檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：當(dāng)前，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，包括醫(yī)院檔案管理?，F(xiàn)代醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展已經(jīng)有了極大的進(jìn)步，醫(yī)學(xué)技術(shù)水平不斷提升，醫(yī)療藥物以及醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的投入等，需要做好相應(yīng)的檔案管理，才能夠保障醫(yī)院在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)地位，醫(yī)院檔案管理也逐漸受到人們的重視。醫(yī)院要想做好檔案管理，需要利用現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化管理手段，提高檔案工作效率，完善檔案信息。因此，文章對(duì)檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)分析研究，從而提高醫(yī)院檔案管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；醫(yī)院；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.3；G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

隨著網(wǎng)絡(luò)及電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理面臨著變革。傳統(tǒng)檔案管理急需轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，從而適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展要求。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)深入研究，可以為醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)和優(yōu)化提供理論和實(shí)踐依據(jù)。同時(shí)，將有助于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，提升醫(yī)院檔案管理的水平和質(zhì)量，為醫(yī)院提供更好的服務(wù)和支持。通過(guò)探討數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理的異同，分析了檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的重要作用，并對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，提出了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的相關(guān)措施，為促進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理提供可行的途徑。

一、數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理的異同

1.數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理的差異

建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是必然趨勢(shì)，不僅可以提高檔案的服務(wù)能力，還能夠提升醫(yī)院的檔案管理水平。以時(shí)間為界限來(lái)分析，數(shù)字化管理是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的前進(jìn)發(fā)展階段，傳統(tǒng)管理是檔案數(shù)字化管理的前提基礎(chǔ)，數(shù)字化管理可以讓檔案管理更加先進(jìn)、方便、高效；從位置空間來(lái)講，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理在管理和利用上都不限于上班時(shí)間和特定場(chǎng)所，傳統(tǒng)管理則需要在特定的辦公場(chǎng)所，經(jīng)管理人員審批后才可以利用。檔案數(shù)字化管理是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的一次技術(shù)、觀念革新，數(shù)字化管理是傳統(tǒng)檔案管理的未來(lái)形勢(shì)，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)改革現(xiàn)行管理模式，改善傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺點(diǎn)及弊端，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

2.數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理的相同點(diǎn)

無(wú)論是數(shù)字化檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，其目的都是為了更好地保管、保護(hù)、利用和共享檔案信息。兩者都是為了確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和安全，以便在需要時(shí)能夠提供有效的支持和依據(jù)。兩者都需要遵守相關(guān)的規(guī)章制度，如《檔案法》《檔案保護(hù)法》《檔案保密法》等，以防止檔案信息被濫用或被泄露。兩者都對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)有較高的要求。檔案管理人員需要具備一定的檔案管理知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，以便能夠有效開(kāi)展檔案管理和利用。

二、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的重要作用

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的寶貴財(cái)富，在醫(yī)院的各個(gè)方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.提高檔案管理效率

通過(guò)電子化處理和存儲(chǔ)大量的醫(yī)院檔案信息，數(shù)字化管理可以極大地簡(jiǎn)化檔案檢索、傳遞和共享流程。以往紙質(zhì)檔案的煩瑣工作流程，如翻閱、查找和復(fù)印等，現(xiàn)在可以通過(guò)電子界面快速搜索和獲取所需檔案信息。數(shù)字化管理使得檔案信息的獲取更加便捷的同時(shí)，還減少了人力資源的浪費(fèi)，提高了工作效率。這種管理方式尤其適用于醫(yī)院這樣的大型機(jī)構(gòu)，需要處理大量檔案信息的情況。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全

數(shù)字化管理可以設(shè)立權(quán)限限制，只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)和修改檔案信息。這種權(quán)限控制機(jī)制可以有效減少檔案被非授權(quán)人員盜竊、破壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。此外，數(shù)字化檔案還可以實(shí)行多重備份和實(shí)時(shí)備份，進(jìn)一步保障了檔案信息的安全可靠性。在數(shù)據(jù)安全日益重要的今天，這種管理方式增強(qiáng)了醫(yī)院檔案的安全性。

3.空間和成本節(jié)約

數(shù)字化檔案不再需要大量的物理空間實(shí)行存儲(chǔ)，解決了紙質(zhì)檔案占地面積大的問(wèn)題。數(shù)字化檔案管理還簡(jiǎn)化了檔案管理流程，減少了打印和復(fù)印等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所需的耗材成本。這些優(yōu)勢(shì)使得醫(yī)院可以將更多的資源和資金用于提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

4.改善醫(yī)療質(zhì)量和管理

數(shù)字化檔案提供了詳盡、準(zhǔn)確的患者病歷和治療記錄，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)行質(zhì)量評(píng)估和醫(yī)療事故調(diào)查提供了重要依據(jù)。通過(guò)對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)展開(kāi)統(tǒng)計(jì)和分析，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，并為科學(xué)決策提供依據(jù)。此外，數(shù)字化檔案管理還有助于醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，提高整體的管理水平和效率。

總的來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中具有重要作用，可以提高檔案管理效率、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全、節(jié)約空間和成本、改善醫(yī)療質(zhì)量和管理，不僅是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，還是醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策和精細(xì)化管理的必要手段。

三、當(dāng)前檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1.高成本投入

數(shù)字化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施需要一定的資金投入，包括購(gòu)買(mǎi)和維護(hù)專(zhuān)用的硬件設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)以及開(kāi)展培訓(xùn)和技術(shù)支持。這些投入可能對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)造成一定壓力，尤其是對(duì)于小型醫(yī)院來(lái)說(shuō)。醫(yī)院需要考慮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的成本，包括硬件設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)安全等方面的費(fèi)用。此外，醫(yī)院還需要考慮人員培訓(xùn)和技術(shù)支持的費(fèi)用，以確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和維護(hù)。這些投入對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)可能需要長(zhǎng)期的投入和持續(xù)的維護(hù)，因此，醫(yī)院需要充分考慮這些因素，并做好相應(yīng)的財(cái)務(wù)規(guī)劃和預(yù)算。

2.管理人員素質(zhì)不高

人是檔案事業(yè)發(fā)展的根本依靠，也是決定檔案管理水平的第一位因素。目前，醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理任務(wù)是由傳統(tǒng)檔案管理人員兼負(fù)，這部分人員只熟悉傳統(tǒng)檔案管理模式，而缺乏數(shù)字化管理知識(shí)和操作技能，無(wú)論在知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力、解決處理問(wèn)題能力等方面都不同程度存在或多或少的欠缺，未能適應(yīng)檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)的開(kāi)展，影響數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)施與開(kāi)展。

3.缺乏統(tǒng)一的管理制度

在實(shí)際操作中，由于醫(yī)院各部門(mén)之間缺乏良好的溝通和協(xié)作，常常導(dǎo)致檔案資料重復(fù)或者利用率較低的現(xiàn)象，對(duì)醫(yī)院檔案的穩(wěn)定性產(chǎn)生一定的影響，并可能導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)被泄露，最終對(duì)檔案的安全性能造成嚴(yán)重的影響。不同醫(yī)院或部門(mén)之間可能使用不同的數(shù)字檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)格式，也會(huì)導(dǎo)致檔案的共享和整合存在一定的困難。

4.數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問(wèn)題

醫(yī)院檔案管理存在一些數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問(wèn)題，可能會(huì)影響患者信息的安全和隱私。醫(yī)院檔案管理中，患者信息通常包含在檔案中，如果檔案管理系統(tǒng)存在安全漏洞或未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)，患者信息可能被泄露，對(duì)患者造成嚴(yán)重后果。一些醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可能沒(méi)有實(shí)施數(shù)據(jù)加密，可能會(huì)導(dǎo)致患者信息在傳輸過(guò)程中被截獲。此外，病毒或惡意軟件等也可能會(huì)攻擊檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞或丟失。

四、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理問(wèn)題的解決措施

1.加大資金投入

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的資金投入是確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)高效、安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院需要在預(yù)算中合理規(guī)劃并適當(dāng)增加對(duì)數(shù)字化檔案管理的資金投入，以推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，提高工作效率和信息安全性。首先，硬件設(shè)備設(shè)施升級(jí)是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，醫(yī)院需要投資購(gòu)買(mǎi)高性能的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和計(jì)算機(jī)等，以支持大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理。同時(shí)，醫(yī)院還需要定期對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施實(shí)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和正常運(yùn)行；其次，軟件系統(tǒng)采購(gòu)和維護(hù)也是數(shù)字化檔案管理所必需的。醫(yī)院需要選擇適合自己需求的檔案管理系統(tǒng)，包括購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的授權(quán)、訂閱服務(wù)或合作開(kāi)發(fā)等。同時(shí)，醫(yī)院需投入資金對(duì)系統(tǒng)實(shí)施全面維護(hù)，包括更新版本、修復(fù)漏洞、保持與相關(guān)系統(tǒng)的兼容性等，以確保檔案管理系統(tǒng)始終處于一個(gè)高效、安全的狀態(tài)。此外，培訓(xùn)和技術(shù)支持也是非常必要的。醫(yī)院應(yīng)投入資金為檔案管理人員提供培訓(xùn)課程，使其掌握數(shù)字化檔案管理的技術(shù)和操作方法。同時(shí)，醫(yī)院需要與軟件供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保及時(shí)獲得技術(shù)支持和維修服務(wù)，以便在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能及時(shí)響應(yīng)和解決；最后，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制也需要資金投入。醫(yī)院需要投入資金來(lái)購(gòu)買(mǎi)高效的防火墻、安全軟件和監(jiān)控系統(tǒng)，以保護(hù)檔案系統(tǒng)的安全。此外，還需定期開(kāi)展安全檢測(cè)和評(píng)估，投入資金來(lái)改進(jìn)和加固系統(tǒng)的安全性，防止黑客入侵和信息被泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

2.全面提高檔案管理人員素質(zhì)

提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理人員的素質(zhì)是非常重要的，因?yàn)樗麄兪菙?shù)字化檔案管理系統(tǒng)的主要使用者和管理者，其素質(zhì)直接影響數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。醫(yī)院可以定期組織數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)和在線(xiàn)培訓(xùn)等形式。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括數(shù)字化檔案管理的理論知識(shí)、操作技巧、數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)等方面。通過(guò)不斷提升知識(shí)和技能，管理人員可以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，提高數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。還可以選擇具有良好口碑和行業(yè)影響力的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)培訓(xùn)和指導(dǎo)來(lái)幫助管理人員熟練使用系統(tǒng)。醫(yī)院在招聘數(shù)字化檔案管理人員時(shí)，可以注重候選人的專(zhuān)業(yè)背景和經(jīng)驗(yàn)。擁有數(shù)字化檔案管理或相關(guān)領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)的人員可以更快地適應(yīng)數(shù)字化檔案管理工作，并提供專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。此外，醫(yī)院還可以通過(guò)組織面試或測(cè)試來(lái)評(píng)估候選人的數(shù)字化檔案管理能力。醫(yī)院可以建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)和提高自己的技能。例如，醫(yī)院可以提供培訓(xùn)費(fèi)用補(bǔ)貼或獎(jiǎng)勵(lì)，給予晉升機(jī)會(huì)或增加薪酬等激勵(lì)措施，以激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)熱情并提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不僅能夠引導(dǎo)管理人員持續(xù)自我提升，還增加了其數(shù)字化檔案管理中的積極性和主動(dòng)性。醫(yī)院可以通過(guò)引入先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，提升數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，為醫(yī)院提供更專(zhuān)業(yè)、安全和高效的數(shù)字化檔案管理服務(wù)，進(jìn)而提高醫(yī)院整體的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理制度

通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度，規(guī)定各部門(mén)在數(shù)字化檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限，明確各個(gè)崗位的責(zé)任界定、分工以及數(shù)字化檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、傳輸和使用等方面的操作流程，確保數(shù)據(jù)的有效交流和利用。醫(yī)院應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式，包括電子檔案的存儲(chǔ)格式、數(shù)據(jù)交換格式和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)等。另外，制定數(shù)據(jù)共享策略，及時(shí)與醫(yī)院信息有效對(duì)接，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享。明確哪些檔案數(shù)據(jù)可以共享，包括但不限于患者信息、醫(yī)療記錄、診斷信息、治療方案等。確定共享給哪些部門(mén)或人員，如其他科室、醫(yī)院、科研機(jī)構(gòu)以及患者家屬等。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身需求選擇合適的檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)能夠滿(mǎn)足數(shù)字化檔案管理的各種需求，如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索、備份、權(quán)限管理等。醫(yī)院還應(yīng)建立重要的檔案管理體系，根據(jù)國(guó)家的發(fā)展政策，并針對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院在市場(chǎng)的發(fā)展情況，建立具備個(gè)性化、穩(wěn)定的檔案管理體系，并做到責(zé)任到人，使醫(yī)院檔案管理者能夠重視檔案管理，并積極開(kāi)展醫(yī)院檔案數(shù)字化管理。

4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)管理

醫(yī)院需要制定嚴(yán)格的安全管理制度，規(guī)范檔案的收集、存儲(chǔ)、傳輸和使用。包括制定數(shù)據(jù)收集和存儲(chǔ)的規(guī)范、設(shè)定數(shù)據(jù)傳輸和使用權(quán)限、定期審查和更新管理制度、建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制等。醫(yī)院應(yīng)選擇具有安全認(rèn)證和可靠技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性，對(duì)于敏感數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)處理，包括對(duì)數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的加密、解密以及在存儲(chǔ)時(shí)的加密存儲(chǔ)，加密技術(shù)可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。醫(yī)院將根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和敏感性選擇適當(dāng)?shù)募用芩惴?，并定期?shí)行密鑰更新，以確保加密持續(xù)有效。醫(yī)院還應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)施嚴(yán)格的訪(fǎng)問(wèn)控制機(jī)制。首先，系統(tǒng)將根據(jù)用戶(hù)角色和權(quán)限實(shí)行身份驗(yàn)證，確保只有授權(quán)人員能夠訪(fǎng)問(wèn)和操作數(shù)據(jù)。其次，訪(fǎng)問(wèn)控制機(jī)制還包括審計(jì)跟蹤和日志記錄，以便于跟蹤和調(diào)查任何可能的不當(dāng)訪(fǎng)問(wèn)行為。最后，采用多層次的安全策略，如基于角色的訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)據(jù)分類(lèi)和標(biāo)記等，以確保數(shù)據(jù)的安全性。為了確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)定期備份，備份數(shù)據(jù)將存儲(chǔ)在安全的數(shù)據(jù)中心或云存儲(chǔ)服務(wù)中，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份周期將根據(jù)數(shù)據(jù)的敏感性和重要程度來(lái)確定，并定期測(cè)試以確保備份的可用性和恢復(fù)能力。醫(yī)院還應(yīng)考慮使用災(zāi)難恢復(fù)策略，以便在發(fā)生意外事件時(shí)能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少損失。通過(guò)以上措施，醫(yī)院可以加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)管理，確?；颊咝畔⒌陌踩碗[私。

五、結(jié)論

檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字化檔案管理方式不僅能夠提升醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，還能夠提升工作效率，確保檔案信息的完整性，節(jié)省了檔案信息的查詢(xún)時(shí)間，加強(qiáng)了對(duì)數(shù)據(jù)安全的保護(hù)，改善了醫(yī)療質(zhì)量和管理。在數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用下，工作人員的管理水平以及綜合素質(zhì)也得到了全面提升，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力具有一定的重要性。數(shù)字化有效實(shí)行是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要所有人員共同努力。所以，應(yīng)加大對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的資金投入，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理制度，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)管理，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。

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（作者單位：菏澤市第二人民醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：王哲（1984—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。