企業(yè)合同管理風(fēng)險控制方法研究

郭天琦

（首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué) 北京 100070）

企業(yè)合同管理是企業(yè)運營中的重要環(huán)節(jié)，合同管理的不規(guī)范和風(fēng)險控制不到位，可能導(dǎo)致合同糾紛、經(jīng)濟損失等問題。本文旨在通過對合同管理中可能存在的風(fēng)險進行分析和評估，結(jié)合合同管理的實際情況，提出相應(yīng)的風(fēng)險控制方法，包括建立完善的合同管理制度、加強合同審查和監(jiān)督、合同風(fēng)險評估和預(yù)警等。幫助企業(yè)降低合同管理風(fēng)險，提高合同管理效率和質(zhì)量，為企業(yè)合同管理提供參考。

一、企業(yè)合同管理的概念

企業(yè)合同管理是指企業(yè)對與合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等簽訂的合同進行有效管理和監(jiān)控的過程。涉及合同的創(chuàng)建、審批、執(zhí)行、歸檔等各個環(huán)節(jié)，旨在確保合同的合規(guī)性、有效性和可追溯性。企業(yè)合同管理的概念包括以下幾方面內(nèi)容：第一，合同創(chuàng)建。企業(yè)合同管理從合同的創(chuàng)建開始，包括合同的起草、審核和審批等環(huán)節(jié)。通過規(guī)范的合同創(chuàng)建流程，確保合同的內(nèi)容準確、合規(guī)，避免合同糾紛的發(fā)生。第二，合同執(zhí)行。合同的執(zhí)行是企業(yè)合同管理的核心環(huán)節(jié)，包括合同的履行、監(jiān)控和控制等活動，以確保各方按照合同約定履行義務(wù)，并及時解決合同執(zhí)行中的問題和風(fēng)險。第三，合同歸檔。是將已執(zhí)行的合同進行整理、存檔和管理，以備將來的查閱和審計，可以提高合同管理的可追溯性和透明度，減少合同管理的風(fēng)險和成本。第四，合同監(jiān)控。是指對合同執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控和分析，以及對合同履行過程中的風(fēng)險和問題進行預(yù)警和處理。通過合同監(jiān)控，企業(yè)可及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行中的問題，保障合同的有效執(zhí)行?？傊?，企業(yè)合同管理是一種對合同進行全生命周期管理的過程，通過規(guī)范合同的創(chuàng)建、執(zhí)行和歸檔等環(huán)節(jié)，確保合同的合規(guī)性、有效性和可追溯性，降低合同管理的風(fēng)險和成本，提高企業(yè)合同管理的效率和競爭力。

二、企業(yè)合同管理中的常見風(fēng)險

（一）合同簽訂風(fēng)險

合同簽訂風(fēng)險是企業(yè)合同管理中的一個常見風(fēng)險。合同條款不明確，可能導(dǎo)致雙方對合同條款的解釋產(chǎn)生分歧，進而引發(fā)合同糾紛。合同內(nèi)容不完整或不準確，容易導(dǎo)致合同難以完全覆蓋雙方的權(quán)益和責(zé)任，從而增加了合同履行過程的不確定性。合同中的漏洞和不合理條款，使一方在合同履行過程中處于不利地位，增加了經(jīng)濟損失的風(fēng)險。對合同一方的資信調(diào)查不足，可能導(dǎo)致授信不準確，增加了信用風(fēng)險及合同履行的不確定性。

（二）合同履行風(fēng)險

除了供應(yīng)商無法按時交付產(chǎn)品或提供服務(wù)、質(zhì)量不符合合同要求、合同履行過程中出現(xiàn)延遲或中斷等問題外，合同履行風(fēng)險還包括以下幾個方面：第一，供應(yīng)商存在缺乏資金保障的問題，導(dǎo)致有時候不能按時履行合同追償義務(wù)。第二，供應(yīng)商面臨技術(shù)匱乏問題，無法滿足合同要求或不能提供所需的技術(shù)支持。第三，供應(yīng)商受到不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政策變化等影響，導(dǎo)致難以履行合同。第四，供應(yīng)商存在管理不完善的問題，如內(nèi)部組織不健全、人員流動頻繁等，使合同履行不穩(wěn)定。第五，合同履行過程中存在信息不對稱的問題，造成合同的執(zhí)行結(jié)果與預(yù)期不符。

（三）合同變更風(fēng)險

第一，對雙方利益造成重大影響。當一方提出變更請求時，會要求對合同的主要條款進行修改，進而導(dǎo)致合同的原始目的和約定被改變，從而增加了合同履行的不確定性。此外，變更請求會涉及合同價格、交付時間、質(zhì)量標準等關(guān)鍵層面的變動，繼而對雙方的利益產(chǎn)生重大影響。第二，變更協(xié)商困難。在合同執(zhí)行過程中，雙方可能會因為對變更內(nèi)容的理解不同、利益分配不均等原因而產(chǎn)生分歧，導(dǎo)致協(xié)商困難，甚至造成雙方不能就變更內(nèi)容達成一致意見。這種情況下，合同變更會陷入僵局。第三，造成合同履行困難。變更后的合同使原有的履行計劃、資源配置等面臨調(diào)整，這樣會給合同的履行帶來困難。上述風(fēng)險容易導(dǎo)致合同糾紛、合同履行困難或造成額外成本。因此，在合同執(zhí)行過程中，雙方應(yīng)當謹慎處理合同變更請求，確保變更內(nèi)容合理、協(xié)商順利，并及時評估變更對合同履行的影響，采取相應(yīng)的措施降低風(fēng)險。

（四）合同監(jiān)管風(fēng)險

首先，合同監(jiān)管不到位造成合同履行不規(guī)范。如果監(jiān)管部門或人員對合同履行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)管，合同當事人會利用監(jiān)管的空白進行違規(guī)操作，從而導(dǎo)致合同履行不符合規(guī)定，損害其他合同方的利益。其次，合同履行過程中的監(jiān)管漏洞也是一種風(fēng)險。監(jiān)管漏洞是由于監(jiān)管部門工作不到位、監(jiān)管制度不完善或監(jiān)管人員不專業(yè)等原因造成的。這些漏洞被不法分子利用，進行違規(guī)操作，會使合同履行結(jié)果難以達到預(yù)期目標。最后，合同履行結(jié)果監(jiān)管不到位風(fēng)險。有些合同履行結(jié)果難以量化或監(jiān)管。在這種情況下，監(jiān)管部門無法有效監(jiān)管合同履行結(jié)果，導(dǎo)致合同當事人會以不符合規(guī)定的方式進行操作，從而產(chǎn)生風(fēng)險。上述風(fēng)險使合同履行不規(guī)范、合同違規(guī)行為或合同履行結(jié)果無法得到控制。為了降低這些風(fēng)險，需要加大監(jiān)管力度、完善監(jiān)管制度，提高監(jiān)管人員的專業(yè)水平，以確保合同的規(guī)范履行和合同當事人的利益得到有效保護。

三、企業(yè)合同管理風(fēng)險控制方法

（一）識別與評估合同風(fēng)險

第一，分析合同條款。對合同中的各項條款，包括合同的履行義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容進行仔細分析。通過評估合同條款的明確性、合理性和可執(zhí)行性，識別潛在的風(fēng)險因素。第二，評估合同類型。不同類型的合同會涉及不同的風(fēng)險。例如，采購合同涉及供應(yīng)商的信用風(fēng)險和交付風(fēng)險，勞動合同涉及員工的離職風(fēng)險和勞動糾紛風(fēng)險。對于不同類型的合同，需要針對性地評估其特定的風(fēng)險因素。第三，考慮合同對象。合同對象可以是個人、企業(yè)或其他組織，在評估合同風(fēng)險時，應(yīng)考慮合同對象的信用狀況、經(jīng)營狀況和聲譽等因素。對于風(fēng)險較高的合同對象，需采取相應(yīng)的風(fēng)險控制措施。第四，分析合同履行過程，合同的履行過程中可能存在各種風(fēng)險，如履行期限延誤、質(zhì)量不達標等。通過對合同履行過程進行細致分析，能夠識別出存在的風(fēng)險因素，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。借鑒歷史數(shù)據(jù)和案例，分析歷史合同數(shù)據(jù)和相關(guān)案例，獲取寶貴的經(jīng)驗教訓(xùn)，識別出常見的合同風(fēng)險和應(yīng)對方法，提高對合同風(fēng)險的識別和評估能力。

（二）合同審查、審批

在企業(yè)合同管理中，建立嚴格的合同審查和審批程序是必要的。首先，通過設(shè)立合同審查小組或委員會負責(zé)對合同進行審查，該小組或委員會應(yīng)由具有相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗的成員組成，以確保對合同條款的仔細審查。其次，制定合同審查的具體流程和標準，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任和權(quán)限。例如，規(guī)定合同審查的時間限制，保證審查程序的高效進行。制定合同審查的標準，包括對合同主體的資質(zhì)和信譽進行評估，對合同條款的合法性和合規(guī)性進行檢查，以及對合同履行義務(wù)的可行性進行評估。此外，采用合同審查的工具和技術(shù)，如合同管理軟件或文本審查系統(tǒng)，以提高審查的準確性與效率。最后，建立合同審批機制，提升合同的有效性。例如，明確合同審批的層級和程序，清楚各個層級的審批權(quán)限和責(zé)任。要求審批人員對合同進行全面審查，包括對合同條款的理解和評估，以及對合同風(fēng)險的識別和評估。安排審批人員在審批過程中提供書面意見和建議，以確保審批決策的科學(xué)性和合理性。通過建立嚴格的合同審查和審批程序，可以有效降低合同風(fēng)險，保障合同的合法性和有效性。

（三）監(jiān)控合同履行情況

組建專門的團隊負責(zé)合同履行監(jiān)控工作，團隊成員包括合同管理人員、法務(wù)人員、財務(wù)人員等，確保監(jiān)控工作的專業(yè)性和全面性。根據(jù)合同的具體情況，制定合同履行監(jiān)控計劃，明確監(jiān)控的重點和監(jiān)控頻次，確保監(jiān)控工作的針對性和高效性。定期對合同履行情況進行檢查，包括合同的執(zhí)行情況、履行進度、履行質(zhì)量等方面的檢查，及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題和風(fēng)險。對合同履行進度進行跟蹤，保證合同按時履行，及時發(fā)現(xiàn)履行進度滯后的情況，并采取措施加以解決。對合同履行結(jié)果，包括履行質(zhì)量、履行效果等方面的評估，及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題和不足，并采取改進措施。按照合同履行中存在的風(fēng)險，制定風(fēng)險控制措施，包括風(fēng)險預(yù)警機制、風(fēng)險應(yīng)對方案等，保證合同履行過程中的風(fēng)險得到及時控制。定期編制合同履行監(jiān)控報告，對合同履行情況、問題和風(fēng)險進行總結(jié)和分析，為企業(yè)決策提供依據(jù)。

（四）合同風(fēng)險分配

在企業(yè)合同管理中，合同風(fēng)險分配是至關(guān)重要的一環(huán)。為了明確各方的權(quán)利和義務(wù)，并合理分配合同風(fēng)險，可采取以下方法。第一，明確合同條款。在合同中明確規(guī)定各方的權(quán)益和責(zé)任，明確約定合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險和相應(yīng)的責(zé)任承擔(dān)方。第二，簽訂風(fēng)險分擔(dān)協(xié)議。在合同簽訂之前，各方通過協(xié)商簽訂風(fēng)險分擔(dān)協(xié)議，約定各方在合同履行過程中承擔(dān)的風(fēng)險責(zé)任。例如，約定某一方在合同履行過程中承擔(dān)更多的風(fēng)險責(zé)任，以換取其他方面的利益。第三，進行風(fēng)險評估和分析。在合同簽訂之前，各方可以進行風(fēng)險評估和分析，確定可能存在的風(fēng)險和其對各方的影響程度，根據(jù)評估結(jié)果，合理分配合同風(fēng)險。第四，建立風(fēng)險管理機制。在合同履行過程中，建立有效的風(fēng)險管理機制，及時發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對可能出現(xiàn)的風(fēng)險。例如，建立風(fēng)險預(yù)警機制，定期進行風(fēng)險評估和監(jiān)測，及時采取措施防止風(fēng)險的發(fā)生和影響。第五，加強合同管理和監(jiān)督。在合同履行過程中，加強對合同的管理和監(jiān)督，保證各方按照合同約定履行各自的責(zé)任和義務(wù)。例如，建立合同履行的監(jiān)督機制，定期進行合同履行情況的檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題。綜上，明確合同條款、簽訂風(fēng)險分擔(dān)協(xié)議、進行風(fēng)險評估和分析、建立風(fēng)險管理機制及加強合同管理和監(jiān)督等方法能夠有效實現(xiàn)合同風(fēng)險的分配，確保各方在合同履行過程中承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險責(zé)任。

（五）合同變更管理

制定明確的合同變更審查流程，包括合同變更請求的提交、審批、評估和決策等環(huán)節(jié)，使每個合同變更請求都經(jīng)過嚴格的審查和評估，以保證合同變更的合法性和合規(guī)性。制定合同變更評估標準，按照合同的性質(zhì)、變更的內(nèi)容和影響等因素，對合同變更進行評估，評估標準包括合同變更的必要性、合同變更對成本和時間的影響等。對合同變更后可能帶來的風(fēng)險進行重新評估和控制，基于合同變更的內(nèi)容和影響，重新評估合同變更后的風(fēng)險，并采取措施進行控制和管理，以降低風(fēng)險的發(fā)生概率和影響程度。建立合同變更檔案管理系統(tǒng)，對合同變更的相關(guān)文件和記錄進行歸檔和管理，確保合同變更的過程和結(jié)果能夠被追溯和審計，以便于后續(xù)的監(jiān)督和管理。在合同變更過程中，加強與相關(guān)部門和人員的溝通和協(xié)調(diào)，及時將合同變更的信息傳達給相關(guān)人員，確保各方對合同變更的內(nèi)容和影響有清晰認識，并能夠共同協(xié)作完成合同變更工作。建立合同變更的監(jiān)督機制，對合同變更的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同變更執(zhí)行中的問題和風(fēng)險，確保合同變更按照規(guī)定的程序和要求進行。綜上，企業(yè)可通過建立合理的合同變更管理機制，確保合同變更的合法性和合規(guī)性，降低合同變更帶來的風(fēng)險，進而提高合同管理的效率和質(zhì)量。

（六）解決合同糾紛

企業(yè)應(yīng)該建立一套完善的合同糾紛處理流程，明確糾紛的處理步驟和責(zé)任人，確保糾紛能夠及時得到解決。在合同簽訂之前，雙方應(yīng)明確各自的責(zé)任和權(quán)利，以及合同履行的具體要求等，以減少合同糾紛的發(fā)生。當合同糾紛發(fā)生時，企業(yè)應(yīng)及時尋求專業(yè)的法律支持，包括律師咨詢、法律援助等，以確保自身權(quán)益得到維護。企業(yè)在面對合同糾紛時，應(yīng)首先通過協(xié)商的方式解決，雙方可以通過對話、談判等方式尋求共識，減少糾紛的擴大化。如果協(xié)商無法解決合同糾紛，企業(yè)需要選擇仲裁或訴訟的方式解決糾紛，仲裁是一種相對快速、低成本的解決方式，訴訟則是通過法院審理來解決糾紛。企業(yè)通過建立合同管理系統(tǒng)，對合同進行全面的管理和監(jiān)控，包括合同的簽訂、履行、變更等，以減少合同糾紛的發(fā)生。企業(yè)在簽訂合同之前，應(yīng)對合同涉及的風(fēng)險，涉及合同條款的合理性、對方的信用狀況等進行評估和控制，以降低合同糾紛的風(fēng)險。企業(yè)在與合作方簽訂合同之前，應(yīng)通過建立良好的合作關(guān)系，增加互信和溝通，減少合同糾紛的發(fā)生。借助以上方法，建立有效的合同糾紛解決機制，及時處理合同糾紛，減少風(fēng)險對企業(yè)的影響。

（七）合同管理培訓(xùn)和提升意識

組織專業(yè)培訓(xùn)師或?qū)＜?，針對合同管理的基本知識、法律法規(guī)、合同風(fēng)險等進行培訓(xùn)。通過系統(tǒng)培訓(xùn)，提高員工對合同管理的專業(yè)素養(yǎng)和風(fēng)險意識。定期組織員工分享合同管理中的成功案例和經(jīng)驗教訓(xùn)，讓員工從實際案例中學(xué)習(xí)，加深對合同管理的理解和認識。同時，鼓勵員工互相交流，共同探討合同管理中的問題和解決方法。編制合同管理手冊，明確合同管理的流程和規(guī)范，包括合同的起草、審批、簽訂、履行和變更等各個環(huán)節(jié)的具體要求。通過手冊的制定和宣傳，提高員工對合同管理的標準化和規(guī)范化的認識。組建專門的合同管理團隊，由具有豐富經(jīng)驗和專業(yè)知識的員工組成，負責(zé)合同管理的指導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督。該團隊可以提供專業(yè)的咨詢和支持，幫助員工解決合同管理中的問題和難題。建立合同管理的內(nèi)部溝通渠道，促進各部門之間的協(xié)作和配合，通過召開合同管理會議、組織跨部門的合同管理項目，加強各部門之間的合作，提高合同管理的效率和質(zhì)量。將合同管理的績效考核納入員工績效考核體系，設(shè)立合同管理相關(guān)的指標和評價標準，通過績效考核的激勵和約束，推動員工積極參與合同管理，提高合同管理的質(zhì)量和效果。建立合同管理的獎罰制度，對合同管理工作出色的員工進行表彰和獎勵，對違反合同管理規(guī)定的行為進行處罰，通過獎罰制度的建立，激發(fā)員工對合同管理的積極性和責(zé)任感。

四、結(jié)語

總之，企業(yè)合同管理中的風(fēng)險控制是非常重要的，能夠幫助企業(yè)避免合同糾紛和損失。通過合理的合同管理和風(fēng)險控制措施，可以提高企業(yè)合同執(zhí)行的效率和準確性，保護自身利益。