事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策研究

劉娟

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，在各項(xiàng)信息技術(shù)進(jìn)步之下獲得廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位內(nèi)部工作人員流動(dòng)以及崗位調(diào)換等情況變得更多。檔案可以記錄單位內(nèi)部各項(xiàng)事件，具有一定參考依據(jù)，特別是原始材料，能夠?yàn)閱挝粵Q策提供幫助。所以，有效做好事業(yè)單位檔案管理工作是比較關(guān)鍵的工作內(nèi)容。在信息技術(shù)的幫助下，事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化建設(shè)存在相應(yīng)問(wèn)題，需要有效給予相應(yīng)解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題

檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在事業(yè)發(fā)展和各種活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。事業(yè)單位檔案真實(shí)記錄單位的組織沿革、事業(yè)發(fā)展，為單位事業(yè)發(fā)展決策提供重要的資政和參考依據(jù)。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展與應(yīng)用，事業(yè)單位檔案信息化工作必須依據(jù)國(guó)家檔案局13號(hào)令的“第五章信息化建設(shè)”及有關(guān)規(guī)定規(guī)范，針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的問(wèn)題，切實(shí)、有效地開展檔案信息化建設(shè)，為本單位事業(yè)發(fā)展提供科學(xué)可靠的信息資源支撐。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)涵

1.1 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化必須依靠《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等工作規(guī)范及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位工作需要進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一制定以及實(shí)施。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)際包含檔案信息的采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等多個(gè)方面內(nèi)容[1]。

1.2 電子檔案的基本特性

電子檔案的主要特征是信息的非人工識(shí)讀性；信息存儲(chǔ)的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。電子檔案實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，在一定程度上滿足當(dāng)前社會(huì)各個(gè)部門對(duì)檔案信息資源應(yīng)用的基本要求。

1.3 檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化

需要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、局域網(wǎng)技術(shù)等，聯(lián)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，創(chuàng)建檔案管理信息的網(wǎng)站，為公眾提供檔案信息資源查詢的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這樣可以將檔案信息資源放在開放性位置，可以實(shí)現(xiàn)信息資源交互，提升社會(huì)對(duì)檔案信息資源整體利用程度。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可以發(fā)揮出更多優(yōu)勢(shì)，能夠逐漸將檔案信息資源變?yōu)樯鐣?huì)之中的共享性資源以及財(cái)富，真正幫助多個(gè)地點(diǎn)的多個(gè)用戶一起獲益，在最大程度上加強(qiáng)檔案信息化服務(wù)整體功能以及應(yīng)用效益。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理專業(yè)人員不足

事業(yè)單位檔案管理專業(yè)人員不足是當(dāng)下最大的問(wèn)題?，F(xiàn)有人員普遍存在專業(yè)能力不足、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量較少等。在科技迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，有效做好檔案管理工作，與專業(yè)化工作人員之間具有緊密關(guān)聯(lián)，檔案管理工作人員自身的專業(yè)工作素養(yǎng)將直接對(duì)檔案管理工作水準(zhǔn)帶來(lái)影響。隨著辦公自動(dòng)化和信息化技術(shù)的提升，和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用程度逐漸提高，事業(yè)單位大部分檔案管理人員缺乏專業(yè)管理知識(shí)和信息化相關(guān)知識(shí)的問(wèn)題越來(lái)越明顯。當(dāng)前，事業(yè)單位缺少專業(yè)化工作人才，當(dāng)前從事檔案管理工作的人員年齡都比較大，缺少正規(guī)與專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，基于信息技術(shù)的應(yīng)用，整體管理水準(zhǔn)不能真正滿足檔案管理具體工作需求。一些工作人員工作態(tài)度不夠端正，導(dǎo)致檔案信息無(wú)法在短時(shí)間之內(nèi)完成更新，檔案信息出現(xiàn)不完善現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，進(jìn)而很難為單位工作帶來(lái)參考依據(jù)。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)投入不夠

事業(yè)單位通常都不是將贏利作為主要目的的機(jī)構(gòu)，無(wú)法做到靈活配置檔案管理信息化建設(shè)工作的資源。會(huì)產(chǎn)生建設(shè)資源落實(shí)不到位的情況，使得檔案管理信息化建設(shè)工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，信息管理工作方面的軟硬件也會(huì)呈現(xiàn)出落后現(xiàn)象，使得檔案管理信息化建設(shè)工作在具體落實(shí)方面有一定困難。檔案管理信息化相應(yīng)資源不足，降低單位整體檔案管理的能力，面對(duì)大量冗余的檔案信息，導(dǎo)致單位檔案管理工作變得力不從心。缺少信息技術(shù)的支持，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作無(wú)法真正做到與時(shí)俱進(jìn)，使得檔案管理整體工作效率很難在短時(shí)間內(nèi)得到提升。例如，檔案信息化建設(shè)主要包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)幾個(gè)方面的基本內(nèi)容。涉及的方面比較廣泛。因此，若檔案信息化建設(shè)工作沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生不良影響。

2.3 檔案信息化建設(shè)模式滯后

目前，事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在未形成科學(xué)的管理模式，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平落后。雖然檔案工作的信息化發(fā)展看似只需要在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的存檔。但是每個(gè)檔案人員在計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)管理方面、資料安全維護(hù)管理方面以及針對(duì)電腦病毒的預(yù)防等方面，都有可能會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)漏。由于檔案工作人員針對(duì)內(nèi)部檔案展開收集、整理以及歸檔等相應(yīng)工作，整體管理仍缺乏科學(xué)性，促使檔案信息化建設(shè)水平落后。例如，檔案歸檔應(yīng)該選出更為適宜的介質(zhì)與設(shè)備，保證檔案信息整體的安全性。依照具體歸檔流程對(duì)檔案實(shí)施存儲(chǔ)和備案，設(shè)定檔案存放的位置、存儲(chǔ)期限，并設(shè)定檔案借閱手續(xù)。如果上述工作不夠完善，在很大程度上會(huì)促使檔案管理工作出現(xiàn)檔案信息缺失和信息漏洞等問(wèn)題，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題變得十分嚴(yán)峻。

2.4 檔案信息化管理制度不夠完善

在事業(yè)單位檔案管理工作中，若缺少完善的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作整體具有隨意性。尤其是在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作缺少完善和科學(xué)的措施以及方案，導(dǎo)致實(shí)際管理中比較容易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，很多檔案以及資源資料出現(xiàn)不明現(xiàn)象，在檔案歸檔和分類這一方面將會(huì)面對(duì)很多問(wèn)題，使得實(shí)際管理之中出現(xiàn)檔案的缺失以及遺漏，工作人員工作量變大，但最終的效果卻不是十分明顯。工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，沒(méi)有計(jì)劃出明確管理方向，那么工作之中就不會(huì)產(chǎn)生行之有效的實(shí)施方案，實(shí)際管理模式不具有先進(jìn)性，如此下去就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)滯后情況，導(dǎo)致工作質(zhì)量無(wú)法得到提高。

2.5 檔案管理信息化程度不高

隨著檔案管理信息化建設(shè)工作的不斷發(fā)展與推廣，事業(yè)單位需要更為積極地建設(shè)檔案信息化管理機(jī)制，但是在各項(xiàng)管理系統(tǒng)之內(nèi)還有較多不足。以單位人事檔案管理系統(tǒng)為例，在人事檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)只是包含簡(jiǎn)單的目錄和工作人員一些基礎(chǔ)性資料信息，詳細(xì)的資料信息一般都是通過(guò)紙質(zhì)版檔案實(shí)施保存，如果紙質(zhì)檔案受到損壞或丟失，那么在系統(tǒng)之內(nèi)的電子檔案也不能順利查詢到相關(guān)信息。例如，當(dāng)紙質(zhì)檔案丟失之后，工作人員無(wú)法將檔案信息進(jìn)行電子化并上傳。因此，這部分檔案在系統(tǒng)中也屬于缺失狀態(tài)。同時(shí)，有效完善的電子系統(tǒng)管理的單位，對(duì)其整體應(yīng)用效率也比較低，在單位實(shí)施聘用以及調(diào)任等方面的人員信息檔案建設(shè)不夠及時(shí)，導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源管理工作在一定程度上受到限制[2]。若想提升事業(yè)單位檔案信息化管理轉(zhuǎn)型，需進(jìn)一步完善傳統(tǒng)檔案管理方式與信息化檔案管理方式相融合，提高檔案的利用率，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，建立科學(xué)、合理的檔案管理工作監(jiān)管體系。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的主要對(duì)策

3.1 強(qiáng)化檔案管理人員信息化管理意識(shí)

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的整體水平是檔案管理工作十分關(guān)鍵的內(nèi)容，可以針對(duì)數(shù)字化技術(shù)人才進(jìn)行招聘和錄用，并且在檔案管理模式、管理設(shè)備以及信息技術(shù)等方面進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員的管理技術(shù)和能力進(jìn)行提高，依照檔案管理基本需求，針對(duì)檔案管理人員展開階段性和層次性的培訓(xùn)，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理人員針對(duì)數(shù)字化技術(shù)整體運(yùn)用能力。在大數(shù)據(jù)模式下，檔案管理人員的意識(shí)方面針對(duì)其行為具有導(dǎo)向作用。在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注和重視檔案管理工作，才可以使得管理工作順利開展，是十分關(guān)鍵的導(dǎo)向因素。所以，要想有效促進(jìn)檔案管理工作獲得優(yōu)化處理，就要從檔案管理工作人員的管理意識(shí)和思想方面著手，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理整體意識(shí)的科學(xué)培養(yǎng)，提高管理人員對(duì)信息化檔案管理工作整體關(guān)注和重視程度，使得檔案管理工作的責(zé)任制度可以在實(shí)際管理之中被充分落實(shí)，做到權(quán)責(zé)分明、責(zé)任到人，迫使工作人員對(duì)工作負(fù)責(zé)，本著認(rèn)真工作、為單位負(fù)責(zé)的基本理念來(lái)展開檔案信息化管理。另外，還要有效加強(qiáng)檔案管理人員自身的數(shù)字管理技術(shù)，展開專業(yè)化訓(xùn)練，在加強(qiáng)其管理意識(shí)基礎(chǔ)之上，還要促進(jìn)其信息化技術(shù)的提升，為檔案管理工作信息化管理框架的構(gòu)建增添助力。

3.2 科學(xué)整合檔案信息資源

數(shù)據(jù)自身其實(shí)并不是大數(shù)據(jù)的主要價(jià)值，主要是針對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施科學(xué)應(yīng)用，進(jìn)而可以有效發(fā)揮出數(shù)據(jù)的整體價(jià)值。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)整體數(shù)量十分龐大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化建設(shè)的過(guò)程之中，其信息資源也具有復(fù)雜性特點(diǎn)，主要包含在數(shù)量方面呈現(xiàn)出更為顯著的增長(zhǎng)趨勢(shì)[3]。信息數(shù)據(jù)資源是檔案尤為關(guān)鍵的資源，使得成本出現(xiàn)增加，針對(duì)最終決策具有很大影響，甚至?xí)?duì)檔案發(fā)展帶來(lái)更多不利因素。對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在整合與利用信息資源的建設(shè)來(lái)說(shuō)尤為關(guān)鍵。檔案可以在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加成下，在數(shù)量較多、復(fù)雜性高的數(shù)據(jù)中篩選出最具價(jià)值的數(shù)據(jù)信息資源，科學(xué)整合并且分析出具有價(jià)值的信息資源，從而把握檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而能夠最大程度上加強(qiáng)檔案資源的實(shí)際利用效率。

3.3 統(tǒng)籌規(guī)劃與分布管理相結(jié)合

在展開事業(yè)單位檔案信息化、數(shù)字化管理工作實(shí)施過(guò)程中，工作人員需要堅(jiān)持將統(tǒng)籌規(guī)劃與分布管理相結(jié)合的基本原則。在財(cái)力支持方面比較有限的基礎(chǔ)上，要依照經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及檔案管理部門可獲取到的財(cái)力資源，創(chuàng)建出長(zhǎng)短結(jié)合的硬件設(shè)施管理和建設(shè)工作方案，需要添置一些先行管理設(shè)備，通過(guò)逐年分布添加的主要形式開展工作。在計(jì)算機(jī)硬件配置方面，要依照工作業(yè)務(wù)的基本需求以及工作人員計(jì)算機(jī)操作水準(zhǔn)，根據(jù)高中低三個(gè)檔次進(jìn)行配置。在硬件設(shè)施配置過(guò)程中，需要堅(jiān)持應(yīng)用高配置的服務(wù)器、低配置的基本形式，在進(jìn)行硬件替換的時(shí)候，將高配置的新機(jī)當(dāng)作服務(wù)器，將低配置的舊機(jī)當(dāng)作終端[4]。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案的硬件管理

針對(duì)硬件環(huán)境展開建設(shè)是檔案管理工作的基本內(nèi)容，在信息化背景下，為了可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)優(yōu)化，就要有效加強(qiáng)檔案管理硬件環(huán)境的整體建設(shè)，進(jìn)而加強(qiáng)檔案內(nèi)部的硬件管理。要求相應(yīng)單位要建立檔案專門管理部門，比如檔案管理室等，并且在硬件方面加強(qiáng)檔案管理室的防塵、防磁以及防潮等相應(yīng)功能，創(chuàng)建出更為有效的檔案批準(zhǔn)授權(quán)相關(guān)管理制度，避免針對(duì)檔案數(shù)據(jù)做出歸檔以及查詢。對(duì)于計(jì)算機(jī)病毒以及防火墻等有效防御功能，展開更為深入研究和運(yùn)用，對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、科學(xué)的保護(hù)，避免檔案信息和數(shù)據(jù)出現(xiàn)被泄露現(xiàn)象。有效加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整體監(jiān)管工作，系統(tǒng)管理人員需要針對(duì)計(jì)算機(jī)軟件展開統(tǒng)一安裝，可以在根源上杜絕病毒的侵入。同時(shí)生成電子檔案。針對(duì)信息資源實(shí)施收集、整理以及鑒定和歸檔，未來(lái)對(duì)檔案展開利用的時(shí)候也可以更為方便。

3.5 堅(jiān)持長(zhǎng)期和短期目標(biāo)相結(jié)合

在制定以及執(zhí)行工作目標(biāo)方面，需要堅(jiān)持做到將長(zhǎng)期目標(biāo)以及短期目標(biāo)相結(jié)合。依照整體管理工作要求，本著科學(xué)、實(shí)用以及適用的基本工作原則，保證長(zhǎng)期工作目標(biāo)以及短期的工作目標(biāo)之間達(dá)到相契合。長(zhǎng)期工作目標(biāo)需要站在管理制高點(diǎn)，全盤分析，達(dá)到工作高效和統(tǒng)一，為技術(shù)發(fā)展預(yù)留出兼容以及擴(kuò)充的基本余地，避免管理工作走彎路，同時(shí)也可以有效避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)。近期工作目標(biāo)主要關(guān)注實(shí)用以及可行。基礎(chǔ)工作業(yè)務(wù)的實(shí)際建設(shè)需要依照標(biāo)準(zhǔn)化基本要求，實(shí)施檔案資源管理以及電子計(jì)算機(jī)著錄，做好檔案信息的標(biāo)引工作。在檔案資源管理工作細(xì)節(jié)之處，需要做到精益求精，不能敷衍了事。工作人員需要落實(shí)近期工作目標(biāo)，確認(rèn)和修訂長(zhǎng)期管理目標(biāo)，做好檔案管理的改善工作，實(shí)現(xiàn)資源的深入管理。針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)原始檔案以及新歸檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)信息處理，工作人員需要做好信息區(qū)分。針對(duì)新舊檔案實(shí)施數(shù)據(jù)信息處理，主要依照先新、后舊的工作原則，針對(duì)新歸檔的檔案資源，需要通過(guò)新手段實(shí)施數(shù)據(jù)信息化處理，舊檔案的管理工作需要放在第二步進(jìn)行處理。針對(duì)館藏檔案，需要依照先重點(diǎn)后一般的基本工作原則，針對(duì)當(dāng)前館藏檔案實(shí)施分析，其中具有重要價(jià)值的檔案資源實(shí)施數(shù)字化、信息化處理。同時(shí)，對(duì)館藏檔案實(shí)施清理，針對(duì)已經(jīng)失去保留價(jià)值的檔案資源依照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行銷毀，這樣可以有效減少重復(fù)性勞動(dòng)[5]。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作是有效實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的主要手段，要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)規(guī)劃制度，關(guān)注辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間展開科學(xué)協(xié)調(diào)。在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的主要工作之時(shí)，能夠有效促進(jìn)檔案信息之間的銜接，獲取到更為豐富的檔案信息資源，對(duì)檔案信息資源展開科學(xué)收集與整合，為事業(yè)單位各方面工作而服務(wù)，充分實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)際效益。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：白山市體育工作隊(duì)）