新時期醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化思路探析

摘 要：近年來，我國醫(yī)療事業(yè)取得突飛猛進的發(fā)展，醫(yī)院對社會民生的服務只能也隨著新時期的到來得到進一步優(yōu)化，綜合檔案管理工作也是如此，需要各大醫(yī)院結合時代發(fā)展需求與自身工作情況，及時創(chuàng)新檔案管理模式，著力加強檔案信息化管理、智能化應用建設，從而助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。本文圍繞新時期醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化思路，根據醫(yī)院綜合檔案管理的特征及重要性、面臨的問題與挑戰(zhàn)、未來優(yōu)化策略進行全面分析，進而為醫(yī)院領導者、檔案管理員提供決策參考。

關鍵詞：新時期；綜合檔案；管理優(yōu)化

項目基金：2023年貴港市科學技術局科研項目“PDCA持續(xù)改進在醫(yī)院辦公室檔案精細化管理中的應用”（立項備案號：貴科攻2300002）

在醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)療服務能力得到進一步提升，醫(yī)院在社會中也逐漸受到重視。綜合檔案作為醫(yī)院重要的資料文獻，記錄著醫(yī)院過去的發(fā)展歷程，承載著較大的歷史價值。同時隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的快速轉型發(fā)展，對于其實現高效管理、廣泛利用也提出了更高的要求。這就需要醫(yī)院負責同志充分重視檔案工作，以檔案資源促進醫(yī)院快速發(fā)展，全面完善檔案信息化與科學化建設管理機制，推動綜合檔案管理模式向著規(guī)范化、合理化、智能化方向發(fā)展，切實提高管理效率。

1? 新時期醫(yī)院綜合檔案的特征及高質量管理的重要性

醫(yī)院綜合檔案包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案等，涉及醫(yī)院黨群類、行政類、業(yè)務類等各項工作，其實現高效管理對于醫(yī)院整體全面發(fā)展起著較大推動作用，尤其是在新時期信息化發(fā)展背景下，更是綜合檔案管理利用工作轉型升級的快速提升階段，需要醫(yī)療行業(yè)各級負責同志加以重視。

1.1 醫(yī)院綜合檔案管理工作特征

一是管理內容豐富。僅僅醫(yī)院文書檔案便分為行政檔案、人事檔案、業(yè)務檔案、財務檔案、科技檔案多種類別，行政檔案又包含上下級紅頭文件、各項黨政規(guī)章制度，業(yè)務檔案又分為醫(yī)院專科建設、項目管理等，中大型醫(yī)院的人事檔案更是多達兩三千份。總之涉及方方面面，且內容繁瑣、業(yè)務復雜，且需要管理人員及時更新內容、操作標準、規(guī)章制度，使得醫(yī)院綜合檔案管理難度顯著高于普通企事業(yè)部門單位。二是權威性及法律性較強。醫(yī)院綜合檔案含有大量醫(yī)患關系類文件，有些甚至只有獨一份。隨著新時期人們醫(yī)療保健意識、維權意識不斷提升，在參與醫(yī)療活動中難免會產生法律糾紛，這就使得部分檔案成為訴訟爭執(zhí)過程中起到依法判決或者仲裁的最直觀證明，具有還原事件真相、辨別是非曲直的證據作用，具有一定法律效力，也關系到醫(yī)院未來的發(fā)展[1]。三是具有文化宣傳作用。綜合檔案包含較多醫(yī)療文件相關內容，對于醫(yī)院日常思想教育工作、傳承優(yōu)良作風、培養(yǎng)責任意識、塑造文化精神有著重要宣傳作用，從而全面提高醫(yī)院干部職工的文化素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。

1.2 醫(yī)院綜合檔案工作高質量管理的重要性

一是加快數據傳輸，提高管理效率。在新時期醫(yī)院綜合檔案管理工作與計算機網絡、數據庫、大數據等技術相融合，使得不同載體、不同類型、不同位置的檔案資源集中化管理，并通過網絡化加以鏈接。檔案的收集整理、分類歸檔、存放應用、共建共享等工作均可線上開展，進而實現了檔案信息資源的無紙化傳遞和數字化呈現，進一步提升了數據傳輸的穩(wěn)定性和可靠性。同時也將檔案人員從傳統(tǒng)繁重的工作模式中解脫出來，增強其主觀能動性與工作積極性，形成良性循環(huán)。二是保證檔案安全、降低工作成本。隨著新時期醫(yī)院綜合檔案存量成倍數增多，如何減少人力物力財力支出已成為各大醫(yī)院急需解決的問題。數字化、信息化技術的逐漸普及，不僅防止紙質檔案因風化、蟲蛀、潮濕等外部因素與泄露、丟失、撕毀等人為因素對檔案原始文件造成不可逆?zhèn)?，更是減少了庫房保管、人工查詢、手動檢索等管理工作的成本，節(jié)省物力存儲空間，使得對內對外利用更加便捷快速，打破醫(yī)院傳統(tǒng)綜合檔案管理的諸多局限，讓醫(yī)院管理由過去的封閉式轉向開放式主動服務，也讓檔案管理人員由“保管員”轉變?yōu)椤胺諉T”。

2? 新時期醫(yī)院綜合檔案管理面臨問題與挑戰(zhàn)

2.1 管理理念有待完善

管理理念與思維模式水平的高低直接影響醫(yī)院綜合檔案的管理質量。目前在醫(yī)療行業(yè)內，大多管理人員往往不是專業(yè)的科班出身，且由于長期處于傳統(tǒng)管理模式下，年齡較大、專業(yè)水平低、創(chuàng)新能力弱，較少參與后期理論學習與技能培訓。認為只要把文件資料保管好，能夠應對日常的檢查和翻閱即可，忽視了對檔案管理利用工作的優(yōu)化完善，干部隊伍綜合素質無法取得持續(xù)性的進步。同時相對于檔案工作，領導者更加注重如何提升優(yōu)質醫(yī)療服務、如何增加科研成果、如何提高經濟效益，“重發(fā)展、輕管理”的思想較為嚴重。在頂層制度建設、人力資源分配、財政資金支持等方面給予的支持較少，導致檔案管理工作缺乏規(guī)范化和連續(xù)性，無法彰顯綜合檔案資源的潛在價值，使得醫(yī)院穩(wěn)定長遠建設備受阻礙[2]。

2.2 管理機制不夠健全

在綜合檔案實際管理過程中，雖然部分醫(yī)院意識到創(chuàng)新工作模式的重要性，但是在制度體系建設方面仍沒有與時俱進，造成相關工作開展較為緩慢。一是組織架構不完整。部分醫(yī)院尚未設置檔案管理機構，或者尚未設置專人專班負責檔案工作。大多是由剛入職新同志負責檔案的收集、整理，職責不清晰，任務不明確，往往“干到哪里算那里”“無頭蒼蠅亂撞”，嚴重影響綜合檔案管理的完整性、準確性。二是管理制度不完整。在信息化快速發(fā)展的時代，部分醫(yī)院綜合檔案工作雖然得到一定發(fā)展，但是在制度建設方面卻存在漏洞，責任分工不完善、管理流程不科學，容易出現收集不齊全、分類不規(guī)范、利用不安全等問題。同時考核制度的缺失也容易使管理人員工作懶散、工作浮于表面、安全保密意識不足，推諉扯皮現象嚴重，極大地限制了檔案信息化管理工作的進程，導致在檔案管理中容易出現問題，從而給醫(yī)院帶來較大經濟損失。

2.3 信息化水平亟需提升

一是數字化建設不足。部分醫(yī)院綜合檔案原始紙質文件散落在庫房內，沒有尋找專業(yè)數字化加工外包公司將其進行全面梳理分類與精細化掃描，數字化率較低，仍然采用電子文件和紙質文件的“雙套制”管理方式，使得即使開展信息化系統(tǒng)平臺建設，也是無源之水，無米之炊，難以發(fā)揮新興技術優(yōu)勢，一定程度上導致資源浪費。二是硬件設備陳舊。由于醫(yī)院領導者不夠重視檔案工作，使得在新時期難以為其提供充足資金采購配套設備及軟件升級，部分醫(yī)院甚至通過人工方式通過電腦終端手動錄入信息，耗費管理人員時間的同時也制約了信息化發(fā)展[3]。三是共建共享力度薄弱。有些醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)雖已建立，但是難以與辦公自動化工作環(huán)境相融合，系統(tǒng)底層構架、功能設計等方面沒有匹配醫(yī)院其他業(yè)務系統(tǒng)，存在不協調、不銜接、不兼容的問題，造成檔案資源“信息孤島”嚴重。

2.4 安全意識較為薄弱

一是檔案人員安全意識不高。管理人員尚未進行檔案安全培訓便直接上崗，導致在檔案管理期間出現文件帶離崗位、隨意堆放的行為，在一定程度上加大了檔案信息泄露的風險。二是安全管理手段不專業(yè)。在檔案管理系統(tǒng)平臺建設初期，尚未配置安全設備，且沒有開發(fā)應用安全防護手段，共建共享、對外利用服務過程中，使社會不法分子極易通過計算機網絡盜竊更改數據信息，對電子文件造成損害。三是備份工作開展不及時。醫(yī)院具有海量的綜合檔案數據，如若不進行定期備份，會因為存儲介質損壞、自然災害因素、人為非法行為導致數據庫崩潰，影響日常辦公的同時，也增大了工作量。

3? 新時期醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化策略

面臨新時期醫(yī)院綜合檔案管理出現的各種問題，需要引起領導者及管理人員高度重視。在思想建設、制度建設、信息化建設、安全建設方面持續(xù)發(fā)力，久久為功，尋找切實可行的辦法去解決問題，進而在新時代彰顯檔案資源社會價值。

3.1 全面樹立檔案意識，創(chuàng)新高效管理理念

思想建設主要針對的是醫(yī)院的領導層、管理層及工作人員。一是要面向醫(yī)院全體干部定期召開專題檔案工作宣傳會議。圍繞黨和國家關于檔案工作的政策制度、指示精神進行全面講解，并根據新時代發(fā)展狀況對檔案工作的需求，提高全體人員檔案意識與信息化管理思維。同時也可在微信公眾平臺、網站、客戶端APP對檔案工作的意義及內涵進行全方位宣傳，推動檔案管理工作能夠深入人心。二是要定期面向檔案管理人員及內設各部門業(yè)務骨干開展繼續(xù)教育活動?？裳埜咝＝淌?、當地檔案主管部門專家舉辦檔案理論大講堂，引導他們了解檔案政策、學習管理辦法、加強信息化管理能力。醫(yī)院領導層也可帶領相關人員外出開展調研，及時了解先進地區(qū)前沿新思路、新方法、新手段，不斷完善干部隊伍知識漏洞，進一步創(chuàng)新檔案管理模式，推動新時期信息化環(huán)境下的本單位檔案管理模式構建，更好地提升醫(yī)院干部隊伍核心軟實力。

3.2 強化檔案管理體系，彌補管理制度漏洞

一套完善的管理體系可保障醫(yī)院綜合檔案管理工作有序進行，為此醫(yī)院負責同志要根據自身工作、人員架構特點進行梳理總結，不斷促進管理方式、管理制度規(guī)范化和系統(tǒng)化。一是設置專門的檔案管理科室。將綜合檔案管理利用相關業(yè)務劃分出去，進一步明確職能職責，細化任務措施，避免出現“無人管”和“多人管”的情況，由此可緩解人員工作壓力，從而更好地完成人事、后勤等其他業(yè)務。同時要對用人機制進行改革，將內部各業(yè)務部門設置檔案員，負責本部門各種檔案信息資料的收集、歸檔任務，將原有的分散管理模式轉化為集中管理模式，形成協同合作、高度整合的工作環(huán)境，從而保證檔案歸檔及時，整理規(guī)范。二是醫(yī)院領導者要會同檔案管理科室，根據《中華人民共和國檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等國家層面上的政策文件，與當地檔案主管部門進行深入溝通，并根據自身檔案工作發(fā)展情況以及長遠的發(fā)展計劃制定切實可行的規(guī)章制度，提升綜合檔案的建檔、征集、登記、管理、分類、存放等業(yè)務流程的規(guī)范化水平，確保各項工作任務有章可循[4]。三是制定考核規(guī)范及獎懲激勵制度，進一步加強檔案管理科室及各部門檔案員的日常工作監(jiān)督，一方面提升檔案管理工作質量，另一方面可及時發(fā)現問題、解決問題，最大程度減少損失。同時也是提升檔案管理人員責任意識、使命擔當的重要手段，有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，進而更好地為醫(yī)院、為社會公眾提供優(yōu)質服務。

3.3 加大管理資金投入，優(yōu)化科學管理模式

一是加強數字化建設。檔案業(yè)務部門要定期匯總各業(yè)務科室紙質檔案文件，通過社會招標的方式選擇具有涉密資質、專業(yè)性強、口碑良好的外包公司開展數字化加工工作，切實貫徹落實“增量電子化”的要求，不斷豐富醫(yī)院綜合檔案資源數據庫，進而為后續(xù)開展各項服務利用工作提供數據基礎。二是加強物質和技術保障。在年度預算制定時要依據《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要的具體規(guī)定與要求》，劃撥檔案信息化工作專項資金，用于購買先進檔案管理硬件設施與軟件后期的更新、升級、改造任務，確保其與時代發(fā)展和工作需求相契合。三是要在系統(tǒng)建設初期進行深度調研，選擇綜合能力較強、業(yè)務熟練的科技公司開發(fā)研究系統(tǒng)平臺建設，將其與醫(yī)院內部各業(yè)務系統(tǒng)相串聯，以“互聯網+大數據”為基礎，應用云計算、計算機網絡等技術，實現檔案平臺內外實現數據的傳輸和共享，為后期挖掘信息資源價值、提供人性化檔案查詢利用服務打下良好基礎[5]。

3.4 筑牢信息安全思維，豐富檔案防護手段

一是要開展檔案實體與信息安全培訓會議，貫徹落實國家及當地關于檔案安全的要求，筑牢檔案工作安全防線，在檔案保密、庫房管理、機房維護、數據利用等角度全面提升醫(yī)院檔案管理人員保障檔案安全的能力和水平。二是配套設置安全網關、安全審計、漏洞掃描等硬件安全設備，保證全部服務器、計算機終端安裝360天擎等殺毒軟件。同時在系統(tǒng)開發(fā)過程中要加入密鑰管理、身份認證、電子簽名、身份授權、入侵檢測等技術手段，實時識別潛在的安全威脅或異常情況，并采取適當的措施來降低風險，優(yōu)化網絡辦公環(huán)境，在檔案管理歸檔、共建共享、應用服務中做好安全保障。三是做好備份工作，檔案管理科室要全面利用移動硬盤、存儲器、光盤庫等存儲介質做好備份工作。同時要積極落實當地檔案主管部門開展的檔案數據異地備份任務，有計劃、有組織、有針對性地將本醫(yī)院關鍵檔案數據送至容災備份中心，并及時更新內容，使得檔案原件和數據得到妥善保存。

結語

21世紀是大數據信息化時代，新時期實現綜合檔案數字化轉型、信息化管理已成為大勢所趨，為此在管理過程中引入現代新型科學技術、創(chuàng)新管理方式方法、摒棄傳統(tǒng)管理模式、提高智能化水平十分必要。作為醫(yī)院主管部門領導者，要在發(fā)展過程中著眼于管理策略和管理理念創(chuàng)新的實質要求，構建科學完善、健康合理的管理體系，推動檔案資源實現經濟利益和社會效益的雙贏。

參考文獻

[1]李偉，王允波.淺析醫(yī)院綜合檔案的應用及管理特點[J].業(yè)務，2021，（06）.

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[4]吳妙霞.探析醫(yī)院綜合檔案管理的特點與提升策略[J].才智，2020，（12）.

[5]王冰，韓寶海.關于基層醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2021，（10）.

作者簡介：秦婷婷（1985— ），大學學歷，貴港市人民醫(yī)院，研究方向：醫(yī)院綜合檔案。