新時代事業(yè)單位人事檔案存在的問題與優(yōu)化路徑

摘? 要：人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要方面，對組織和個人都具有重要作用。新時代，人事檔案管理存在著收集歸檔不及時、專項審核質(zhì)量不高、信息化水平參差不齊、保管利用流程不嚴(yán)密的問題，要從加強收集前端控制、常態(tài)化開展專項審核、加強資源開發(fā)、提升信息化水平、加強檔案安全建設(shè)等方面持續(xù)用力，推動干部人事工作邁上新臺階。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；優(yōu)化路徑

2018年，中辦印發(fā)《干部人事檔案管理條例》（以下簡稱《條例》）指出：干部人事檔案是維護(hù)干部合法權(quán)益的重要依據(jù)，是黨的重要執(zhí)政資源。這一論斷鮮明地指出了干部人事檔案的重要作用。2014年，開展的干部人事檔案專項審核工作中，事業(yè)單位人事檔案管理存在一系列普遍問題，要針對管理存在的漏洞，優(yōu)化管理路徑，為組織選人用人奠定堅實基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的特點和意義

事業(yè)單位人事檔案是個人政治思想、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作成績和榮譽的真實記錄，是考察選用干部的第一手資料。人事檔案管理是指對人事檔案進(jìn)行整理、收集、保管、利用、審核的專業(yè)性工作。這項工作既有檔案管理的普遍規(guī)律，也有人事檔案的特色，需要深刻把握其特點和意義。

1.1 事業(yè)單位人事檔案的特點

一是專業(yè)性。事業(yè)單位大多屬于教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織，其職能決定了大部分人員屬于專門性人才，因此其檔案大多具有專業(yè)屬性。比如，檔案中多數(shù)包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、科研成果或重大影響的論文成果。二是動態(tài)性。人事檔案形成后，檔案內(nèi)容會隨著當(dāng)事人的發(fā)展不斷補充新材料，尤其是事業(yè)單位人員職稱的變化、榮譽和成果，需要及時上傳更新。三是保密性。人事檔案屬于國家機密，《條例》規(guī)定了人事檔案查閱的條件和程序，不能隨意向社會提供服務(wù)，需要進(jìn)行妥善保管，防止文檔失泄密，杜絕隨意篡改人事檔案內(nèi)容，保證檔案內(nèi)容的真實性。

1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理的意義

一是必要性。對于個人來說，人事檔案涉及職務(wù)晉升、職稱評定、福利待遇，是國家、社會和單位進(jìn)行人事管理的最重要憑證。對于單位來說，人事檔案是職工個人情況的歷史記錄，標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化的檔案管理對人事工作具有至關(guān)重要的作用。2020年，為貫徹好《條例》，全國開展大規(guī)模的人事檔案專項審核全覆蓋工作，對干部人事檔案不齊全、不規(guī)范的，根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同，采取補充收集、完善手續(xù)等方式進(jìn)行補充和規(guī)范；對檔案重要材料缺失、記載信息相互矛盾的進(jìn)行重點查核。每卷檔案必須經(jīng)過初審和復(fù)審，保證人事檔案作用的正確發(fā)揮。因此，研究如何做好人事檔案管理工作至關(guān)重要。二是重要性。人事檔案是事業(yè)單位進(jìn)行人員考核、職位評定、干部任用的主要依據(jù)，是人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化管理的參考值。人事檔案資源也是重要的社會資源，合理地使用人事檔案，能夠為人才強國戰(zhàn)略、加快建設(shè)世界重要人才中心和創(chuàng)新高地提供數(shù)據(jù)支撐。

2 新時代事業(yè)單位人事檔案存在的問題

2.1 收集歸檔及時有效性不夠

及時有效是《歸檔文件整理規(guī)則》的基本要求，指的是文件需要按照統(tǒng)一的時間規(guī)定，將納入歸檔范圍的文件材料完整收集、規(guī)范整理和及時歸檔。人事檔案材料歸檔不及時的問題較為突出，主要表現(xiàn)在：一是學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等重要材料歸檔不夠及時。任命文件、榮譽表彰等材料收集不全現(xiàn)象普遍，造成了干部履歷不完整，佐證材料不足，追補材料較為困難。二是材料歸檔不完整。事業(yè)單位人員科研成果較為豐富、榮譽表彰多，《條例》對歸檔有專門要求：科研成果的論文目錄、表彰和嘉獎、記功、授予榮譽稱號等都需要納入歸檔范圍。但是歸檔不齊全的問題時有發(fā)生，比如，有的科研成果缺乏鑒定結(jié)論、表彰文件；有的榮譽未歸檔正式文件，為后期干部榮譽認(rèn)定帶來困難。

2.2 專項審核質(zhì)量不高

根據(jù)干部人事檔案審核工作進(jìn)程和要求，事業(yè)單位人事檔案管理中存在著補充材料不及時不重視、管理人員素質(zhì)不高，影響了整體管理效果。有的單位對專項審核流于形式，是否存在造假情況、成長經(jīng)歷中是否存在違規(guī)情形審核把關(guān)不嚴(yán)格，造成人事檔案“三齡二歷一身份”信息準(zhǔn)確性不高，在干部調(diào)動、晉升、提拔使用等環(huán)節(jié)需要重復(fù)認(rèn)定、補充。佐證材料補充不完整，對干部年齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作時間的認(rèn)定，有的缺乏足夠支撐，檔案材料關(guān)聯(lián)性不夠、難以辨別真?zhèn)?，出現(xiàn)這種問題的根本原因在于人事檔案管理和審核的規(guī)范性不夠。

2.3 信息化水平參差不齊

信息化是提升檔案真實性準(zhǔn)確性，實現(xiàn)干部檔案信息互聯(lián)互通的主渠道。中共中央組織部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》中指出：“要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管理工作水平”。事業(yè)單位人事檔案信息化水平地區(qū)、行業(yè)、部門之間差距較大。主要表現(xiàn)在：一是系統(tǒng)重復(fù)搭建現(xiàn)象突出。有的單位單獨建立人事檔案管理系統(tǒng)，與組織或上級部門系統(tǒng)不兼容，信息互聯(lián)互通難以有效共享；有的單位系統(tǒng)質(zhì)量不高，安全措施不到位，人事信息泄露風(fēng)險較高。二是信息化管理能力不足。管理人員接受信息化培訓(xùn)不足，以信息化手段管理利用檔案能力較弱，有的僅僅滿足于查詢和利用，對人事信息的統(tǒng)計、分析技能不足，限制了信息化效能發(fā)揮。

2.4 保管利用流程不嚴(yán)密

人事檔案存在的檔案材料缺失等問題，根源在于檔案利用流程不規(guī)范。有的檔案人員將檔案材料“張冠李戴”，材料歸檔時責(zé)任心不強，未認(rèn)真審核就放入檔案袋，造成檔案材料內(nèi)容混亂。檔案的收集鑒別、查借閱、轉(zhuǎn)遞、保管保密等制度落實不嚴(yán)格，審批登記手續(xù)執(zhí)行力度不強。同時，受限于資金投入，實體檔案保管條件不達(dá)標(biāo)，消防、防盜、濕度調(diào)節(jié)機等技防設(shè)施缺失，庫房溫濕度、光照強度等動態(tài)測控缺乏常態(tài)化。

3 新時代事業(yè)單位人事檔案存在的優(yōu)化路徑

長期以來，人事檔案管理受思維、制度等因素的制約難以適應(yīng)新時代要求，要重塑檔案管理流程，優(yōu)化組織體系，打造高質(zhì)量工作模式。

3.1 加強收集前端控制

檔案收集不全、資料缺失、認(rèn)定困難等問題都是由于收集環(huán)節(jié)不到位造成的。首先，要強化管理人員的歸檔意識，把《條例》內(nèi)容和精神吃準(zhǔn)吃透，熟悉《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上校準(zhǔn)收集方向。同時，要加強管理對象的檔案知識普及。人事檔案需要具有連貫性和一致性，干部的年齡、經(jīng)歷等都需要與檔案、學(xué)籍、戶籍等符合，當(dāng)事人在填寫時要保持前后的一致性，避免出現(xiàn)相關(guān)問題。其次，要加強指導(dǎo)服務(wù)。填寫錯誤、涂改等問題影響個人“三齡兩歷一身份”等信息認(rèn)定，檔案管理部門有責(zé)任對個人在填寫中進(jìn)行指導(dǎo)，規(guī)范個人填寫內(nèi)容。要對歸檔內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，規(guī)避問題檔案產(chǎn)生。再次，要優(yōu)化歸集方式，細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、整理、保密等日常管理工作。對年度考核、工資變動等一些普遍材料，采取堅持檔案管理經(jīng)常、定期、集中收集，通過多種形式收集完善檔案材料，防止缺漏；對等級評定、晉升、干部任免等一些階段性材料，采取與有關(guān)工作同步進(jìn)行的方法，統(tǒng)一收集，確保成套材料頭尾完整，不缺頁。

3.2 常態(tài)化開展專項審核

專項審核是推動人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的引擎。要在日常工作中前置檔案審核環(huán)節(jié)，落實落細(xì)任前檔案審核把關(guān)制度，將專審結(jié)果作為基本遵循，出現(xiàn)干部人事檔案涂改、缺少重要原始依據(jù)材料等情況，及時核準(zhǔn)存疑信息。要建立檔案信息動態(tài)更新機制，及時對干部獎勵懲處、家庭成員和主要社會關(guān)系等信息進(jìn)行維護(hù)和更新。堅持檔案審核與信息反饋和收集材料同步進(jìn)行，針對材料不全的干部檔案逐一進(jìn)行登記銷號，對缺失的材料由單位和個人共同搜集歸檔，確保做到材料收集完整性、信息登記準(zhǔn)確性，嚴(yán)格審核補充入檔材料的完整性、真實性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，對于材料不完整、手續(xù)不完備、無法鑒別的不予入檔，保障管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

3.3 加強資源開發(fā)

人事檔案蘊含著干部的成長過程、家庭情況和思想狀態(tài)，深入研究開發(fā)檔案資源能夠全面了解其綜合素質(zhì)，選優(yōu)配強干部隊伍。一是做好編研利用。事業(yè)單位勞動模范、專家技術(shù)人才多，宣傳他們的優(yōu)秀事跡有助于弘揚社會主義核心價值觀，提升單位影響力。比如，通過檔案中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、論文成果、榮譽獎勵等，展示優(yōu)秀人物事跡，以檔案真實性講述科研精神、愛國精神在后輩身上的賡續(xù)傳承，發(fā)揮檔案育人作用。二是做好規(guī)律提煉。培育人才隊伍最緊要的是把握和尊重人才培養(yǎng)規(guī)律，這些規(guī)律蘊含在檔案之中，是最有價值的研究素材。要深入研究檔案中的人才成長道路和結(jié)構(gòu)，總結(jié)提煉人才發(fā)展和培養(yǎng)路徑，為科學(xué)制定中長期人才培養(yǎng)規(guī)劃和健全培養(yǎng)制度體系提供智力支持。三是強化結(jié)果運用。從檔案中分析人才實際情況，充分了解其愛好、特長、意愿等，充分釋放人才創(chuàng)新活力，為人才施展才華暢通渠道、搭建平臺，真正讓人才創(chuàng)新創(chuàng)造活力得到充分迸發(fā)，把人才放在合適的崗位上，讓優(yōu)秀人才充分發(fā)揮潛能和作用，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用效應(yīng)最大化。

3.4 提升信息化水平

一是打牢信息化基礎(chǔ)。要建立統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、查詢平臺，為實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理奠定軟件基礎(chǔ)。管理系統(tǒng)應(yīng)具備具體完善的數(shù)據(jù)處理能力，具備錄入、接收、整理、歸檔，查閱、檢索和利用等功能，實現(xiàn)對人員基本信息、工作經(jīng)歷、獎懲記錄等綜合管理。根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的基本程序和操作規(guī)范，進(jìn)行檔案信息采集和數(shù)字化加工，嚴(yán)把檔案信息質(zhì)量關(guān)，保證數(shù)字檔案真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范；紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案要分離管理雙軌運行、相互印證，加強干部人事檔案安全性。二是強化共享能力建設(shè)。探索建立信息互聯(lián)互通工作機制，依托云平臺、區(qū)塊鏈等新技術(shù)，拓寬信息交換渠道，對上網(wǎng)的人事檔案材料，采取密鑰、身份驗證等方式，制定權(quán)限審批規(guī)則，嚴(yán)格檔案查詢流程，持續(xù)推動干部人事檔案管理效率提升。三是提高信息化應(yīng)用水平。把提升檔案信息化知識水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)作為目標(biāo)，著力加強信息化培訓(xùn)，提高大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、區(qū)塊鏈等新技術(shù)水平應(yīng)用能力。加強實操培訓(xùn)，定期開展數(shù)據(jù)分析、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等講座，打造復(fù)合型人才隊伍。

3.5 加強檔案安全建設(shè)

實體和信息安全是人事檔案管理的重中之重，要在硬軟件上持續(xù)用力，筑牢安全防線。一是優(yōu)化實體檔案保管環(huán)境。要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化檔案室建設(shè)要求，設(shè)置庫房、查檔室、辦公室，配備電腦、高速掃描儀、打印機等設(shè)備，同步安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，為干部人事檔案保管保護(hù)提供安全可靠的基礎(chǔ)設(shè)施保障。條件不足、人員較少的單位，可探索聯(lián)合保管方式， 實現(xiàn)科學(xué)保管效能的最大化。比如，內(nèi)江市針對事業(yè)單位檔案管理分散，管檔質(zhì)量參差不齊、設(shè)備設(shè)施落后的問題，規(guī)劃人事檔案管理中心進(jìn)行集中保管。二是強化信息安全。構(gòu)建安全有效地檔案信息防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，適時更新病毒庫，廣泛采用數(shù)字證書、防護(hù)墻、加密技術(shù)，提高安全防護(hù)能力。要加強涉密電子設(shè)備的規(guī)范使用及管理，并定期開展保密和安全設(shè)備檢查。加強安全制度建設(shè)和培訓(xùn)教育，堅持“安全第一、預(yù)防為主”的方針，明確權(quán)責(zé)體系，提升管理人員安全防范意識，持之以恒抓好檔案安全和保密工作。三是做好轉(zhuǎn)遞安全管理。嚴(yán)格執(zhí)行安全保密規(guī)定，形成出入庫有標(biāo)準(zhǔn)、轉(zhuǎn)遞有程序、接收有手續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，轉(zhuǎn)遞的干部人事檔案必須通過機要交通或者人事檔案管理部門專職人員專人送達(dá)，不得以快遞、郵寄等形式進(jìn)行公開郵寄和本人自帶，進(jìn)一步筑牢干部人事檔案轉(zhuǎn)遞安全防線。

3.6 完善機制要素

一是選優(yōu)配強管理隊伍。人事檔案工作單調(diào)、枯燥、乏味，是一項默默無聞的幕后工作，著重從細(xì)心、耐心和恒心方面，將政治素質(zhì)高、保密觀念強的干部選出來，通過強化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)各項業(yè)務(wù)和政策，使檔案管理人員成為干部工作的“活字典”和“百事通”。二是優(yōu)化管理體制。逐步探索分類管理，對領(lǐng)導(dǎo)干部、專技人員、管理人員建立不同數(shù)據(jù)庫，提高針對性和精準(zhǔn)度。加大溝通力度，建立與組織、人社部門的常態(tài)化聯(lián)系。三是強化資金支持。加大資金籌措力度，拿出專項資金支持庫房、信息化建設(shè)，破解設(shè)施滯后的難題。

結(jié)語

傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理模式已不適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展要求，各單位要從政治高度和長遠(yuǎn)角度認(rèn)識到做好人事檔案的重要性，將人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為目標(biāo)，充分釋放資金、制度、信息化的動能，構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案治理體系，全面提升檔案管理質(zhì)量，推動人事檔案管理轉(zhuǎn)型升級、高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：蘇丹（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省日照市結(jié)核病防治所工作人員，主要從事人事檔案的管理工作。