基于“以人為本”理念的人事檔案管理工作研究

摘 要：近年來，“以人為本”管理理念受到各領域廣泛關注，人事檔案管理工作也不例外。但結合實際人事檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行的企事業(yè)單位人事檔案管理存在一些問題，如管理理念創(chuàng)新意識有待加強、缺乏“以人為本”的意識等。文章提出了一系列基于“以人為本”理念的人事檔案管理策略，包括更新管理理念、樹立“以人為本”的檔案管理方針、開展檔案職業(yè)生涯規(guī)劃服務以及強化檔案管理人員的培訓力度等，以供參考。

關鍵詞：“以人為本”理念；人事檔案管理；企事業(yè)單位

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在現(xiàn)代管理環(huán)境下，人事檔案管理是企事業(yè)單位管理的重要組成部分，不僅可以規(guī)范人事管理流程，還能夠全面反映員工的發(fā)展和變化，是促進人力資源合理配置和優(yōu)化利用的關鍵環(huán)節(jié)。但結合實際人事檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，部分企事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面仍需改進，管理模式有待創(chuàng)新，亟須提高管理水平。

一、企事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.規(guī)范人事管理

人事檔案管理工作是企事業(yè)單位人事管理的重要組成部分，該工作需要遵循國家有關法律法規(guī)和政策規(guī)定，按照統(tǒng)一的標準、程序和方法，對人事檔案展開收集、整理、歸檔、保管、利用和監(jiān)督，確保人事檔案的真實性、完整性和安全性。同時，企事業(yè)單位人事檔案管理工作要與人事管理的其他環(huán)節(jié)相銜接，做到相互協(xié)調和相互制約，為人事管理的決策、執(zhí)行、監(jiān)督和評估提供可靠的依據和參考，保障人事管理的公正、合理、透明和有效。

2.反映人員的全面情況和發(fā)展變化

企事業(yè)單位人事檔案是職工的歷史記錄和現(xiàn)實寫照，可以被視作職工的第二身份證和個人檔案。通過充分發(fā)揮人事檔案的記載和反映功能，全面、準確、及時地收集、記錄和更新人員的基本情況、學習經歷、工作經歷、思想品德、業(yè)績表現(xiàn)和專長愛好等方面的信息，能夠動態(tài)反映人員的全面情況和發(fā)展變化，為人員的培養(yǎng)、使用、考核、激勵和保障等提供客觀的依據和參考，促進人員的成長和發(fā)展。

3.促進人力資源的合理配置和優(yōu)化利用

作為人力資源的重要組成部分，人事檔案屬于人力資源的信息資源，是人力資源的開發(fā)利用的重要手段。只有充分發(fā)揮人事檔案的配置功能和利用功能，科學、合理地收集、整理、分析、評價和利用人事檔案中的人力資源信息，才能更好地為人力資源規(guī)劃、配置、開發(fā)和利用等提供依據和參考，實現(xiàn)人力資源的合理配置和優(yōu)化利用，進而提高人力資源的質量和效益，滿足企事業(yè)單位的核心競爭力提升和長期可持續(xù)發(fā)展的需要。

二、企事業(yè)單位人事檔案管理常見問題

1.管理理念落后

當前，我國部分企事業(yè)單位人事檔案管理還存在一些突出問題，人事檔案管理理念有待改進。例如，缺乏規(guī)范意識、創(chuàng)新意識等。部分企事業(yè)單位人事檔案管理工作人員沒有充分認識到人事檔案工作的重要性。此外，未能較好把握人事檔案工作的新形勢、新任務和新要求。人事檔案管理工作人員的政治素質、專業(yè)能力和水平不高也屬于常見問題，制約了人事檔案的價值發(fā)揮和利用水平的提高，企事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展也會受到一定負面影響。

2.檔案管理缺乏人本意識

檔案管理是一項技術服務的工作，其目的是更好地服務于檔案的利用者和被利用者。因此，檔案管理應該以人為本，從人的角度出發(fā)，滿足人的合理需求，保護人的合法權益，促進人的全面發(fā)展。但是，現(xiàn)階段部分企事業(yè)單位人事檔案管理缺乏人本意識，對檔案所有者的尊重和關懷不足、對檔案使用者的服務和支持水平不高等。如果檔案管理人員沒有及時收集、整理、更新和核實檔案所有者的基本信息、工作經歷、業(yè)績成果以及獎懲情況，就可能對職工的個人形象和職業(yè)發(fā)展造成負面影響。此外，對檔案使用者的檔案利用目的、方式和范圍不夠了解，無法提供個性化、差異化、多樣化的檔案服務也屬于常見問題，直接影響了檔案服務質量。

3.未能關注職工發(fā)展

企事業(yè)單位人事檔案管理的一個重要目的是為職工的發(fā)展提供支持和服務，通過人事檔案的收集、整理、保管和利用，可及時反映職工的工作表現(xiàn)、能力水平、成長軌跡以及培訓需求。為職工的崗位調整、職稱評定、培訓教育和獎懲激勵等提供依據和參考，促進職工的職業(yè)發(fā)展和個人成長。然而，很多企事業(yè)單位往往忽視了這方面的工作，沒有充分發(fā)揮人事檔案的服務功能，容易出現(xiàn)人事檔案內容不全面、利用不充分，相關溝通不暢的情況。例如，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作未能對職工的工作業(yè)績、專業(yè)技能、培訓經歷和獎懲情況等及時記錄和更新，忽視對檔案的利用和開發(fā)，導致人事檔案成為一種“死”的資料也屬于常見問題。上述問題使得職工的工作和發(fā)展狀況無法通過檔案及時準確反映，職工培訓計劃和發(fā)展規(guī)劃制定也難以利用檔案信息，對職工發(fā)展造成不良影響。

三、“以人為本”視域下企事業(yè)單位人事檔案管理策略

1.更新管理理念

管理理念是人事檔案管理工作的靈魂和核心，決定著人事檔案管理工作的方向和目標，并影響管理的效果和質量。為更新管理理念，可從以下幾方面入手：

第一，樹立政治化理念。在政治化理念下，需要將人事檔案工作放在黨的政治建設和組織建設的高度，將人事檔案工作作為黨的建設和事業(yè)發(fā)展的重要支撐。在具體實踐中，企事業(yè)單位人事檔案管理工作應堅持和加強黨的全面領導，堅持黨要管黨、全面從嚴治黨，堅持德才兼?zhèn)?、以德為先、任人唯賢，堅持科學管理、改革創(chuàng)新，服務廣大干部人才，進而滿足企事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展需要。

第二，樹立法治化理念。法治化理念的樹立極為關鍵，這要求企事業(yè)單位將人事檔案工作放在法治軌道上推進，嚴格遵循《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和規(guī)章制度。這一過程應按照統(tǒng)一的標準和要求，做好人事檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。及時處理人事檔案中的錯誤和矛盾，有效防范和化解人事檔案風險。此外，企事業(yè)單位人事檔案管理工作還應堅持依法管理、堅持公開透明、堅持權責一致、堅持規(guī)范有序，持續(xù)提高人事檔案管理的規(guī)范性和法治化水平。

第三，推動管理理念創(chuàng)新。創(chuàng)新屬于企事業(yè)單位人事檔案管理的內在動力和重要手段，人事檔案工作應與時俱進，把握人事檔案工作的新形勢、新任務和新要求，動態(tài)創(chuàng)新人事檔案工作的理念、方法、模式，大力推進人事檔案工作的信息化、數字化和智能化建設，人事檔案的資源價值和文化價值才能夠更好發(fā)揮，人事檔案的開放利用和服務水平也才能夠隨之提高。為實現(xiàn)該目標，必須聚焦理念、方法、技術和軟硬件方面的更新，同時做到因地制宜、堅持問題導向和堅持持續(xù)改進，以此持續(xù)提高人事檔案管理水平。

2.樹立“以人為本”檔案管理方針

人事檔案管理是企事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，也是企事業(yè)單位改革發(fā)展的重要保障。為提高企事業(yè)單位人事檔案管理的水平和質量，必須從“以人為本”視域出發(fā)，實現(xiàn)檔案管理與人力資源管理的有機融合及協(xié)同發(fā)展，具體需要樹立“以人為本”的檔案管理方針，尊重人的價值和尊嚴，關注人的需求和發(fā)展，體現(xiàn)人的主體地位和作用，具體可從以下幾方面入手：

第一，尊重檔案所有者的權益。檔案所有者是檔案的主人，也是檔案的第一責任人，其對檔案的真實性、完整性、安全性和利用效率有著最直接的利益關系。因此，應該尊重檔案所有者的權益，保障其知情權、參與權、監(jiān)督權和反饋權等，讓檔案所有者對檔案的收集、整理、更新、核實、提供、轉遞、借閱和復印等有所了解，且能夠適時參與、監(jiān)督和反饋，使其真正成為檔案管理的主體和參與者，而不是被動的旁觀者。在具體實踐中，企事業(yè)單位應建立檔案信息反饋機制、核實機制和更新機制。

第二，關注檔案使用者的需求。檔案使用者與檔案的真實性、完整性、安全性和利用效率有著最直接的關系，只有關注其需求，才能更好地滿足檔案使用者的查詢、借閱、復制和引用等需要。因此，應設法建立健全檔案信息查詢、借閱和引用等機制，根據檔案使用者的不同查詢需求，提供不同查詢方式，包括線上查詢、線下查詢、電話查詢和郵件查詢等。同時，需要提供不同借閱條件并設置不同的權限，檔案使用效率及安全性可由此得到更好的保障。

3.開展基于檔案的職業(yè)生涯規(guī)劃服務探索

職業(yè)生涯規(guī)劃是指個人根據自身的興趣、能力、價值觀和職業(yè)目標，結合社會和組織的需求和機會，制訂和實施的職業(yè)發(fā)展計劃。企事業(yè)單位人事檔案管理工作應該為職工的職業(yè)生涯規(guī)劃提供高水平的服務和支持，幫助職工認識自己、優(yōu)化決策、實施行動、評估效果和調整方向，促進職工的職業(yè)發(fā)展和個人成長。具體而言，應開展基于檔案的職業(yè)生涯規(guī)劃服務探索，可從以下幾方面入手：

第一，全面記錄和反映職工的職業(yè)生涯發(fā)展狀況。企事業(yè)單位應該根據職工的職業(yè)生涯規(guī)劃的內容和流程，制定職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案收集范圍和標準，不僅要收集職工的基本信息，還應聚焦職工的職業(yè)興趣、職業(yè)能力、職業(yè)價值觀和職業(yè)目標等，使檔案能夠全面、客觀、準確地反映職工的職業(yè)生涯發(fā)展狀況。同時，企事業(yè)單位還應該建立檔案更新機制，定期對職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案進一步核查、補充和修訂，及時消除和補充其中的錯誤和遺漏，保證檔案的真實性和時效性。

第二，提供和推送職業(yè)生涯規(guī)劃服務和信息。根據職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案的內容和特點，企事業(yè)單位應提供職工職業(yè)生涯規(guī)劃的基本知識和方法以及個性化和定制化的服務與信息。例如，企事業(yè)單位可以利用檔案分析職工的職業(yè)興趣和能力，提供職業(yè)發(fā)展方向和崗位選擇建議。同時，檔案也可以用于職工的職業(yè)目標和計劃評估、職業(yè)行動和效果監(jiān)測，不僅可以為職工提供有針對性的培訓資源和機會，還能夠向職工提供價值較高的反饋和調整意見。

第三，強化基于檔案的溝通。為滿足職工的職業(yè)生涯規(guī)劃參與和知情權，企事業(yè)單位在做好職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案保密工作的同時，還應積極與職工溝通及交流，在一定程度上保證職工的參與權和知情權，以此助力職工職業(yè)生涯規(guī)劃。具體實踐應結合企事業(yè)單位內部信息反饋機制，向職工及時傳遞職業(yè)生涯規(guī)劃檔案的收集、整理、變更和利用等情況。

4.強化檔案管理人員的培訓力度

在“以人為本”的檔案管理探索中，還需要設法強化檔案管理人員的培訓力度，保證培訓方式的多樣化與實踐性，具體可采用以下措施：

第一，線上和線下結合的培訓模式。企事業(yè)單位可以設計一個多階段的培訓計劃，初期通過線上平臺提供基礎知識的學習，隨后在線下組織研討會進一步深入學習和實踐操作。具體實踐可考慮實施“檔案管理卓越計劃”的培訓項目，項目的第一階段通過在線課程覆蓋了基礎的檔案管理知識和最新的法規(guī)政策，第二階段則是線下集中培訓，包括模擬檔案處理場景、專家互動和小組討論，以增強實際操作能力和解決問題的技能。

第二，案例研討和角色扮演。通過實際案例的分析和角色扮演，管理人員能夠更好地理解理論知識在實際工作中的應用，這一過程中參與者需要分析真實或模擬的檔案管理案例，并在角色扮演中模擬處理各種情景。例如，在某企事業(yè)單位針對中級檔案管理人員的培訓班中，組織者引入了一個關于數據被泄露的模擬案例。參與者被分配到不同的角色，如檔案管理員、IT支持、法律顧問等，以模擬實際的危機響應過程。通過這種方式，參與者不僅學習到了危機管理的理論知識，還能夠體驗到在緊張情境下的決策過程。

第三，專家講座和研討會。企事業(yè)單位還應定期邀請行業(yè)專家舉辦講座和研討會，保證檔案管理人員能夠及時接觸最新的行業(yè)動態(tài)和前沿技術。這種方式不僅提供了學習的機會，還促進了專業(yè)交流和思想碰撞。具體實踐可考慮舉辦以“數字化檔案管理”為主題的研討會，邀請同類單位檔案專家分享其在數字化轉型過程中的經驗和挑戰(zhàn)，這一過程中檔案管理人員不僅能夠了解新技術的應用，還能夠通過與專家的互動獲得寶貴的建議。

第四，持續(xù)學習機制。應設法鼓勵檔案管理人員持續(xù)學習，如參加在線課程、訂閱專業(yè)期刊等，保持其專業(yè)知識的更新和拓展。具體實踐可基于人本理念，打造檔案管理人員的學習社區(qū)，并提供在線學習資源，社區(qū)成員可以訪問最新的在線課程、專業(yè)文章和研究報告，并在論壇上與同行交流經驗和見解，輔以一定獎懲機制，可保證檔案管理人員真正形成終身學習意識，更好地為企事業(yè)單位提供人事檔案管理等服務。

四、結論

綜上所述，企事業(yè)單位在人事檔案管理工作中實施“以人為本”的管理理念具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的影響。通過更新管理理念，開展針對性的職業(yè)生涯規(guī)劃服務，可以有效提升員工的滿意度和職業(yè)發(fā)展水平。此外，強化檔案管理人員的培訓力度，不僅提升了管理效率，還增強了檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。未來，企事業(yè)單位應繼續(xù)探索和實踐“以人為本”的管理模式，不斷適應社會發(fā)展的新趨勢，進一步優(yōu)化人事檔案管理工作。

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（作者單位：水利部珠江水利委員會檔案館）

作者簡介： 田偵 （1983—），女，漢族 ，廣東梅州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。