招生檔案信息化建設(shè)與實(shí)施探析

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的普及，利用現(xiàn)代化的信息工具開展檔案管理工作已是大勢(shì)所趨，對(duì)于有效提高管理效率，做好檔案信息化服務(wù)工作具有現(xiàn)實(shí)意義。高考招生檔案是反映學(xué)生學(xué)習(xí)考試過程和各省教育考試工作的重要資料，記錄的內(nèi)容更是十分繁雜且重要。2023年，我國(guó)高考參加考試人數(shù)超過1290萬人，再創(chuàng)新高，面臨數(shù)量眾多的招生檔案，必須做好招生檔案管理工作。借助現(xiàn)代化的信息工具輔助開展檔案的收集、整理和歸檔、查看工作，不僅有助于簡(jiǎn)化復(fù)雜的工作流程，還能在后續(xù)的招生工作和檔案移送中確保學(xué)生檔案的完整性和安全性。基于此，招生檔案管理工作人員要主動(dòng)思考，開展檔案管理信息化建設(shè)，并利用更高效的信息工具推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，以取得更大的工作成效。文章就招生檔案材料管理的特點(diǎn)，提出一些信息化建設(shè)舉措。

關(guān)鍵詞：招生檔案；招生檔案管理；信息化建設(shè)；實(shí)施策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

學(xué)生檔案材料主要涵蓋學(xué)生的主要經(jīng)歷，包括學(xué)業(yè)經(jīng)歷、個(gè)人信息的記錄，其具有全程化記錄的特點(diǎn)，因而是招生、入學(xué)和就業(yè)所需的重要材料。就高考后招生而言，考生的檔案材料管理十分重要，不僅需要及時(shí)補(bǔ)充完善，還涉及后續(xù)的查看、投遞和保存等問題，無論是損毀或是丟失都會(huì)產(chǎn)生不良影響，必須充分借助現(xiàn)代化的工具來開展好招生檔案管理工作。通過開展信息化建設(shè)，制作電子檔案材料并設(shè)計(jì)信息化檔案管理流程，將有助于減少因手工管理而出現(xiàn)的失誤，提高招生檔案管理水平，更好地為學(xué)生服務(wù)，保證其檔案安全。針對(duì)當(dāng)前招生檔案管理中存在的工作人員信息素養(yǎng)不高、相關(guān)工作機(jī)制不完善以及信息化資源建設(shè)不到位等問題，必須加快采取行動(dòng)，切實(shí)提高管理效能。

一、招生檔案管理工作特點(diǎn)

招生檔案管理工作是高考后招生工作的重要組成部分，各省級(jí)教育考試招生部門需要負(fù)責(zé)從招生報(bào)名、考試到后續(xù)招生的一系列工作，其中，招生檔案是學(xué)生升學(xué)的重要材料，相關(guān)檔案部門不僅要負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和封裝，還要通過各下屬機(jī)構(gòu)在招生完成后及時(shí)將檔案資料移送到相關(guān)的學(xué)?；虿块T。同時(shí)，高考招生檔案不僅包含學(xué)生個(gè)人信息檔案，還有部分與高考相關(guān)的材料以及與考試相關(guān)的各種文書檔案、業(yè)務(wù)工作檔案等，完整地記錄了整個(gè)高考從考試再到招生的信息，是各省考試院考試和招生工作的重要信息憑證。就整個(gè)招生檔案的管理工作而言，其具有高度復(fù)雜性和特殊性。

一是管理的對(duì)象，即檔案材料內(nèi)容特殊，且材料類型多樣。雖然各省招生考試工作存在一定的差異性，但其作為考試的組織者，工作內(nèi)容龐雜，與考試相關(guān)的各種檔案更是多樣，如與招生考試相關(guān)的工作檔案，包括各種發(fā)函文件、會(huì)議紀(jì)要、制度規(guī)章、憑證信息、考生名冊(cè)和招生錄取名冊(cè)等，還有最重要的學(xué)生個(gè)人考試檔案，這些檔案信息主要以紙質(zhì)資料的形式存在，是記錄了整個(gè)考試工作的原始資料，省考試院作為權(quán)威的考試組織者和招生工作的開展者，必須做好招生檔案管理，幫助高校和學(xué)生完成招生和入學(xué)。此外，還有以電子檔案形式存在的大量信息資料，如考生高考報(bào)名信息、高考答卷信息的掃描件等。這些檔案具有唯一性，且必須保證其內(nèi)容的真實(shí)、客觀，需要嚴(yán)格做好管理和審查工作。

二是管理流程較為復(fù)雜。招生檔案管理工作由各省相關(guān)考試部門的檔案管理人員專職開展，整個(gè)管理流程需要收集和核對(duì)檔案資料的真實(shí)性和完整性，對(duì)檔案資料完成電子件掃描后，還需要再一次檢查檔案信息，做好相關(guān)的校對(duì)工作。整個(gè)檔案管理流程完成后，還需要做好檔案管理工作本身的記錄和登記，形成專門的紙質(zhì)檔案，以便后續(xù)保存和核查，整個(gè)工作流程十分復(fù)雜。

三是嚴(yán)格要求客觀、真實(shí)和絕對(duì)做好保存工作。由于招生檔案資料具有唯一性的特征，是學(xué)生入學(xué)和后續(xù)就業(yè)的重要憑證，因此，必須保證檔案資料是完整、真實(shí)的，一經(jīng)密封保存后便不可再隨意打開，如若發(fā)生丟失，其后果更是十分嚴(yán)重，招生檔案管理人員必須保證檔案的安全。招生檔案主要包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類，電子檔案主要是對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描記錄，紙質(zhì)檔案主要由專門工作人員存放和管理，并在后續(xù)移交高校，而電子檔案專門存儲(chǔ)于檔案管理部門的相關(guān)電子數(shù)據(jù)庫(kù)和信息資源庫(kù)中。后續(xù)的查閱、借調(diào)檔案等都需要經(jīng)過專門的審批。這就嚴(yán)格要求工作人員做好紙質(zhì)檔案的管理，避免出現(xiàn)滅失、損毀的情況，而針對(duì)電子檔案則要求采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)來管理。

二、開展招生考試信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

在科技水平不斷提高的大背景下，檔案管理也在積極尋求信息化變革，以期提高工作效率，開發(fā)檔案資料，使其更好地為招生考試工作服務(wù)，滿足廣大考生和社會(huì)公眾的需求。針對(duì)招生考試檔案開展信息化建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值。一是有助于提高檔案管理的效能，確保檔案資料的安全性和完整性，減少因人工手動(dòng)管理造成的失誤。傳統(tǒng)檔案管理需要工作人員手動(dòng)開展，工作效率較低，難以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的高考考試檔案管理任務(wù)，耗時(shí)耗力，而借助信息化手段來開展檔案管理，如利用電子掃描技術(shù)快速對(duì)紙質(zhì)檔案完成掃描和錄入，借助大數(shù)據(jù)分析和云平臺(tái)技術(shù)等快速將檔案信息完成分類和歸檔入庫(kù)，借助信息技術(shù)構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)字化平臺(tái)，完善平臺(tái)的資料錄入、登記和查閱等服務(wù)功能，以便檔案管理人員快速檢查，有效提高了工作效率。對(duì)檔案資料開展數(shù)字化管理也有助于后續(xù)快速查閱和利用檔案資料。在保存過程中，紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料相互比照，共同確保檔案資料的完整性和安全性。在紙質(zhì)檔案滅失時(shí)還能依據(jù)電子數(shù)據(jù)完成檔案資料的復(fù)制和保管。在整體上借助現(xiàn)代數(shù)據(jù)技術(shù)能夠確保檔案管理的規(guī)范性和檔案資料的安全性、完整性；二是有助于優(yōu)化檔案管理工作流程，增加檔案資料的價(jià)值，幫助工作人員掌握現(xiàn)代化的檔案管理工作方法。手工完成檔案管理時(shí)，管理人員需要完成大量的重復(fù)性工作，此時(shí)的檔案管理并未形成規(guī)范化的工作流程，而借助信息技術(shù)來輔助檔案管理，并構(gòu)建與之相適應(yīng)的工作制度和流程，有助于檔案管理的規(guī)范化開展，長(zhǎng)此以往形成一套現(xiàn)代化的工作體系，為后續(xù)的招生檔案管理累積經(jīng)驗(yàn)。并且，借助數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠挖掘招生檔案信息的附加價(jià)值，如借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)分析招生數(shù)據(jù)，以更好地為考試工作服務(wù)，而這些都是人工檔案管理無法提供的。因此，要主動(dòng)開展招生檔案信息化管理，充分挖掘檔案信息資源，不斷提高檔案管理工作效能。

三、招生檔案管理存在的問題

高考招生檔案既包括考生的個(gè)人檔案，還有與整個(gè)考試和招生工作相關(guān)的檔案，種類豐富，內(nèi)容復(fù)雜，工作量和工作難度大，工作要求高。因此，迫切要求采取現(xiàn)代化的技術(shù)和措施來輔助開展招生檔案管理工作，當(dāng)前招生檔案管理的問題和不足也逐漸暴露出來。

首先，檔案信息不完整、出現(xiàn)錯(cuò)誤。在開展檔案管理前未能明確檔案資料相關(guān)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致收集到的檔案資料有誤。因紙質(zhì)檔案仍然是招生檔案的主要存在形式，考生的各種個(gè)人關(guān)鍵資料也主要是以紙質(zhì)材料的形式存在，這就使得檔案收集時(shí)極容易出現(xiàn)信息不完整、不準(zhǔn)確或是部分檔案材料丟失的情況，給后續(xù)的檢查和封裝工作帶來阻礙。并且，招生考試院的檔案管理部門需要接收數(shù)量眾多的考生檔案，各地對(duì)于檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)可能存在一定的差異性，不同的文件制式和內(nèi)容編制都會(huì)影響到后續(xù)的檔案管理效果，增大了檔案管理的難度。

再次，檔案管理的信息化水平不高，對(duì)檔案資料的電子記錄和開發(fā)利用程度低。為了更好地開展高考招生工作，提高招生檔案的管理效能，在開展檔案資料整理和收集時(shí)，也需要將部分檔案利用起來，當(dāng)前的高考招生檔案主要以紙質(zhì)資料的形式存在，電子化程度不足，導(dǎo)致在后續(xù)查閱和利用招生檔案時(shí)存在困難?，F(xiàn)有的招生檔案管理制度建設(shè)并不合理，僅涉及招生檔案的收集、整理以及后續(xù)的保存和查閱等環(huán)節(jié)，而對(duì)于檔案資料的利用等未做太多規(guī)定，招生檔案不能很好地反映招生工作的動(dòng)態(tài)情況和實(shí)際效能。因檔案的存在形式單一，導(dǎo)致檔案資料的利用水平較低，僅作為一種參考性資料存在。同時(shí)，相關(guān)的信息化建設(shè)資源投入也不夠充足，最明顯的表現(xiàn)就是硬件設(shè)備設(shè)施不足。現(xiàn)有的針對(duì)招生檔案管理的資金投入量還較小，高考后招生檔案的管理還局限于記錄考試過程和輔助高校完成招生工作的程度，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)所有招生檔案的信息化記錄和管理，甚至在后續(xù)保存和查閱環(huán)節(jié)更是困難重重，電子檔案保存的完整性和安全性無法得到充分保障。

最后，招生檔案管理人員信息化素養(yǎng)不高、缺乏專業(yè)的技術(shù)人才等問題也制約了招生檔案管理工作的現(xiàn)代化開展。一方面，關(guān)于招生檔案的信息化建設(shè)并未形成統(tǒng)一的工作方案，造成收集到的許多信息本身在格式和內(nèi)容上就存在問題，導(dǎo)致在后續(xù)制作電子檔案數(shù)據(jù)時(shí)困難重重，部分檔案資料無法滿足管理要求。例如，考生資料種類十分復(fù)雜，各種附加表格、附加資料更是難以讀取，現(xiàn)有的電子掃描系統(tǒng)還難以將所有的紙質(zhì)檔案掃描為統(tǒng)一的格式，給檔案管理工作帶來了一定挑戰(zhàn)。同時(shí)，在檔案管理人員隊(duì)伍中，僅有小部分人員為檔案管理專職人員，部分工作人員為兼職，他們掌握的檔案管理知識(shí)有限，更缺乏信息化管理的經(jīng)驗(yàn)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，各種數(shù)字化、信息化的檔案管理技術(shù)出現(xiàn)，但在招生檔案管理工作隊(duì)伍內(nèi)部，管理人員對(duì)這些技術(shù)的認(rèn)知不足，相關(guān)的硬件設(shè)備設(shè)施、資源投入和新系統(tǒng)引進(jìn)緩慢，檔案管理工作的信息化水平提升緩慢。

四、優(yōu)化招生檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)策略

1.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高信息化服務(wù)水平

應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化建設(shè)對(duì)整個(gè)招生檔案管理乃至考試招生工作的重要性，在突破以往思維模式的基礎(chǔ)上，招生檔案管理工作人員要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高信息化服務(wù)水平。首先，應(yīng)當(dāng)樹立信息化管理意識(shí)，主動(dòng)借助現(xiàn)代化的檔案管理信息技術(shù)輔助完成招生檔案的收集、整理和歸檔工作。從領(lǐng)導(dǎo)層面，應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)作為招生檔案管理的重要建設(shè)方向，對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)流程開展信息化改革。一方面，要不斷加大針對(duì)檔案管理的資金支持和資源投入，嘗試創(chuàng)新工作方法，用現(xiàn)代化的信息工具來處理檔案信息；另一方面，要堅(jiān)持構(gòu)建信息化服務(wù)流程，采取更加先進(jìn)的管理方式。例如，設(shè)立信息化檔案管理部分，建設(shè)電子檔案工作小組等，在技術(shù)人員的引領(lǐng)下不斷提高檔案管理的信息化水平。此外，針對(duì)考試檔案的數(shù)量、內(nèi)容特點(diǎn)和管理要求來設(shè)計(jì)相應(yīng)的信息化管理方案，最終有效提高管理效能，充分挖掘數(shù)字時(shí)代電子檔案的價(jià)值，并不斷積累信息化工作經(jīng)驗(yàn)。

2.完善招生電子檔案硬件建設(shè)，豐富管理資源

硬件投入不足是當(dāng)前限制招生檔案管理信息化發(fā)展的主要原因，由于硬件不足，電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)條件不佳，管理人員仍然需要采取傳統(tǒng)、陳舊的方式來完成檔案管理。因此，必須加強(qiáng)資金支持，做好招生電子檔案的硬件建設(shè)工作。圍繞招生檔案管理的需要，引進(jìn)相應(yīng)的技術(shù)、設(shè)備設(shè)施和技術(shù)人才，構(gòu)建與之相匹配的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息化工作流程。例如，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)海量的招生檔案信息開展分類和歸檔，挖掘其附加的信息價(jià)值，為相應(yīng)的考試和招生工作服務(wù)。同時(shí)，還可以利用數(shù)據(jù)技術(shù)來構(gòu)建檔案目錄、檔案查閱服務(wù)云平臺(tái)、檔案后臺(tái)管理平臺(tái)等，將檔案管理和檔案申請(qǐng)查閱等服務(wù)集于一體，便于后續(xù)的檔案管理和利用。完善的硬件設(shè)備設(shè)施能夠確保檔案管理人員在更為便利的條件下順利開展工作，有效降低管理難度，也避免因?yàn)榇罅恐貜?fù)管理出現(xiàn)檔案滅失或是后期保存出現(xiàn)的損毀問題。

3.構(gòu)建統(tǒng)一的信息化檔案標(biāo)準(zhǔn)和管理制度

依據(jù)檔案信息化管理的具體要求和工作特點(diǎn)，參考本單位信息化建設(shè)的程度和相關(guān)的硬件設(shè)備設(shè)施，構(gòu)建與之相適應(yīng)的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作制度，針對(duì)具體的檔案管理要求細(xì)分各個(gè)環(huán)節(jié)，以提升管理質(zhì)量。首先，應(yīng)當(dāng)針對(duì)電子檔案的內(nèi)容和管理特點(diǎn)來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，如完善檔案錄入的流程、后續(xù)入庫(kù)和查閱權(quán)限等。同時(shí)，還要構(gòu)建相應(yīng)的安全監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的信息安全。例如，針對(duì)電子檔案的查閱，必須設(shè)立相應(yīng)的查閱權(quán)限和訪問申請(qǐng)制度，針對(duì)已經(jīng)上傳入庫(kù)的招生檔案資料，禁止隨便查閱和刪除修改，保留必要的訪問技術(shù)痕跡等，做好相應(yīng)的記錄工作；其次，管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的特殊性，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)施管理行為。

4.增強(qiáng)招生檔案管理工作人員信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能訓(xùn)練，以幫助招生檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理信息技術(shù)，不斷提高其工作水平。管理部門內(nèi)部建立起電子檔案業(yè)務(wù)管理部門，聘用、選拔具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員開展信息化建設(shè)，并定期針對(duì)業(yè)務(wù)人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)和考核工作，要引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員定期學(xué)習(xí)與檔案管理有關(guān)的信息技術(shù)和檔案知識(shí)，不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，要在工作人員隊(duì)伍中樹立責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的考核監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患，激勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新管理工作，主動(dòng)作為。

五、結(jié)語

針對(duì)高考招生檔案管理的特殊性，檔案管理人員必須秉持高度的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)態(tài)度，運(yùn)用專業(yè)管理知識(shí)和信息化工具來開展檔案管理，并改革創(chuàng)新整個(gè)管理流程和工作方法，使得招生檔案更好地服務(wù)高考招生工作，幫助高校做好招生工作，也更好地服務(wù)于廣大家長(zhǎng)和學(xué)生。新時(shí)代，基于大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)等信息技術(shù)的發(fā)展，招生檔案管理工作部門協(xié)同工作人員共同創(chuàng)新管理機(jī)制，做好電子招生檔案的制作和保存工作，堅(jiān)持從多方面著手，完善相關(guān)的檔案檢查、查閱服務(wù)，以有效提高招生檔案的利用效率。

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（作者單位：青島市市南區(qū)教育和體育局）

作者簡(jiǎn)介：程義江（1969—），男，漢族，山東煙臺(tái)人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理、電子檔案管理。