高校檔案數(shù)字化外包服務(wù)及風險防控

王冬梅

摘 要：在信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展背景下，我國也已經(jīng)迎來了數(shù)字化時代，各行各業(yè)以及社會發(fā)展都在不斷變革。在電子文件的快速發(fā)展下，各行業(yè)在開展檔案管理工作時也都實現(xiàn)了數(shù)字化管理，現(xiàn)如今高校檔案管理工作也開始朝著數(shù)字化管理模式發(fā)展，檔案數(shù)字化外包服務(wù)現(xiàn)在已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢。但是高校檔案數(shù)字化外包服務(wù)開展過程中在為高校帶來便利的同時也會帶來一定的風險隱患，影響到高校檔案管理工作的開展?；诖?，文中對高校檔案數(shù)字化外包服務(wù)及風險防控進行了分析。

關(guān)鍵詞：高校；檔案數(shù)字化；服務(wù)外包；風險防控

引言

高校檔案數(shù)字化外包服務(wù)的應(yīng)用能夠幫助高校提高自身檔案管理的工作效率以及檔案的利用率，還可實現(xiàn)對高校館藏檔案管理資源的優(yōu)化。通過檔案數(shù)字化外包服務(wù)可以將高校中大量的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是數(shù)字化外包服務(wù)應(yīng)用中存在一定的檔案管理風險，在此情況下應(yīng)加強對外包服務(wù)中風險防控工作進行重視，降低檔案管理風險的發(fā)生概率，使得高校中的檔案信息可以得到保密，避免檔案數(shù)字化外包服務(wù)風險的發(fā)生概率。

1 高校檔案數(shù)字化外包的現(xiàn)實意義

1.1 優(yōu)化高校檔案管理資源

結(jié)合實際情況來看，當前高校中的檔案信息越來越多，檔案管理工作開展中缺乏人力、物力等資源的支持，在此現(xiàn)象下高校檔案管理工作開展效率一直無法得到明顯提升。高校檔案管理中包含有全校師生以及高校建立以來的所有檔案信息，這些檔案信息量十分之多，同時檔案也較為復雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得檔案管理水平一直無法得到提高。在信息技術(shù)的快速發(fā)展下，高校檔案數(shù)量更是與日俱增。現(xiàn)如今高校檔案管理工作開展中檔案管理資源主要集中在檔案核心業(yè)務(wù)，一些專業(yè)數(shù)字化管理中的掃描以及質(zhì)檢等管理內(nèi)容還需要投入大量的人力以及物力。在此情況下高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的緊迫性以及檔案管理資源的有效性兩者之間存在較大的矛盾，因此需要將高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包給第三方機構(gòu)[1]。第三方外包機構(gòu)具有專業(yè)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)，能夠快速有效地幫助高校對高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，使得高校數(shù)字化檔案管理水平可以得到有效改善，同時高校檔案管理中的人力、物力也能夠投入到核心業(yè)務(wù)中，提高高校檔案管理的整體效率，同時還可為高校內(nèi)部師生以及相關(guān)教育管理者提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，使得高校檔案管理工作可以實現(xiàn)有序開展。

1.2 提高檔案管理利用效率

近年來，高校規(guī)模在不斷擴大，招生人數(shù)越來越多，在此情況下高校檔案館中的檔案數(shù)量也在不斷增加，使得檔案管理工作量也在不斷增加。檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用可以提高檔案管理效率，但是需要先將紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及實物檔案等檔案資源進行檔案數(shù)字化加工，通過相關(guān)技術(shù)還可將一些非結(jié)構(gòu)化檔案信息中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)，使得計算機檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)n案信息進行識別。在對檔案進行查詢或者調(diào)閱時，直接通過關(guān)鍵詞搜索就能夠直接搜索出相對應(yīng)的檔案信息，在此情況下可提高高校檔案的利用率。高校檔案館中的檔案信息數(shù)量巨大，若全部開展數(shù)字化加工需要耗費大量的人力與物力，同時技術(shù)人員還應(yīng)具備較強的轉(zhuǎn)換技術(shù)，這些都是高校所需考慮的問題。但是通過外包的形式可以避免對專業(yè)人員的聘用以及設(shè)備的采購，還可緩解高校檔案管理人員的工作量[2]，降低高校資源浪費的同時完善現(xiàn)有的管理方式，使得高校檔案服務(wù)質(zhì)量可以得到明顯提升。

2 高校檔案數(shù)字化外包服務(wù)風險類型

2.1 實體檔案管理安全風險

高校檔案加工對場地有著較高要求，加工環(huán)節(jié)眾多。在交接檔案時若出現(xiàn)手續(xù)不齊全，或者交接數(shù)量不清晰后，往往會誘發(fā)檔案排序不當、實體檔案丟失等眾多問題，加大實體檔案安全管理難度。為此，需關(guān)注檔案安全管理，有序安排檔案拆卷、閱覽等具體操作，并及時做好拆后的檔案編頁工作。在完成檔案信息掃描后，需及時進行裝訂工作。此間極易出現(xiàn)順序錯亂，重新打孔裝訂等眾多問題。因數(shù)字化會涉及諸多環(huán)節(jié)，為提高工作效率以及保證工作質(zhì)量，需要在結(jié)束上一個工作環(huán)節(jié)后及時進入下一個環(huán)節(jié)。此間，極易出現(xiàn)檔案無序堆放等問題，再次加大了安全隱患。此外，在外包檔案數(shù)字化工作時，會與外包公司間簽訂合同，并將檔案掃描數(shù)量作為支付服務(wù)費用的重要依據(jù)。而外包服務(wù)公司為減少成本，增加效益，過于追求檔案掃描數(shù)量，忽視了檔案質(zhì)量。加之，年代久遠的檔案或紙張存在資料缺失或者損壞等不同問題，或者監(jiān)管工作、溝通效率機制不健全等，再次加大了檔案數(shù)字化管理中的安全隱患。

2.2 檔案數(shù)據(jù)信息維護風險

數(shù)字化服務(wù)工作具有較強的專業(yè)性。高校現(xiàn)行的檔案管理部門缺乏專業(yè)化的設(shè)備或者高素養(yǎng)專業(yè)人才，不利于精準判斷檔案數(shù)字化質(zhì)量。即便高校進行了質(zhì)量檢驗，但多采用抽檢方式，不利于全面了解數(shù)字化檔案的質(zhì)量。高校與外包服務(wù)公司之間的溝通機制不暢通，無法及時交換意見，降低了數(shù)字化外包質(zhì)量。高校在與外包公司建立合作關(guān)系，會簽訂數(shù)字化服務(wù)、外包合同、保密協(xié)議等，強化對外包公司的監(jiān)督與管理，嚴格要求外包服務(wù)公司有效遵循各項制度規(guī)范與條款內(nèi)容，保質(zhì)保量地完成檔案數(shù)字化工作。在實際操作中，外包公司為追求最大經(jīng)濟效益，未充分關(guān)注數(shù)字化加工質(zhì)量，導致高校檔案管理部門接收到的加工質(zhì)量得不到強有力保障。從高校檔案管理實踐來看，部分檔案管理人員將工作重點放在后期管理上?；ㄙM充分的時間與精力去了解檔案數(shù)字化外包服務(wù)方面的業(yè)務(wù)，導致其無法獨立高效地完成檔案維護工作。即便其接受了相應(yīng)培訓，但仍難以短時內(nèi)掌握豐富的后期檔案數(shù)字化加工維護技術(shù)，進一步降低了數(shù)字化加工成果維管成效。

2.3 服務(wù)外包人員不當操作風險

為提高檔案安全性，國家對檔案管理進行統(tǒng)一化規(guī)定，需相關(guān)行政管理部門依據(jù)相應(yīng)規(guī)范，認真對待涉密檔案篩選、鑒定與銷毀等方面的工作，并做好檔案監(jiān)督與管理，防止信息泄露。但從實際操作規(guī)范來看，部分高校檔案管理人員并未將工作重點放在實體檔案、加工現(xiàn)場與人員，在檔案數(shù)據(jù)信息安全方面，或者因缺乏責任意識導致檔案信息缺乏全面性，甚至未及時進行涉密文件校對、去污工作。

2.4 數(shù)字化加工技術(shù)及設(shè)備風險

高校館藏檔案數(shù)字化加工工作多會以外包形式發(fā)放給外包服務(wù)公司，會涉及招標環(huán)節(jié)，部分高校過于注重外包公司加工速度、加工設(shè)備先進性、設(shè)備數(shù)量，而未全面了解外包人員專業(yè)素養(yǎng)，導致數(shù)字化加工成效受到影響。與此同時，在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，因檔案信息安全保密工作跟不上，降低了信息安全度?；蛘?，部分高校檔案管理部門無法及時、高效獲取服務(wù)單位技術(shù)與服務(wù)支持，以及內(nèi)部缺乏技術(shù)人員等，拖慢了網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作進度。

2.5 檔案數(shù)據(jù)信息管理安全風險

高校檔案數(shù)字化服務(wù)外包過程涉及環(huán)節(jié)、設(shè)備及人員較多等因素，極有可能造成泄密的風險。在實際工作中檔案數(shù)字化的加工范圍很難界定，會將某些涉密的檔案信息交接給外包公司進行處理，即便高校與外包公司之間簽訂安全保密協(xié)議，但在數(shù)字化加工過程中還是存在泄密的風險。數(shù)字化加工環(huán)節(jié)多也增加泄密的風險，在加工過程中，往往會涉及檔案整理、圖像處理、檔案裝訂以及數(shù)字化成果備份等多個環(huán)節(jié)，一旦某個環(huán)節(jié)疏忽，都會造成信息泄密的風險。隨著科技的不斷進步，加劇檔案信息泄密的風險，外包公司在檔案數(shù)字化加工完成后如不及時進行數(shù)據(jù)刪除，檔案數(shù)據(jù)可以被拷貝、更改、遷移到別的地方而不留痕跡。因此，保證檔案信息的安全至關(guān)重要。

3 高校檔案數(shù)字化外包服務(wù)風險防范策略

3.1 明確高校檔案數(shù)字化外包服務(wù)范圍

根據(jù)高校檔案管理實際現(xiàn)狀可以看出，高校需要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的加工，檔案管理效率可以得到明顯提升。在此情況下高校就需選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)。但是外包服務(wù)在應(yīng)用中容易為高校檔案管理帶來風險隱患，因此應(yīng)加強對外包服務(wù)風險隱患的防控，這就需要高校對檔案數(shù)字化外包服務(wù)的范圍進行明確，避免出現(xiàn)檔案信息安全風險。在檔案數(shù)字化加工前，應(yīng)將檔案分為涉密檔案以及非涉密檔案兩種，針對涉密檔案在加工過程中需要做好保密工作，高校應(yīng)與第三方外包機構(gòu)簽訂檔案數(shù)字化加工的合同，同時雙方還應(yīng)簽訂保密協(xié)議，在此情況下對第三方外包機構(gòu)自身所應(yīng)履行的責任以及義務(wù)進行明確。在對涉密檔案開展數(shù)字化加工時，應(yīng)對單機存儲模式進行應(yīng)用，同時還應(yīng)對查詢權(quán)限范圍進行制定，涉密檔案信息內(nèi)容不可在網(wǎng)絡(luò)中進行傳播[3]。在對不涉密檔案開展數(shù)字化加工時，也需要同涉密檔案外包時一樣簽訂數(shù)字化加工合同以及安全保密協(xié)議，之后再對高校檔案信息開展階段性的加工。在數(shù)字化加工過程中，應(yīng)根據(jù)高校檔案管理實際情況先對重要且查閱頻繁的檔案開展數(shù)字化加工，按照檔案的重要性以及查閱的頻率對檔案信息進行加工。通過保密協(xié)議以及數(shù)字化加工合同的簽訂，能夠有效避免第三方外包機構(gòu)泄露高校檔案信息，降低檔案信息安全風險隱患的發(fā)生。在高校檔案數(shù)字化加工結(jié)束后，高校就可實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，同時還可推動高校檔案信息化建設(shè)的有效開展。

3.2 加強對第三方外包服務(wù)機構(gòu)的監(jiān)督管理

在數(shù)字化時代背景下，各行各業(yè)檔案管理也都已經(jīng)開始實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，使得檔案數(shù)字化加工行業(yè)實現(xiàn)了快速發(fā)展。在當前市場中出現(xiàn)了越來越多的第三方外包服務(wù)機構(gòu)對企業(yè)以及高校等地方提供檔案數(shù)字化外包服務(wù)。但是大多數(shù)機構(gòu)的起步時間較晚，技術(shù)水平也不一定成熟，管理體系也不完善。還有部分機構(gòu)缺乏相關(guān)資質(zhì)證書，將會導致高校檔案面臨風險隱患。首先，需要對機構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)進行核對，選擇相關(guān)資質(zhì)齊全的外包機構(gòu)，同時機構(gòu)的營業(yè)范圍需要包含有檔案管理、數(shù)字化加工以及數(shù)據(jù)處理等服務(wù)內(nèi)容。還應(yīng)對外包機構(gòu)所需具備的證書進行核對，在確保第三方外包機構(gòu)資質(zhì)滿足要求后才可開展后續(xù)合作。其次，高校還應(yīng)對第三方外包機構(gòu)中工作人員的技術(shù)水平以及機構(gòu)信譽等內(nèi)容考察，確保機構(gòu)的綜合實力較強[4]。高校在與第三方外包機構(gòu)達成合作時，還應(yīng)根據(jù)相關(guān)工作規(guī)范要求對安全保密協(xié)議進行簽訂，使其雙方可以對自身職責與義務(wù)進行明確。高校檔案數(shù)字化工作開展中，外包機構(gòu)中的工作人員應(yīng)主動配合相關(guān)工作的開展，在此過程中高校檔案管理人員還應(yīng)外包機構(gòu)工作人員進行監(jiān)督管理，確保檔案數(shù)字化加工中信息的安全性，降低風險隱患的發(fā)生。最后，高校還應(yīng)與第三方外包機構(gòu)建立良好的溝通機制，溝通平臺的構(gòu)建能夠提高高校與外包機構(gòu)之間的溝通效率，高校可以將檔案數(shù)字化加工的范圍快速?告知外包機構(gòu)，雙方還可對檔案數(shù)字化安全管理的制度以及措施有全面的了解，避免雙方在檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)信息泄露等問題的出現(xiàn)，提高高校檔案信息的安全性。

3.3 考察與評估第三方外包服務(wù)機構(gòu)

高校在選擇數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)時，需要對相關(guān)機構(gòu)嚴格進行考察和評估工作，選擇有資質(zhì)、信譽良好的服務(wù)機構(gòu)。通過查閱其業(yè)績和客戶評價等方式對外包服務(wù)機構(gòu)進行評估。還應(yīng)該與服務(wù)機構(gòu)簽訂嚴格的保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息不會被泄露。在數(shù)字化外包過程中，也應(yīng)加強對檔案信息的監(jiān)管和管理。通過建立專門的檔案數(shù)字化管理團隊，負責監(jiān)督外包服務(wù)的實施情況，確保數(shù)字化過程的合規(guī)性和安全性。亦可加強對檔案數(shù)據(jù)的備份和存儲，確保即使出現(xiàn)意外情況，檔案信息也能夠得到及時恢復。

3.4 加大數(shù)字化成果安全管理力度

為保障數(shù)字化檔案安全，高校都會從數(shù)字化服務(wù)承包商處獲得自動化設(shè)備支持。然而專業(yè)設(shè)備價格不菲，單純的為完成數(shù)字化掃描而去采購現(xiàn)代化設(shè)備，會大幅度增加辦公成本，不符合高校檔案數(shù)字化工作需求。從現(xiàn)實層面來看，檔案數(shù)字化外包服務(wù)包含了外包公司提供的軟硬件設(shè)備。學校檔案管理部門需要做好定期維管工作，及時檢查設(shè)備性能，確保設(shè)備安全穩(wěn)定運行。高校檔案管理部門需要及時采用加密局域網(wǎng)禁用無線設(shè)備等多樣化的安全管理手段，防止數(shù)字化成果被非法運用。在完成數(shù)字化加工后，在保證數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，需要及時搬離設(shè)備。此外，高校需動態(tài)關(guān)注數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)工作安全性與規(guī)范性，確保外包服務(wù)公司從根源處優(yōu)化檔案數(shù)字化成果。

結(jié)語

綜上所述，高校檔案數(shù)量不斷提升使得檔案管理工作量越來越大，所耗費的人力、物力越來越多。為了提高檔案管理效率，可以對檔案數(shù)字化管理進行應(yīng)用，但是需要先實現(xiàn)檔案數(shù)字化加工。高?？膳c第三方外包機構(gòu)進行合作實現(xiàn)檔案數(shù)字化，但是在此過程中也存在一定的風險隱患，高校應(yīng)加強對風險隱患的防控，確保高校檔案信息的安全性。

參考文獻

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（作者單位：吉林藝術(shù)學院）