新時(shí)代背景下企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)研究

摘 要：隨著信息化建設(shè)步伐日益加快，檔案館藏資源已成為企業(yè)的一項(xiàng)重要的戰(zhàn)略資源，是企業(yè)的一項(xiàng)無形資產(chǎn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)發(fā)展提供戰(zhàn)略依據(jù)與競爭優(yōu)勢。在新時(shí)代背景下，企業(yè)檔案工作也受到一定的沖擊，檔案管理方式也需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而改變、升級(jí)。管理者的忽視、制度的缺失、管理意識(shí)薄弱、材料收集不全以及結(jié)構(gòu)不合理等成為企業(yè)檔案資源建設(shè)的阻礙。企業(yè)只有通過提高對(duì)檔案工作的重視、完善相關(guān)制度、轉(zhuǎn)變管理意識(shí)、完善材料收集以及豐富檔案館藏結(jié)構(gòu)等手段，重視檔案資源的開發(fā)利用，才能使檔案資源更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；館藏；資源建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展各個(gè)時(shí)期、各項(xiàng)工作中形成的原始記錄，是企業(yè)歷史的反映，是企業(yè)物質(zhì)層、制度層、精神層的信息總和。企業(yè)檔案館藏資源是企業(yè)的無形資產(chǎn)，記錄了企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供寶貴的信息資源，是企業(yè)的先進(jìn)生產(chǎn)力。企業(yè)檔案館藏資源的豐富程度、門類的多樣性以及結(jié)構(gòu)的合理性對(duì)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。但是，現(xiàn)階段很多企業(yè)由于管理者的檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理制度不完善、軟硬件設(shè)備設(shè)施陳舊以及檔案管理人員專業(yè)程度不高等多方原因，導(dǎo)致企業(yè)檔案資源建設(shè)進(jìn)程緩慢，阻礙了企業(yè)的高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)進(jìn)程緩慢的原因

1.企業(yè)管理者不夠重視，檔案意識(shí)不強(qiáng)

企業(yè)檔案作為信息資源的載體，在明確政策信號(hào)、確定市場走向、降低成本、產(chǎn)品創(chuàng)新、宣傳企業(yè)文化、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益上具有獨(dú)特的作用?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》深入推進(jìn)“三個(gè)體系”建設(shè)中，明確指出要加快完善檔案管理體系。由此可見，國家對(duì)于檔案工作的重視程度。檔案工作服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展已大勢所趨。但是，還有很多企業(yè)的管理者沒有緊跟黨的步伐，更新管理理念，對(duì)檔案管理工作還停留在比較陳舊的觀念上，認(rèn)為檔案工作只是簡單的資料收集與整理，是一項(xiàng)輔助性的工作。檔案部門只是材料的收集與保管部門，是資料庫與倉庫，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，在這種觀念的引導(dǎo)下忽視檔案工作，不重視檔案管理。最直接的表現(xiàn)就是企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案人員從事檔案崗位工作，而是由一些文書部門的工作人員兼管，也不注意檔案的收集與整理。檔案管理部門崗位設(shè)置與人員配置不夠合理，缺少業(yè)務(wù)指導(dǎo)崗位。

2.缺少健全的檔案管理制度保障

任何一項(xiàng)措施的實(shí)施都離不開制度的保障，企業(yè)檔案資源建設(shè)工作也是如此。但就目前的形勢而言，很多企業(yè)都缺少相應(yīng)的檔案管理制度，或是仍然沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)沒有及時(shí)關(guān)注檔案法規(guī)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，沒有注意到舊的規(guī)章制度部分已不再適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，企業(yè)在應(yīng)用檔案法規(guī)上顯示出滯后性。此外，企業(yè)也沒有根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合檔案法律法規(guī)制定一套適合自身管理的標(biāo)準(zhǔn)制度。沒有一個(gè)統(tǒng)一的適合本企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企業(yè)檔案在管理上會(huì)出現(xiàn)許多問題。例如，檔案的歸檔范圍不明確，導(dǎo)致該歸檔的材料沒有歸檔；檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案整理的不規(guī)范，這些都不利于企業(yè)檔案工作的制度化與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

3.企業(yè)檔案工作者專業(yè)知識(shí)薄弱，綜合業(yè)務(wù)技能不足

計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及，信息時(shí)代已經(jīng)到來，企業(yè)的管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，要求檔案工作者具有廣泛的知識(shí)面，熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)工藝、基本建設(shè)項(xiàng)目的工作程序等。但就現(xiàn)階段而言，很多企業(yè)為了節(jié)約成本，并沒有配備專職檔案人員，而是由企業(yè)其他員工兼管，那些沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員在管理檔案過程中由于缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)的儲(chǔ)備及其精力有限，知識(shí)結(jié)構(gòu)與綜合素質(zhì)跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，影響了企業(yè)檔案資源的信息化、數(shù)字化建設(shè)，影響了整個(gè)檔案資源建設(shè)的進(jìn)程。

4.檔案收集范圍不符合實(shí)際工作要求，收集工作不到位

企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于檔案材料的收集，檔案收集的數(shù)量決定了檔案館藏資源的數(shù)量，收集的質(zhì)量決定了檔案館藏資源的質(zhì)量，檔案收集材料的多樣性決定了檔案館藏資源的多樣性?，F(xiàn)在企業(yè)的活動(dòng)范圍不斷擴(kuò)大，形成的檔案種類也越來越多樣化，除了有普通的紙質(zhì)檔案，還有電子檔案、照片和音像等特殊載體檔案。此外，在檔案內(nèi)容方面關(guān)于廠務(wù)公開、商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同、傾銷反傾銷、企業(yè)法律事務(wù)以及信用方面的檔案材料對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說都是非常重要的。但是，檔案部門卻沒能緊跟企業(yè)改革發(fā)展的步伐，沒能熟悉和了解企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)，缺乏有力的措施，在收集時(shí)不注重對(duì)入室檔案材料的鑒定和篩選，導(dǎo)致入室的檔案質(zhì)量不高。并且，還是繼續(xù)沿用以前的收集范圍來收集材料，沒能根據(jù)企業(yè)活動(dòng)范圍而擴(kuò)大收集范圍，導(dǎo)致一些非常重要的檔案沒能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了檔案館藏的完整性。

缺少相應(yīng)的制度與管理機(jī)制，沒有把歸檔工作納入部門管理流程和崗位職責(zé)，或者有些企業(yè)雖然制定了相應(yīng)的管理機(jī)制，但歸檔管控考核體系不健全，歸檔工作往往是部門員工的自覺自愿行為，僅限于“你交什么，我就歸什么”的被動(dòng)狀態(tài)。有些企業(yè)存在歸檔制度落實(shí)不到位、歸檔范圍修訂不及時(shí)、指向不具體及操作性不強(qiáng)的問題。

5.檔案硬件設(shè)施簡陋，保管環(huán)境較差

企業(yè)是以經(jīng)濟(jì)利益為目的的，企業(yè)的資金投入都是經(jīng)過一定的分析調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后才決定的。但現(xiàn)階段很多企業(yè)由于企業(yè)決策者的檔案意識(shí)比較薄弱，沒有意識(shí)到檔案資源對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要性，從而忽視了對(duì)檔案資源建設(shè)的投入，特別是檔案硬件設(shè)備設(shè)施的投入。目前，還有較多企業(yè)的檔案室比較簡陋，特別是一些小企業(yè)，沒有配備相應(yīng)的檔案保管設(shè)備設(shè)施，就算配備這些設(shè)備設(shè)施的企業(yè)往往會(huì)從運(yùn)作成本上考慮而不去使用，使這些設(shè)備設(shè)施成為擺設(shè)。還有些小企業(yè)甚至連專門的檔案室都沒有，企業(yè)所有的檔案都零散分放在各個(gè)科室的資料柜中，硬件設(shè)施的老化與損壞不利于檔案的完好保存。在當(dāng)今檔案管理數(shù)字化與信息化的大環(huán)境下，由于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備管理的不完善，造成檔案資料的損害，不僅影響企業(yè)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，還會(huì)使企業(yè)失去一筆巨大的無形資產(chǎn)，從而阻礙企業(yè)的發(fā)展。

6.館藏資源建設(shè)厚此薄彼，存在盲點(diǎn)

如果把企業(yè)比作一座大廈，企業(yè)員工就是構(gòu)成這座大廈的基石，員工對(duì)于企業(yè)的生死存亡至關(guān)重要。但是，目前企業(yè)館藏檔案資源中主要還是以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營類、企業(yè)管理類檔案為主，涉及員工的檔案卻不多，特別是員工的民生檔案，如員工的業(yè)績檔案、健康檔案等。很多企業(yè)沒有注意職工的建檔問題，或是有職工檔案但是不完整，平時(shí)不注重對(duì)職工檔案的收集，職工的檔案內(nèi)容沒有隨著其實(shí)際情況的變化而更新，如職工的職位變化、家庭情況、福利待遇變化等，導(dǎo)致有些職工的檔案與其現(xiàn)實(shí)情況不符。員工檔案對(duì)于員工的職位晉升、工傷鑒定、核算工齡、住房公積金的核算等至關(guān)重要。如果企業(yè)員工沒有相關(guān)的憑證材料，就不能在就業(yè)、社保、退休等方面享受優(yōu)惠待遇，就不能維護(hù)自身利益。

二、企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)的一些措施

1.加大宣傳，增強(qiáng)檔案館藏資源建設(shè)意識(shí)

企業(yè)是一個(gè)獨(dú)立自主、自負(fù)盈虧的社會(huì)組織，其最終目的就是獲取經(jīng)濟(jì)效益最大化。因此，可以從企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理方面的重要性來宣傳檔案資源建設(shè)的意義，讓企業(yè)從檔案資源建設(shè)中看到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，從而提高企業(yè)人員的檔案館藏資源建設(shè)意識(shí)。除此之外，加大宣傳的方法還有很多，如領(lǐng)導(dǎo)的重視，在開會(huì)的時(shí)候經(jīng)常強(qiáng)調(diào)；定期或不定期舉行檔案培訓(xùn)或座談會(huì)；開辦檔案展覽；制作檔案宣傳畫冊(cè)；編研檔案利用實(shí)例，可以通過實(shí)例來宣傳檔案資源建設(shè)的重要性；把檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任之中，從領(lǐng)導(dǎo)層開始自上而下關(guān)注檔案建設(shè)。

2.堅(jiān)持依法治檔，完善檔案管理制度

加大對(duì)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等檔案法律法規(guī)宣傳，加強(qiáng)普法教育，堅(jiān)持依法治檔，貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)，讓檔案工作有法可依，有章可循。除此之外，企業(yè)還應(yīng)依照檔案法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況制定檔案工作細(xì)則，如檔案收集制度、檔案管理制度，檔案借閱制度、檔案庫房管理規(guī)范等。根據(jù)工作需要建立各部門緊密配合的工作機(jī)制，保證材料收集流暢、有序。建立相關(guān)部門檔案人員責(zé)任制，把檔案工作落實(shí)到各個(gè)部門，責(zé)任到個(gè)人，加強(qiáng)考核機(jī)制。

3.企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)與知識(shí)更新

現(xiàn)代企業(yè)的競爭也是人才的競爭，企業(yè)檔案資源建設(shè)離不開優(yōu)秀的檔案管理人員。與其他專業(yè)相比，檔案專業(yè)人才相對(duì)比較短缺，很多企業(yè)面臨著“引進(jìn)來，留不住”人才的局面。企業(yè)可以通過培養(yǎng)人才與吸引人才雙管齊下的方式，在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，拓寬檔案人才成長通道，建立日趨完善的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。通過對(duì)內(nèi)組織富有挑戰(zhàn)性的工作來鍛煉和培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，通過對(duì)外合作來培養(yǎng)新型專業(yè)人才，組織內(nèi)外業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)考察、學(xué)術(shù)報(bào)告及參加重要學(xué)術(shù)會(huì)議來開闊專業(yè)人員的視野，全面提升檔案人才隊(duì)伍專業(yè)技能，打造一支專業(yè)人才隊(duì)伍，為企業(yè)的檔案資源建設(shè)提供人才儲(chǔ)備。在企業(yè)現(xiàn)代化過程中出現(xiàn)了很多檔案人員不熟悉、不了解的內(nèi)容，特別是各類有關(guān)計(jì)算機(jī)方面的信息技術(shù)，如信息管理系統(tǒng)、CAD技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和最新的檔案管理知識(shí)。想要做到企業(yè)檔案資源及時(shí)、有效歸檔，檔案工作者必須對(duì)這些新事物有所了解和掌握，才能把握各檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，把各類檔案材料及時(shí)、有效歸檔。因此，企業(yè)應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)及知識(shí)更新，學(xué)習(xí)各種新技術(shù)、新觀念。同時(shí)，檔案人員也應(yīng)該主動(dòng)加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，積極參與企業(yè)的信息化建設(shè)，與企業(yè)共同成長，努力使檔案的數(shù)字化與企業(yè)的信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。檔案管理人員不僅僅是檔案載體的守護(hù)者，還應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，努力成為檔案信息的挖掘者，歷史記憶的守護(hù)者，企業(yè)文化的宣傳者。

4.加大收集力度，擴(kuò)大收集范圍

企業(yè)檔案館藏資源建設(shè)是企業(yè)基礎(chǔ)性管理工作，檔案收集是館藏資源建設(shè)源頭，是豐富館藏資源的主要方式。首先，企業(yè)應(yīng)制定完善的檔案收集歸檔制度，明確歸檔范圍。有完善的制度與操作細(xì)則作為指導(dǎo)，各部門才能更好地把收集工作落實(shí)到位；其次，在收集時(shí)要注意所收集檔案材料的質(zhì)量，即個(gè)體質(zhì)量和整體質(zhì)量。個(gè)體質(zhì)量是指每份文件材料內(nèi)容有效、完整，外在形式完好，整體質(zhì)量是指整個(gè)館藏的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。檔案的館藏結(jié)構(gòu)按照內(nèi)容可以分為文書檔案、科技檔案和人事檔案，按照檔案載體可以分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案等。優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)需要企業(yè)文書部門、檔案部門和信息部門加強(qiáng)協(xié)調(diào)合作，將收集工作放到企業(yè)的日常工作中，改變?cè)瓉斫皇裁淳褪帐裁吹氖占绞?，變被?dòng)為主動(dòng)，確保收集到的材料都是有價(jià)值的。檔案部門要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)的動(dòng)態(tài)，將收集工作提前介入各項(xiàng)活動(dòng)中，做到及時(shí)歸檔，保證材料的完整性、多樣性。

5.完善檔案硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)建良好的保管環(huán)境

檔案的長期保管離不開良好的保管環(huán)境，檔案的硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)也是檔案資源建設(shè)的重要方面。各種檔案硬件設(shè)備設(shè)施的安裝、運(yùn)行是否經(jīng)濟(jì)、實(shí)用，既關(guān)系到企業(yè)檔案資源的長期有效保存又關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營成本。檔案的硬件設(shè)備設(shè)施應(yīng)包括最基本的密集柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和裁紙刀等，還包括檔案管理系統(tǒng)等軟件。為保障檔案的安全，還需要做到檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室“三室分開”，做到專室專用，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防范體系。除此之外，檔案庫房要做到溫濕度適宜、整潔干凈，要做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害和無雜物等?？傊?，要為企業(yè)檔案創(chuàng)造一個(gè)良好、安全的保管環(huán)境。

6.放長眼光，拓展檔案資源建設(shè)新視角

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展前進(jìn)，企業(yè)的檔案資源建設(shè)也應(yīng)該不斷拓寬角度，從企業(yè)發(fā)展的全局角度來建設(shè)企業(yè)檔案資源。企業(yè)員工是構(gòu)成企業(yè)整體的重要組成部分，但目前企業(yè)的檔案資源建設(shè)還是以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營檔案為主，對(duì)涉及員工個(gè)人生產(chǎn)、生活狀態(tài)的企業(yè)民生檔案卻鮮有關(guān)注，如員工的業(yè)績檔案、房產(chǎn)檔案、教育檔案、社保檔案、收支檔案和健康檔案等，從員工角度看，企業(yè)民生檔案在維護(hù)企業(yè)員工合法權(quán)益上起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)這方面檔案的收集，切實(shí)為員工的實(shí)際利益著想，在員工需要幫助時(shí)能夠提供有效的證據(jù)為員工的利益服務(wù)，只有員工利益得到維護(hù)，員工才能更加積極地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展建設(shè)，增強(qiáng)了企業(yè)員工的歸屬感。從企業(yè)的角度看，企業(yè)能夠通過這些檔案更全面地了解員工，在企業(yè)的選人、用人與人才選拔上提供重要依據(jù)，對(duì)員工、對(duì)企業(yè)來說是一種雙贏的局面。

三、結(jié)束語

企業(yè)館藏資源建設(shè)的最終目標(biāo)是要企業(yè)檔案信息服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益。企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理思想，將傳統(tǒng)檔案管理思想向數(shù)字化管理升級(jí)轉(zhuǎn)型，在材料歸檔的時(shí)候就展開前端把控，確保歸檔質(zhì)量，建成檔案館藏豐富、種類齊全及清晰有序，并能夠反映企業(yè)發(fā)展過程的檔案資源庫。通過各種現(xiàn)代化手段對(duì)企業(yè)檔案館藏資源實(shí)行數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)檔案館藏資源的開發(fā)利用，深層次挖掘檔案信息，利用檔案信息洞察市場走向，明確企業(yè)發(fā)展路線，打造特色品牌，塑造企業(yè)形象，宣傳企業(yè)文化。

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（作者單位：柳州市工人醫(yī)院）

作者簡介：羅利娟（1989—），女，漢族，廣西柳州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。