智慧校園背景下高校綜合檔案信息化建設(shè)路徑分析

陳航

摘 要：做好高校綜合檔案信息化是高等教育發(fā)展和智慧校園建設(shè)的必然要求，本文從時代背景出發(fā)，認(rèn)為信息建設(shè)存在著質(zhì)量參差不齊、價值挖掘不足、安全風(fēng)險較高、建設(shè)體系落后等問題，要著力在思想認(rèn)識、設(shè)施配套、資源建設(shè)、共享利用、安全建設(shè)等方面加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校檔案；檔案信息化

目前，智慧校園建設(shè)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，將校園內(nèi)部的各項管理、服務(wù)和教育工作更加智能化、高效化和便捷化。檔案作為智慧校園建設(shè)重要數(shù)據(jù)源，其信息化建設(shè)對提升智慧校園建設(shè)具有重要作用?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實施好“強(qiáng)基工程”，以信息化賦能檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。因此，探討新形勢高校綜合檔案信息化建設(shè)顯得至關(guān)重要。

1 信息化建設(shè)是高校綜合檔案管理的時代要求

1.1 信息化是提升高校綜合檔案管理效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在高校行政事務(wù)中，高校綜合檔案具有舉足輕重的作用，是將學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄保存下來[1]，成為決策參考的重要依據(jù)。隨著高校職能的細(xì)化，傳統(tǒng)的檔案管理模式不但需要投入大量的人力和物力，還面臨著檔案實體遭受破壞等情況，信息化有效地解決這個問題。目前，大多數(shù)高校已完成存量數(shù)字化工作任務(wù)，電子檔案利用實現(xiàn)線上操作，不斷豐富的檔案數(shù)據(jù)和優(yōu)化的基礎(chǔ)設(shè)施，為智慧校園建設(shè)打下了良好基礎(chǔ)。有的高校強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)治理效率建設(shè)，建立覆蓋局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、檔案專網(wǎng)的獨立辦公自動化系統(tǒng)，將不相連的網(wǎng)絡(luò)模塊轉(zhuǎn)化為彼此鏈接的數(shù)據(jù)庫，管理人員的“收、管、存、用”等環(huán)節(jié)全部流程化操作，有效地提升了檔案管理效率。

1.2 信息化是高校高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實需要

檔案工作反映學(xué)校各個時期的各項工作和活動，是學(xué)校工作活動的真實記錄，是衡量一個大學(xué)辦學(xué)成績與管理水平的重要尺度，是今后進(jìn)行科學(xué)決策和管理的重要信息資源，具有很高的利用價值。隨著時代的進(jìn)步，高校辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大，產(chǎn)生有保存價值的資料也越來越多，特別是智慧校園建設(shè)后，教學(xué)資源、檔案數(shù)據(jù)海量式增長，開展數(shù)據(jù)歸集、數(shù)據(jù)治理工作，著力打破堵點難點，解決各部門間“數(shù)據(jù)孤島”的難題成為新的課題。教育部等六部門于2021年7月印發(fā)《關(guān)于推進(jìn)教育新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)構(gòu)建高質(zhì)量教育支撐體系的指導(dǎo)意見》（以下簡稱《意見》）提出，建設(shè)智慧校園新型基礎(chǔ)設(shè)施，支持有條件的學(xué)校利用信息技術(shù)升級教學(xué)設(shè)施、科研設(shè)施和公共設(shè)施，促進(jìn)學(xué)校物理空間與網(wǎng)絡(luò)空間一體化建設(shè)。學(xué)校檔案管理模式只有緊跟時代發(fā)展，依托現(xiàn)代化信息數(shù)字技術(shù)建成數(shù)字檔案館，才能進(jìn)一步推動檔案管理現(xiàn)代化。

1.3 信息化是挖掘綜合檔案潛能的必然要求

綜合檔案包含著教學(xué)、科研、生產(chǎn)等重要數(shù)據(jù)，是高校軟實力的重要象征。信息化在提高利用效率的基礎(chǔ)上，建立高效的文件歸檔和存儲體系，從檔案的查詢、利用、開發(fā)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)全過程治理，保證資源的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。透過數(shù)據(jù)化治理，信息技術(shù)將綜合檔案的原生價值要素進(jìn)行優(yōu)化配置，有助于科研人員對檔案資源進(jìn)行深加工，更好地發(fā)揮檔案在推動學(xué)校科研進(jìn)步、教學(xué)改革和服務(wù)師生的作用，彰顯數(shù)據(jù)化賦能檔案的獨特優(yōu)勢。

2 智慧校園背景下高校綜合檔案信息化的短板弱項

2.1 檔案信息化質(zhì)量參差不齊

高校綜合檔案來源廣泛、結(jié)構(gòu)多樣，比如文書、財務(wù)、基建、學(xué)籍等都納入了信息化范疇。高校檔案資源多重，有的是二級單位自行進(jìn)行加工，或者是檔案以數(shù)據(jù)體留存，但是缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，增加檔案數(shù)據(jù)整合和利用的難度，使得檔案資源結(jié)構(gòu)各異?？蒲袡n案是以電子文檔形式，多數(shù)未進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化，有的二級單位直接進(jìn)行歸檔，質(zhì)量難以達(dá)到要求。檔案質(zhì)量的差異直接影響后續(xù)檔案利用和開發(fā)，增加信息化管理的成本效應(yīng)。

2.2 檔案信息價值挖掘不足

檔案價值意識不足，高校各部門保存著大量、珍貴的檔案資源，但是對檔案缺乏價值論認(rèn)識，受傳統(tǒng)保管理念的影響，檔案主動開發(fā)的意識缺乏，大部分資源處于浪費或者沉睡狀態(tài)，未能充分發(fā)揮其價值作用。高校科研檔案中包含著研發(fā)過程、項目驗收、實踐應(yīng)用等好經(jīng)驗好做法，這些對高校提高科研水平和實踐能力具有重要作用，但是這些檔案往往束之高閣，難以發(fā)揮在實踐中的經(jīng)驗作用，從而降低檔案價值效應(yīng)的發(fā)揮。信息技術(shù)在檔案價值挖掘和闡釋中的運(yùn)用不充分，雖然大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)在智慧校園建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，但是檔案價值開發(fā)的手段和方式較為陳舊，還處于建立簡單的信息模塊、舉辦展覽等，知識學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘、個性化服務(wù)等技術(shù)應(yīng)用不足，未能充分助推學(xué)校改革發(fā)展。

2.3 檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險較高

數(shù)據(jù)安全是信息化建設(shè)帶來的負(fù)面效應(yīng)，也是檔案數(shù)據(jù)治理能力發(fā)揮的必要條件。在信息資源轉(zhuǎn)移、復(fù)制、共享過程中引起信息丟失、泄露、篡改和其他不確定的問題，由于缺乏權(quán)屬體系建設(shè)和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，高校檔案信息泄露和更改將造成更大的風(fēng)險隱患。同時，信息技術(shù)的運(yùn)用落后于時代發(fā)展，安全防護(hù)體系無法與安全漏洞治理同步，加之高校檔案的價值高、影響大，極易受到不法分子的攻擊。西北工業(yè)大學(xué)校內(nèi)信息檔案系統(tǒng)和廣大師生的重要數(shù)據(jù)受到外部攻擊。后經(jīng)公安機(jī)關(guān)查實，此事件為境外黑客組織和不法分子發(fā)起的網(wǎng)絡(luò)攻擊。與此同時，許多網(wǎng)絡(luò)攻擊或者非法入侵大多悄無聲息，加之檔案預(yù)警系統(tǒng)不完善，重要檔案數(shù)據(jù)被破壞后難以及時發(fā)展，反映了高校信息安全防護(hù)刻不容緩。

2.4 檔案信息資源建設(shè)體系落后

資源建設(shè)有賴于各部門的通力協(xié)作和配合，但是仍面臨著檔案“三合一”制度不完善，檔案資源收集體系不健全、規(guī)范化意識不強(qiáng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)不合理、收集不齊全等問題。視頻資料歸檔不及時、音像檔案處于無序或流失狀態(tài)；科研、教學(xué)檔案歸集范圍較窄，有的重要資料保管在個人手中。同時，有的檔案形成周期較長，如學(xué)生檔案、項目檔案等，需要從源頭抓起并持之以恒，但是歸檔意識的缺乏，造成有的檔案缺乏連續(xù)性，對后期利用造成一定困難。

3 智慧校園背景下高校綜合檔案信息化建設(shè)優(yōu)化路徑

智慧校園建設(shè)背景下，要以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強(qiáng)電子文件管理為重點，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)[2]，實現(xiàn)檔案資源的信息化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件電子檔案管理規(guī)范化。探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務(wù)模式，促進(jìn)檔案管理和利用方式向智能化發(fā)展。

3.1 思想認(rèn)識要到位

《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出，要加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步。實施檔案信息化戰(zhàn)略是高校順應(yīng)時代發(fā)展大勢，充分抓住信息化發(fā)展機(jī)遇，推進(jìn)“智慧校園”建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、管理、服務(wù)高效規(guī)范，實現(xiàn)超常規(guī)、跨越式發(fā)展的一項基礎(chǔ)性、全局性和長遠(yuǎn)性的重要戰(zhàn)略。信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及學(xué)校工作方方面面，需要學(xué)校各個部門共同參與，因此要從統(tǒng)一思想、更新理念，提高對信息化建設(shè)重要性、必要性、緊迫性的認(rèn)識。要切實理順信息化工作責(zé)任制，尤其要明確部門“一把手”主要責(zé)任，將信息化納入考核范圍，切實提升檔案意識和責(zé)任意識，督促各部門建立完善、細(xì)致的信息化制度，明確人員、理順流程、壓實責(zé)任，匯聚信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力。要加強(qiáng)思想理念教育，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理人員的認(rèn)知觀念，立足高校實際，建立相應(yīng)的培訓(xùn)和激勵機(jī)制，發(fā)揮管理人員工作潛能。要營造信息化建設(shè)氛圍，吸引更多的信息化人才加入檔案管理隊伍，強(qiáng)力推進(jìn)信息化政策落實，以良好的信息化環(huán)境塑造人才。

3.2 設(shè)施配套要到位

《檔案法》規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。新形勢下，高校檔案管理要將檔案信息化納入智慧校園建設(shè)全過程，保障基礎(chǔ)設(shè)施經(jīng)費投入。檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等[3]。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，建立檔案歸集內(nèi)網(wǎng)，并且與政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，形成三個相互獨立的網(wǎng)絡(luò)。在硬件建設(shè)方面，要配齊掃描儀、計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行物理隔離和加密管理，及時更新老舊硬件設(shè)備，健全完善硬件防火墻，筑牢檔案業(yè)務(wù)信息化硬件基礎(chǔ)。在軟件建設(shè)方面，要有前瞻性、戰(zhàn)略性，與智慧校園建設(shè)結(jié)合起來，綜合管理系統(tǒng)建設(shè)上要堅持標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實際可自主研發(fā)也可選擇有資質(zhì)的公司，確保一次性達(dá)標(biāo)，及時對電子設(shè)備及相關(guān)軟件的不斷升級、更新和完善；在功能上要兼容性強(qiáng)，與數(shù)字化校園同步吻合，實現(xiàn)一體化構(gòu)建。

3.3 資源建設(shè)要到位

資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“檔案資源體系建設(shè)”作為“四個體系”的基礎(chǔ)加以強(qiáng)調(diào)。一是加強(qiáng)實體檔案信息化。加強(qiáng)存量數(shù)字化和增量電子化工作，在全文數(shù)字化基礎(chǔ)上，加強(qiáng)語音識別、自然語言處理技術(shù)應(yīng)用，對高校文書數(shù)字檔案中的手寫體、繁體字進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)體系。二是加強(qiáng)資源整合。打破條塊化、各自為政的管理模式，針對不同類型數(shù)據(jù)資源，統(tǒng)一格式、制定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與政策，實施元數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)不同部門和數(shù)據(jù)資源的匯聚和融合，突破“數(shù)據(jù)孤島”瓶頸。三是拓展歸集體系。要借助數(shù)據(jù)挖掘、交換、倉儲等大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合學(xué)校、教師、師生亟須的檔案數(shù)據(jù)和社會散存的關(guān)鍵資源，構(gòu)建內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的集成性檔案資源鎮(zhèn)中心，為更好滿足利用奠定基礎(chǔ)。

3.4 共享利用要到位

信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是突破共享藩籬、實現(xiàn)數(shù)據(jù)流通和共享?！稊?shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》提出，要夯實數(shù)字中國建設(shè)基礎(chǔ)，暢通數(shù)據(jù)資源大循環(huán)。高校檔案作為社會數(shù)據(jù)資源的重要組成部分，要樹立共享共建共治理念，制定檔案數(shù)據(jù)開放和利用政策，推動檔案服務(wù)提檔升級。高水平建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫，整合各類歸檔資源，根據(jù)檔案分類方案，在利用平臺上開辟專題模塊，涵蓋主要檔案類型，為檔案利用提供一站式精準(zhǔn)服務(wù)。有的高校建立科研項目檔案實時歸檔平臺，管理者可將檔案隨時進(jìn)行歸集，待項目完成后一并提交數(shù)據(jù)庫，既保證檔案齊全完整，又保證數(shù)據(jù)庫資源的豐富。要著眼長遠(yuǎn)，信息化系統(tǒng)要有預(yù)留接口，確保檔案數(shù)據(jù)能夠與外界資源無縫對接。比如，天津檔案館與天津開放大學(xué)簽署了學(xué)籍檔案共享利用協(xié)議。利用者通過天津市檔案館民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺，可查詢天津開放大學(xué)移交至市檔案館的學(xué)籍檔案并辦理出證手續(xù)[4]。

3.5 智能服務(wù)要到位

以高效利用為中心的檔案信息化，目的在于為利用者提供更為豐富、優(yōu)質(zhì)、便捷的公共服務(wù)。一是加強(qiáng)挖掘與利用。樹立主動服務(wù)理念，從檔案數(shù)據(jù)的復(fù)雜性和多重性出發(fā)，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，融合數(shù)字人文理念，打造情景化、可視化的檔案文化場域，使檔案以鮮活形式展示出來，為學(xué)校發(fā)展和智慧校園建設(shè)賦能。二是提供個性化服務(wù)。利用人工智能優(yōu)勢，對用戶的偏好精準(zhǔn)畫像，主動進(jìn)行信息推送服務(wù)；進(jìn)一步拓寬服務(wù)平臺，利用微信平臺、網(wǎng)站等開通便捷化查詢路徑，實現(xiàn)數(shù)據(jù)利用“零跑腿”；優(yōu)化用戶反饋機(jī)制，深入開展調(diào)研，對師生關(guān)心的重大問題和檔案需求，結(jié)合公眾利用的習(xí)慣和偏好，進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)方式，提升數(shù)據(jù)服務(wù)能力。

3.6 安全建設(shè)要到位

信息化安全管控主要是網(wǎng)絡(luò)利用安全?！稊?shù)據(jù)安全法》《信息安全技術(shù)大數(shù)據(jù)安全管理指南》等法規(guī)和規(guī)范都對信息安全建設(shè)提出了明確要求，高校檔案要對照標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建數(shù)據(jù)治理安全管理體系。一是構(gòu)建安全協(xié)同防護(hù)機(jī)制。加強(qiáng)安全預(yù)案制定，利用虛擬技術(shù)提高針對性，化解數(shù)據(jù)安全風(fēng)險；建立學(xué)校、二級學(xué)院、管理員多重安全治理主體，形成多元共治的安全環(huán)境，比如，發(fā)揮高?？蒲袃?yōu)勢，研發(fā)三網(wǎng)隔離與融合，強(qiáng)化病毒更新，加強(qiáng)對利用流程的安全控制。二是優(yōu)化技術(shù)防護(hù)體系。要對檔案數(shù)據(jù)合理分區(qū)分域，加強(qiáng)涉密檔案劃控，收斂互聯(lián)網(wǎng)暴露面；將密碼設(shè)置主動融入信息化發(fā)展全過程，深度支撐檔案管理的各個環(huán)節(jié)；建立完善密碼通報預(yù)警和監(jiān)督檢查協(xié)作機(jī)制，把密碼應(yīng)用安全性作為智能預(yù)警監(jiān)測和安全評估的必選項，全面構(gòu)建密碼支撐體系[5]。

結(jié)語

信息資源已經(jīng)成為高校發(fā)展的關(guān)鍵要素，檔案作為信息資源的寶庫，是實現(xiàn)高等教育高質(zhì)量發(fā)展的助推器。面對新的挑戰(zhàn)，要進(jìn)一步強(qiáng)化信息化轉(zhuǎn)型重要性和意義的認(rèn)識，著力推進(jìn)檔案數(shù)字化工作轉(zhuǎn)型的頂層設(shè)計和規(guī)劃，提高新時代數(shù)字檔案室的建設(shè)水平，提升檔案數(shù)字資源的共享水平，實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作轉(zhuǎn)型升級，真正發(fā)揮檔案工作服務(wù)學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]唐斯斯.我國新型智慧城市發(fā)展現(xiàn)狀、形勢與政策建議[J].電子政務(wù)，2020（11）：14-15.

[2]王成東.高校檔案信息化建設(shè)中的倫理問題剖析[J].哈爾濱學(xué)院學(xué)報，2014（08）：15-16.

[3]謝文茹.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的問題分析及努力方向[J].山東檔案，2019（04）：14-15.

[4]唐斯斯.我國新型智慧城市發(fā)展現(xiàn)狀、形勢與政策建議[J].電子政務(wù)，2020（11）：14-15.

[5]郭倩.2020年中國網(wǎng)絡(luò)安全大事評選揭曉[N].經(jīng)濟(jì)參考報，2021（02）：14-15.

作者簡介：陳 航（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，菏澤醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校館員，主要從事檔案管理研究。