醫(yī)院檔案管理問題及其信息化建設(shè)探析

摘 要：隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)療服務(wù)中的重要性日益凸顯。然而，當前醫(yī)院檔案管理仍存在諸多問題，如檔案管理制度不完善、檔案人員素質(zhì)不高以及檔案利用效率低等。文章旨在探討醫(yī)院檔案管理存在的問題及其解決方案，重點關(guān)注信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。通過對國內(nèi)外醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實踐案例展開分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為我國醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題；信息化建設(shè)；實踐探討

中圖分類號：R197.3；G270.7 文獻標識碼：A

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、保健、教學以及科研等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分。醫(yī)院檔案管理對于維護患者權(quán)益、促進醫(yī)療質(zhì)量的提高、保障醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。然而，在我國醫(yī)院檔案管理中，仍存在一些問題，制約了檔案管理工作的有效開展。近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)逐漸成為解決現(xiàn)有問題的關(guān)鍵。本文將對醫(yī)院檔案管理存在的問題展開分析，并對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實踐展開深入探討。

一、醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善表現(xiàn)在檔案資源的統(tǒng)一管理程度較低。由于醫(yī)院規(guī)模、科室設(shè)置和業(yè)務(wù)范圍不斷擴大，檔案數(shù)量和種類繁多，部分醫(yī)院尚未建立統(tǒng)一的檔案管理制度，導致檔案資源分散管理，增加了檔案管理的難度。因此，醫(yī)院應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理制度，明確各部門的檔案管理職責，確保檔案資源的整合與共享。在實際工作中，部分醫(yī)院在檔案收集過程中，對歸檔范圍、時間等要求不明確，導致檔案材料遺漏、缺失。在檔案整理環(huán)節(jié)，缺乏專業(yè)的檔案整理規(guī)范，使得檔案資料分類不明確，編排混亂；在檔案歸檔環(huán)節(jié)中，歸檔質(zhì)量不高，歸檔不全，影響了檔案利用效果。為此，醫(yī)院應(yīng)制定詳細的檔案收集、整理及歸檔規(guī)范，確保檔案材料的完整性、準確性和規(guī)范性。部分醫(yī)院檔案室設(shè)施陳舊，無法滿足檔案保管的基本要求，如防火、防盜、防潮以及防蟲等，容易導致檔案材料損毀。同時，檔案利用信息化程度較低，檢索手段落后，無法滿足醫(yī)院各部門及患者的查閱需求。因此，醫(yī)院應(yīng)加大檔案設(shè)施投入，提高檔案利用信息化水平，實現(xiàn)檔案的便捷查詢與利用。在一些醫(yī)院，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏必要的檔案管理知識和技能，難以勝任檔案管理工作。同時，檔案管理人員的流動性較大，導致檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性受到影響。為解決這一問題，醫(yī)院應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓與考核，提高其專業(yè)素質(zhì)，穩(wěn)定管理隊伍。

2.檔案人員素質(zhì)不高

首先，從專業(yè)素質(zhì)來看，部分檔案人員對檔案管理的基本理論、法規(guī)、政策和業(yè)務(wù)知識掌握不扎實，對檔案的收集、整理、歸檔以及利用等環(huán)節(jié)缺乏系統(tǒng)的了解，導致檔案管理工作的不規(guī)范和混亂；其次，檔案人員的信息技術(shù)素養(yǎng)也值得商榷。在信息化時代，醫(yī)院檔案管理逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化方向發(fā)展，但部分檔案人員對計算機操作不熟練，對電子檔案管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及數(shù)據(jù)分析等技能掌握不足，影響了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進程。在檔案管理過程中，部分人員對檔案的保密性、完整性和真實性保護不夠，容易導致檔案被泄露、篡改等現(xiàn)象，在很大程度上是由于檔案人員對相關(guān)法律法規(guī)了解不夠，缺乏必要的法律知識培訓。與此同時，檔案人員的服務(wù)意識和服務(wù)態(tài)度也存在問題。由于檔案管理工作的特殊性，部分檔案人員在工作中表現(xiàn)出責任心不強、態(tài)度消極、服務(wù)意識淡薄的現(xiàn)象，不僅影響了檔案管理的效率，還損害了醫(yī)院的形象；再次，醫(yī)院檔案管理涉及多個學科領(lǐng)域，如醫(yī)學、藥學以及護理等，但部分檔案人員對這些領(lǐng)域的專業(yè)知識了解有限，使得檔案管理在一定程度上失去了針對性和專業(yè)性。例如，在整理和分析醫(yī)學研究成果時，檔案人員若對醫(yī)學知識掌握不足，將難以準確理解和評價醫(yī)學檔案的價值，從而影響檔案管理的效果；最后，醫(yī)院檔案管理往往涉及多個部門和崗位，需要檔案人員之間密切協(xié)作。然而，部分檔案人員缺乏團隊精神，合作意識淡薄，導致檔案管理工作中出現(xiàn)溝通不暢、協(xié)調(diào)不力的問題。

3.檔案利用效率低

當前，醫(yī)院檔案利用主要以線下查詢?yōu)橹?，檔案資源難以實現(xiàn)共享，不僅限制了檔案利用的便捷性，還降低了檔案利用的效率。在實際工作中，醫(yī)院檔案通常分散在各個科室和部門，各自為政的管理模式導致檔案資源的整合程度不高。由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理和查詢平臺，檔案使用者需要在各個科室之間來回奔波，耗費大量的時間和精力，從而降低了檔案的利用效率。許多醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，檔案管理人員在查找特定檔案時，需要逐頁翻閱目錄和檔案內(nèi)容，費時費力。此外，由于檔案目錄和索引的編制不夠規(guī)范，檔案檢索的準確性和效率也受到影響。盡管當前醫(yī)院檔案管理逐漸向信息化轉(zhuǎn)型，但受限于技術(shù)水平、資金投入和人員配備等因素，信息化建設(shè)進程依然緩慢。部分醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)功能單一，難以滿足多元化需求，導致檔案利用效率難以提升。醫(yī)院檔案涉及患者隱私和醫(yī)院運營數(shù)據(jù)，保障檔案安全至關(guān)重要。然而，當前在醫(yī)院檔案管理中，對檔案的安全意識不足，導致檔案在收集、存儲以及利用等環(huán)節(jié)存在安全隱患。例如，部分醫(yī)院在檔案借閱過程中，未對歸還的檔案實行嚴格檢查，可能造成檔案內(nèi)容被泄露。醫(yī)院檔案管理的最終目的是為臨床、科研和管理工作提供有效支持。然而，當前醫(yī)院對檔案利用的政策規(guī)定不夠明確，導致檔案利用受限。例如，對于某些具有科研價值的檔案，由于缺乏明確的政策支持，研究人員無法順利獲取所需資料，進而影響檔案利用效率。

4.檔案信息安全保障不足

隨著信息化建設(shè)的推進，醫(yī)院檔案逐漸實現(xiàn)數(shù)字化。從檔案的收集、存儲、傳輸?shù)嚼玫娜^程中，都可能存在信息被泄露的風險。在檔案收集階段，醫(yī)療機構(gòu)在患者就診過程中產(chǎn)生的病歷、診斷報告以及檢驗報告等隱私信息，如果沒有得到有效的安全保障，可能導致患者信息被泄露。尤其在當前醫(yī)患關(guān)系緊張的社會背景下，部分醫(yī)務(wù)人員可能出于私利或私憤等目的，故意泄露患者隱私信息，對患者造成極大的損害；在檔案存儲階段，醫(yī)院應(yīng)當采取可靠的存儲措施，確保檔案的完整性和安全性。然而，實際情況中，部分醫(yī)院檔案室的設(shè)備設(shè)施陳舊、防護措施不到位，容易導致檔案資料的損毀、丟失或被盜。此外，檔案庫房的管理人員素質(zhì)參差不齊，也可能影響檔案的安全；在檔案傳輸階段，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，醫(yī)院檔案的傳輸逐漸采用電子方式。然而，電子檔案傳輸過程中如果沒有采取加密、防火墻等安全措施，容易受到黑客攻擊、病毒入侵等威脅，導致檔案信息被泄露或篡改；在檔案利用階段，醫(yī)院內(nèi)部人員可能出于科研、職稱評定等目的，非法獲取和利用患者檔案信息。此外，部分醫(yī)療機構(gòu)在合作、交流過程中，未對合作單位實行嚴格審查，導致患者檔案在合作過程中被泄露。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實踐探討

1.建立健全檔案管理制度

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身實際情況，制定一套完整的檔案管理規(guī)章制度。該制度應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。同時，要明確各部門、各崗位的職責與權(quán)限，確保檔案管理工作順利開展。醫(yī)院檔案分類與編碼體系是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容以及來源等方面實行合理分類，建立科學的檔案編碼體系。編碼體系應(yīng)具有唯一性、穩(wěn)定性和可擴展性等特點，以便于檔案的檢索、統(tǒng)計和分析。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要依托先進的信息技術(shù)平臺，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。應(yīng)選購符合醫(yī)院實際需求的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔以及利用等環(huán)節(jié)的信息化處理。同時，要保障檔案信息系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性，做好數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工作，防止數(shù)據(jù)被泄露與損失。醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理人員的培訓與選拔，提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的檔案管理理論知識，具備較強的信息技術(shù)應(yīng)用能力，能夠熟練操作檔案管理軟件，適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求。醫(yī)院檔案是醫(yī)院寶貴的信息資源，應(yīng)充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療、教學、科研和管理等方面的作用，建立健全檔案利用與服務(wù)機制，簡化檔案查閱手續(xù)，提高檔案利用效率，為醫(yī)院各項工作提供有力支持。醫(yī)院檔案涉及患者隱私和醫(yī)院利益，必須重視檔案保密與安全工作，要制定嚴格的檔案保密制度，加強對涉密檔案的管理，防范檔案被泄露、篡改等風險。同時，要做好檔案庫房的安全防護，確保檔案實體安全。

2.提升檔案人員素質(zhì)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐漸從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化、信息化管理，要求檔案管理人員具備一定的信息化知識，能夠熟練運用信息化手段開展檔案收集、整理、保管和利用。培訓內(nèi)容應(yīng)包括計算機操作技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理以及電子檔案管理等方面的知識。通過定期培訓，使檔案人員不斷更新知識體系，提高自身信息化素質(zhì)。檔案工作具有很強的社會責任感和使命感，檔案人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德品質(zhì)。職業(yè)道德教育應(yīng)注重培養(yǎng)檔案人員的敬業(yè)精神、保密意識、責任心和團隊協(xié)作能力。通過職業(yè)道德教育，使檔案人員樹立正確的工作態(tài)度，為醫(yī)院檔案管理提供高質(zhì)量的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理涉及醫(yī)學、藥學和護理等多個領(lǐng)域，檔案人員需要具備扎實的業(yè)務(wù)知識。業(yè)務(wù)技能培訓應(yīng)涵蓋檔案整理、分類、編目、歸檔以及利用等方面的內(nèi)容。通過業(yè)務(wù)技能培訓，提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。繼續(xù)教育旨在拓展檔案人員的知識面，提高其綜合素質(zhì)。繼續(xù)教育內(nèi)容包括最新的檔案管理理論、方法和技術(shù)等。通過參加繼續(xù)教育，檔案人員可以不斷提高自身能力，適應(yīng)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的需要。醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)的考核指標，對檔案人員的工作績效實行考核，給予優(yōu)秀員工一定的獎勵。同時，建立晉升機制，為檔案人員提供職業(yè)發(fā)展的空間。通過激勵機制，激發(fā)檔案人員的工作積極性，提高醫(yī)院檔案管理的整體水平。

3.推進檔案資源數(shù)字化

檔案資源數(shù)字化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式，以便于存儲、檢索和利用。檔案資源數(shù)字化涉及檔案的采集、整理、存儲、檢索和利用等多個環(huán)節(jié)。在采集階段，需要對紙質(zhì)檔案實行掃描、拍照等操作，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像或電子文件。在此過程中，應(yīng)確保圖像清晰、文件完整，遵循檔案數(shù)字化規(guī)范與標準。在整理階段，應(yīng)對采集的數(shù)字檔案實行分類、著錄、標注等操作。分類依據(jù)包括檔案的類型、來源、時間等要素，著錄內(nèi)容包括檔案的題名、作者、日期和主題等。還應(yīng)根據(jù)檔案的密級和開放程度，對數(shù)字檔案實行權(quán)限管理，確保檔案的安全與可控。在存儲階段，應(yīng)選擇合適的數(shù)字存儲設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，確保數(shù)字檔案的安全、穩(wěn)定、長久保存。常用的存儲設(shè)備包括磁盤、光盤以及網(wǎng)絡(luò)存儲等，存儲技術(shù)涉及分布式存儲、云計算以及大數(shù)據(jù)等。還需定期對存儲設(shè)備實行維護和檢查，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性。在檢索階段，通過構(gòu)建檔案資源數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，提供快速、精準的檢索功能。數(shù)據(jù)庫技術(shù)包括關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和搜索引擎等。通過這些技術(shù)，用戶可以根據(jù)關(guān)鍵詞、主題和時間等條件檢索到相關(guān)檔案，提高檔案利用效率。在利用階段，通過檔案資源數(shù)字化平臺，提供多種形式的檔案呈現(xiàn)和訪問方式。例如，圖文、視頻和音頻等多媒體展示，移動端和桌面端訪問等。還可通過數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)，分析和挖掘檔案內(nèi)容，為醫(yī)院決策、科研創(chuàng)新等提供支持。

4.加強檔案信息安全保障

檔案信息安全保障涉及檔案的保密性、完整性和可用性，是實現(xiàn)醫(yī)院信息化建設(shè)目標的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，制定一套完善的檔案信息安全管理制度，明確檔案安全管理的職責、權(quán)限和流程。還要定期對檔案管理人員開展安全培訓，增強其安全意識，確保檔案管理過程中的信息安全。醫(yī)院應(yīng)投入足夠的經(jīng)費，保障檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)備設(shè)施更新和維護，如加密存儲設(shè)備、防火墻以及入侵檢測系統(tǒng)等。同時，選用性能穩(wěn)定、安全可靠的軟件系統(tǒng)，并對現(xiàn)有軟件定期升級，確保檔案管理信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行。醫(yī)院檔案中含有大量敏感信息，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以有效防止數(shù)據(jù)被泄露。對于不同類型的檔案數(shù)據(jù)，可選擇不同的加密算法，如對稱加密、非對稱加密和哈希算法等，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的加密保護。醫(yī)院應(yīng)建立完善的用戶權(quán)限管理機制，根據(jù)檔案的敏感程度和用戶角色，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。通過登錄認證、權(quán)限控制、操作審計等措施，確保只有授權(quán)用戶才能訪問特定檔案，防止非法訪問和數(shù)據(jù)被泄露。醫(yī)院應(yīng)制定合理的檔案數(shù)據(jù)備份策略，確保重要檔案數(shù)據(jù)在不同存儲設(shè)備設(shè)施上的備份，并定期實行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，以驗證備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，可迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，減少損失。醫(yī)院應(yīng)制定針對檔案信息安全事件的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急響應(yīng)流程和責任分工。一旦發(fā)生安全事件，能夠迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，及時采取措施降低損失，確保檔案信息的安全。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是解決當前醫(yī)院檔案管理問題的關(guān)鍵。通過建立健全檔案管理制度、提升檔案人員素質(zhì)、推進檔案資源數(shù)字化和加強檔案信息安全保障等措施，可以有效提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持。然而，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)仍需不斷探索和實踐，以適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的新需求。

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（作者單位：菏澤市第二人民醫(yī)院）

作者簡介：沈俊龍（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。