“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)路徑分析

摘 要：近年來，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)籍檔案管理工作已成為高校未來發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)各行各業(yè)普及應(yīng)用的背景下，高校學(xué)籍檔案的管理利用、開發(fā)共享等業(yè)務(wù)也得到了有效提升，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)行提供了強(qiáng)大數(shù)據(jù)支撐?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的理念逐漸深入人心，在新形勢、新背景下如何利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升學(xué)籍檔案管理質(zhì)效將是各類高校需要面臨的問題。本文圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)路徑進(jìn)行深入分析，針對在思想建設(shè)、管理體系建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)、開發(fā)利用建設(shè)等方面出現(xiàn)的問題提出可行性解決優(yōu)化策略，為高校實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化管理提供決策參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；學(xué)籍檔案；信息化管理

學(xué)籍檔案是學(xué)生個(gè)人情況、成長經(jīng)歷最原始、唯一的記錄，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。各類高等院校在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，全面應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，極大地提升檔案管理效率，進(jìn)一步滿足師生多樣化、個(gè)性化的學(xué)籍檔案利用需求，為其提供了更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。學(xué)籍檔案管理的理念、模式、技術(shù)應(yīng)用、開發(fā)利用工作，在各行各業(yè)信息數(shù)字化趨勢的影響下，各大高校開展學(xué)籍檔案數(shù)字化加工、信息化管理、智慧化應(yīng)用已成為常態(tài)。例如，山東大學(xué)歷時(shí)四年，將五十余萬名畢業(yè)生檔案數(shù)字化加工，生成電子文件錄入管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)了一體化管理，一鍵取檔。這就需要相關(guān)負(fù)責(zé)同志在新形勢下用辯證的眼光看待現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案工作帶來的優(yōu)勢，結(jié)合本校實(shí)際，尋求適合自身發(fā)展的檔案信息化道路，使其更好地服務(wù)于廣大學(xué)子。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)綜述

1.1 高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

學(xué)籍檔案是高校在招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中對學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的信息，包含文字、圖表、聲像等不同形式，分為學(xué)生類、教學(xué)類、科研類等11種類型，其中學(xué)生類包括基礎(chǔ)信息、院校錄取、學(xué)籍異動(dòng)、教學(xué)培養(yǎng)、畢業(yè)答辯、學(xué)位授予、分配去向等歷史記錄，是教育部門及就業(yè)部門組織審查、評估學(xué)生能力的重要依據(jù)，也是學(xué)生個(gè)人學(xué)歷情況最為真實(shí)的反映[1]。其來源廣泛，涉及多個(gè)方面，各類檔案信息來自多個(gè)部門，且檔案周期較長。內(nèi)容豐富，有學(xué)生登記表、各科成績、獎(jiǎng)懲記錄、入團(tuán)入黨材料。變動(dòng)性大，由于學(xué)籍檔案橫跨學(xué)生讀書生涯十余載，因病休學(xué)、因事轉(zhuǎn)學(xué)等情況需準(zhǔn)確記錄，使得檔案的內(nèi)容及存放位置隨時(shí)改變。利用率高，在各項(xiàng)報(bào)考學(xué)校、出國留學(xué)、畢業(yè)就業(yè)等工作都需要學(xué)籍檔案作為證明材料，重要性顯著。

1.2 高校學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案的管理是學(xué)生從小學(xué)到大學(xué)甚至到研究生的時(shí)間跨度長、地點(diǎn)跨度大、變動(dòng)程度頻繁的過程，記錄著學(xué)生十余年求學(xué)的真實(shí)狀態(tài)，具有較強(qiáng)的憑證作用及法律效力，對于學(xué)校、個(gè)人、用人單位具有重要意義。對個(gè)人而言，學(xué)籍檔案對學(xué)生的真實(shí)記錄以及各方面能力的綜合評價(jià)，是對其綜合水平的最真實(shí)證明，對于考學(xué)、就業(yè)、提拔有著極大的作用。對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案包含教書育人的全過程，反映學(xué)校教學(xué)成績的同時(shí)也可體現(xiàn)不足之處，對學(xué)籍檔案的保存可為學(xué)校今后的發(fā)展提供最為扎實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也為學(xué)校相關(guān)科研項(xiàng)目的申請與開展提供重要信息支撐。對用人單位、企業(yè)而言，可利用員工學(xué)籍檔案了解其能力與價(jià)值，準(zhǔn)確性與完整性的檔案文件可為今后選人用人工作提供重要決策參考。

1.3 高校學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的意義

在傳統(tǒng)模式下，高校檔案管理員大多是將紙質(zhì)檔案文件放置庫房存放即可，對于開發(fā)利用工作開展較少，僅僅停留在日常手動(dòng)翻閱查詢，隨著數(shù)量的增加，查找難度增大，利用效率較低，甚至?xí)蛉藶槭д`導(dǎo)致檔案原始文件被泄露、丟失、損毀，嚴(yán)重制約著檔案信息工作的發(fā)展。高校學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，是推動(dòng)現(xiàn)代化發(fā)展的重要舉措。通過構(gòu)建檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)業(yè)務(wù)自動(dòng)化線上辦理，明顯減輕了一線檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，大大提高了工作效率，為學(xué)生提供了更為便捷貼心的檔案信息利用服務(wù)。同時(shí)在一定程度上節(jié)約了存放紙質(zhì)檔案的空間，最大程度保護(hù)原始紙質(zhì)文件不受損壞，延長學(xué)籍檔案的保存期限，保證了學(xué)籍檔案本身的完整性和安全性。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)存在的問題及挑戰(zhàn)

2.1 檔案意識較為淡薄，數(shù)字資源建設(shè)力度不夠

目前，高校領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員檔案意識及數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識不夠，對于新時(shí)代教育改革背景下生成的多元化、結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化、復(fù)雜度較高的學(xué)籍檔案文件類型重視較少，結(jié)構(gòu)化認(rèn)知不足，開展檔案數(shù)字資源建設(shè)工作較少或者不夠?qū)I(yè)。由于不同門類的信息資料所對應(yīng)電子文件標(biāo)準(zhǔn)也不相同，沒有專業(yè)的數(shù)字化加工人員則很難達(dá)到新形勢下學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，使得部分高校檔案數(shù)字化成果問題較多、返工現(xiàn)象較為嚴(yán)重，無法為各項(xiàng)工作提供有力的數(shù)據(jù)支撐，在一定程度上制約了學(xué)籍檔案信息化管理水平的提升[2]。

2.2 管理體系較為松散，制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)力度不夠

高校學(xué)籍檔案信息化管理缺失的不僅是技術(shù)，還是新形勢下學(xué)籍電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度的缺失。一是組織建設(shè)不到位。學(xué)籍檔案管理及其數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)學(xué)校內(nèi)部多方機(jī)構(gòu)配合的過程，但是大多高校的檔案管理部門基本處于層級較低、地位較邊緣的角色，職權(quán)范圍較為有限，部門之間協(xié)同管理難以開展，使得學(xué)籍檔案的收集、整合、共享、利用等業(yè)務(wù)數(shù)字化推進(jìn)力度不夠，進(jìn)而影響整體的工作質(zhì)量。二是高校對于相關(guān)政策的實(shí)施、標(biāo)準(zhǔn)制度的制定、干部隊(duì)伍的培養(yǎng)、信息化利用系統(tǒng)的開發(fā)、日常工作的監(jiān)督?jīng)]有相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃和具體落實(shí)?；旧涎赜脟壹爱?dāng)?shù)仡C布的制度標(biāo)準(zhǔn)，沒有考慮其適用性、針對性、可操作性，導(dǎo)致學(xué)籍檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理有限，制度標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用較為滯后，造成相關(guān)學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)流程無章可循。

2.3 人員能力較為低下，干部隊(duì)伍建設(shè)力度不夠

一是干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)問題。大多數(shù)檔案工作人員年齡偏大、學(xué)歷較低，且信息化理論基礎(chǔ)較差，無法在短時(shí)間內(nèi)將檔案工作與現(xiàn)代技術(shù)相融合。同時(shí)，高校開展檔案管理人員繼續(xù)教育活動(dòng)較少，即使開展也僅僅停留在開會(huì)集中學(xué)、線下自學(xué)的層面，學(xué)習(xí)效果大打折扣，導(dǎo)致管理人員對新時(shí)代檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢把握不夠，不能夠全面掌握其深刻內(nèi)涵，對于本校未來學(xué)籍檔案發(fā)展方向不夠清晰，不能適應(yīng)“數(shù)字中國”“教育強(qiáng)國”戰(zhàn)略背景下對學(xué)籍檔案工作提出的新要求、新任務(wù)。三是服務(wù)意識不足。學(xué)籍檔案資源開發(fā)利用理念較為滯后，沒有本著“以學(xué)生為中心”“以需求為中心”的思想去挖掘檔案，服務(wù)工作滿足于正?；?，管理人員抱有敷衍、應(yīng)付的服務(wù)態(tài)度，造成相關(guān)業(yè)務(wù)被動(dòng)開展。

2.4 開發(fā)利用較為基礎(chǔ)，系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)力度不夠

由于在傳統(tǒng)觀念的影響下，高校領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視學(xué)籍檔案管理工作，對于數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型積極性不高。沒有購置先進(jìn)的信息化管理軟硬件設(shè)施，并尚未開發(fā)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)或者僅僅是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件機(jī)械地搬到計(jì)算機(jī)終端中，沒有充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，對于系統(tǒng)在線歸檔、高速檢索、安全傳輸?shù)裙δ苎邪l(fā)力度不夠，維護(hù)更新不到位，系統(tǒng)之間兼容性不高，存在信息壁壘，使得檔案信息化工作難以與其他信息系統(tǒng)保證高效、暢通的信息交流。共建共享、開發(fā)利用工作開展較為單一，容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案的內(nèi)容更新不及時(shí)，時(shí)效性較低。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)優(yōu)化路徑

在政策方面，2021年中央出臺(tái)的《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中明確提出要“以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革”，由此可見，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是“十四五”時(shí)期學(xué)籍檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)。

3.1 牢固樹立檔案意識，切實(shí)推動(dòng)學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要徹底擺脫過去傳統(tǒng)管理觀念的束縛。加強(qiáng)對檔案管理產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益、法律效益、文化傳承等潛在價(jià)值的認(rèn)識，緊跟時(shí)代潮流發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理、自動(dòng)化分類、智能化應(yīng)用等創(chuàng)新性思路，將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作納入全年重點(diǎn)任務(wù)去扎實(shí)推進(jìn)。二是加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)。嚴(yán)格落實(shí)教育部頒布的《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》以及國家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》相關(guān)政策要求，積極利用現(xiàn)代技術(shù)，建立學(xué)籍檔案資源數(shù)據(jù)庫，為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案智能化管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。為此各大院校要有計(jì)劃地開展學(xué)籍檔案數(shù)字化加工工作，做到“存量數(shù)字化，增量電子化”。前期要慎重選擇外包公司，重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)單位的能力及信譽(yù)，在簽訂合法嚴(yán)密的項(xiàng)目合同基礎(chǔ)上，安排專班對數(shù)字化加工進(jìn)行實(shí)時(shí)管控、全流程監(jiān)督，嚴(yán)格按照掃描圖片處理、文字?jǐn)?shù)據(jù)識別、信息著錄、數(shù)據(jù)維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)開展工作，并要求每位工作人員簽訂保密協(xié)議，真正做到檔案不丟失、數(shù)據(jù)不外泄。

3.2 建立健全組織體系，切實(shí)完善學(xué)籍檔案科學(xué)化管理

由于學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理工作較為煩瑣，對于規(guī)范性、科學(xué)性要求較高，需要集中整合師資力量去開展。對于高校而言，一是成立領(lǐng)導(dǎo)小組。明確牽頭部門，由分管副校長為組長，設(shè)置業(yè)務(wù)專班協(xié)同辦公，以“項(xiàng)目化、清單化、責(zé)任化”的要求掛圖作戰(zhàn)，提升檔案工作的地位，助力其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展。二是構(gòu)建完善的管理體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要針對自身發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析，并根據(jù)教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，明確學(xué)籍檔案管理流程及方法，制定完善《學(xué)籍檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)》《電子學(xué)籍檔案開發(fā)利用工作管理辦法》等管理制度[3]。對學(xué)籍檔案收集整理、著錄歸檔、開發(fā)利用、存儲(chǔ)共享等業(yè)務(wù)流程在制度方面予以明確。讓學(xué)籍檔案信息化管理全流程做到有章可循，并根據(jù)發(fā)展環(huán)境的變化進(jìn)行創(chuàng)新及優(yōu)化，使其更具先進(jìn)性、可操作性。三是加強(qiáng)協(xié)同辦公。形成多級管理體系，創(chuàng)新管理模式，由過去辦公室或者學(xué)生處直接管理變?yōu)槎嗖块T共同參與協(xié)助的方式，推動(dòng)學(xué)籍檔案各方面信息快速流轉(zhuǎn)、高效整合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效率運(yùn)作。

3.3 不斷優(yōu)化培養(yǎng)方案，切實(shí)打造學(xué)籍檔案專業(yè)化團(tuán)隊(duì)

對于檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下多為網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與信息技術(shù)的應(yīng)用。因此，需要高校提高對人才培養(yǎng)的重視，協(xié)助檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)思維，為打造高素質(zhì)干部隊(duì)伍奠定基礎(chǔ)。一是貫徹落實(shí)各級政府對于檔案員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)及繼續(xù)教育的政策要求，有針對性地制定檔案信息化管理培訓(xùn)課程。可通過開展學(xué)術(shù)交流、專家講座、外出調(diào)研、技能比武等活動(dòng)，在數(shù)字技術(shù)分析、檔案數(shù)字資源整合、檔案資源服務(wù)和檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防范等方面全方位提升檔案人員綜合素養(yǎng)，為學(xué)籍檔案工作的發(fā)展注入源源不斷的新生動(dòng)力[4]。三是健全人員評價(jià)體系，激發(fā)干部隊(duì)伍內(nèi)生動(dòng)力。通過完善日常工作考核及激勵(lì)制度，將綜合業(yè)務(wù)素能、貢獻(xiàn)程度、創(chuàng)新意識、服務(wù)意識等作為評價(jià)人才隊(duì)伍的主要方向，進(jìn)而調(diào)動(dòng)檔案員工作積極性及主動(dòng)創(chuàng)新性，提高學(xué)籍檔案管理人員服務(wù)能力和服務(wù)水平。

3.4 持續(xù)促進(jìn)共建共享，切實(shí)構(gòu)建學(xué)籍檔案一體化平臺(tái)

一是加大對信息化軟硬件設(shè)施的投入力度。在頂層設(shè)計(jì)層面給予學(xué)籍檔案信息化管理工作傾斜，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求與自身工作需要，采購服務(wù)器、存儲(chǔ)器、安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，打造專業(yè)化、安全化機(jī)房，組建學(xué)籍檔案信息管理中心，為推動(dòng)檔案信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化共建共享奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)平臺(tái)管理功能建設(shè)力度。促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”、數(shù)據(jù)挖掘、OCR識別、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)與高校學(xué)籍檔案管理工作的有效應(yīng)用和融合，不斷創(chuàng)新電子檔案單套制管理方式方法，依托智慧校園統(tǒng)一建設(shè)平臺(tái)的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源校內(nèi)共享、校際共享、社會(huì)共享。例如，在歸檔環(huán)節(jié)，可通過智慧校園系統(tǒng)平臺(tái)將各部門生成的學(xué)籍檔案信息按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一制作成數(shù)據(jù)包，再經(jīng)過信息交換接口與學(xué)籍檔案管理平臺(tái)相連接，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的歸檔入庫，從而為檔案信息開發(fā)共享提供安全可靠、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)據(jù)來源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)建設(shè)與使用相結(jié)合的良性發(fā)展[5]。三是強(qiáng)化安全防護(hù)建設(shè)。采用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)、千兆防火墻、360天擎殺毒軟件，配置安全網(wǎng)關(guān)、日志審計(jì)等安全設(shè)備，同時(shí)在管理利用、共建共享過程中采用入侵檢測、身份識別、數(shù)據(jù)加密、電子簽章等技術(shù)手段，切實(shí)保障學(xué)籍檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性、穩(wěn)定性，由此才可為學(xué)籍檔案信息的開發(fā)共享提供強(qiáng)有力的安全保障。

結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下開展學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理工作已成為主流方向與必然趨勢，對于高校而言，要不斷順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，從“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式出發(fā)，轉(zhuǎn)變發(fā)展思想、優(yōu)化管理體系、推動(dòng)高效管理、促進(jìn)共建共享，讓學(xué)籍檔案的利用價(jià)值得到凸顯，進(jìn)而為學(xué)生、學(xué)校以及社會(huì)提供更加規(guī)范化、科學(xué)化、人性化的學(xué)籍檔案服務(wù)。

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作者簡介：丁一（1985—），大學(xué)學(xué)歷，商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校學(xué)籍檔案管理科科長、館員。研究方向：檔案管理。