文書檔案整理工作存在的問(wèn)題及解決方法

摘 要：在單位中，文書檔案涉及的內(nèi)容比較廣泛，存在方式多種多樣，如文字、圖片、數(shù)據(jù)、音頻以及視頻等。這些檔案資料不僅是單位的重要資源，還能夠影響企業(yè)的健康發(fā)展，是單位的一筆無(wú)形資產(chǎn)。因此，文書檔案整理工作具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的沖擊下，文書檔案整理工作也面臨著一些問(wèn)題，為了有效提高文書檔案整理工作水平，保證單位實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步健康穩(wěn)定的發(fā)展，文章總結(jié)了文書檔案整理工作存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決方法，旨在為相關(guān)工作人員提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；整理工作；問(wèn)題；解決方法

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

《歸檔文件整理規(guī)則》是我國(guó)檔案局出臺(tái)的檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)檔案整理應(yīng)以“件”為單位，按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的系統(tǒng)性以及完整性。但是，受我國(guó)基本國(guó)情的影響，文件檔案整理不僅工作量大，工作內(nèi)容繁雜，還會(huì)受人員限制，更容易在整理過(guò)程中出現(xiàn)失誤或者錯(cuò)漏的情況，這些問(wèn)題都嚴(yán)重影響了文件檔案整理工作的效率和質(zhì)量。因此，文書檔案整理工作存在的問(wèn)題亟待解決。

一、文書檔案整理工作的重要性

1.維護(hù)單位的正常運(yùn)行

文書檔案承載著單位豐富的信息資源，記錄著單位各個(gè)層面的工作活動(dòng)和決策歷程。這些文書檔案既是組織記憶的一部分，又是對(duì)單位運(yùn)行狀態(tài)的真實(shí)反映。高效開(kāi)展文書檔案整理工作，不僅能夠確保信息得到妥善保存和管理，還為單位的正常運(yùn)行提供了必不可少的支持和依據(jù)。在單位的日常運(yùn)作中，文書檔案記錄了各個(gè)部門的合作、項(xiàng)目推進(jìn)以及決策層面的思考和解決方案。通過(guò)有效整理，文書檔案變得更加清晰明了，為單位提供了可靠的歷史記錄，從而維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。文書檔案整理工作不僅僅是對(duì)信息的保存，還是對(duì)單位發(fā)展歷程的延續(xù)和積淀。

2.提高檔案信息利用效率

文書檔案整理工作的核心目標(biāo)之一是提高信息的利用效率。在日常工作中，零散、雜亂無(wú)章的信息可能成為工作效率的攔路虎。通過(guò)分類、歸檔和整理，文書檔案得以有序化和系統(tǒng)化，為信息利用提供了更加便捷的途徑。文書檔案的整理使得信息更具可讀性和易用性。各類信息得到明晰的分類和標(biāo)注，工作人員能夠更快速地找到所需內(nèi)容，從而加速工作流程，提高了工作效率。整理工作為查詢信息提供了清晰的路標(biāo)，使得信息的查找變得更加高效。有序的文書檔案系統(tǒng)不僅方便了當(dāng)下工作的開(kāi)展，還給未來(lái)的決策和規(guī)劃提供了有力的歷史支持。信息的有機(jī)整合和利用，使得單位在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中更具優(yōu)勢(shì)。

3.保障信息安全

文書檔案整理工作可以對(duì)文書資料實(shí)行鑒定和保管，確保其安全性和完整性。尤其是在規(guī)范的整理流程和標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)下，文書檔案的安全可以更好地得到保障。通過(guò)建立信息安全管理制度，設(shè)立權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)敏感信息，有效防范了信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。此外，利用先進(jìn)的信息化手段，如加密技術(shù)和安全審計(jì)系統(tǒng)，可以進(jìn)一步提高文書檔案的安全性，保障信息不受惡意攻擊和破壞。整理工作中的信息安全不僅僅是技術(shù)手段上的保障，還是文化意識(shí)的培養(yǎng)。通過(guò)員工培訓(xùn)，加深其對(duì)信息安全的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化信息安全責(zé)任，形成全員參與、共同維護(hù)文書檔案安全的局面，從而使檔案信息的整理工作更具深度和廣度。

4.促進(jìn)知識(shí)共享和交流

通過(guò)建立跨部門、跨地區(qū)的信息共享平臺(tái)是當(dāng)前文書檔案整理工作的主要發(fā)展方向，不僅可以打破部門之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，部門之間的共享和交流，還能夠有效促進(jìn)知識(shí)的傳遞和共享，提高工作效率和質(zhì)量。在信息共享平臺(tái)上，員工可以更加直觀地了解其他部門的工作進(jìn)展和成果，有助于形成全員的整體認(rèn)知。同時(shí)，通過(guò)在線討論和交流的方式，可以促進(jìn)各個(gè)部門之間的合作，推動(dòng)知識(shí)的跨界傳遞，提高整體工作效率和質(zhì)量。

二、文書檔案整理工作存在的問(wèn)題

1.缺乏規(guī)范性

文書檔案整理工作的一個(gè)突出問(wèn)題在于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。各單位、部門之間對(duì)于文書檔案的分類、歸檔和整理方式存在明顯的差異，甚至在同一單位內(nèi)部也可能存在多種處理方式。這種缺乏規(guī)范性導(dǎo)致了整理結(jié)果的不一致性，使得文檔的結(jié)構(gòu)和標(biāo)記難以理解，阻礙了信息的有序管理和快速檢索。在這種情況下，工作人員往往需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力來(lái)適應(yīng)不同的整理規(guī)范，而無(wú)法形成統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，不僅增加了整理工作的復(fù)雜性，還容易造成信息丟失和混淆，導(dǎo)致文書檔案的管理變得混亂無(wú)序。

2.信息化程度低

盡管信息技術(shù)已經(jīng)取得了巨大的發(fā)展，但文書檔案整理工作在信息化程度上仍然相對(duì)滯后。目前，許多單位仍然依賴傳統(tǒng)的手工操作，缺乏充分利用信息技術(shù)手段的意識(shí)和能力，導(dǎo)致整理工作效率低下，信息處理過(guò)程煩瑣而耗時(shí)，難以適應(yīng)現(xiàn)代工作的高速發(fā)展和復(fù)雜化的需求。信息化程度低也意味著文書檔案的數(shù)字化程度不足，電子文檔和紙質(zhì)文檔并存，使得信息存儲(chǔ)和檢索的成本相對(duì)較高。而且，由于信息系統(tǒng)的匱乏，一些先進(jìn)的信息管理技術(shù)和工具未能得到充分應(yīng)用，使整個(gè)文書檔案整理工作未能跟上信息時(shí)代的步伐。在這種情況下，單位面臨著信息處理效率低下和信息質(zhì)量不高的問(wèn)題，難以充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，限制了單位對(duì)信息資產(chǎn)的充分利用。

3.人員素質(zhì)不高

文書檔案整理工作需要具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能，但目前從事文書檔案整理工作的人員缺乏相關(guān)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。數(shù)據(jù)顯示，僅有30%的從業(yè)人員受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，而其余70%因?yàn)槿狈ε嘤?xùn)，則難以勝任復(fù)雜的檔案整理工作，導(dǎo)致工作效率降低，文書檔案整理質(zhì)量不穩(wěn)定。

4.缺乏有效的監(jiān)督和管理機(jī)制

在文書檔案整理煩瑣而關(guān)鍵的工作中，明確的責(zé)任分工和嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制至關(guān)重要。然而，不得不承認(rèn)，目前的情況并不理想。在實(shí)際操作中，單位對(duì)文書檔案整理工作的監(jiān)督和管理顯得過(guò)于寬泛，缺乏明確的制度和手段。具體而言，調(diào)查發(fā)現(xiàn)有80%的單位未建立定期的內(nèi)部審查機(jī)制，對(duì)于文書檔案整理工作的質(zhì)量控制過(guò)于被動(dòng)。此外，僅有少數(shù)單位采用現(xiàn)代信息系統(tǒng)實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，大部分單位仍依賴傳統(tǒng)的手段，導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)現(xiàn)和解決的周期較長(zhǎng)。這種松散的監(jiān)督和管理機(jī)制使得整理工作的質(zhì)量無(wú)法得到有效控制，潛在問(wèn)題無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。

5.缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃和戰(zhàn)略思考

文書檔案整理工作應(yīng)該是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和戰(zhàn)略思考。然而，目前單位對(duì)于文書檔案整理工作缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和發(fā)展思路，只注重眼前的問(wèn)題解決，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，使得單位在文書檔案整理工作中難以把握發(fā)展的主動(dòng)權(quán)，面臨未來(lái)信息化需求的挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和戰(zhàn)略思考，將使得單位難以適應(yīng)未來(lái)的變革和發(fā)展。

三、文書檔案整理工作問(wèn)題解決辦法

1.建立規(guī)范的整理流程

制定統(tǒng)一的文書檔案整理流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求。通過(guò)規(guī)范化的整理流程，可以確保整理結(jié)果的一致性和準(zhǔn)確性，提高整理工作的效率和質(zhì)量。《中華人民共和國(guó)檔案法》第十五條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，制定和實(shí)施整理、保管和使用檔案的規(guī)章制度。”同時(shí)，國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十三條規(guī)定：“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)n案實(shí)行分類、編號(hào)、裝訂和歸檔?！边@不僅是對(duì)檔案管理的法定要求，還是對(duì)文書檔案整理工作的基本保障。因此，單位應(yīng)該從文書檔案的收集、分類以及歸檔入手。應(yīng)制定明確的文書收集標(biāo)準(zhǔn)，包括哪些文書需要被納入整理范圍以及收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和頻率。分類的過(guò)程需要設(shè)定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，確保同類文檔被放置在相同的類別下，避免混淆和遺漏。對(duì)于歸檔環(huán)節(jié)，則需要規(guī)定具體的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和程序，以便于文檔的快速檢索和利用。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)

加強(qiáng)信息化建設(shè)是提高文書檔案整理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵一步。引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如電子文檔管理系統(tǒng)、數(shù)字化掃描設(shè)備等，不僅為文書檔案整理工作注入了新的活力，還提供了更高效的解決方案。首先，采用電子文檔管理系統(tǒng)，能夠使文書檔案的整理過(guò)程更加智能和便捷。這類系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)對(duì)文檔實(shí)行分類和歸檔。通過(guò)先進(jìn)的識(shí)別算法，可以精準(zhǔn)地識(shí)別文檔內(nèi)容，將其歸入相應(yīng)的類別，避免了傳統(tǒng)手動(dòng)整理中可能出現(xiàn)的分類錯(cuò)誤和混亂。此外，這種系統(tǒng)還能夠提供實(shí)時(shí)的監(jiān)控和反饋，使得整理工作的質(zhì)量可以得到實(shí)時(shí)掌握和調(diào)整；其次，數(shù)字化掃描設(shè)備的運(yùn)用能夠提高整理工作的速度和準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在整理過(guò)程中常常需要耗費(fèi)大量時(shí)間實(shí)行手工掃描和歸檔，而數(shù)字化掃描設(shè)備能夠快速將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而實(shí)現(xiàn)文檔的數(shù)字化管理，不僅節(jié)省了整理時(shí)間，還減少了紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)空間，為文書檔案整理提供了更為便捷的解決方案。同時(shí)，信息化建設(shè)還能夠提升文書檔案的整體安全性。通過(guò)引入先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密和權(quán)限管理技術(shù)，可以確保文檔的安全存儲(chǔ)和傳輸，對(duì)于防范信息被泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)起到了積極的作用。因此，信息化建設(shè)不僅提高了整理工作的效率，還為文書檔案的安全管理提供了有力的支持。

3.提高人員素質(zhì)

在提高文書檔案整理工作人員素質(zhì)的過(guò)程中，培訓(xùn)是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。為相關(guān)工作人員提供系統(tǒng)的培訓(xùn)，不僅可以提高其專業(yè)知識(shí)和技能水平，還能夠在工作中培養(yǎng)出更高的責(zé)任心和職業(yè)操守。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該涵蓋檔案管理的基礎(chǔ)理論、分類整理的具體技能以及信息化工具的使用等多個(gè)方面，使工作人員在面對(duì)各種文書檔案整理的實(shí)際工作時(shí)更加游刃有余。特別是在信息化建設(shè)方面，培訓(xùn)可以使其熟悉先進(jìn)的電子文檔管理系統(tǒng)和數(shù)字化掃描設(shè)備的操作，提高工作效率。此外，利用實(shí)際操作和案例分析的方式開(kāi)展培訓(xùn)，能夠更好地幫助工作人員理解和掌握知識(shí)。工作人員參與實(shí)際的整理工作，將理論知識(shí)更好地轉(zhuǎn)化為實(shí)際操作的能力，使其在不斷的實(shí)踐中提高工作靈活性，進(jìn)而保證工作效率，并使其在工作中能夠更加靈活地應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)。需要注意的是，單位應(yīng)該鼓勵(lì)工作人員參與相關(guān)學(xué)術(shù)研討會(huì)、交流活動(dòng)，使其了解最新的檔案管理理念和技術(shù)趨勢(shì)，保持對(duì)工作的熱情和積極性，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，并為整個(gè)文書檔案整理工作注入創(chuàng)新的思維和活力。

4.建立有效的監(jiān)督和管理機(jī)制

責(zé)任分工和監(jiān)督機(jī)制的明確性直接關(guān)系整理工作的管理水平和效率。在這個(gè)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)中，需要精密的操作和高效的機(jī)制來(lái)保障各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。通過(guò)建立明確的責(zé)任分工，可以使每個(gè)工作人員在整理工作中明確職責(zé)，能夠在大規(guī)模整理工作中避免責(zé)任模糊和任務(wù)沖突的問(wèn)題。在這個(gè)基礎(chǔ)上，監(jiān)督機(jī)制應(yīng)當(dāng)設(shè)置在每個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以確保工作的流程能夠受到有效監(jiān)控。定期的檢查和評(píng)估是保持監(jiān)督機(jī)制敏感性的關(guān)鍵。通過(guò)周期性的檢查，可以全面了解整理工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的根源并及時(shí)加以解決。這一過(guò)程既可以發(fā)現(xiàn)操作層面的問(wèn)題，還有助于在管理層面尋找提升的空間，反復(fù)的檢查和評(píng)估能夠使整理工作在不斷調(diào)整中保持高效運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須迅速采取有效的措施加以解決，以免問(wèn)題擴(kuò)大而影響整個(gè)工作系統(tǒng)，需要管理層在處理問(wèn)題時(shí)迅速果斷，能夠應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜情況。因此，每個(gè)環(huán)節(jié)都承擔(dān)著關(guān)鍵的責(zé)任，而每一次檢查和每一次解決問(wèn)題的過(guò)程都為整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行提供了更加有效的保障。

5.制定長(zhǎng)期規(guī)劃

將文書檔案整理工作納入組織機(jī)構(gòu)的整體發(fā)展規(guī)劃，不僅有助于提高整理工作的可持續(xù)性，還能更好地滿足組織機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)遠(yuǎn)需求和發(fā)展目標(biāo)。長(zhǎng)期規(guī)劃的制定需要全面考慮文書檔案整理工作所處的內(nèi)外環(huán)境變化以及可能面臨的各種挑戰(zhàn)和機(jī)遇。通過(guò)對(duì)外部環(huán)境的深入分析，可以更好地把握技術(shù)、法律法規(guī)等方面的動(dòng)態(tài)變化，為規(guī)劃提供科學(xué)的基礎(chǔ)。同時(shí)，對(duì)內(nèi)部環(huán)境的評(píng)估也能夠幫助組織機(jī)構(gòu)明確自身的發(fā)展定位和優(yōu)勢(shì)，使規(guī)劃更符合實(shí)際情況。此外，還應(yīng)站在更高的層面，考慮文書檔案整理工作對(duì)整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的支持作用，包括工作的核心價(jià)值、與其他部門的協(xié)同關(guān)系以及對(duì)信息共享和交流的促進(jìn)等方面，使整理工作更好地融入組織機(jī)構(gòu)的整體發(fā)展，發(fā)揮更大的作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，文書檔案整理工作對(duì)單位的正常運(yùn)行、信息利用效率、信息安全和知識(shí)共享具有重要意義。然而，當(dāng)前文書檔案整理工作存在諸多問(wèn)題，如缺乏規(guī)范性、信息化程度低、人員素質(zhì)不高、缺乏有效的監(jiān)督和管理機(jī)制以及長(zhǎng)期規(guī)劃和戰(zhàn)略思考等。為了解決這些問(wèn)題，需要建立規(guī)范的整理工作流程，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高人員素質(zhì)，建立有效的監(jiān)督和管理機(jī)制以及制定長(zhǎng)期規(guī)劃和戰(zhàn)略思考，為單位的發(fā)展提供有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]李 治.探討文書檔案整理與管理工作的方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（03）：111-112.

[2]張 沖.文書檔案整理工作存在的問(wèn)題及解決方法[J].黑龍江檔案，2020（05）：61.

[3]韓 芳.文書檔案收集與整理工作的重要性探究[J].檔案天地，2018（08）：48-49.

[4]謝春霞.機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問(wèn)題及解決方法[J].云南檔案，2016（12）：42-43.

[5]胡柳瑩.信息化發(fā)展背景下文書檔案工作的實(shí)踐探究[J]. 辦公自動(dòng)化，2023，28（7）：49-51.

[6]羅 婭.文書檔案整理歸檔存在的問(wèn)題與優(yōu)化路徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（12）：25-27.

[7]黎 英.提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略研究[J].科技風(fēng)，2019（9）：210-211.

[8]魏震聲.試論在《歸檔文件整理規(guī)則》架構(gòu)下的文書歸檔整理工作改革[J].林業(yè)科技情報(bào)，2013，45（2）：128-129.

[9]桂 玲.不斷規(guī)范文書管理確保檔案信息完整[J].黑龍江史志，2014（1）：91-91.

[10]曾 霞.提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的意義及對(duì)策探微[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（16）：76-78.

（作者單位：孝義市新義街道應(yīng)急管理局）

作者簡(jiǎn)介：侯愛(ài)萍（1972—），女，漢族，山西交口縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

指導(dǎo)老師：王晶平