順利進(jìn)行的策略。（1）信息安全管理規(guī)范。信息安全管理規(guī)范是實現(xiàn)信息安全保障最基本的規(guī)范性文件。檔案管理數(shù)字化應(yīng)參照信息安全管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制訂相關(guān)方案。（2）技術(shù)管理規(guī)范。技術(shù)管理規(guī)范是指管理機構(gòu)依據(jù)信息系統(tǒng)技術(shù)的性質(zhì)和實踐經(jīng)驗制訂的規(guī)約。檔案管理數(shù)字化應(yīng)參照技術(shù)管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，制訂數(shù)字化檔案的技術(shù)管理規(guī)范。（3）標(biāo)準(zhǔn)流程。數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)流程可以確保數(shù)字化檔案的生命周期和安全性。標(biāo)準(zhǔn)流程包括數(shù)字化檔案的建庫、備份、存檔、恢復(fù)、維護(hù)、移交等程序。

因此，應(yīng)明確檔案管理數(shù)字化工作要求，制訂相關(guān)規(guī)范，包括文件命名規(guī)范、電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限管理規(guī)定等；設(shè)計清晰的檔案管理數(shù)字化流程，確保從檔案數(shù)字化、錄入到檢索和歸檔等各個環(huán)節(jié)都有明確的操作流程；在基層單位內(nèi)部建立專門的檔案管理數(shù)字化組織結(jié)構(gòu)，明確各個崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理數(shù)字化能夠有序推進(jìn)。

（二）加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

檔案數(shù)字化能有效提高檔案管理效率，實踐中要做到以下幾點。

1. 建立檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和便捷的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。收集檔案信息后，將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來，完成對檔案信息的前期處理。之后采用數(shù)據(jù)錄入的方式將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機讀數(shù)據(jù)。[7] 最后對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保障。

2. 建立網(wǎng)站或平臺

實踐中可建立檔案機構(gòu)（館）網(wǎng)站或平臺，并聯(lián)網(wǎng)以實施資源共享。通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息查閱，建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢。例如，威海市市建委建設(shè)了一體化的招投標(biāo)平臺、聯(lián)審聯(lián)批憑條、綜合管理平臺和檔案管理平臺等，檔案管理平臺可以實現(xiàn)項目審批全過程材料整理、歸檔，并將重復(fù)資料去除，最終在檔案數(shù)字化平臺上形成一個龐大的數(shù)據(jù)庫，相關(guān)部門審批證件和證明等資料上傳到數(shù)據(jù)庫中，而相關(guān)部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要和部門權(quán)限獲取檔案資料?；诖朔N方式，能夠突破時間、空間限制，促使不同部門之間檔案資料的共建共享，提升檔案資料準(zhǔn)確性。

3. 做好電子文件的收集

電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。現(xiàn)在實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機構(gòu)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，主要經(jīng)過檔案資料整理、資料掃描、圖像處理和質(zhì)檢、數(shù)據(jù)驗收和數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)?；鶎訂挝粰n案管理數(shù)字化建設(shè)，可以實現(xiàn)全過程數(shù)字化處理，建立文件數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等，借助數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為單位提供高效、安全可靠的檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案資料共建共享。此種方式不僅可以推進(jìn)基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，還可以大幅度減少檔案管理的工作量。

為了實現(xiàn)檔案資料高效、安全管理，要嚴(yán)格遵循數(shù)字化流程進(jìn)行，重點做好以下幾點工作：（1）檔案資料數(shù)字化管理，借助計算機轉(zhuǎn)化模擬信號為數(shù)字信號，將數(shù)字化檔案資料在光盤、磁盤等載體上存儲，實現(xiàn)數(shù)字文本與圖像處理；（2）數(shù)字圖像表示實物圖像整數(shù)陣列，借助相同維數(shù)產(chǎn)生連續(xù)圖像；（3）確保黑白二值圖像對應(yīng)文字稿、線條圖等；（4）連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像采用不同顏色通道組合形成靜態(tài)數(shù)字圖像，對于紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可采用灰度掃描、彩色掃描模式；（5）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，數(shù)字圖像和檔案原件應(yīng)盡可能做到色彩等接近，將失真度控制在合理范圍內(nèi)；（6）壓縮清除圖像冗余，采用更加緊湊的形式表示圖像。[8]總之，推進(jìn)檔案數(shù)字化是一個漸進(jìn)的過程，基層單位要建立定期評估和優(yōu)化機制，定期評估數(shù)字檔案的質(zhì)量、使用情況和管理效果，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、及時調(diào)整和改進(jìn)，確保檔案管理工作始終保持在一個良好的狀態(tài)。

（三）推進(jìn)高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)

提高檔案管理隊伍專業(yè)化水平，首先要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。通過定期舉辦培訓(xùn)班、邀請專家學(xué)者授課等形式，提高檔案管理人員的數(shù)字化意識和技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理數(shù)字化的基本理論、技術(shù)手段、操作技能等方面，以全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次，提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資料和在線課程，引導(dǎo)檔案管理人員自主開展學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，掌握最新的檔案管理技術(shù)和方法。另外，應(yīng)建立合理的激勵機制，對在檔案管理數(shù)字化方面取得突出成績的人員給予表彰和獎勵，以激發(fā)工作人員的工作熱情和創(chuàng)新精神。最后，要花大力氣聘請一批能熟練掌握計算機運行管理和維護(hù)的專業(yè)人才，并大力引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。

（四）加大資金投入力度

基層單位在檔案數(shù)字化工作開展的過程中，要加大資金投入力度，以確保數(shù)字化工作能夠穩(wěn)步推進(jìn)。基層單位可以積極尋找多元化的資金支持渠道，包括政府撥款、企業(yè)贊助等?？梢钥紤]與其他單位或機構(gòu)合作，共同承擔(dān)數(shù)字化實施的費用，形成合作共贏的局面。

（五）加強檔案數(shù)字化安全管理

1. 網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

基層單位應(yīng)大力實施網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，應(yīng)用入侵檢測系統(tǒng)，以保障數(shù)字檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全性。同時，加強各級權(quán)限控制，賦予不同部門、不同崗位檔案數(shù)據(jù)獲取權(quán)限，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來獲取數(shù)據(jù)，避免重要數(shù)據(jù)丟失。

2. 數(shù)據(jù)加密

對數(shù)字化檔案中的重要資料采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)，保證檔案的機密性和安全性。要采用可靠的數(shù)據(jù)加密算法和密鑰保護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，做好數(shù)據(jù)信息備份處理，定期備份和更新，即便設(shè)備或系統(tǒng)故障，仍然可以保障重要檔案數(shù)據(jù)的完整性。

五、結(jié)語

檔案管理數(shù)字化可以實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，新時期應(yīng)大力推進(jìn)基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)，采取相應(yīng)的措施提高檔案管理效率與質(zhì)量，進(jìn)而更好適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢。

（作者簡介：崔佳麒，男，本科，四平市烈士陵園管理中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 肖亮宇）