信息化背景下基層退役軍人檔案數(shù)字化管理模式探究

摘 要：社會(huì)進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展給退役軍人的檔案管理帶來(lái)了更多挑戰(zhàn)，在信息化背景下，基層退役軍人檔案管理應(yīng)符合時(shí)代發(fā)展要求，創(chuàng)新基層退役軍人檔案管理，探索信息化管理模式不但有利于提高管理效率，而且可以保障退役軍人的權(quán)益，對(duì)于退役軍人和社會(huì)發(fā)展均具有重要意義。文章主要研究信息化背景下基層退役軍人檔案數(shù)字化管理模式，為基層退役軍人的檔案信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：退役軍人；檔案；管理；信息化；數(shù)字化

中圖分類號(hào)：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

退伍軍人的檔案與其享受到的福利待遇、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)貼和安置就業(yè)有直接關(guān)系，對(duì)其檔案開(kāi)展管理是非常重要的。國(guó)家高度重視退伍軍人的檔案管理工作，對(duì)退伍軍人檔案的科學(xué)管理提出了明確要求。同時(shí)，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化進(jìn)程的加快為退伍軍人檔案管理提供了更多的基礎(chǔ)服務(wù)。目前，我國(guó)退伍軍人檔案管理依舊存在較多問(wèn)題，包括檔案的移交、管理和利用等各方面?？茖W(xué)管理基層退伍軍人檔案、改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式，對(duì)于提高退伍軍人檔案管理水平和保證基層退伍軍人的權(quán)益具有重要意義。

一、我國(guó)現(xiàn)階段基層退伍軍人檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理主體混亂，職責(zé)分工不明確

國(guó)家對(duì)退伍軍人檔案管理的職責(zé)分工、檔案交接、日常服務(wù)等重要任務(wù)均作出了明確要求，同時(shí)，也強(qiáng)調(diào)了檔案管理主體權(quán)責(zé)明確的重要性，指出做好退伍軍人檔案管理對(duì)于推動(dòng)檔案管理高效運(yùn)行、更好地維護(hù)退伍軍人合法權(quán)益以及推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展均具有重要意義。在退伍軍人檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，檔案分類不明確的問(wèn)題普遍存在，檔案的移交和審核缺乏規(guī)范化流程，未明確劃分管理部門(mén)各自職責(zé)分工，退伍軍人的接收、保管和轉(zhuǎn)調(diào)等工作大多由多個(gè)部門(mén)同時(shí)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案丟失、資料不準(zhǔn)確和重復(fù)性移交等問(wèn)題頻繁出現(xiàn)。還存在檔案存放在組織部門(mén)、退役安置單位甚至是存放在個(gè)人手中的情況，這也是導(dǎo)致檔案信息不全、檔案查閱和管理困難的主要原因之一。另外，在提取退伍軍人檔案的過(guò)程中，轉(zhuǎn)調(diào)工作由多個(gè)部門(mén)開(kāi)展，不但不能有效解決檔案管理中存在的問(wèn)題，而且影響了退伍軍人的辦事進(jìn)度，造成延誤。因此，在創(chuàng)新退伍軍人檔案管理模式之前，要明確劃分相關(guān)部門(mén)的職責(zé)，細(xì)化管理主體的各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守屬地部門(mén)管理原則，以不同安置情況和分類方式確定相應(yīng)的管理單位，提高檔案查詢、提取、移交等流程效率，提高檔案管理水平，確?；鶎油艘圮娙藱n案管理高效、有序和規(guī)范。

2.檔案管理不善，信息變更方式傳統(tǒng)

國(guó)家非常重視退伍軍人檔案管理工作，檔案信息與退伍軍人的個(gè)人發(fā)展有直接關(guān)系，檔案管理不善所導(dǎo)致的損傷與國(guó)家部署退役軍人檔案管理方針政策相悖。基層退伍軍人的自身發(fā)展與其檔案管理密切相關(guān)，與其經(jīng)濟(jì)補(bǔ)貼服務(wù)和各項(xiàng)福利政策也有直接關(guān)系。另外，還涉及退伍軍人工作的安置和保障政策的實(shí)施。目前，我國(guó)相關(guān)政策規(guī)定，退役軍人個(gè)人檔案信息的更改需要實(shí)名攜帶有效證件跨地區(qū)更改，檔案信息更改難度較大，也增加了信息處理的難度，不但影響了退役軍人信息的完善，而且對(duì)下一步工作的正常開(kāi)展也造成較大影響。如果未妥善保管檔案資料，信息較難更改，就難以有效保障退役軍人的利益。因此，需進(jìn)一步完善基層退伍軍人的檔案資料管理工作，除了對(duì)檔案資料妥善保管之外，還要確定檔案移交過(guò)程中的各種細(xì)節(jié)問(wèn)題，同步信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而更好地管理基層退役軍人的檔案。

3.忽視了檔案管理的重要性，工作人員綜合素養(yǎng)不高

對(duì)工作的重視程度是積極有效開(kāi)展工作的重要條件。作為退役軍人服役期間的有效證明，對(duì)退役軍人的檔案信息管理工作要高度重視。因?yàn)榛鶎油艘圮娙送艘酆?，大多自主就業(yè)或者務(wù)農(nóng)，對(duì)于檔案的利用率較低，檔案利用率低導(dǎo)致管理人員對(duì)于檔案保存管理不重視，未意識(shí)到檔案管理的重要性。檔案管理人員認(rèn)識(shí)不足、檔案管理工作重要性宣傳不夠等原因，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)退役軍人檔案管理工作不夠重視，對(duì)于及時(shí)轉(zhuǎn)告檔案信息的重要性也沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，有的置業(yè)單位未及時(shí)接收相關(guān)檔案資料，多種原因?qū)е峦艘圮娙宋茨芟硎艿絿?guó)家的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)貼和優(yōu)惠福利。另外，檔案管理人員缺乏較高的綜合素養(yǎng)，對(duì)于檔案資料、退伍軍人享受?chē)?guó)家福利政策以及轉(zhuǎn)業(yè)安置證明的關(guān)系沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，對(duì)軍人個(gè)人信息和敏感檔案文件保密性不足，導(dǎo)致信息被泄露。對(duì)于檔案管理工作中存在的問(wèn)題，上級(jí)管理人員沒(méi)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致退役軍人的合法權(quán)益受到了嚴(yán)重影響，國(guó)家利益也因此受到損害。因此，要加強(qiáng)對(duì)退役軍人檔案宣傳，通過(guò)多種方式提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，從而保障退役軍人的各項(xiàng)權(quán)益，使其在社會(huì)中能夠得到更好的發(fā)展。

二、建設(shè)基層退役軍人檔案管理信息化系統(tǒng)的意義

1.提高檔案管理的綜合效率

成立退役軍人服務(wù)管理機(jī)構(gòu)，并嚴(yán)格管理退役軍人的檔案信息，以保障其各項(xiàng)利益，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)向信息化發(fā)展。信息化管理模式的建立可以為退役軍人檔案管理工作提供更加便捷的服務(wù)，提供的服務(wù)也更加及時(shí)和精準(zhǔn)，信息化檔案管理模式的建立還可提供自動(dòng)化的辦公流程，提高檔案管理人員的管理綜合效率。在信息化管理平臺(tái)可以實(shí)施各項(xiàng)工作，包括檔案查詢、接收、保管和移交等。此外，還可對(duì)檔案分類管理，使基層退役軍人在相關(guān)手續(xù)辦理時(shí)獲取信息資料更加及時(shí)，檔案遞交也可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)，有效提高了檔案管理工作效率，并在篩查退役軍人相關(guān)信息時(shí)也更加準(zhǔn)確、快速，有利于發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，對(duì)于退役軍人的高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

2.提高檔案信息的安全性

個(gè)人信息安全隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的推進(jìn)得到了國(guó)家相關(guān)制度的保障，退役軍人檔案信息與部隊(duì)事業(yè)和國(guó)防安全有直接關(guān)系，檔案毀損、檔案信息被泄露等問(wèn)題的出現(xiàn)均會(huì)對(duì)檔案信息安全造成威脅，影響軍人事業(yè)發(fā)展的同時(shí)，也會(huì)影響其合法權(quán)益。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案交接主要是人工交接，人為導(dǎo)致的檔案資料丟失、檔案信息錯(cuò)誤以及信息更改不及時(shí)等問(wèn)題無(wú)法避免，還容易出現(xiàn)人員和職位不匹配的情況，這些問(wèn)題都是無(wú)法避免的。信息化系統(tǒng)的建立可以備份退役軍人檔案信息，加密處理不同分類系統(tǒng)的檔案，利用互聯(lián)網(wǎng)后臺(tái)實(shí)名信息保護(hù)功能可以保證信息的安全以及避免出現(xiàn)資料失效的情況。退役軍人也可在保密安全的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息更改和檔案移交。在信息化管理模式下，退役軍人檔案管理確保了檔案管理工作安全可靠的同時(shí)，還實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作統(tǒng)一規(guī)范開(kāi)展。

3.是提供戰(zhàn)時(shí)召回和儲(chǔ)備力量的依據(jù)

如有戰(zhàn)爭(zhēng)爆發(fā)或國(guó)家面臨緊急情況時(shí)，通常需要?jiǎng)訂T退役軍人和將其召回，以此來(lái)增加國(guó)防力量。完善的退役軍人檔案管理系統(tǒng)可準(zhǔn)確記錄和管理退役軍人的信息，在有需要的時(shí)候可快速查找和調(diào)動(dòng)適合的人選。退役軍人檔案中不但記錄相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，也記錄了軍事背景，同時(shí)可通過(guò)查閱檔案對(duì)退役軍人的專長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)、軍事技能以及在部隊(duì)的崗位和表現(xiàn)等展開(kāi)了解，因此，可通過(guò)檔案查詢對(duì)人選的可用性和合適性。軍方退役軍人召回是可通過(guò)退役軍人檔案查閱了解相關(guān)信息，從而做出合理選擇和明智決策，進(jìn)而確保軍人戰(zhàn)斗力和最佳戰(zhàn)略配備。另外，在和平時(shí)期，利用退役軍人檔案還可管理和調(diào)度儲(chǔ)備力量。

4.構(gòu)建完善的數(shù)字化信息服務(wù)體系

實(shí)施退役軍人檔案管理工作旨在為退役軍人生活和發(fā)展提供良好服務(wù)。為實(shí)現(xiàn)退役軍人檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，國(guó)家強(qiáng)調(diào)了對(duì)相關(guān)部門(mén)檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)性建設(shè)。建立數(shù)字檔案，構(gòu)建完善規(guī)范的信息檔案管理服務(wù)體系，從而實(shí)現(xiàn)人性化的信息化管理模式。另外，利用信息化管理模式也可有效解決退役軍人異地管理出現(xiàn)的問(wèn)題，檔案信息可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，退役軍人的基本信息和工作情況也在各項(xiàng)分類數(shù)據(jù)中被詳細(xì)記錄，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析和篩選條件的建立可對(duì)跨區(qū)域軍人的資料快速定位，不但使得數(shù)據(jù)檢索和信息同步更加快速，而且管理服務(wù)機(jī)制更加高效，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也更加人性化。

三、退役軍人檔案管理信息化模式的創(chuàng)新策略

1.重視系統(tǒng)篩查工作和優(yōu)化數(shù)字化流程

首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，明確劃分管理人員的各項(xiàng)工作職責(zé)，對(duì)管理人員開(kāi)展培訓(xùn)教育，使其對(duì)學(xué)習(xí)和檔案管理的重要性有深刻認(rèn)識(shí)，提高其專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，充分掌握檔案管理各項(xiàng)條例。不但要熟練掌握《檔案學(xué)習(xí)法》《退役士兵安置條例》等相關(guān)法律和管理規(guī)定，還要會(huì)靈活運(yùn)用，通過(guò)開(kāi)展相關(guān)條例和法規(guī)學(xué)習(xí)增強(qiáng)其法律意識(shí)，認(rèn)真履行自身職責(zé)，對(duì)退役軍人檔案管理的意義和重要性有全面認(rèn)識(shí)，深刻了解國(guó)家對(duì)退役軍人檔案管理實(shí)施的政策方針；其次，要做好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)同步工作。信息變更進(jìn)程要健全完善，人才數(shù)據(jù)庫(kù)也要及時(shí)更新。退役軍人在跨地區(qū)業(yè)務(wù)辦理時(shí)，數(shù)據(jù)同步后可在系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)檢索信息，工作人員也可更加方便、高效地審查對(duì)接的信息，不僅減少了不必要的工作，還有效提高了工作效率。更新人才數(shù)據(jù)庫(kù)和挖掘退役軍人中的各類人才，也有利于進(jìn)一步優(yōu)化部隊(duì)的管理辦法。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)不但有利于信息準(zhǔn)確化和分類具體化，而且可以實(shí)現(xiàn)管理工作的細(xì)節(jié)統(tǒng)一化和高效標(biāo)準(zhǔn)化；最后，在退役軍人檔案管理中，人性化分析和自動(dòng)匹配兩項(xiàng)高智能服務(wù)更有利于對(duì)信息開(kāi)展識(shí)別、篩查和匹配。加強(qiáng)檔案信息篩查，重視人性化分析機(jī)制，準(zhǔn)確、高效地對(duì)退役軍人的軍種、職級(jí)分類識(shí)別，根據(jù)不同類型的檔案開(kāi)展分類和排序，用人單位在招攬人才時(shí)也可根據(jù)分類排序的信息綜合考量人才標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而招攬到符合自身需求的人才。退役軍人檔案信息綜合篩查因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性變得更加高效，還可以為用人單位提供更多有效信息，有利于退役軍人的職業(yè)發(fā)展道路更加規(guī)范。

2.提高檔案管理人員的綜合能力和基礎(chǔ)素養(yǎng)

首先，國(guó)家重視退役軍人各項(xiàng)保障政策的開(kāi)展和實(shí)施，退役軍人檔案非常重要，因此，在開(kāi)展退役軍人檔案管理時(shí)要嚴(yán)格遵守管理辦法，檔案管理人員也要具備合格的基礎(chǔ)素養(yǎng)。雖然信息化管理系統(tǒng)可以解決因人為因素所導(dǎo)致的大部分失誤，但檔案管理人員素質(zhì)高和責(zé)任心較強(qiáng)可以減少和避免問(wèn)題的發(fā)生，還能進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率。退役軍人檔案管理較為復(fù)雜，需要做好保密工作，要求檔案管理人員要堅(jiān)持自身職業(yè)操守，盡職盡責(zé)且恪守本分，遵守國(guó)家保密規(guī)章條例；其次，檔案管理人員不但要具備合格的學(xué)歷，而且要有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，需要詳細(xì)了解智能化檢索體系和對(duì)其有自我判斷，對(duì)于關(guān)鍵詞背后的邏輯意義也要有深挖檢索的能力，可高效解決系統(tǒng)相關(guān)處理意見(jiàn)，并對(duì)意見(jiàn)能提出獨(dú)到的見(jiàn)解。檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，能夠更加深刻的認(rèn)識(shí)和理解退役軍人檔案管理工作的重要性及其對(duì)退役軍人的重要意義。同時(shí)，還要具備檔案資料保密性常識(shí)；最后，熟練操作程序也是檔案管理人員需要具備的能力。檔案管理人員需要熟練核對(duì)信息處理前端的各項(xiàng)檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，及時(shí)處理服務(wù)器故障等問(wèn)題，具備應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的能力。

3.加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施

信息化管理平臺(tái)是退役軍人檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，確保平臺(tái)正常運(yùn)營(yíng)和做好其維護(hù)才能保證檔案管理工作正常開(kāi)展，不但要規(guī)范化整理平臺(tái)數(shù)據(jù)，而且要完善硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。還要定期檢測(cè)和維護(hù)機(jī)房設(shè)備設(shè)施，對(duì)管理系統(tǒng)軟硬件設(shè)施正常工作狀態(tài)開(kāi)展分析和做好復(fù)核記錄，加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，做好每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，對(duì)于可能引發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)問(wèn)題的環(huán)節(jié)要做好處理，加強(qiáng)機(jī)房管理，消除退役軍人檔案信息安全隱患。為了保證檔案管理工作正常開(kāi)展和進(jìn)一步提高管理水平，數(shù)字化檢索系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)優(yōu)化服務(wù)，必須升級(jí)管理系統(tǒng)的功能。檔案管理系統(tǒng)會(huì)因?yàn)闀r(shí)代進(jìn)步、人工智能技術(shù)的進(jìn)步以及人為習(xí)慣的改變不可避免地出現(xiàn)問(wèn)題，因此，需要不斷完善和審計(jì)系統(tǒng)更新服務(wù)和各項(xiàng)功能操作，并簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)分析模型，更高級(jí)的功能設(shè)定通過(guò)最簡(jiǎn)單的方式完成，從而建立更好的信息化服務(wù)體系。為保證數(shù)據(jù)安全，也要提高系統(tǒng)對(duì)信息更新的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。此外，后臺(tái)智能系統(tǒng)對(duì)各類數(shù)據(jù)開(kāi)展批量處理時(shí)，為保證檔案信息的安全有效，需強(qiáng)化木馬防盜識(shí)別功能。

四、結(jié)語(yǔ)

開(kāi)展基層退役軍人檔案管理信息化建設(shè)不僅符合時(shí)代進(jìn)步要求，還提高了檔案信息的安全性，提供了更加精細(xì)化的社會(huì)服務(wù)?；鶎油艘圮娙藱n案信息化管理有效提高了檔案管理工作效率，使退役軍人更好地享受?chē)?guó)家的政策支持，不但有利于退役軍人更好的發(fā)展，而且有利于其更好地實(shí)現(xiàn)自我社會(huì)價(jià)值。時(shí)代和科技的進(jìn)步也為退役軍人檔案管理信息化帶來(lái)了挑戰(zhàn)，基層退役軍人檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中依舊面臨較多問(wèn)題，需要探索新的管理方式，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理水平，保障退役軍人的各項(xiàng)權(quán)益。

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（作者單位：曹縣曹城街道辦事處便民服務(wù)中心 ）

作者簡(jiǎn)介：安美娥（1978—），女，漢族，山東曹縣人，本科，館員，研究方向：民政優(yōu)撫、退伍軍人檔案及事務(wù)管理。