大數(shù)據(jù)下高校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新

摘 要：隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)的深度融合和發(fā)展，逐漸步入大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)影響著人們生活的方方面面，并對各個領(lǐng)域的生產(chǎn)生活產(chǎn)生了較大影響。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷改革發(fā)展背景之下，高校的檔案管理模式面臨著較大的挑戰(zhàn)，過去傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的新要求。新的歷史時期，伴隨著高校教育制度的深度改革與發(fā)展，各種需要整理儲存的檔案種類越來越多，越來越復(fù)雜，工作量日益增大，無疑給檔案管理工作人員帶來了極大的難題，如果一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，勢必會投入更多的資金和人力成本，很容易因為人為因素導(dǎo)致大量有價值的檔案信息丟失、損壞、遺棄，對提高檔案管理效率產(chǎn)生了不利影響。針對這一現(xiàn)狀就需要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，注重做好檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，以更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。文章主要結(jié)合實際工作經(jīng)驗，探討了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，以期能夠促進高校檔案管理工作順利、高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案管理模式；改革創(chuàng)新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

大數(shù)據(jù)技術(shù)是由移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算和社交網(wǎng)站等現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合而發(fā)展的時代產(chǎn)物，其被廣泛應(yīng)用到學(xué)術(shù)、商業(yè)和科學(xué)技術(shù)等諸多領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度融合和普及運用給人們的生產(chǎn)、生活及學(xué)習(xí)帶來了很多便利，促使人們的生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化。在大數(shù)據(jù)背景之下，高校檔案管理工作也需要順應(yīng)時代的發(fā)展要求，摒棄傳統(tǒng)、低效率的檔案管理模式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷改革創(chuàng)新高校檔案管理工作，以此來發(fā)揮檔案管理的使用功能，更好地滿足師生的實際需求，推動高校檔案管理工作高質(zhì)量開展，為深度挖掘和高效利用檔案信息資源奠定堅實基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念

1.大數(shù)據(jù)定義

大數(shù)據(jù)是指規(guī)模龐大、復(fù)雜度高且難以使用傳統(tǒng)技術(shù)來處理和分析的數(shù)據(jù)集合。這些數(shù)據(jù)集合通常包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并涵蓋多個領(lǐng)域和來源。大數(shù)據(jù)的特點主要包括四個方面：V4（Volume，Variety，Velocity和Value）。Volume（體量）指的是大數(shù)據(jù)的規(guī)模非常龐大，以至于無法使用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理和處理方法展開處理；Variety（多樣性）指的是大數(shù)據(jù)來自多個不同的來源和格式，包括文本、圖像、音頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)庫、日志和傳感器數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。因此，需要具備處理不同數(shù)據(jù)類型的能力；Velocity（速度）指大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和流動速度非?？欤枰獙崟r或準實時展開處理和分析，并及時作出反應(yīng)；Value（價值）指的是從大數(shù)據(jù)中挖掘出有用的信息和洞察力，為決策制定和業(yè)務(wù)增長帶來真實的價值。大數(shù)據(jù)對于各行各業(yè)都具有重要的作用，可以幫助企業(yè)和組織發(fā)現(xiàn)新的商機和趨勢，提高決策的準確性和效率，改進產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量以及優(yōu)化運營和管理等方面。

2. 數(shù)據(jù)劃分

在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用背景下，數(shù)據(jù)劃分是指將龐大的數(shù)據(jù)集合劃分為更小、更易處理的數(shù)據(jù)塊或數(shù)據(jù)集。數(shù)據(jù)劃分可以提高數(shù)據(jù)處理和計算的效率，并充分利用并行計算等技術(shù)，以加快數(shù)據(jù)分析和挖掘的速度。在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用背景下，常見的數(shù)據(jù)劃分方法有垂直切割、水平切割、哈希劃分、范圍劃分和樣本劃分。垂直切割（Vertical Partitioning）是按照屬性或字段劃分數(shù)據(jù)庫，將具有相同屬性的數(shù)據(jù)存放在一起。這種劃分方式可以提高查詢效率，降低數(shù)據(jù)冗余；水平切割（Horizontal Partitioning）是根據(jù)記錄或行來劃分數(shù)據(jù)庫，將相同類型或相關(guān)的數(shù)據(jù)分配到不同的節(jié)點上。這種劃分方式可以提高并行處理的能力，加快數(shù)據(jù)處理速度；哈希劃分（Hash Partitioning）依據(jù)數(shù)據(jù)的哈希值將數(shù)據(jù)劃分到不同的節(jié)點上，確保數(shù)據(jù)在各個節(jié)點上均勻分布。這種劃分方式適用于需要負載均衡和分布式處理的場景；范圍劃分（Range Partitioning）根據(jù)某個屬性的值范圍將數(shù)據(jù)劃分到不同的節(jié)點上，如按照時間范圍劃分數(shù)據(jù)。這種劃分方式適用于按照某個屬性連續(xù)查詢或分析的場景；樣本劃分（Sampling Partitioning）是通過抽樣的方式將數(shù)據(jù)劃分為訓(xùn)練集和測試集，用于機器學(xué)習(xí)和模型驗證等任務(wù)。數(shù)據(jù)劃分的目的是根據(jù)具體需求將大數(shù)據(jù)集合劃分為更小、更易處理的數(shù)據(jù)塊，以提高數(shù)據(jù)處理效率和性能。劃分策略的選擇取決于數(shù)據(jù)的特點、處理需求和系統(tǒng)架構(gòu)等因素。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的特點

1.檔案數(shù)量龐大

隨著高等教育的普及和高校規(guī)模的擴大，高校檔案數(shù)量快速增長。每年招生和畢業(yè)的學(xué)生人數(shù)眾多，加上員工、教師和校友的檔案，使得高校檔案數(shù)量呈現(xiàn)指數(shù)級增長。高校檔案涵蓋了不同類別的數(shù)據(jù)，包括學(xué)生的個人信息、成績記錄、課程選修信息、獎勵和處分情況、教職工履歷、著作研究成果、專業(yè)資質(zhì)以及校友信息、捐贈記錄等。這些數(shù)據(jù)來自不同的部門和系統(tǒng)，格式和結(jié)構(gòu)各異。檔案管理需要實時更新和維護，從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)以及員工的聘用與離職等過程都會產(chǎn)生新的檔案記錄。同時，學(xué)生和教職工的個人信息可能會發(fā)生變化，導(dǎo)致檔案需要及時更新。高校檔案通常需要長期保留，以滿足法律法規(guī)的要求和學(xué)校內(nèi)部的信息管理需求。學(xué)校需要妥善保存學(xué)生和教職工的檔案，為后續(xù)的教育、科研和管理提供支持。在很多高校檔案中往往會涉及大量個人隱私信息，如姓名、身份證號碼和成績等，需要嚴格保護。學(xué)校在處理和存儲檔案數(shù)據(jù)時，必須遵守相關(guān)的法律法規(guī)，確保數(shù)據(jù)安全和隱私保護。面對這些特點，高校需要采用高效的大數(shù)據(jù)技術(shù)和管理策略來處理和管理檔案數(shù)據(jù)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，高?？梢哉归_數(shù)據(jù)清洗、整合和分析，挖掘出有用的信息，為學(xué)生管理、教學(xué)評估和科研分析提供支持。

2.檔案開發(fā)利用呈現(xiàn)多元化

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案開發(fā)利用呈現(xiàn)出多元化的特點。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)各類數(shù)據(jù)的整合與共享，打破信息孤島，促進高校內(nèi)部及與外部合作伙伴的數(shù)據(jù)資源整合，為檔案開發(fā)利用提供更加豐富的數(shù)據(jù)支持。新技術(shù)的應(yīng)用也能夠促進不同學(xué)科之間的融合，為高校檔案開發(fā)利用提供了跨學(xué)科的研究視角和方法。例如，通過將檔案管理與計算機科學(xué)、數(shù)據(jù)分析等學(xué)科相結(jié)合，可以實現(xiàn)對檔案資源的創(chuàng)新性開發(fā)利用?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，高校檔案可以提供更加多元化的服務(wù)。此外，通過數(shù)據(jù)分析，可以為學(xué)生提供個性化的學(xué)習(xí)建議、教師評價等，也可以為行政管理、教學(xué)研究等提供數(shù)據(jù)支持。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校檔案開發(fā)利用提供了智能化應(yīng)用的可能。

3.檔案價值的精細化、準確化

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案價值的精細化和準確化特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，數(shù)據(jù)挖掘與分析。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校檔案可以深入挖掘和分析數(shù)據(jù)，從而發(fā)現(xiàn)隱藏在大量數(shù)據(jù)中的有價值信息。例如，通過分析學(xué)生成績、教師教學(xué)評價等數(shù)據(jù)，可以挖掘教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵因素，為提高教育質(zhì)量提供依據(jù)；第二，個性化服務(wù)?；诖髷?shù)據(jù)分析，高校檔案可以提供更加個性化的服務(wù)。例如，通過分析學(xué)生的學(xué)習(xí)習(xí)慣和興趣愛好，可以為學(xué)生推薦合適的學(xué)習(xí)資源，提高學(xué)習(xí)效果；第三，精細化管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助高校實現(xiàn)檔案的精細化管理。例如，通過收集和分析校園設(shè)備設(shè)施使用情況、能源消耗等數(shù)據(jù)，可以實現(xiàn)對資源的精細化管理，提高資源利用效率；第四，實時監(jiān)控與預(yù)警。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校檔案可以實時收集和分析各類數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對教學(xué)質(zhì)量、校園安全等方面的實時監(jiān)控和預(yù)警，提高應(yīng)急響應(yīng)能力；第五，決策支持?；诖髷?shù)據(jù)分析，高校檔案可以為決策者提供更加準確、全面的信息支持，幫助決策者制定更加科學(xué)、合理的決策。

三、大數(shù)據(jù)下高校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新

1.構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺

構(gòu)建統(tǒng)一的高校檔案管理數(shù)據(jù)平臺是打破信息孤島、提高數(shù)據(jù)利用率的重要舉措。因此，需要整合高校不同部門和系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型和標準，使不同數(shù)據(jù)源的檔案數(shù)據(jù)可以無縫連接和共享。通過數(shù)據(jù)集成，確保數(shù)據(jù)一致性和完整性，減少重復(fù)數(shù)據(jù)存儲，提高數(shù)據(jù)利用效率。建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)或平臺，實現(xiàn)對各類檔案數(shù)據(jù)的集中管理。該系統(tǒng)應(yīng)具備強大的權(quán)限控制機制，根據(jù)不同角色和職責(zé)劃分數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，保護數(shù)據(jù)安全和隱私。建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。通過數(shù)據(jù)清洗和糾錯，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性，提高數(shù)據(jù)利用價值。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和分析工具，挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)和發(fā)展的規(guī)律、教職工的科研成果等有價值的信息，為教學(xué)管理和決策提供支持。推動高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，實現(xiàn)檔案的電子化、智能化存儲和查詢。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以極大地提高數(shù)據(jù)檢索和利用效率，方便檔案管理和共享。集成高校檔案管理系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等。實現(xiàn)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實時更新數(shù)據(jù)，減少人工操作和數(shù)據(jù)重復(fù)輸入，提高工作效率。

2.引入智能化技術(shù)

引入人工智能（AI）、機器學(xué)習(xí)等智能化技術(shù)可以幫助高校實現(xiàn)檔案管理的自動化和智能化，提高工作效率和數(shù)據(jù)利用價值。利用光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)掃描和識別紙質(zhì)檔案，將檔案中的文字轉(zhuǎn)換為可搜索和可索引的電子文本；通過自動索引，可以快速定位和檢索檔案文件，提高檔案管理的效率。借助機器學(xué)習(xí)和自然語言處理（NLP）技術(shù)，對檔案文件智能分類和歸檔；通過訓(xùn)練模型，系統(tǒng)可以自動識別檔案文件的類別、內(nèi)容和重要性，并將其自動歸檔到相應(yīng)的文件夾或數(shù)據(jù)庫中；通過分析學(xué)生或教職工的檔案數(shù)據(jù)和偏好，利用推薦算法和機器學(xué)習(xí)技術(shù)為其提供個性化的檔案推薦和智能檢索功能。用戶可以更快速地找到所需的檔案文件或信息。利用機器學(xué)習(xí)技術(shù)監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，并自動檢測和修正數(shù)據(jù)中的錯誤或缺失；通過自動糾錯，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。應(yīng)用機器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)深度分析和挖掘，從中發(fā)現(xiàn)有價值的信息和洞察力，可以用于學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)測、教師績效評估和科研成果分析等方面。同時，利用智能化技術(shù)實現(xiàn)檔案審批和流程管理的自動化。

3.開展個性化服務(wù)

依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，高?？梢蚤_展個性化高效的檔案服務(wù)，提供更好的用戶體驗和支持。第一，個性化檔案查詢?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)和用戶行為分析，記錄和分析學(xué)生、教職工等用戶的檔案查詢行為，建立個性化檔案查詢推薦模型。根據(jù)用戶的偏好和歷史查詢記錄，為用戶提供個性化的檔案查詢結(jié)果和推薦；第二，智能檔案檢索和瀏覽。利用機器學(xué)習(xí)和自然語言處理技術(shù)，對檔案展開智能化的檢索和分類，提供更快速和準確的檔案瀏覽體驗。用戶可以根據(jù)關(guān)鍵詞、時間范圍和檔案類型等條件實行高效檢索和瀏覽；第三，學(xué)習(xí)檔案個性化分析。通過大數(shù)據(jù)分析學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)，如成績、選課記錄和學(xué)業(yè)計劃等，為學(xué)生提供個性化的學(xué)習(xí)支持和指導(dǎo)。通過挖掘?qū)W生的學(xué)習(xí)行為和模式，推薦適合學(xué)生的課程、教材和輔導(dǎo)資源等，幫助學(xué)生提高學(xué)習(xí)效果和成績；第四，教職工績效評估。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析教職工的檔案數(shù)據(jù)和科研成果，為教職工提供個性化的績效評估和發(fā)展建議。通過綜合評估教職工的教學(xué)質(zhì)量、科研成果和師德表現(xiàn)等，提供針對性的培訓(xùn)和支持措施；第五，校友檔案管理和服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)整合和管理校友的檔案數(shù)據(jù)，為校友提供個性化的服務(wù)和支持。通過對校友檔案的分析和挖掘，了解校友的需求和興趣，提供針對性的活動、招聘信息和捐贈項目等。

4.推進實時監(jiān)控與預(yù)警

依托大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對檔案管理過程的實時監(jiān)控和預(yù)警，能夠進一步提高高校檔案管理的應(yīng)急響應(yīng)能力，保證數(shù)據(jù)安全。要想實現(xiàn)這一目標，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實時采集各類檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速整合與分析。對于分散在各個部門、系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，可以通過數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)抽取等技術(shù)手段來整合，形成完整的數(shù)據(jù)視圖。運用數(shù)據(jù)挖掘、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)深入分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢。同時，通過數(shù)據(jù)挖掘，可以及時發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)和潛在風(fēng)險，為應(yīng)急響應(yīng)提供依據(jù)。根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，建立針對檔案管理過程的預(yù)警機制。例如，可以設(shè)置數(shù)據(jù)異常波動、訪問量激增等預(yù)警指標，當(dāng)指標超過預(yù)設(shè)閾值時，自動觸發(fā)預(yù)警信號，提醒相關(guān)人員采取措施。依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)對檔案管理過程的實時監(jiān)控。當(dāng)預(yù)警信號發(fā)出時，可以快速定位問題，采取相應(yīng)措施來處理。同時，實時監(jiān)控可以確保檔案數(shù)據(jù)的安全，及時發(fā)現(xiàn)并防范安全風(fēng)險。管理期間要采取一系列措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、權(quán)限管理以及數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。此外，還需定期對檔案管理系統(tǒng)展開安全檢查和漏洞修復(fù)，提高系統(tǒng)的安全防護能力。定期組織應(yīng)急演練，檢驗預(yù)警機制和應(yīng)急響應(yīng)能力的有效性，并加強相關(guān)人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)，提高他們應(yīng)對突發(fā)情況的能力。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作是高校教書育人的重要組成。新時期，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案管理工作的有機融合，實現(xiàn)檔案管理工作的高效創(chuàng)新與改革，更好地推動高等教育的高質(zhì)量發(fā)展。今后，在高校檔案管理工作開展過程中，應(yīng)該明確大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作特點的基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的檔案管理模式，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維和理念，加強大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度融合，推動高校檔案管理工作高質(zhì)量開展。

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（作者單位：南昌師范學(xué)院）

作者簡介：王于萍（1972—），女，漢族，江西贛州人，本科，中級八級，研究方向：檔案管理。