基層聲像檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：聲像檔案是一種生動、形象的特殊載體檔案，能細致、具體地記錄工作。基層單位只有做好聲像檔案管理工作，才能促進聲像檔案作用和價值得到充分發(fā)揮。但從實際情況來看，在基層聲像檔案管理過程中仍然存在很多缺陷和不足。基于此，文章提出了加強基層聲像檔案管理的措施，以期提高基層聲像檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：基層聲像；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

聲像檔案涵蓋了多種不同的材料載體，包括錄像帶縮微制品、影片、照片、唱片、底片等，以聲音和視頻的形式記錄和保存基層單位各項活動情況，便于人們回顧和了解過去的事件和事物。同時，也為后人提供了研究和學習的資源 。聲像檔案不僅適用于基層單位，國家機構(gòu)、社會團體及個人的各項活動都可以利用聲像檔案記錄信息，確保活動信息的真實性。隨著社會科技水平的快速提升，聲像檔案已經(jīng)成為社會生產(chǎn)、生活中不可或缺的一部分，聲像檔案管理工作也越來越重要。

以筆者單位為例，作為西安科技系統(tǒng)的基層單位，自20世紀90年代以來，我單位一直設有聲像室，專門拍攝、整理和歸檔留存科技系統(tǒng)各類科技活動的影像資料。盡管2019年因機構(gòu)改革經(jīng)歷拆分與合并，但此項業(yè)務仍得以繼續(xù)，足以說明聲像檔案工作的必要性和價值。多年的聲像工作積累了大量的圖片與視頻資料，為保障這些資料的安全留存與有效利用，在單位合并后，以原聲像室工作人員為主要力量，開始籌備建設科技宣傳資料庫，對數(shù)十年來所拍攝和保存的視頻、圖片資料采用數(shù)字化整理、錄入與存儲，規(guī)范存檔，著力為相關(guān)工作提供及時、高效的影像資料服務。目前，雖然已按計劃初步完成了資料庫圖片與視頻的錄入工作，但在具體聲像檔案管理過程中仍面臨一些問題亟待解決，本文就這些問題展開分析，并提出相應的改進意見。

一、聲像檔案管理的價值

聲像檔案管理的價值主要體現(xiàn)在四個方面。一是信息共享與傳遞。聲像檔案管理系統(tǒng)可以幫助基層單位實現(xiàn)對工作內(nèi)容的全面記錄和管理，包括會議、 研討會、培訓等各類活動的文檔、音頻和視頻等信息，為信息的共享與傳遞提供了便捷，從而提高了工作效率；二是知識管理與積累。基層科技單位的聲像檔案記錄了各類科技活動的內(nèi)容和成果，這些資料更真實、生動和直觀，可以作為知識的積累和管理工具，也可以用于回顧和總結(jié)過去的經(jīng)驗，為未來的科技交流活動提供參考和借鑒，促進知識的傳承和創(chuàng)新；三是資源整合與利用?？茖W的聲像檔案管理系統(tǒng)能夠整合本單位的各類資源開展工作，通過對聲像檔案的分析和利用，更好地規(guī)劃和配置資源，提升各項科技與交流活動的效益和影響力；四是決策支持與評估。聲像檔案的建立和管理可以為決策者提供數(shù)據(jù)支持和參考，幫助他們做出科學的決策。同時，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析和評估，可以判斷科技活動的成效，為改進工作提供依據(jù)。

二、基層聲像檔案管理中存在的主要問題

1.歸檔管理問題

以實際工作為例，因開展多年的聲像工作，前期積累了數(shù)量巨大的圖片與視頻資料。僅初步統(tǒng)計的圖片資料共計6萬余幅，總大小共計440GB，轉(zhuǎn)錄錄像帶、Beta盒式錄像磁帶等視頻內(nèi)容500余盤，上傳視頻資料文件多達6T。內(nèi)容包括歷年重大科技活動跟拍、自制科技專題宣傳視頻、各種會議資料圖片留存、文件證書翻拍以及人員信息采集等，記錄了各類科技活動、項目、成果等重要資料。對數(shù)量龐大的視頻和圖片文件重新整理篩選、分類歸檔及資料上傳十分消耗時間和精力，極大地增加了管理難度。同時，由于聲像檔案具有一定的管理標準，但大部分基層檔案達不到保管的標準要求，無法實現(xiàn)對館藏老照片的長期保存，破壞了老照片的原有狀態(tài)，破損、褪色以及發(fā)霉等問題時有發(fā)生。另外，受到保管條件的影響，錄像帶和老磁帶不斷出現(xiàn)各種問題，對影像和聲音帶來了很大的干擾，其可利用價值明顯降低。隨著科技水平的迅速提升，播放設備不斷推陳出新，之前的錄像帶和錄音帶已不再適用，讀取率和識別率明顯降低。最近幾年，數(shù)字影像技術(shù)進入發(fā)展的迅猛期，聲像檔案的實用性越來越高，但傳統(tǒng)聲像檔案載體受損面臨的風險也越來越多。特別是隨著數(shù)字化時代的到來，呈現(xiàn)出大量的各種不同類型的信息數(shù)據(jù)，對聲像檔案的保管也變得更加困難。不但要做好媒體存儲介質(zhì)的安全工作，還要確保聲像檔案材料完好無缺。雖然數(shù)碼聲像檔案編輯處理方式較為簡單，但不易保存，經(jīng)常出現(xiàn)修改或刪除等問題，降低了聲像檔案的真實性和完整性，不利于管理部門聲像檔案收集工作的高效開展。

2.安全問題

目前，數(shù)碼照片和視頻檔案管理、保存與編目檢索在安全性和可靠性方面存在著諸多問題，對于內(nèi)部信息和重要數(shù)據(jù)的保護更是面臨著巨大挑戰(zhàn)。第一，隨著數(shù)碼相機、智能手機等設備設施的普及，拍攝和存儲的數(shù)碼照片和視頻數(shù)量不斷增加，保存也更加隨意，如果將其作為歸檔資源，就需要確保這些檔案信息的安全性，避免數(shù)據(jù)丟失和被泄露；第二，存儲介質(zhì)損壞也是一個常見的問題。數(shù)碼照片和視頻通常存儲在硬盤、光盤、U盤等介質(zhì)上，但這些介質(zhì)容易損壞或丟失。一旦發(fā)生此問題，就會導致檔案無法讀取或丟失，給用戶帶來不便和損失；第三，文件格式不兼容也是一個重要問題。由于不同設備設施和應用程序使用不同的文件格式，可能導致某些檔案無法被讀取、編輯或處理，使得檔案的利用價值受到限制，并增加了管理和保存的困難；第四，病毒和惡意軟件的威脅也不可忽視。聲像檔案更容易受到病毒和惡意軟件的攻擊，導致檔案被刪除或篡改等，將嚴重影響檔案的安全性和可靠性。

3.管理設備設施問題

近年來，隨著科技的不斷進步與發(fā)展，聲像設備性能大幅提升，其設備類型也越來越多樣化，如攝像機、數(shù)碼相機等，被普遍應用于基層單位行政管理及各生產(chǎn)科室，促進了聲像檔案管理的開展。但目前，很多基層單位依然使用過去陳舊的聲像檔案管理儲存設備設施，不能及時更新?lián)Q代，無法達到理想的管理效果。其主要原因就是基層對聲像檔案管理設備設施的重視度不夠高，資金、場地和人員等存在現(xiàn)實困難，只將重點放在照片產(chǎn)生和攝錄器材上，忽視了照片的儲存與保管。這些問題的存在，降低了聲像檔案的保管質(zhì)量與效果，縮短了檔案的使用壽命，不利于聲像檔案價值與作用的發(fā)揮。

4.檔案利用和服務問題

編目錄是聲像檔案管理中工作量最大、最為煩瑣的一項工作，需要投入大量的人力和時間實行詳細分類、標引和著錄，需仔細審查。當前，檔案管理系統(tǒng)以文書檔案管理為主，目錄錄入過程不夠清晰，全文檢索功能較低，展現(xiàn)出的聲像檔案內(nèi)容有所欠缺，往往無法滿足公眾需求，還有很多需要補充和改進的地方。而且，大部分檔案館沒有將早期保存的照片檔案資料生成數(shù)字形式，對其開發(fā)利用難度較大，因此，需要進一步完善檔案管理系統(tǒng)，以滿足聲像檔案的利用和深度檢索需求。

5.缺乏復合型專業(yè)技術(shù)人員

復合型專業(yè)技術(shù)人員是聲像檔案管理工作中不可或缺的組成部分，技術(shù)人員需要具備較高的業(yè)務水平和管理能力，只有這樣，才能提高聲像檔案的管理質(zhì)量和水平。但在實際中，很多聲像檔案管理人員知識儲備嚴重不足，聲像檔案管理技術(shù)薄弱，沒有加強專業(yè)技術(shù)知識的學習。聲像檔案管理部門雖然開展了管理人員的業(yè)務培訓活動，但培訓內(nèi)容側(cè)重于紙質(zhì)檔案的保管，對聲像檔案維護利用方面的培訓力度較低。同時，在培訓過程中一味重視理論知識的講解，無法在實際工作中發(fā)揮指導作用，導致檔案人員在工作中缺少創(chuàng)新性，不利于其實踐能力與實踐技能的提升。

三、加強基層聲像檔案管理的措施

1.分類管理

為提高聲像檔案管理工作的效率，可以從分類管理的維度對聲像檔案管理流程展開分析。第一，建立完善的檔案編目系統(tǒng)。通過建立檔案編目系統(tǒng)，可以按照時間、主題及地點等方式對數(shù)字照片和視頻檔案分類和整理，從而方便快速定位需要的檔案。這種分類方式可以是文件夾形式，也可以利用專業(yè)的檔案管理軟件開展分類編目；第二，定期清理無用文件也是管理數(shù)字照片和視頻檔案的重要環(huán)節(jié)。及時刪除不需要的檔案，可以釋放存儲空間，提高檔案管理的效率和準確性；第三，使用專業(yè)的檔案管理軟件也可以提高管理效率和準確性。這些軟件可以自動化地開展檔案編目、整理和歸檔，提高工作效率和準確性，為本單位的數(shù)字檔案管理提供強有力的支持；第四，建立完善的責任制度。選擇專業(yè)能力較強的管理人員作為聲像檔案管理工作的主要負責人，明確其工作職責，從收集、整理、歸檔和管理等不同環(huán)節(jié)實施聲像檔案管理工作，確保此項工作能夠有效推進和落實。

2.安全管理

聲像檔案的安全管理，要確保有良好的保存環(huán)境，在規(guī)范的要求下保存，做好防潮、防水工作，避免陽光直射，控制好檔案保存環(huán)境的溫度和濕度，避免檔案出現(xiàn)破損問題。另外，還需要加強檔案信息的安全保護措施，推動聲像檔案的數(shù)字化，并對重要檔案信息異地備份，加強備份工作安全監(jiān)控，以保障檔案信息資源的安全。同時，可以安裝安全防護軟件，定期更新軟件版本和病毒庫，預防病毒和惡意軟件的攻擊。定期檢查和維護數(shù)碼照片和視頻檔案，確保其完整性和可讀性。如果發(fā)現(xiàn)問題，就應及時修復或恢復檔案，以確保其安全性和可靠性。

3.加強設備設施管理

加大檔案信息化建設力度，改善檔案管理硬件環(huán)境，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高并優(yōu)化聲像檔案管理水平。最近幾年，很多基層單位的項目活動越來越繁雜，原有的圖庫管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足活動需求。因此，基層單位必須對圖庫系統(tǒng)做出改進和完善，確保成品電子文檔全部歸檔到位。另外，檔案資源是檔案管理工作中不可或缺的組成部分，基層單位應做好檔案資源的保管工作，避免出現(xiàn)浪費檔案資源的不良現(xiàn)象。同時，要結(jié)合聲像檔案的特殊性，提高硬件設備設施資金的支持力度，提升檔案管理的硬件環(huán)境。在此過程中，加強設備設施更新，確保設備設施與聲像檔案保管條件的一致性，為聲像檔案創(chuàng)造可長期保存的環(huán)境和條件，充分發(fā)揮聲像檔案的作用。

4.加快推進檔案開放利用

首先，加強制度建設。完善檔案開放利用的相關(guān)政策法規(guī)，明確各級政府及相關(guān)部門、檔案機構(gòu)和檔案管理人員在檔案開放利用中的職責和義務，確保檔案開放利用的合法性和規(guī)范性；其次，提高檔案開放利用服務水平。加強檔案信息的數(shù)字化建設，建立檔案信息平臺，提高檔案信息查閱、獲取、利用的效率和便捷性，并加強對檔案信息的質(zhì)量控制和安全保障；最后，廣泛宣傳檔案開放利用的意義和價值。加大宣傳力度，讓更多人了解檔案開放利用的重要性和實際效果，并引導公眾積極參與檔案開放利用，促進公眾對企事業(yè)單位的監(jiān)督和社會治理的改善。

5.培養(yǎng)聲像檔案管理人才

聲像管理部門應為檔案管理人員提供教學與實習機會，鼓勵檔案管理人員積極參與到聲像檔案的采集、整理及數(shù)字化處理工作中，提高其實際操作能力，積累豐富的實踐經(jīng)驗。同時，培訓現(xiàn)有檔案管理工作人員，使其了解最新的聲像檔案管理理論、技術(shù)和標準，不斷提高專業(yè)水平。另外，聲像檔案管理部門可以和文化機構(gòu)、媒體公司建立良好的合作關(guān)系，共同開展實踐項目、研究課題等，為學生提供實踐基地和就業(yè)機會。從不同方面培養(yǎng)聲像檔案管理人才，促進聲像檔案管理工作高效開展。

四、結(jié)束語

總之，聲像檔案工作是基層單位檔案管理工作中不可或缺的組成部分，應該得到充分的重視和保護。在數(shù)字化時代，基層單位應積極采取現(xiàn)代化的檔案管理方法，推進檔案信息化建設，通過建立完善的檔案編目系統(tǒng)、定期備份和云存儲、多存儲介質(zhì)備份、定期清理無用文件以及使用專業(yè)的檔案管理軟件，確保聲像檔案的安全性、可靠性和高效性。這些措施不僅能夠保護檔案本身，還能確保檔案工作的規(guī)范化、標準化和便捷化，推動聲像檔案信息資源的開發(fā)利用和共享，從而更好地服務于本單位的發(fā)展和建設。通過合理規(guī)劃和有效實施聲像檔案管理，必將能夠更好地保護和傳承本單位的歷史、成果和經(jīng)驗，促進基層檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：西安地區(qū)科技交流中心）

作者簡介：方炬（1976—），女，漢族，陜西西安人，本科，館員，研究方向：檔案管理，檔案編研。