“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工程檔案高質(zhì)量管理路徑分析

摘 要：本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工程檔案管理的特征和趨勢出發(fā)，認為在新形勢下，工程檔案管理存在著數(shù)據(jù)孤島、技術(shù)賦能發(fā)揮不充分、安全隱患較為突出、復合型檔案人才缺乏等問題。解決好這些困境，需要創(chuàng)新工程檔案管理體制、推動檔案資源融合利用、優(yōu)化信息安全保障體系、提升檔案服務(wù)水平、釋放工程檔案價值方面加強。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；工程檔案；高質(zhì)量管理

工程檔案作為工程項目的真實記錄，對于工程設(shè)備維護、更新改造具有重要參考價值。要根據(jù)《建筑工程資料管理規(guī)程》JGJ/T 185-2009等規(guī)范，應(yīng)用好、利用好互聯(lián)網(wǎng)時代的新技術(shù)，創(chuàng)新管理模式和服務(wù)方式，推動工程檔案高質(zhì)量管理。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工程檔案管理的特征和趨勢

在新社會經(jīng)濟形態(tài)下，工程檔案管理呈現(xiàn)出新的特征和趨勢，為高質(zhì)量管理指明方向。

1.1“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工程檔案管理的特征

一是長期性。工程檔案從前期設(shè)計、勘探、施工、竣工、驗收，大多需要1-2年時間，有的工程時間會更長。檔案需要涵蓋建設(shè)、監(jiān)理、施工等各環(huán)節(jié)，決定了檔案收集周期具有長期性。二是多樣性。檔案來源多樣，既有政府管理部門的環(huán)保、審批、發(fā)改等，也有建設(shè)單位、供應(yīng)企業(yè)、監(jiān)理部門的檔案資料；檔案載體種類多樣，有紙質(zhì)文件、圖紙圖表、電子文件、聲像材料等，有的項目檔案能夠達到幾百卷，甚至上千卷。三是專業(yè)性。這是工程檔案最顯著的特征，工程檔案類別劃分為城市勘測類、城市規(guī)劃類、城市建設(shè)管理類、市政工程類、公用設(shè)施類、交通運輸工程類、工業(yè)建筑類等18類，檔案整理標準規(guī)范不一，需要對各類檔案進行全周期管理。四是成套性。工程檔案構(gòu)成一個有機整體，比如設(shè)計文件、施工圖紙、材料清單、合同文本、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收報告，只有收集齊全、整理規(guī)范才能便于項目的更新和維護。

1.2“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工程檔案管理的趨勢

一是信息化平臺建設(shè)加速推進。工程檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集、存儲、加工、分析、利用和更新，通過信息平臺的建設(shè)和應(yīng)用，逐步形成“縱向到底、橫向到邊”的檔案信息化體系，為工程建設(shè)提供及時有效的數(shù)據(jù)支撐。二是科技融入力度加大。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，智慧檔案正越來越廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域，為檔案工作帶來改變。新的技術(shù)成為推動工程檔案轉(zhuǎn)型的主要因素，檔案管理工具的科技含量逐步提升，檔案管理走向智慧化、科學化，技術(shù)賦能作用更加凸顯，實現(xiàn)工程檔案信息的全面記錄和自動化管理，大大提高了檔案管理的效率和準確性。三是數(shù)據(jù)分析更加精準。新技術(shù)數(shù)通過海量數(shù)據(jù)的挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)檔案信息中的關(guān)聯(lián)性和價值，為工程建設(shè)的研究和決策提供重要的支持。同時，檔案信息可以更加方便地進行傳播和共享，不再受時間和空間的限制，提高了檔案管理的工作效率，為檔案利用提供更多的可能性。四是信息安全更有保障。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易遭受災害、丟失、盜竊和損壞的風險，檔案的安全性和保密性存在潛在的威脅。在新技術(shù)環(huán)境下，借助區(qū)塊鏈等技術(shù)手段，檔案的安全性和完整性得到加強，防止檔案被篡改或丟失，檔案安全防護能力顯著提升。利用溯源技術(shù)可以追溯檔案的來源和流轉(zhuǎn)情況，增強檔案的可信度和可審計性，避免工程檔案數(shù)據(jù)造價帶來的建設(shè)風險。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工程檔案高質(zhì)量管理存在的問題

2.1“數(shù)據(jù)孤島”依然存在

在工程檔案信息化過程中，工程檔案各組成部門信息互聯(lián)互通的難題尚未解決。一是工程檔案管理存在碎片化、隔離化的傾向。基建文件包含著立項、建設(shè)用地、招投標、勘察設(shè)計、備案等資料，在施工過程中，需要與勘察設(shè)計環(huán)節(jié)相符合，但是檔案系統(tǒng)平臺建設(shè)未能實現(xiàn)全覆蓋，導致信息流轉(zhuǎn)不暢通。二是技術(shù)設(shè)備基礎(chǔ)不平衡。工程檔案各管理部門水平參差不齊，數(shù)據(jù)應(yīng)用通道不順暢，為快捷、高效地開展檔案利用帶來了困難。三是傳統(tǒng)的檔案信息管理模式。大多數(shù)部門還習慣于傳統(tǒng)模式，檔案管理機構(gòu)混亂、存儲方式各異，檔案數(shù)據(jù)跨部門、跨領(lǐng)域流通的藩籬依然未破除。

2.2 技術(shù)賦能發(fā)揮不充分

工程檔案管理尚未發(fā)揮新一代信息技術(shù)的優(yōu)勢，數(shù)據(jù)分析與挖掘、信息系統(tǒng)管理、主動推送服務(wù)等潛力尚未彰顯，造成檔案賦能工程檔案管理的廣度和深度不夠。一是重視和支持力度不夠。信息化提升工作缺乏必要的政策和資金支持，創(chuàng)新性的工作無法有效開展，“互聯(lián)網(wǎng)+”、人工智能技術(shù)與工程檔案管理未能有機融合。二是技術(shù)人員緊缺?，F(xiàn)有人員信息化技術(shù)水平不高，未能充分認識新技術(shù)的優(yōu)勢和潛能。信息化平臺利用率不高，信息資源浪費現(xiàn)象突出。三是創(chuàng)新意識不足。工程檔案管理者思維較為固化，缺乏改革創(chuàng)新精神，無法與數(shù)據(jù)時代同步，對前沿管理方式和新技術(shù)了解不深入，工作中遇到的困難未及時想辦法解決，檔案工作效能整體較為落后。

2.3 安全隱患較為突出

一是安全性重視不夠。在工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，過于注重實用性，對防護墻、漏洞掃描、防水墻等安全設(shè)備配置不到位，未能及時更新病毒庫，系統(tǒng)抵御安全風險的能力較弱，在一定程度上影響了信息資源效能的發(fā)揮。二是安全監(jiān)管不到位。工程檔案查詢?nèi)藛T數(shù)量多、業(yè)務(wù)分散，管理系統(tǒng)沒有設(shè)置審核機制，分層管理不到位，導致查詢系統(tǒng)開放性過強，為不法分子入侵系統(tǒng)埋下隱患。同時，數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞的風險日益加大，權(quán)力濫用風險提高。三是安全升級不及時。大多數(shù)工程管理系統(tǒng)是由外包公司負責，驗收合格后系統(tǒng)的維護和安全問題沒有及時跟進，系統(tǒng)安全防護防線滯后于科技發(fā)展，使管理系統(tǒng)沒有足夠的能力進行抵抗，容易造成數(shù)據(jù)丟失等嚴重問題。

2.4 復合型檔案人才缺乏

以互聯(lián)網(wǎng)為主導的檔案管理方式不同于傳統(tǒng)模式，云存儲、智慧管理為核心的技術(shù)深度融入檔案管理，這對檔案人員信息技術(shù)能力提出更高要求。當前，工程檔案人員素質(zhì)參差不齊，出現(xiàn)結(jié)構(gòu)性矛盾。主要表現(xiàn)在：一是人才結(jié)構(gòu)失衡。工程單位對檔案管理重視程度不夠，人才培養(yǎng)滯后，人才流失嚴重，檔案規(guī)范化建設(shè)不夠。二是復合型專業(yè)人才較為缺乏。具備工程管理、檔案理論和信息技術(shù)等多學科背景的人員少，缺乏針對性的培訓，大多數(shù)檔案人員依靠自學和上級培訓，知識儲備不足。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工程檔案高質(zhì)量管理創(chuàng)新策略

要對標網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理要求，加強體制機制改革創(chuàng)新，提升技術(shù)應(yīng)用水平，推動工程檔案管理走深走實。

3.1 倡樹互聯(lián)網(wǎng)思維，創(chuàng)新工程檔案管理體制

要及時轉(zhuǎn)變思維方式，將互聯(lián)網(wǎng)意識融入檔案管理中，推動工程檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。一是強化制度建設(shè)。要將互聯(lián)網(wǎng)融入檔案管理制度，納入部門責任考核制；工程建設(shè)單位與承建方簽訂合同時，要將檔案管理的標準、責任、移交要求納入條款，并加以約束。二是優(yōu)化工作流程。在工程檔案的收集、整理、驗收、移交過程中進行優(yōu)化，提高檔案管理的標準化程度。依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可進行檔案數(shù)據(jù)在線接收，開發(fā)利用數(shù)據(jù)接收平臺，包括檔案的上傳、整理、組卷、審核、歸檔等功能，實現(xiàn)竣工后檔案即可立即上傳移交，綜合部門或檔案部門可進行在線指導和服務(wù)，全過程、全流程跟蹤檔案，既能實現(xiàn)規(guī)范化管理，也能提升檔案的安全性。三是加強業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新。著力建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)型態(tài)的工程檔案管理模式，從“線下監(jiān)管”向“線上監(jiān)管”轉(zhuǎn)移，從“分頭監(jiān)管”向“協(xié)同監(jiān)管”轉(zhuǎn)變，形成一種線下線上相結(jié)合的協(xié)同監(jiān)管方式。深化工程檔案線上監(jiān)管，厚植同步監(jiān)管、遠程監(jiān)管、主動監(jiān)管和協(xié)同監(jiān)管的土壤，通過信息化技術(shù)手段構(gòu)建起檔案形成單位與監(jiān)管單位的廣泛聯(lián)系，進而推進監(jiān)管立體化，達到線上線下協(xié)同監(jiān)管的目的。

3.2 倡樹共享理念，推動檔案資源融合利用

“共享共建”的發(fā)展理念是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下各行各業(yè)發(fā)展的重要思路。一是加強共享平臺建設(shè)力度。應(yīng)根據(jù)工程檔案特點和實際需求，研究制定以共享利用為依托，與工程管理平臺相銜接的建設(shè)規(guī)劃，努力做到共享利用與培訓機制相結(jié)合、重點突破與全面推進相結(jié)合。要加快共享利用節(jié)點設(shè)置，滿足更多利用者對檔案資源的服務(wù)需求。二是加強跨部門技術(shù)合作。主動與高校、研究機構(gòu)和技術(shù)公司開展合作，打造技術(shù)與資源融合體，實現(xiàn)檔案管理的共享利用轉(zhuǎn)型。三是提升建設(shè)針對性。共享平臺建設(shè)要有一定的選擇性，突出針對性。應(yīng)優(yōu)先在已有一定規(guī)模的數(shù)據(jù)管理平臺上搭建，切忌普遍開花、全面推進。四是加強資金保障。充分利用國家、省扶持信息化建設(shè)發(fā)展的有關(guān)政策措施，積極爭取國家、省級平臺項目補助資金。利用“數(shù)字中國”戰(zhàn)略政策優(yōu)勢引導社會資金積極參與和共建平臺，解決投資不足的問題，形成投資主體多元化格局。

3.3 倡樹安全理念，優(yōu)化信息安全保障體系

互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理機遇與挑戰(zhàn)并存，既能為檔案管理和開發(fā)利用提供便利，也隱含著巨大風險。工程檔案的數(shù)據(jù)備份和機密檔案面臨著病毒入侵、磁場干擾等問題。要在設(shè)備配置、日常監(jiān)管、制度建設(shè)等方面強化舉措，提升應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)風險的能力。一是強化身份識別。檔案管理網(wǎng)和外網(wǎng)進行隔離，可配備兩套網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，在政務(wù)外網(wǎng)端方面，通過對網(wǎng)頁、郵件等外發(fā)信息內(nèi)容的深度識別及過濾，確保涉密文件無法外傳，同時阻斷用戶訪問非法網(wǎng)站，避免數(shù)據(jù)被泄露。通過智能流量管理技術(shù)，有效限制其他應(yīng)用的帶寬，杜絕來自互聯(lián)網(wǎng)的直接攻擊，避免因館內(nèi)用戶不安全行為引入的風險和病毒。二是加強防護網(wǎng)建設(shè)。在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)端，建設(shè)智慧防火墻，對用戶行為進行智能判別，防范未知攻擊；要加強主機辨認，對工程檔案利用的主機實行分類管理，防范外部網(wǎng)絡(luò)非法利用IP進行入侵。三是加強數(shù)據(jù)備份管理。重要工程檔案可在城建檔案館或者工程檔案服務(wù)中心等進行備份并定期更新，同時開展多介質(zhì)自主備份。要配置應(yīng)急響應(yīng)機制，杜絕網(wǎng)絡(luò)安全事件的發(fā)生，確保各項措施落實到位。四是開展應(yīng)急演練。定期開展應(yīng)急演練，模擬各種網(wǎng)絡(luò)和信息安全突發(fā)情況。強化庫房安全管理，對智能庫房定期維護，防止網(wǎng)絡(luò)入侵，安排專人定期巡檢機房和設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障和問題及時解決。

3.4 倡樹服務(wù)思維，提升檔案服務(wù)水平

一是加強人工智能技術(shù)應(yīng)用。該技術(shù)能夠整合傳統(tǒng)檔案資源和數(shù)字檔案資源，借助智能信息分析，提供智能匹配、智能拓展等智能化檔案信息檢索技術(shù)，為工程檔案利用提供自動篩選、自動分析、自動推理等服務(wù)。人工智能技術(shù)還可依據(jù)查檔人的個人信息和具體查閱記錄，開展個性化分析，向查詢者推送感興趣的檔案資料，幫助用戶更加準確、快速地查找到他們需要的信息資料。二是深化大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)總量大、數(shù)據(jù)種類多、價值密度低、處理速度快等特征，給人類社會帶來了巨大的變革。在工程數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)對檔案數(shù)據(jù)進行選擇、轉(zhuǎn)換、提取，重新構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，如監(jiān)理數(shù)據(jù)庫、勘察設(shè)計庫、基建數(shù)據(jù)庫等，并對各數(shù)據(jù)庫的內(nèi)在結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化。各數(shù)據(jù)庫要確保信息來源真實，數(shù)據(jù)可在檔案共享平臺利用，也可利用云計算技術(shù)建立智慧檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建“檔案云”，把數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的服務(wù)安排在“云端”，檔案利用者和管理者可以根據(jù)自己的需求，到系統(tǒng)中檢索資源，提供“一站式”檔案服務(wù)。

3.5 倡樹開發(fā)思維，釋放工程檔案價值

工程檔案管理關(guān)系到國計民生，是項目竣工的依據(jù)、工程質(zhì)量的憑證以及科學研究和基礎(chǔ)設(shè)施等方面的可靠資料，具有重復利用、提供借鑒以及促進創(chuàng)新的重要價值。在互聯(lián)網(wǎng)時代，加強檔案開發(fā)工作具有重要意義。一是開展自助編研利用。檔案管理系統(tǒng)可嵌入編研功能，系統(tǒng)可自主進行檔案開發(fā)。根據(jù)工程進度，編制工程大事件；依據(jù)監(jiān)理材料，對工程物料、技術(shù)、施工等監(jiān)管工作進行梳理成冊，便于查考利用。這些資料都可通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)提供給查詢者，突破了時空局限，實現(xiàn)利用最大化。二是開展定向服務(wù)。通過對查詢利用的分析，可精準把握工程建筑企業(yè)的所思所盼，檔案管理部門能夠定向開展數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)決策和施工服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)對工程竣工驗收檔案進行匯總整理，管理人員可總結(jié)相關(guān)竣工經(jīng)驗，通過系統(tǒng)傳輸?shù)确绞匠蕡笊霞壊块T，使工程檔案更好地為項目建設(shè)服務(wù)，發(fā)揮檔案潛在效能。

工程檔案專業(yè)復雜、涵蓋面廣，極具代表性。積極推進檔案管理現(xiàn)代化既是行業(yè)的內(nèi)生需求，又是因外部必須采取的重大舉措，要按照國家戰(zhàn)略要求和檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，積極適應(yīng)新業(yè)態(tài)，打造符合互聯(lián)網(wǎng)時代要求的管理體制，推動工程檔案高質(zhì)量管理。

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[3]徐玲.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下智慧檔案建設(shè)途徑[J].《鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學院學報》，2018（06）：20-23.

[4]徐玲.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下智慧檔案建設(shè)途徑[J].《鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學院學報》，2018（06）：20-23.

作者簡介：王利霞（1987—），大學學歷，陜西省榆林市府谷縣建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督站館員。主要從事檔案管理與研究。